كيف تدعم موظفيك في أوقات الأزمات؟

ملخص: تتداعى الأحداث العالمية المزعجة دون توقف، ومن الطبيعي أن تتشتت عقول أعضاء فريقك في ظل هذه الظروف الخانقة. فما الذي يمكنك فعله لدعم فريقك في الآونة الحالية بحكم منصبك كمدير؟ وكيف توازن بين الحاجة إلى إبداء التعاطف والحاجة إلى الاستمرار في إنجاز العمل؟ تقدم كاتبة المقالة عدداً من التوصيات حول كيفية الإدارة خلال الأوقات المشوبة بالغموض والقلق. حيث تنصح في البداية بأن تتريث قليلاً وتأخذ بعض الوقت لفهم مشاعرك الشخصية، لأنك لن تستطيع دعم أعضاء فريقك بالشكل الأمثل وتقدّم لهم نموذجاً يُحتذى به في القدرة على التحمل إلا إذا اعترفت أنت شخصياً بأي توترات وعملت على إدارة ما يساورك من مخاوف. من المهم أيضاً ألا تكبت مشاعرك، أو تنتظر من الموظفين أن يفعلوا شيئاً كهذا. شجّع مرؤوسيك على التعاطف الذاتي واسألهم عما يحتاجون إليه وقدِّم نموذجاً يُحتذى به في الرعاية الذاتية.

ليس من السهل أبداً إدارة الأفراد في الأوقات العصيبة. لكن عندما تتوالى الأخبار المزعجة، وتعرف أن عقول فريقك باتت عرضة للتشتت، قد يكون من الصعب تحديد أفضل طريقة من أجل دعم أعضاء فريقك فكيف توازن بين رغبتك في إبداء التعاطف والحاجة إلى الاستمرار في إنجاز العمل؟ ما الذي يجب أن تقوله، أو تمتنع عن قوله؟ وما الذي يجب أن تفعله إذا كنت تشعر بفقدان قدرتك على السيطرة على زمام الأمور نتيجة كل هذا أيضاً؟

ما الذي يقوله الخبراء؟

يشعر معظمنا بالإرهاق والانزعاج والقلق عند مواجهة حالة عدم اليقين. ويوضح ريتش فيرنانديز، الرئيس التنفيذي لمؤسسة "إس آي واي ليدرشب إنستيتيوت" (SIY Leadership Institute)، هذه النقطة قائلاً: "تعمل أجهزتنا العصبية تلقائياً على توجيهنا نحو التوتر في الأوقات المشحونة بالمخاوف". وقد يتسبب هذا في نشوء دورة غير صحية بالمرة. تقول سوزان ديفيد، مؤسِسة "معهد التدريب" في "مستشفى ماكلين" ومؤلفة كتاب "المرونة العاطفية " (Emotional Agility): "يعد تزايد التشتت أحد أعراض التشتت الذهني، ومن ثم يتزايد شعورنا بالقلق". وقد تكون هذه المشاعر معدية وتنتشر بين أعضاء الفريق كالنار في الهشيم. وتوضح سوزان هذه المسألة قائلة: "نلتقط المشاعر بسهولة ونبدأ بالشعور بها أو محاكاتها بأنفسنا". ويؤمن فرنانديز بمبدأ "الإدارة المتعاطفة"، حيث "تسعى إلى فهم كيفية خدمة الموظفين وإفادتهم مع تحقيق التوازن بين هذا المسعى والحاجة إلى استمرارهم في التركيز على المهمات الموكلة إليهم". ونتناول فيما يلي طرقاً عملية لتنفيذ هذين الأمرين في أثناء تقديم الدعم:

تريث قليلاً وخذ بعض الوقت لفهم مشاعرك الشخصية

لأنك لن تستطيع دعم أعضاء فريقك بالشكل الأمثل وتقدّم لهم نموذجاً يُحتذى به في القدرة على التحمل إلا إذا اعترفت أنت شخصياً بأي توترات وعملت على إدارة ما يساورك من مخاوف. فابدأ بأخذ ما يكفي من الوقت لفهم ما تشعر به. تقول سوزان ديفيد: "احرص على تسمية مشاعرك. ضع مسافة بينك وبينها حتى تتمكن من اتخاذ قرار واعٍ بشأن كيفية التصرف بطريقة تتسق مع قيمك".  حتى إذا بدا أن الأحداث العالمية في سبيلها إلى الخروج عن نطاق السيطرة، فإن سوزان ترى أنه "لا يزال بإمكانك اختيار من تريد أن تكون". اسأل نفسك: ما أهم شيء بالنسبة لي؟ "على سبيل المثال، إذا كان التعاون مع الآخرين أحد قيمك الأساسية، فسأل نفسك: ’كيف أساعد الآخرين على الشعور بأنهم جزء من الفريق‘؟".

اعترف بما يحدث 

قد يؤدي كبت مشاعرك، أو توقع أن يفعل الموظفون الشيء نفسه، إلى نتائج عكسية. إذ تعتبر مشاعر القلق والتوتر التي تساورنا في الآونة الحالية مشاعر حقيقية للغاية ويرى فرنانديز أنه "لا يمكن تجاهلها أو إنكارها أو كبتها". وإذا تظاهرت بأن كل شيء على ما يرام، أو اكتفيت بمحاولة الاستمرار في العمل وكأن شيئاً لم يكن، فقد تدفع موظفيك إلى الانسحاب أو الشعور بالاستياء. احرص بدلاً من ذلك على معالجة المشكلة بشكل مباشر، مع الاعتراف بأن الآخرين قد يكونون على حافة الهاوية وأن الأمور غير مؤكدة بسبب حالة عدم اليقين. وتأكد في الوقت نفسه من تجنب استمراء القلق والانغماس في دوامة المشاعر السلبية. اعترف بما يشعر به الآخرون، ولكن احرص بعد ذلك على "الانتقال إلى الحديث عن الطريقة التي تريد أن تتصرفوا بها كفريق"، على حد قول سوزان. يمكنك فعل ذلك عن طريق طرح السؤال التالي: "كيف نريد أن يتعامل بعضنا مع بعض خلال هذه الأوقات؟". على سبيل المثال، قد يتفق أعضاء الفريق على رغبتهم بالاستمرار في تقديم مُنتَج عالي الجودة للعملاء مع إظهار الاحترام وإبداء اللطف فيما بينهم. تقول سوزان: "عندما تعيد تأكيد وإقرار الشعور بالهدف المشترك، فإن هذا سيساعد الفريق على التماسك".

شجّع التعاطف الذاتي

قد ينظر بعض أعضاء فريقك حولهم ويتساءلون كيف يحافظ زملاؤهم على تماسكهم في حين أنهم لا يستطيعون النوم؟ شجّعهم على التحلي ببعض التعاطف الذاتي والاعتراف بأن التوتر هو استجابة فسيولوجية طبيعية للشعور بخروج الأمور عن السيطرة أو إحساسهم بالخطر. تقول سوزان: "ساعد فريق العمل على إدراك أن التغيير يمكن أن يؤدي إلى الشعور بالعجز عن السيطرة على زمام الأمور"، وأن ذلك قد يدفع أدمغتنا وأجسادنا إلى الدخول في حالة من المبالغة. إذا كنت تشعر بالتوتر، فاعترف بذلك أو تحدث عن المواقف السابقة التي شعرت فيها بالقلق، حتى يعرفوا أنهم ليسوا وحدهم.

سل الآخرين عمّا يريدونه

تحدث مع الموظفين على انفراد ودعهم يصفوا ما يمرون به. يقول فرنانديز: "حاول أن تنظر إلى الأمور بعيونهم من خلال وضع نفسك مكانهم". ويضيف أن هذا سيؤدي إلى "فهم ما يفكرون فيه وما يشعرون به، حتى لو كنت لا توافقهم الرأي أو لا تساورك المشاعر ذاتها". يسهم هذا التعاطف في إرساء أسس الثقة المتبادلة بحيث تستطيعون الانتقال إلى وضع يهيئ لكم حل المشكلات. ولا تفترض أن كل شخص يحتاج إلى الأشياء ذاتها. يقول فرنانديز: "يمر الكثير من الناس بوقت عصيب، وهو ما يدفعنا إلى التساؤل: ما أكثر شيء مفيد في هذه اللحظة؟ دعنا نفكر في الأمر معاً، لأنني أرغب في تقديم يد العون والتأكد من قدرتك على تجاوز التحديات الحالية حتى تُخرِج أفضل ما لديك". ربما يحتاجون إلى بعض الإرشادات الإضافية حول كيفية تقليل المشتتات أو المشورة بشأن إعادة ترتيب أولويات عملهم. يمكنك أيضاً منح مرؤوسيك مزيداً من المرونة في تحديد جدول مواعيدهم، و"تشجيعهم على تحقيق التوازن بين العمل الذي يتعين إنجازه وأهم احتياجات العناية بالذات وحياتهم خارج العمل"، على حد قول فرنانديز.

كن نموذجاً يُحتذى به في العناية بالذات

ثبت أن النوم والتمارين الرياضية والتغذية الجيدة تسهم في تعزيز القدرة على التحمل. لذا يمكنك دعم أعضاء فريقك من خلال تشجيعهم على الاعتناء بأنفسهم، كما يقول ديفيد. على سبيل المثال، إذا أخبرك أحد الموظفين بأنه يستلقي على الفراش دون أن يفارق هاتفه لقراءة الأخبار، فقد تقول له إنك تحاول ترك هاتفك في غرفة منفصلة. وإذا أخبرك موظفوك بأنهم يواجهون مشكلة في الابتعاد عن "تويتر" في أثناء النهار، فادعهم إلى الخروج في نزهة خلال لقائكم التالي (يمكنك فعل ذلك افتراضياً من خلال إجراء محادثة هاتفية في أثناء مشي كلٍّ منكم في حيه الخاص). ولست مطالباً كمدير بفرض هذه السلوكيات على مرؤوسيك، لكن لا بأس بإطلاعهم على الأنشطة التي أفلحت معك. يقول فرنانديز إن التنفس اليقظ يساعد أيضاً على تهدئة القلق وزيادة القدرة على التركيز. وعلى الرغم من أن تذكير موظفيك بممارسة الشهيق والزفير قد يبدو محرجاً، فبإمكانك إطلاعهم على الأبحاث التي تثبت فوائده.

مبادئ يجب عليك تذكرها

ما ينبغي لك فعله:

• تطبيع التوتر باعتباره استجابة فسيولوجية شائعة لحالة عدم اليقين
• مساعدة فريقك على الشعور بالتماسك من خلال إعادة التأكيد على هدفكم المشترك
• تشجيع الآخرين على الاعتناء بأنفسهم بأي طريقة تسهم في بناء قدرتهم على الصمود

ما ينبغي لك تجنبه:

• إهمال قلقك ومخاوفك
• تجاهل مشاعر الآخرين
• افتراض أن كل فرد في فريقك يحتاج إلى النوع أو المستوى نفسه من الدعم

ملاحظة المحرر: هذه المقالة منقولة بتصرف من مقالة "كيف تحافظ على تركيز فريقك وإنتاجيته في الأوقات المشوبة بالغموض؟" (How to Keep Your Team Focused and Productive During Uncertain Times) المنشور في مارس/آذار 2017.