كيف تتصرف حيال فقدان التركيز في العمل؟

ربما تمر في بعض الأحيان بفترات مليئة بالأحداث في حياتك وفي العالم من حولك لدرجة تحول دون تركيزك في العمل. ماذا عليك أن تفعل في كل مرة تشعر فيها بالتشتت في عملك؟ كيف يمكنك استعادة قدرتك على التركيز والإنتاج؟

ماذا يقول الخبراء؟

تقول سوزان ديفيد، مؤسسة معهد هارفارد/مكلين للتدريب (Harvard/McLean Institute of Coaching) ومؤلفة كتاب "الرشاقة العاطفية" (Emotional Agility): "يعاني معظم الناس من التشتت وعدم القدرة على الإنتاج"، خاصة أننا أصبحنا محاصرين بالتنبيهات الإخبارية والرسائل النصية وغيرها من المشتتات. وحتى في الأيام التي تبدأ العمل فيها بجد واجتهاد، يكون عليك التفاعل مع ما يحدث لزملائك من حولك. إذ تقول سوزان: "نحن نراقب تصرفات الآخرين ومشاعرهم بشكل خفي"، مضيفة "عندما يحدث ذلك، نضل الطريق". من جهته، يوضح ريتش فيرنانديز (Rich Fernandez)، الرئيس التنفيذي لمعهد ابحث داخل ذاتك للقيادة (Search Inside Yourself Leadership Institute) وهو عبارة عن مؤسسة غير ربحية للتدريب على التنبيه الذهني والذكاء العاطفي، أنّ طبيعتنا، في الواقع، هي من تفرض علينا ذلك التشتت، حيث يقول: "هناك شيء مشترك بيننا جميعاً وهو التشريح العصبي الأساسي الذي يدفعنا نحو ذلك الضغط الذي ليس مفيداً بالضرورة". ولتخطي هذا الضغط واستعادة التركيز، يتوجب اتباع الخطوات التالية:

افهم مخاطر "تعدد المهام"

يتوجب عليك أن تفهم أولاً كيف تؤثر المشتتات المختلفة على عقلك، مثل التفقد المستمر للهاتف والتصفح السريع لحسابك على تويتر. يوضح فيرنانديز أنّ لدينا شبكة التركيبات الدماغية المرتبطة بالتركيز،  ومنها شبكة الوضع الافتراضي المسؤولة عن تحليل الماضي وتوقع المستقبل أو التخطيط له، والتفكير في النفس وفي الآخرين. ويضيف: "تستغرق هذه الحالة نصف وقت العمل على الأقل"، لكن عندما تريد التركيز جيداً، فإنك تبدأ باستخدام "شبكة الانتباه المباشر" التي تسمح لك بتجاهل تلك الأفكار والتركيز على العمل الذي تقوم به. وتعمل المشتتات، أياً كان شكلها، على إعادتك إلى الحالة الافتراضية، وعندها تزداد صعوبة استعادة تركيزك مرة أخرى وتُستنزف طاقتك الإدراكية. يقول فيرنانديز: "يظهر أحد الأبحاث أنك تحتاج من 10 إلى 18 دقيقة لاستعادة المستوى نفسه من التركيز"، وهنا تتجلى أهمية الحد من المشتتات قدر المستطاع.

اترك العنان لمشاعرك، ولكن كن متحكماً بها

يؤدي الشعور بالضغط الشديد إلى استدعاء الكثير من المشاعر، مثل الإحباط والغضب والقلق، ما يؤدي إلى تفاقم المشكلة والتأثير على إنتاجيتك بشكل أكبر. لذلك، وكما تقول سوزان، يتوجب عليك أن "تخرج من هذه الدائرة"، ولتتمكن من "استعادة السيطرة على زمام الأمور"، وحتى لا تجد نفسك "تحت رحمة الأحداث الجارية في العالم من حولك أو داخل مكتبك"، يتوجب عليك أن تصنّف مشاعرك وفقاً لمسمياتها وتطرح على نفسك أسئلة حولها، مثلاً: "حسناً، ينتابني شعور بالغضب، لكن من منا المتحكم في الآخر، الغضب أم أنا؟" ويتفق فيرنانديز مع هذه المنهجية، موضحاً "عليك أن تعترف بوجود هذه المشاعر، فهي مشاعر مشروعة وهامة، لكن لا تدعها تسيطر عليك وتجرفك في تيارها".

استجمع انتباهك

يقول فيرنانديز أنه يتوجب عليك إذا وجدت نفسك مشتتاً أن تتوقف قليلاً وتفكر في الأمر لتستوعب أنك بدأت تنجرف، ثم ابدأ بالتركيز على انتباهك. يبدو ذلك سهلاً، إلا أنه صعب التنفيذ قليلاً، لكن ذكّر نفسك أنّ معظم الأشياء التي نخشاها "لا تمثل تهديدات مصيرية مباشرة". ولإعادة الاتصال بالجزء المسؤول عن التفكير المنطقي في دماغك، ركّز تفكيرك على "أمر مباشر أو متعمق، مثل أنفاسك"، فتقول مثلاً في نفسك: "لقد استغرقت وقتاً طويلاً في تصفح تويتر، سوف أبدأ في التركيز على تنفسي"، وذلك لتصرف اهتمامك عما يؤرقك. ويوضح فيرنانديز أنّ هذا الأمر يختلف تماماً عن محاولة تجاهل العامل المشتت، إذ يقول: "ليس عليك كبت هذه المشاعر أو قمعها، بل ملاحظتها والاعتراف بها ووضعها في منطقة انتظار داخل عقلك لتفكر بها لاحقاً عندما يتسنى لك مناقشتها مع أحدهم أو عندما تكون خارج العمل وليس لديك الكثير لتفعله".

اعتمد على قيمك

عندما تستجمع انتباهك، يمكنك اختيار الأمر الذي تود التركيز عليه. توضح سوزان أنّ التركيز على القيم يمنحك الشعور بالتحكم، فتقول: "عندما تشعر بالضغط وتطغى عليك مشاعرك، تشعر وكأنك  سُلبت الكثير من طاقتك والعديد من الخيارات المتاحة أمامك. لكن لا يزال بإمكانك اختيار تصرفاتك. فإذا كانت أحد أهم قيمك أن تكون متعاوناً، ركّز على ذلك، وفكر في كيفية مساعدة الآخرين على الاندماج ضمن الفريق، وفكر كيف تؤثر قلة التركيز على شعورك بذاتك" وتضيف: "وإذا كانت العدالة من أهم القيم بالنسبة لك، فكيف يؤثر التشتت في قدرتك على تحقيق العدالة؟ عندما تقضي ثلاث ساعات كل يوم في تصفح الفيسبوك، كيف تكون عادلاً في ذلك مع فريقك أو مع أسرتك؟".

ضع حدوداً

عندما يزداد وعيك بالأمور التي تسبب لك التشتت، ضع قواعد لنفسك. فإذا كان تصفح الأخبار في الصباح يسبب لك الضيق وعدم التركيز في العمل، أخبر نفسك أنك لن تحاول معرفة أية أحداث عالمية حتى وقت الغداء. أو يمكنك أن تقرر إنجاز قدر محدد من العمل قبل تصفح الفيسبوك. وإذا لم يكن بإمكانك السيطرة على نفسك في هذا الأمر، فهناك تطبيقات يمكنك استخدامها على متصفحك أو هاتفك للتحكم في الوقت الذي تقضيه ضمن مواقع معينة، وينبغي عليك أيضاً ممارسة التحكم في نفسك. يوضح فيرنانديز أنّ "هناك العديد من الأبحاث التي تؤكد أنّ الفرق بين التركيز المطلق والتركيز غير المطلق هو التركيز المتعمد"، واستشهد بالرياضيين الذين يدربون عقولهم عن طريق ترديد أحاديث في أنفسهم مثل "لن أترك خط الرمية الحرة حتى أسدد 10 تصويبات". لذلك، خصص بعض الوقت لتدريب عقلك للتركيز على المهام التي تقوم بها

اختر من تتعامل معهم بعناية

تُعتبر العدوى الاجتماعية أمراً حقيقياً. تقول سوزان: "مررنا جميعاً بموقف أن تدخل إلى المصعد وتجد جميع من فيه ينظرون في هواتفهم، فتبدأ أنت أيضاً في تفقد هاتفك"، وتشير إلى أحد الأبحاث التي أُجريت مؤخراً والذي يوضح أنك إذا كنت في الطائرة واشترى الشخص الجالس بجانبك حلوى، حتى وإن كنت لا تعرفه، سيزيد احتمال شرائك للحلوى بنسبة 30%. وينطبق الأمر كذلك على الإنتاجية، فإذا كان أحد زملائك يشتت نفسه باستمرار أو يتسبب في تعطيلك عن عملك، حاول ألا تقضي معه الكثير من الوقت. وليس عليك أن تكون فظاً، يمكنك أن تتحدث ببساطة وتقول: "هل يمكننا استكمال هذا الحديث في وقت لاحق؟ علي أن أنتهي من هذا التقرير أولاً وبعدها يمكنني الاستراحة لبعض الوقت".

تعاون مع زملائك وادعموا بعضكم البعض

بدلاً من البعد عن زملائك المشتتين، يمكنك اتباع أسلوب التشجيع على التركيز. اعقد اتفاقاً مع زملائك، وحدد معهم وقتاً تعملون فيه دون أن يقاطع أحدكم الآخر أو دون تصفح مواقع التواصل الاجتماعي أو تبادل الرسائل. على سبيل المثال: قرر الفريق الذي أعمل فيه في هارفارد بزنس ريفيو تخصيص وقت بعد الظهيرة من أيام الخميس للعمل دون أي مقاطعة بعد الاستماع لهذا الملف الصوتي. ويمكنك الارتقاء بهذا الدعم من زملاء العمل لما هو أبعد من ذلك، إذ يقول فيرنانديز: "يقف زملاؤك في نفس صفك ويستطيعون تفهمك لأنهم يشاركونك الثقافة وبيئة العمل ذاتها". اخرج مع زميلك لتناول القهوة، واطلب منه النصيحة والاستشارة والتوجيه"، فربما تكون لديه بعض الأساليب الناجحة التي يستخدمها وقد لا تخطر في بالك. اقطع التزاماً على نفسك مع زملائك بتغيير السلوك وتابعوا تقدمكم باستمرار. عندما تخبر شخصاً آخر أنك ترغب في تصحيح عاداتك، تصبح أكثر حرصاً على الالتزام بذلك.

اعط جسدك حقه

توضّح سوزان أنه عندما تكون متعباً ومنهكاً، تُصبح أكثر عرضة للضغط الشديد. لابدّ أن تتناول قسطاً كافياً من النوم وتمارس التمارين الرياضية. كما اقترحت إجراء "تعديلات صغيرة جداً في البيئة من حولك" والتي من شأنها تحسين أسلوب حياتك، إذ يتوجب عليك أخذ فترات راحة وتناول طعام صحي ووضع هاتفك على الوضع الصامت. إذ تقول: "إذا كنت تقضي استراحة الغداء في تصفح الفيسبوك، فاترك هاتفك واخرج لتتمشى قليلاً بدلاً من ذلك".

مبادئ عليك تذكرها

قم بالتالي:

• ركز على تنفسك للخروج من دائرة القلق والإحباط بسبب التشتت وعدم التركيز.
• فكر بالطريقة التي ترغب في التصرف بها كزميل أو قائد، وتحكم في سلوكك بناء على الصورة التي ترسمها لنفسك.
• ضع حدوداً تحكم تصفحك لمواقع التواصل الاجتماعي أو تفقد بريدك الإلكتروني.

لا تقم بالتالي:

• لا توهم نفسك بأنّ المشتتات لن تؤثر على تركيزك، فهي تستنزف طاقتك الإدراكية.
• لا تمض الكثير من الوقت مع أشخاص مشتتين، إذ سينتهي بك المطاف إلى نفس حالتهم.
• لا تتجاهل الاعتناء بنفسك، خذ فترات للراحة وتناول الطعام الصحي ونم جيداً.

دراسة حالة رقم 1: حدد وقتاً للتركيز

على مدار السنوات الماضية، كانت إيميلي لين، نائبة الرئيس في إحدى شركات الخدمات المالية، منشغلة بالعديد من الأمور، إذ كانت تجهّز لبدء عملها الخاص في مجال التدريب وحصلت على ترقية في عملها. ومع زيادة نطاق مسؤولياتها، أصبحت تحت ضغط العديد من المشتتات الجديدة. تقول إيميلي "أصبحت تردني الكثير من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية والمكالمات الهاتفية، وكذلك ازدادت زيارات الآخرين إلى مكتبي". بدأت إيميلي تعاني من صعوبة إنجاز مهامها، إذ تقول "كان علي رؤية كل هذه الرسائل الفورية ورسائل البريد الإلكتروني، وحتى إذا استغرقت قراءتها أو الرد عليها بإيجاز بضع ثوان، فإنّ ذلك يشتتني عما كنت أقوم به"، وبدأ الأمر في التأثير على مزاجها، حيث تقول: "كانت بعض الرسائل تسبب لي التوتر، وأصبحت سريعة الغضب في التعامل مع زملائي".

كانت إيميلي تعلمت من قبل وضع حدود تحكم استخدامها لمواقع التواصل الاجتماعي من خلال تحديد أوقات معينة لها، موضحة "حددت أوقات يمكنني فيها استخدام الفيسبوك، مثلاً: يمكنني استخدامه لمدة 10 دقائق في الاستراحة بين الاجتماعات أو أثناء انتظار المصعد عند الذهاب لتناول الغذاء. وعندما بدأت في أخذ هذه الاستراحات، أصبح من السهل التحكم في رغبتي لتفقد مواقع التواصل الاجتماعي أثناء العمل".

فعلت إيميلي شيئاً مشابهاً للتعامل مع مشتتات العمل، إذ سمحت لنفسها بقراءة الرسائل والرد عليها، ولكن فقط بعد إنجاز أهم المهام. وتقول "في بداية كل أسبوع، أسأل نفسي: ما أهم الأمور التي ينبغي علي إنجازها؟ وفي كل يوم، أسأل نفسي: ما الذي علي القيام به اليوم لا محالة؟". تؤكد إيميلي أنّ ذلك ساعدها على تحديد الوقت التي عليها التركيز فيه بحيث تنسى كل شيء آخر لمدة ساعتين، حيث تقول: "أغلق بريدي الإلكتروني وأضع تطبيقات الرسائل الفورية على وضع ممنوع الإزعاج وأحوّل هاتفي إلى البريد الصوتي لمدة ساعتين"، وكانت تضع سماعات الرأس كإشارة على انشغالها وعدم قدرتها على استقبال أي زائر.

تقول إيميلي أنّ فترة الساعتين كافية بالنسبة لها، إذ تسمح لها بالاندماج بشكل كبير في مهامها، كما أنها تُعتبر "فترة مقبولة لفصل نفسها عن الآخرين". وتضيف: "بعد ذلك بدأ الآخرون في معاودة الاتصال أو الإرسال مرة أخرى"، مما يعطيها شعوراً بضرورة الاستعجال. تقول: "يتدفق الأدرينالين بداخلي للتعجيل في إنجاز ما أقوم به". وتوضح أنها نجحت بهذه الطريقة، فتقول: "ساعدني ذلك بشكل كبير على تحسين أدائي في العمل"، وبدأ يتبدد شعورها بالضغط، إذ توضح ذلك قائلة: "بعد أن تخليت عن حرصي على متابعة بريدي الإلكتروني باستمرار طوال اليوم، توقف ضغط دمي عن الارتفاع، وأصبحت أكثر صبراً عندما يقاطعني أحدهم".

إلى جانب ذلك، أشارت إلى أنّ النوم الكافي ساعدها كذلك في مقاومة المشتتات، حيث كانت، قبل عدة سنوات، تنام لثلاث أو أربع ساعات فحسب، لكنها الآن عدّلت مواعيد نومها بشكل جذري، وأصبحت تنام لست ساعات ونصف أو سبع ساعات ليلاً. وتقول "تغلبت على شعوري بالضغط الشديد وعدم القدرة على التركيز وأصبحت أكثر قدرة على التفكير بذهن صاف". وتضيف: "عندما أنال قدراً كافياً من الراحة، أرى الأمور من منظورها الصحيح. أصبحت أعلم أنه ليس علي الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور"، حتى أنها أصبحت، في عملها التدريبي، من أكبر الداعين لأهمية النوم.

دراسة حالة رقم 2: ضع حدوداً

كانت سارة تايلور (اسم مستعار)، مديرة موارد بشرية في مؤسسة عالمية للأعمال الإنسانية، تعاني من صعوبة التركيز خلال العمل في فترة الشهور السابقة واللاحقة لانتخابات الرئاسة الأميركية لعام 2016. تؤكد سارة أنها لم تستطع منع نفسها من متابعة الأخبار طوال الوقت، حيث تقول: "كنت أقضي ساعات عديدة، ولم يقتصر الأمر على فترة المساء، بل كذلك في أوقات العمل. كنت أتابع التطورات على العديد من المواقع، مثل نيويورك تايمز وواشنطن بوست وسي إن إن". ونتيجة لذلك، بدأت تتأخر عن مهامها، وبالتالي، أصبحت تعمل حتى وقت متأخر وفي عطلات نهاية الأسبوع لإنجاز العمل.

تقول سارة "وصلت إلى حالة مزرية بسبب قلة الراحة، ناهيك عن تعرضي للأخبار السيئة كل يوم". وعلى الرغم من علمها بأنّ ذلك ليس في مصلحتها، إلا إنها لم تستطع السيطرة على نفسها ووضع حد لذلك.

رأت سارة مرجعاً يشير إلى تطبيق ستاي فوكسد (StayFocusd)، وهو تطبيق يحدد الوقت المستهلك في مواقع معينة، وبدأت تبحث على الإنترنت عن أراء مستخدميه ووجدت أنه ساعد الكثير مثلها، وعندها قررت تجربته. تقول حول الأمر: "في ذلك الوقت، كنت يائسة من إيجاد ما يساعدني على الإقلاع عن هذه العادة السيئة، إذ كان من الواضح أنّ عزيمتي ليست قوية بما يكفي لأفعل ذلك بنفسي".

وضعت وقتاً محدداً بمدة 10 دقائق لتصفح مواقع نيويورك تايمز وواشنطن بوست وسي إن إن، وعندما تتجاوز هذه المدة، تظهر رسالة تذكير "أليس عليك العودة إلى العمل؟"، تقول سارة "ساعدني هذا التطبيق بالتأكيد"، وعلى الرغم من أنها بدأت تبحث عن أساليب أخرى، حيث تذكر "بدأ عقلي الماكر في البحث عن مواقع أخرى لم أحظرها بعد، مثل سي بي سي".

بعدها، وضعت قواعد أخرى أيضاً، إذ أصبحت، عندما تعمل من المنزل، تضع جميع الأجهزة خارج الغرفة التي تعمل فيها. ومع أنها لا تزال، حتى الآن، حريصة الاطلاع على الأحداث الجارية، إلا أنها تقول: "لم أعد على الأقل أخاطر بتأخير مهامي الرئيسية في العمل".