نصائح طبية للتعامل مع البريد الإلكتروني

هل تصدق أن البحث عن وقت التركيز بعيداً عن المشتتات التي تحيط بنا، قد اضطرَّ رجلاً إلى حجز رحلة من أميركا إلى اليابان ذهاباً وإياباً ليركز في مشروع الكتاب الذي يعمل عليه، مستفيداً من التركيز في مقعد الدرجة الأولى على متن الطائرة بعيداً عن الهاتف الجوال والملهيات التكنولوجية، ودفع ثمناً لهذه الرحلة مبلغاً قدره 4,000 دولار؟ هذه القصة وغيرها الكثير من الحقائق والقصص ذكرتها في الحلقة الجديدة من بودكاست "مرصد الأفكار"، الذي كان موضوعه الرئيسي "كيف تتعامل مع المشتتات وتحقق التركيز؟".

لقد أسهمت التكنولوجيا في إغرائنا بالمشتتات وخلقت مرضاً عالمياً اسمه "قصر الانتباه"، وفي نفس الوقت خلقت حالة من التواصل بين الناس لدرجة أن الجميع صار يتوقع ويفترض سرعة الاستجابة من الآخرين، ما خلق مجموعة من الضغوط وأمراضاً جديدة تتزايد يوماً بعد يوم، وعلى رأسها "الاحتراق الوظيفي" الذي بات مرضاً تعترف به "منظمة الصحة العالمية" منذ عام 2019. وبحسب تعريف "منظمة الصحة العالمية"، فإن الاحتراق الوظيفي له ثلاثة أبعاد:

الشعور بنضوب الطاقة أو الإعياء.
الانفصال الوجداني بين الفرد وعمله، أو شعوره بالسلبية أو الفتور تجاه عمله.
تراجع الكفاءة المهنية.

ويمكنك أن تجد الكثير عن تعريف الاحتراق الوظيفي وتوصيفه بالطريقة الصحيحة عبر مقال "كيف تقيس الاحتراق الوظيفي بدقة وفق المعايير الأخلاقية؟".

التعامل مع الصحة العقلية والنفسية للموظفين

لقد باتت الصحة العقلية والنفسية للموظفين والبشر عموماً في هذا العالم المتسارع مسألة تفرض أمراضاً وطرق تعامل جديدة، وقد وصل الأمر إلى أنه يجب على المؤسسات أن تتوقع أن يأتي الموظف ويشتكي إلى المدير ليس مجرد إصابته باحتراق وظيفي، بل ربما إصابته بمرض عقلي يسببه ضغط العمل، ولذا، فقد كان مفاجئاً ربما للبعض أن يجدوا هذا المقال الذي ناقش الموضوع بوضوح وصراحة في "هارفارد بزنس ريفيو" "ماذا لو صارحك أحد موظفيك بإصابته بمرض عقلي؟". وبحسب المقال؛ فإنه من المهم أن تضع في اعتبارك أن هذا الموظف قد اضطر في الغالب إلى مغالبة الكثير من المخاوف قبل أن تواتيه الشجاعة ويفاتحك في هذا الموضوع.

تقول كيلي غرينوود، مؤسِّسة "مايند شير بارتنرز" ورئيستها التنفيذية، وهي مؤسسة غير ربحية تركز على تغيير ثقافة الصحة العقلية في مكان العمل: "لقد أقدم هذا الشخص على فعل شيء صعب ومحفوف بالمخاطر حينما أثار هذه المسألة، ولعله فكّر وراجع نفسه كثيراً قبل اتخاذ هذا القرار.

وتؤكد سوزان غولدبرغ، عضو هيئة التدريس الأساسية لدراسات الدكتوراه في "جامعة فيلدنغ للدراسات العليا": "إن قرار الإفصاح معقد بطبعه"، وتضيف أنه يعتمد على "الموقف الشخصي للفرد، وشخصية صاحب العمل، والقضايا المجتمعية". ومن هنا كانت كيفية التعامل مع هذه التفاعلات أمراً بالغ الأهمية. وما يبعث على التفاؤل أن هذه المحادثات يمكن أن تكون مثمرة.

ما لفت نظري في هذه المقالات والأبحاث التي زادت وتيرتها بسبب جائحة كورونا، هو أنها تتحدث عن ضرورة خلق حالة من التفهم بين الموظف والمدير وبين زملاء العمل للتعامل مع هذه المشكلات. وقبل أيام، عندما نشرنا هذا المقال الجديد بعنوان "كيف تسيطر على صندوق الرسائل الواردة؟"، قلت في نفسي "حسناً لنقرأ هذا المقال، وما الجديد الذي يمكن أن يحمله؟"، لأنني سبق وقرأت الكثير من المقالات البحثية في "هارفارد بزنس ريفيو" عن طرق التعامل مع الإيميل لتخفيف دوره في استهلاك وقتنا وزيادة ضغوطنا النفسية، وعندما قرأت المقال، لفت نظري أنه يقدم حلولاً ترتكز على مبدأ جديد كلياً هو "ثقافة الرأفة في التعامل مع البريد الإلكتروني"، نعم الرأفة بمن ترسل إليه الإيميل لأنك قد تسهم في إثقال كاهله دون داع، أو تكون القشة التي تقصم ظهر البعير، كما يقال، عبر إصابته بنوبة توتر أو مرض عقلي أو احتراق وظيفي.

نصائح للتعامل مع البريد الإلكتروني

وفي هذا المقال الذي كتبه بالمناسبة طبيبان متخصصان في طب الطوارئ، نصح الطبيبان، بما يلي: حماية صناديق الرسائل الواردة الخاصة بزملائك تبدأ بتطبيق الأساسيات بشكل صحيح. لنستعرضها معاً:

راجع قائمة المستلمين قبل الضغط على زر "إرسال". واسأل نفسك: هل يلزم وجود الجميع في سلسلة الرسائل هذه؟ احذف أي شخص لا ضرورة لوجوده، ويمكن بسهولة إضافته لاحقاً إذا كانت هناك حاجة إلى ذلك.

اكتب رسائلك بإيجاز وبطريقة منظمة. ويجب أن يكون محتوى كل رسالة واضحاً ومحدداً؛ ما يعني أن تذكر سؤالك أو الطلب الذي تحتاج إلى الموافقة عليه أو المعلومة التي ترغب في إيصالها بوضوح.

كن واعياً بما يمكن اتباعه في كل محادثة. اسأل نفسك: هل يجب حقاً إجراء هذه المحادثة عبر البريد الإلكتروني، أم يمكن أن تتم عبر مكالمة هاتفية أو مكالمة فيديو بدلاً من ذلك؟ إذ يمكن تأجيل العديد من الرسائل ومناقشتها في المحادثات العادية أو في الاجتماعات الروتينية المجدولة.

كن واعياً بالوقت. تختلف ساعات العمل (خاصة في بيئات العمل الهجين)، ولكنها عادة ما تكون من التاسعة صباحاً إلى الخامسة مساء من الأحد إلى الخميس. ابذل قصارى جهدك للتأكد من أن الوقت الذي سترسل فيه رسائل البريد الإلكتروني يطابق ساعات عمل المستلمين. فالمراسلات خارج ساعات العمل تؤدي إلى تشتيت انتباه مستلم الرسالة بشكل كبير، ما يجعله يشعر دون قصد أنه بحاجة إلى الرد في لحظتها. و"تأثير الدومينو" هذا يُخرج المستلم من وقت راحته الذي يستحقه ويجعله يعود إلى العمل.