شارك
الرئيسيةما معنى ميثاق المشروع؟
ميثاق المشروع (Project Charter): يسمى أيضاً “بيان المشروع” (Project Statement)، و”وثيقة تعريف المشروع” (Project Definition Document)، و”نموذج بدء المشروع” (Project Initiation Form)، و”تفويض المشروع” (Project Authorization)، وهو وثيقة تمثّل تفويضاً رسمياً لمدير المشروع من الجهة الراعية للمشروع لإرساء أسسه وتحديد غرضه وأهدافه، ويشمل معلومات عامة تخضع للتنقيح في الوثائق الصادرة خلال الأنشطة المقبلة في المشروع، ويوثّق رسالة المشروع وخلفيته وبياناته التاريخية، ويبيّن الفوائد التي ينبغي للشركة المنفّذِة له تحقيقها.
يعد إعداد ميثاق المشروع جهداً تعاونياً، إذ ينبغي لمدير المشروع العمل مع الجهة الراعية والخبراء وأصحاب المصلحة لفهم آلية اختيار المشروع وإعداد ميثاق شامل وفعّال.
ما هي أهمية مستند ميثاق المشروع؟
تكمن أهمية ميثاق المشروع بأنه إذن رسمي لإطلاق المشروع والموافقة على تخصيص موارد تنظيمية له؛ إذ أنه بدون ميثاق المشروع يمكن إلغاء المشروع في أي وقت ولأي سبب ويمكن أن يخضع للتدقيق بصفته مشروع غير مصرح به. بالإضافة إلى ذلك، يمنح ميثاق المشروع مدير المشروع السلطة لتطبيق الموارد التنظيمية على أنشطة المشروع، ويعطي المشروع اتجاهاً واضحاً بالغرض من البداية إلى النهاية. ويعد مهماً لتدوين نية المشروع وإيصال ميزاته المهمة إلى أصحاب المصلحة ولجنة المشروع وأي موظفين آخرين معتمدين أو مشرفين.
محتويات ميثاق المشروع
يتكون ميثاق المشروع من العديد من العناصر، ونذكر من العناصر الرئيسية لميثاق المشروع ما يلي:
- بيان العمل (Statements of Work): وهو حساب تفصيلي يصدره راعي المشروع ليصف فيه النتيجة المرجوة من المشروع المقترح، ومبررات العمل للمشروع وكيفية تناسبه مع الخطة الاستراتيجية للراعي.
- الاتفاقيات (Agreements): تشمل وثائق الشراء مثل العقود أو مذكرات التفاهم التي ستحدد شروط تنفيذ المشروع لرضا العملاء.
- وصف المشروع (Project Description): وهو لمحة موجزة عن هدف المشروع ، ومخرجاته بناءً على مجالات العملية، ونتيجته المتوقعة.
- تنظيم المشروع (Project Organization): وصف للهيكل التنظيمي للمشروع، بما في ذلك الأسماء ومعلومات الاتصال وتسلسل القيادة لجميع أصحاب المصلحة والمسؤولين التنفيذيين والموظفين المعنيين والمسؤولين عن نجاح المشروع.
- الأدوار والمسؤوليات (Roles and Responsibilities): وهي الواجبات الرسمية ومسؤوليات أعضاء تنظيم المشروع، والأمور التي يُتوّقع منهم تحقيقها، بالإضافة إلى تحديد سلطات مختلف الأفراد على الجوانب المختلفة للمشروع.
- المخاطر (Risks): العوامل والظروف الخارجية التي من الممكن أن تعطل المشروع وتؤخر تنفيذه، ويفيد إدارجها ضمن ميثاق المشروع في تحليلها السليم وتطوير خطط التخفيف منها.
- الميزانية (Budget): ملخص للتكلفة التقديرية لإنجاز المشروع، وتشمل الميزانية المخصصة لكل مرحلة من مراحل المشروع، ومختلف النفقات والمصاريف.
- الجدول الزمني الموجز للتسليمات (Summary Schedule of Deliverables): يتضمن الوقت المتوقع لإنجاز المشروع والتسليمات الدورية المتوقعة في أوقات أو مراحل محددة في المشروع.
- الافتراضات والقيود (Assumptions and Constraints): تفيد في وضعها بالاعتبار ضمن تطوير المشروع.
كيفية عمل ميثاق المشروع
يمكن إنشاء ميثاق المشروع عبر اتباع الخطوات الرئيسية التالية:
- تسمية المشروع: يكون ذلك من خلال اختيار عنوان مميز ويوضح هدف المشروع.
- فهم أهداف وغايات المشروع: تحديد رؤية المشروع ونطاقه، وتأثيره في الشركة، وكيفية تناسبه مع الأهداف التنظيمية الأكبر.
- الإنجازات: تحديد النتائج التي سيحققها المشروع، والمقاييس المستخدمة في قياس نجاحه.
- تحديد تنظيم المشروع: وضع قائمة بجميع الأدوار الأساسية للمشروع، بما في ذلك العملاء وأصحاب المصلحة وفريق المشروع اليومي.
- إنشاء خطة تنفيذ: تحديد المعالم الرئيسية والتبعيات والجدول الزمني للفريق بأكمله وتحليل أصحاب المصلحة المختلفين المتأثرين بالمشروع وتحديدهم.
- وضع قائمة بالمخاطر المحتملة: وذلك للمساعدة في التفكير المستقبلي وتجنب العوائق المحتملة، بالإضافة إلى تضمين أي خطط لتحليل وإدارة المخاطر في جميع أنحاء المشروع.
الفرق بين ميثاق المشروع وبيان نطاق المشروع
تتمثل وظيفة ميثاق المشروع في تفويض مدير المشروع باستخدام الموارد لإنجاز المشروع، ويجب أن يُورِد معلوماته بإيجاز، ويُحدد المعنيين بتنفيذه، ويُختتم بتوقيع الأسماء المحددة، ويُرسل إلى المسؤولين التنفيذيين أو أفراد الفريق رفيعي المستوى للإخطار بالمصادقة على المشروع، ويُقدم غالباً مع دراسة حالة ليوضحا أسباب تنفيذ المشروع. فيما يعد بيان نطاق المشروع أداة تفيد في تلخيص المنجزات التي ينبغي للمشروع تحقيقها وقيوده وعوامل نجاحه الرئيسية، ويساعد أصحاب المصلحة في تحديد اكتمال المشروع أم عدمه.
اقرأ أيضاً: