متى يكون ترك المنصب شاغراً أفضل من تعيين شخص غير مناسب؟

فريق هارفارد بزنس ريفيو/بيكسهوك/غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: مع استمرار موجة الاستقالة الكبرى، يجب السيطرة على إغراء توظيف أي شخص على استعداد لتولي الوظيفة بسبب العديد من العواقب المحتملة لتوظيف شخص سيئ. إذا كان كلا الاحتمالين، عدم تعيين أحد أو تعيين “أي أحد”، يمكن أن يتسببا في ضرر، فكيف يمكن للمدراء معرفة ما إذا كان من الأفضل المجازفة بتعيين مرشح غير مثالي أو إبقاء المنصب شاغراً إلى أن يجدوا مرشحاً أفضل؟ يقدم المؤلفان 4 سمات لها أكبر تأثير على الفِرق: الموثوقية والاستعداد للعمل والسلوك الإيجابي ومهارات التواصل الجيدة، ويقدمان توجيهات حول كيفية دعم فريقك الذي يعاني حالياً نقصاً في عدد الموظفين.

بسبب الخسائر الناجمة عن الاستقالة الجماعية للموظفين التي يُشار إليها باسم “الاستقالة الكبرى”، أصبحت لافتات “باب التعيين مفتوح” منتشرة في كل مكان. وغالباً ما تزيد هذه الوظائف الشاغرة من العبء الواقع على كاهل الموظفين الحاليين، ما يؤدي إلى احتمالية شعورهم بعدم الرضا والاحتراق الوظيفي وحتى زيادة عدد الوظائف الشاغرة. ولكن يجب السيطرة على إغراء توظيف أي شخص على استعداد لتولي الوظيفة بسبب العديد من العواقب المحتملة لتوظيف شخص سيئ.

إذا كان كلا الاحتمالين، عدم تعيين أحد أو تعيين “أي أحد”، يمكن أن يتسببا في ضرر، فكيف يمكن للمدراء معرفة ما إذا كان من الأفضل المجازفة بتعيين مرشح غير مثالي أو إبقاء المنصب شاغراً إلى أن يجدوا مرشحاً أفضل؟ إلى جانب التوصيات التقليدية بالبحث عن شخص لديه الحد الأدنى من المؤهلات (وليس نرجسياً)، وجدنا أن السمات الأربع الآتية لها التأثير الأكبر على الفِرق. نوضح لك أدناه ما يجب عليك البحث عنه، وكيفية دعم موظفيك الحاليين عند نقص عدد الموظفين.

الموثوقية

جعل العامان الماضيان التحلي بالمرونة أولوية بالنسبة إلى العديد من الموظفين. وعلى الرغم من حقيقة أن العمل من المنزل المنتشر على نطاق واسع كان ناجحاً إلى حد كبير، لا يزال العديد من المدراء يخلطون بين المرونة والموثوقية.

يمكن توقع ما إذا كان المرشح يتحلى بالمرونة (على سبيل المثال، الحاجة إلى العمل بأسلوب 3–2–2، “أي العمل 3 أيام من المكتب ويومان من المنزل وأخذ يومين إجازة” أو أخذ كل يوم خميس إجازة من العمل، وما إلى ذلك)، وبالتالي، فإن إدارتها أسهل من إدارة عدم الموثوقية (على سبيل المثال، تكرار طلب إجازة من العمل في اللحظة الأخيرة أو الفشل في إكمال المهام، وما إلى ذلك). خلال عملية التوظيف، غالباً ما يطلب المتقدمون طلبات تتعلق بالمرونة، ولكن بالطبع من المستبعد أن يتحدثوا عن المشكلات المتعلقة بالموثوقية من تلقاء أنفسهم. أولاً، اصقل مهاراتك المتعلقة بالتحقق من الجهات المرجعية (بما في ذلك الجهات المرجعية غير المباشرة) لمحاولة استبعاد المرشحين غير الموثوقين. ثانياً، من المهم إعادة النظر في الأسئلة التي تُطرح في المقابلة الشخصية لتضمين أسئلة سلوكية قد تقدم مؤشرات، على سبيل المثال “حدّثني عن أي وقت واجهت فيه أحداثاً غير متوقعة وكيف تعاملت معها”.

نواجه جميعاً مواقف غير متوقعة، ولكن الأشخاص الذين لديهم القدرة على التكيف ويتحلون بالمرونة يكونون على الأرجح أكثر موثوقية بشكل عام. إذا كان من المحتمل أن يكون المرشح موثوقاً، وإذا كان نظام سير العمل بالفريق يسمح بتلبية أي طلبات لديه تتعلق بمراعاة المرونة، فضع طلبه قيد النظر. وإذا لم يكن الأمر كذلك، ففكر في مقدار الوقت الذي ستقضيه في الاعتذار لموظفيك وطلب المساعدة من موظفين آخرين عندما يستنجدون بك أو يخفقون في مهمة ما، مجدداً.

يمكن أن يكون التأثير السلبي لعدم الموثوقية ضاراً بوجه خاص في المهن التي يكون للموظفين فيها قاعدة عملاء (على سبيل المثال، المحاسبون والمحامون والمستشارون، وما إلى ذلك)؛ إذ سيحتاج الموظفون الموثوقون إلى معرفة كل ما يتعلق بالعملاء قبل البدء في مساعدة زملائهم غير الموثوقين في مهماتهم. على سبيل المثال، كشف محاسب تم تعيينه مؤخراً في شركة متوسطة الحجم أنه لم يلتزم بالعديد من المواعيد النهائية مع العملاء في الربع الثالث من العام ولمَّح إلى أنه قد يحتاج إلى مزيد من الإجازات للاحتفال بالأعياد كما ينبغي. والمدير الذي تواصل مع المحاسبين الآخرين ليطلب منهم التعرف على عملاء الموظف الجديد جيداً لإكمال السجلات الشهرية وإقفال الحسابات في نهاية العام بدقة إلى جانب الأعمال المتعلقة بعملائهم، لم يكن مرحباً به.

الاستعداد للعمل

من الواضح أهمية أن يمتلك الموظف الجديد القدرة على أداء المهمات بشكل موثوق بالحد الأدنى من الكفاءة. إذا كان موظفوك يعملون فوق طاقتهم، فقد تكون بعض المساعدة أفضل من عدم وجود مساعدة على الإطلاق، هذا على افتراض أن الموظف الجديد يحتاج إلى تدريب بسيط. ضع في اعتبارك أن التدريب مكلف ويستهلك الكثير من الوقت. فالوظائف التي تتطلب مستويات عالية من التدريب في أثناء العمل تثقل كاهل الموظفين الآخرين الذين يأخذون من وقتهم وطاقتهم لمساعدة الموظفين الجدد على التعلم وتصحيح أخطائهم.

بالإضافة إلى المهارات المتعلقة بمهمات محددة، ابحث عن مرشحين يتمتعون بعقلية النمو. يؤمن الأشخاص الذين يتمتعون بهذه العقلية أن تطوير المعارف والقدرات يحتاج إلى بذل جهود. ويمكن تقييمهم من خلال بنود الاستقصاءات أو أسئلة المقابلة الشخصية، على سبيل المثال “اذكر موقفاً لم يكن أداؤك فيه جيداً. وإذا واجهت هذا الموقف مرة أخرى غداً، فما الذي ستفعله بطريقة مختلفة؟”.

السلوك الإيجابي

العواطف معدية كالجراثيم. إذ يمكن لشخص سلبي واحد “نقل العدوى” للآخرين، ما يؤدي إلى إحباط الفريق بأكمله وجعل عبء العمل الصعب بالفعل أكثر صعوبة.

سيذهب العديد من الموظفين إلى حد تغيير طريقة العمل على مهماتهم فعلياً لتجنب شخص لا يحبونه، ما يؤدي إلى تكبُّد تكاليف تنسيق إضافية ونقص في السلوكات المتعلقة بتقديم الدعم وتولي أدوار إضافية. وفجأة يصبح موظفوك الذين كانوا سعداء بتقديم خدماتهم في تلك اللجنة الإضافية أو المساعدة في الحفاظ على غرفة الاستراحة مرتبة مشغولين للغاية أو صادف أنهم أحضروا ماكينة لصنع القهوة في مكتبهم. إذا توقف الموظفون عن أداء المهمات الاختيارية، فسيكون لذلك تأثير كبير على الموظفين الآخرين الذين سينتهي بهم الأمر بإنجاز عمل أقل وسيزداد شعورهم بعدم الرضا عن هذه العملية.

التواصل الجيد

تُعد القدرة على التواصل بشكل جيد مع الزملاء أمراً مهماً في أي بيئة عمل، ولكن العمل في فِرق تعمل عن بُعد يزيد من أهمية التواصل المتكرر والثقة ويضاعف التأثير المحتمل لعضو الفريق السلبي. كما أن الفصل بين أعضاء الفريق يجعل “الاختباء” أسهل و”البحث” أصعب (كما في لعبة الغميضة)؛ فتجاهل رسالة بريد إلكتروني أسهل بكثير من تجاهل شخص يقف عند باب مكتبك. وبالنسبة إلى المشاريع التي تشترط عمل مهنيين ذوي مجالات خبرة مختلفة معاً عن بُعد، مثل المهندسين أو العلماء أو المفكرين التصميميين، يمكن لعضو عنيد أن يعرقل الفريق بأكمله.

يمكن للمدراء تقييم مهارات التواصل الأساسية في أثناء المقابلة من خلال البحث عن مجموعة متنوعة من العوامل، بما في ذلك وضوح إجابات المرشح ومدى ترابطها. ويمكن للمدراء أيضاً سؤال المرشح عن وسيلة التواصل التي يفضلها والنصائح والحيل التي يطبقها للتواصل مع الآخرين بفعالية. إذا كان الموظف الذي يُحتمل أن ينضم إلى فريقك الذي يعمل عن بُعد يكره البريد الإلكتروني وكانت نصيحته هي عدم الاتصال أبداً بعد الرابعة والنصف مساءً، فربما عليك مواصلة البحث عن مرشح آخر.

كيف تدعم فريقاً يعاني نقصاً في عدد الموظفين؟

إذا لم يكن لديك أي مرشحين مؤهلين في الوقت الحالي، فما الذي يمكنك فعله إلى أن تعثر على المرشح المناسب؟ أولاً، أخبر موظفيك أن هذا التحدي مؤقت وأنك تحاول توظيف زملاء جيدين من أجلهم. يفضل العديد من الموظفين القيام ببعض الأعمال الإضافية لعدة أسابيع بدلاً من التعامل مع موظفين سيئين لمدة طويلة. يمكنك أيضاً أن تطلب من موظفيك مساعدتك في التوظيف باستخدام أحد برامج إحالة الموظفين.

من المهم أيضاً الاهتمام بموظفيك الذين اختاروا البقاء. وفكر في وضع استراتيجيات للتغلب على الاحتراق الوظيفي والاحتفاظ بالموظفين. فموظفوك الحاليون يحتاجون إلى الاحترام والاهتمام والمكافآت والاندماج. ومع تزايد عدد الوظائف التي تقدم مكافآت توقيع كبيرة، من المهم محاولة التأكد من أن وضع الموظفين الآخرين ليس أفضل من وضع موظفيك.

إذا استغرق العثور على “شخص” مناسب بعض الوقت، ففكر فيما إذا كان يجب عليك التعيين في وظيفة مختلفة لتخفيف بعض الضغط عن فريقك. على سبيل المثال، ربما لا يمكنك العثور على مساعد كفء لرئيس الطهاة، ولكن هل يمكنك تعيين طاهي قسم آخر أو غاسل صحون آخر أو منظّم آخر؟ يُعد تعيين موظفين مساعدين ممارسة شائعة في قطاع الرعاية الصحية (على سبيل المثال، تعيين كتبة طبيين لدعم الأطباء) وقطاع التعليم العالي (على سبيل المثال، تعيين مساعدي تدريس لدعم الأساتذة)، وقد تكون هناك حاجة إلى زيادة الاعتماد عليها في المستقبل. ويمكن لأصحاب المهارات المعرفية زيادة إنتاجيتهم بنسبة 20% عن طريق تفويض المهمات الأقل أهمية إلى شخص آخر.

بالإضافة إلى ذلك، يُعد الوقت الحالي رائعاً للنظر فيما إذا كان الشخص المناسب يجب أن يكون “شخصاً” بالفعل. فبالإضافة إلى استخدام الروبوتات في المستودعات والمصانع والمطاعم، أتاحت التطورات في الذكاء الاصطناعي أشكالاً جديدة من التعاون بين الآلات وأصحاب المهارات المعرفية.

إذا لم يكن لديك أي متقدمين يُحتمل أن يكونوا موثوقين ويتمتعون بعقلية النمو وسلوكاتهم إيجابية ولديهم مهارات تواصل جيدة، فقد يكون عدم تعيين أحد أفضل من تعيين أي أحد، على الأقل على المدى القصير. وفي غضون ذلك، فكر في كيفية دعم موظفيك الحاليين، وما إذا كان التعيين في وظيفة مختلفة قد يكون نهجاً أفضل.