أفضل 10 نصائح إدارية مختصرة من مقالات عام 2019

تتضمن مقالاتنا في هارفارد بزنس ريفيو العديد من أفضل النصائح الإدارية والتي يمكن استثمارها وتطبيقها لتطوير الذات أو العمل. وقد استخلصنا لكم في هذا المقال 10 من أفضل النصائح الإدارية من مقالات 2019 والتي زاد عددها عن 1,500 مقال جديد.

أفضل النصائح الإدارية

1- لا تكتف بامتلاك قائمة مهام، بل حدّد وقتاً صارماً لإنجازها

الأسوأ من امتلاك قائمة مهام هو عدم معرفة الطريقة التي ستنجز بها كل شيء. يمكن للتحديد الصارم للوقت أن يساعدك: إنه يمثل طريقة لتحويل قائمة مهامك إلى فترات محددة من الوقت على جدول مواعيدك، حتى تمتلك خطة لما ستفعله والموعد الذي تنوي فعله فيه. ابدأ بالنظر إلى قائمة مهامك وتحديد الموعد النهائي لكل مهمة. فمثلاً، إذا كان من المفترض بث فيديو ترويجي بشكل مباشر يوم الثلاثاء، ويحتاج فريق الإنتاج إلى 72 ساعة لدمج تعديلاتك، عندها لا تضع شيئاً على جدول مواعيدك لمدة 72 ساعة على الأقل قبل يوم الثلاثاء. وكرّر هذا الأمر لكل عنصر في قائمة مهامك. إذا كنت تعمل ضمن فريق يستطيع خلاله الأشخاص رؤية جداول مواعيد الأشخاص الآخرين، يكون للتحديد الصارم للوقت فائدة مضافة تتمثل في أنه سيظهر للجميع أنّ العمل سيُنجز في الموعد المحدّد له. لكن الميزة الأكبر للتحديد الصارم للوقت ربما تكون في أنه يمنحك شعوراً بالتحكم بجدول مواعيدك، ما يساعدك على الشعور بسعادة أكبر في العمل.

مقتبس بتصرف من مقالة "التحديد الصارم للوقت سيجعلك أكثر إنتاجية"، لكاتبها "مارك زاو ساندرز" (Marc Zao-Sanders).

***

2- تحسين مهارات التفكير النقدي لديك

من المهم أن تفكّر بشكل نقدي لتتمكن من اتخاذ قرارات جيدة. ومع ذلك، يقبل الكثير من القادة الحل الأول الذي يُقترح عليهم أو لا يتمهّلون في تقييم موضوع معين من جميع الجوانب. ولتفادي هذه الأخطاء، توجد العديد من الأشياء التي يمكنك فعلها لصقل مهارات التفكير النقدي لديك. أولاً، شكّك في افتراضاتك، خصوصاً عندما تكون المخاطر كبيرة. إذا كنت تضع استراتيجية عمل جديدة، على سبيل المثال، فاسأل: لماذا تمثّل هذه الطريق الأفضل للمضي قُدماً؟ ما الذي تكشفه البحوث عن توقعاتنا بشأن مستقبل السوق؟ ثانياً، ابحث في المنطق. عند تقييم الحجج، ضع في الحسبان فيما إذا كانت الأدلة تستند إلى بعضها البعض للتوصل إلى استنتاج سليم. وهل المنطق مدعوم بالبيانات في كل مرحلة؟ ثالثاً، ابحث عن وجهات نظر جديدة. من المغري الاعتماد على دائرة معارفك لمساعدتك في التفكير ملياً في هذه الأسئلة لكن ذلك لن يكون مُجدياً إذا كانوا جميعاً يرون ويفكرون بنفس طريقتك. اخرج من مساحتك الشخصية واطلب من أشخاص مختلفين التشكيك في منطقك وتحديه.

مقتبس بتصرف من مقالة "3 عادات بسيطة لتحسين تفكيرك الناقد"، لكاتبتها هيلين لي بويكس.

***

3- نصائح لتقديم عرض مقنع

عندما تحتاج إلى الترويج لفكرة ما في العمل أو في عرض ما، فكيف تفعل ذلك؟ توجد خمس أدوات بلاغية يمكنها مساعدتك، حيث حدّدها أرسطو قبل 2,000 سنة، ولا يزال سادة الإقناع يستخدمونها إلى يومنا هذا:

• روح الجماعة. ابدأ حديثك بترسيخ مصداقيتك وشخصيتك. وأظهر للجمهور أنك ملتزم برفاه الآخرين، وستكسب ثقتهم.
• الشعارات. استخدم البيانات والأدلة والحقائق لدعم فكرتك.
• العطف. الشعور الذي يمنحه المتحدث للناس يدفعهم إلى العمل. ضع فكرتك الكبيرة في إطار قصة تثير ردة فعل عاطفية.
• الاستعارة. قارن فكرتك بشيء مألوف لدى جمهورك. سيساعدك ذلك على توضيح حجتك من خلال جعل المفاهيم المجردة أموراً ملموسة.
• الإيجاز. وضّح فكرتك بأقل عدد ممكن من الكلمات. يمتلك الناس مدى انتباه محدود، لذا تحدّث عن أقوى نقاطك أولاً.

مقتبس بتصرف من مقالة "فن الإقناع لم يتغير منذ ألفي عام وإليك السبب"، لكاتبتها "كارمين غالو" (Carmine Gallo).

***

4- هل ما زال يساورك القلق إزاء خطأ ارتكبته؟

عندما ترتكب خطأ في العمل، هل تعيد تشغيله في ذهنك لأيام أو حتى لأسابيع؟ يسمى هذا النوع من التفكير بـ "الاجترار"، ويمكن أن يؤدي إلى نوبات عصبية خطيرة. وثمة أشياء قليلة يمكنك فعلها من أجل التحرر من هذه الدائرة. وأحدها هو أن تتعرف على الأمور التي تبعث على الاجترار لديك. هل تدفعك أنواع معينة من الأشخاص أو المشاريع أو القرارات إلى التشكيك بنفسك؟ لاحظ متى (ولماذا) يدفعك موقف ما إلى البدء في إعادة التفكير بالأشياء. ومن الممكن أن يكون من المفيد تحاشي الأفكار السلبية من خلال وصفها كأفكار أو مشاعر. على سبيل المثال، بدلاً من قول "أنا غير مناسب"، قل "أنا أشعر أنني غير مناسب". هذه الأوصاف يمكن أن تساعدك على التمييز بين الوضع الذي تمر به وبين حقيقتك كشخص وكموظف. ومن الطرق الأخرى لتقصير دائرة الاجترار أن تشتّت نفسك. عندما لا يقبل دماغك بالتوقف عن الدوران، اخرج للمشي أو مارس التأمل أو املأ تقرير المصروفات. افعل أي نشاط بسيط يمكنك التركيز عليه لعدة دقائق.

مقتبس بتصرف من مقالة "كيف تتوقف عن الهوس بأخطائك؟"، لكاتبتها "أليس بويز" (Alice Boyes).

 ***

5- أيها المدراء، اعرفوا متى يجب التوقف عن الكلام والبدء في الاستماع

كمدير، من الأرجح أنّ عليك الحديث كثيراً. تريد أن يمتلك الموظفون التوجيه والإرشاد الذي يحتاجونه، بالطبع، وثمة الكثير من المواقف التي يلزمك فيها التعبير عمّا يدور في خلدك. في مرحلة ما يمكن أن يتحول الحديث الكثير إلى مبالغة في التواصل. يمكن أن ينتهي الأمر بك بالهيمنة على المحادثات، ما يعني أنّ وجهات نظر الموظفين لم تعد مسموعة. وللتأكد من أنك لا تتحدث كثيراً، استمع بقدر حديثك. عندما يطرح أحد ما سؤالاً في اجتماع ما، ادعُ الآخرين إلى المشاركة بأفكارهم قبلك. وفي الحقيقة، لا تشارك أفكارك حتى يعرض عدد آخر من الموظفين آراءهم. وبهذه الطريقة يتم احتواء الجميع، ويشعرون أنّ معطياتهم حظيت بالتقدير. كما يمكنك تحديد مواعيد جلسات فردية منتظمة مع أعضاء فريقك لتشجيعهم على التواصل المفتوح. اسأل الموظفين عن رغباتهم واحتياجاتهم ومخاوفهم، ثم أنصِت لهم. ربما يدهشك الكم الذي ستتعلمه عندما تتوقف عن الحديث.

مقتبس بتصرف من مقالة "لماذا يجب ألا تكون المدير الذي يتحدث كثيراً؟"، لكاتبها هغالمر غيسلاسون.

***

6- استعد جيداً قبل إجراء محادثة صعبة

المحادثات الصعبة ليست لعبة أبداً، لكن الاستعداد لها يمكن أن يساعدك في ضمان الاستفادة منها. ابدأ بالتعرف على دوافعك. ما النتيجة التي تريدها من المحادثة، على المستوى الشخصي وبالنسبة للشخص الآخر ولأي أطراف ذات علاقة؟ معرفة أهدافك هي طريقة جيدة لضمان سير الاجتماع في المسار السليم لو تملكتك مشاعر معينة. ثانياً، اجمع الحقائق لدعم موقفك. إذا كنت تريد أن تطلب علاوة، على سبيل المثال، فاكتب ملاحظات حول كيفية ارتقائك في منصبك. وإذا كنت ستعطي شخصاً ما آراء تقويمية قاسية، فاستعن بأمثلة من عملهم وسلوكهم. كن مستعداً للدفاع عن وجهة نظرك واشرح كيف توصلت إليها. وفكّر ملياً في أي قصص تخبرها لنفسك حول الشخص الآخر. هل ترى مديرتك بمثابة "العدو" لأنها تستطيع أن تصادق على طلب العلاوة أو ترفضه؟ ضع في الحسبان ما ستهتم به مديرتك في المحادثة، واستخدم ذلك لتخطيط كيفية التعامل مع مخاوفها.

مقتبس بتصرف من مقالة "4 أمور عليك فعلها قبل إجراء محادثة صعبة"، لكاتبها "جوزيف غريني" (Joseph Grenny).

***

7- ضع معايير عمل صحية لفريقك

عندما يتواصل شعور الموظفين بالانشغال إلى درجة أنه لا يكاد الواحد منهم يجد وقتاً للتنفس، فذلك يؤثر سلباً على إبداعهم ودافعيتهم ورضاهم الوظيفي. على المدراء تولي زمام القيادة في وضع معايير صحية لفِرقهم. وإليك بعض الأشياء التي يمكنك تجربتها:

• كن قدوة. دع فريقك يراك وأنت تأخذ استراحة لتناول الغداء، وتغادر المكتب في الوقت المحدد، وتعمل بمرونة. ولا ترسل رسائل بريد إلكتروني أو غيرها من الرسائل في وقت متأخر من الليل، فهذا يشير إلى أنّ على الموظفين العمل في الساعات كافة.
• خطّط وقتاً إضافياً. وجدت الأبحاث أننا متفائلون بشكل مبالغ فيه إزاء المدة التي تستغرقها مهمة ما. شجِّع فريقك على تخصيص وقت إضافي من كل أسبوع لإنجاز المشاريع العالقة. هذا سيساعد الموظفين على إفراغ مساحة على قوائم مهامهم (وفي عقولهم).
• زِد الشفافية في عبء العمل. تحدث مع الموظفين حول عبء العمل للحصول على فهم أكبر لما يعملون عليه. استخدم ما تسمعه للتفكير بشأن فيما إذا كان الفريق بحاجة إلى المزيد من الموارد، أو يتعين عليه التوقف عن تنفيذ أنواع معينة من العمل.

مقتبس بتصرف من مقالة "كيف تمنع تحول الانشغال إلى احتراق وظيفي؟"، لكاتبتها "بريجيد شولت" (Brigid Schulte)

  ***

8- لتتمكن من إدارة اجتماع جيد، ضع الأسس السليمة

تعتبر الاجتماعات الكثيرة مضيعة للوقت. فهي غير مركزة، ومُدارة على نحو سيئ، وطويلة جداً. لكن تحسين اجتماعاتك ليس بالأمر المعقد، حيث إنّ عليك وضع الأسس السليمة. عند التخطيط لاجتماع ما، اعرف أولاً ما ترتبه على جدول مواعيدك. امتلاك هدف معين في البال من شأنه أن يساعدك في إنشاء جدول أعمال مفيد. ثم حدّد من هم بحاجة إلى الوجود هناك، وخذ بعين الاعتبار صنّاع القرار والمُلهمين وأصحاب المصلحة الرئيسين. وإذا تعيّن إطلاع أشخاص بعينهم ولكن لم تكن ثم حاجة لحضورهم، فيمكنك أن تطلب منهم آراءهم مسبقاً وأن تُطلعهم على التطورات فيما بعد. استهل الاجتماع ببيان هدفه وتركيز الأشخاص على المهمة الحالية. كميسّر، فإنه يقع على عاتقك خلق إحساس لدى الحضور بالالتزام بالنتائج. وعند انقضاء الاجتماع، خصّص دقائق قليلة للتأمل. هل شارك الجميع؟ هل كان الأشخاص مشتتين؟ ما الذي سار على ما يرام، وما الذي لم ينجح؟ استعمل أفكارك (واطلب من الآخرين أفكارهم أيضاً) لمواصلة التحسن في المرة القادمة.

مقتبس بتصرف من مقالة "متى تكون اجتماعاتكم مزعجة وكيف بوسعكم حل هذه المشكلة؟"، لكاتبها "ستيفن روغلبرغ" (Steven G. Rogelberg)

*** 

9- لا تتجاهل الآراء التقويمية الإيجابية، بل ادرسها

يتذكر معظمنا الآراء التقويمية النقدية. ولأنها حادّة وذات طابع تهديدي، فإنها غالباً ما ترسخ في ذاكرتنا. لكن الآراء التقويمية الإيجابية هي طريقة لا تقدّر بثمن للتعلم حول نقاط قوتك وجوانب نموك. أنشئ مساحة (رقمية أو مادية) تحتفظ فيها بأي إشادة تحصل عليها، أي شيء من بطاقات شكر إلى ملاحظات مكتوبة في تقييمك إلى تعليقات في رسائل البريد الإلكتروني. افصل بين الجوانب الإيجابية والسلبية عندما تحصل على آراء تقويمية مختلطة، وضع التعليقات الإيجابية في ملف الإشادات ورسائل الشكر الخاص بك. حدد وقتاً في جدول أعمالك لمراجعة التعليقات التي حفظتها وإعادة النظر فيها بانتظام. اسأل نفسك: ما الأنماط أو المواضيع التي أستطيع التعرف عليها؟ كيف يمكنني استخدام مواطن قوتي في مواقف جديدة؟ ما الأشياء الأخرى التي أستطيع تعلمها حول مواطن القوة لديّ، ومن يمكنه تزويدي بهذا المنظور؟ قد يمنحك التباهي بالآراء التقويمية الإيجابية التي تحصل عليها شعوراً بالتكبر وعدم الارتياح. لكن فكِّر في الأمر بهذه الطريقة: بذل شخص ما جهداً من أجل تسليط الضوء على شيء تحسِن فعله، فاستخدمه.

مقتبس بتصرف من مقالة "تعلم من نجاحاتك لتحقيق أفضل صورة لذاتك"، لكاتبيها "لورا مورغان روبرتس" (Laura Morgan Roberts) وآخرون

***

10- يريد موظفوك الشعور بالهدف في عملهم

يتطلب غرس الهدف في موظفيك أكثر من الخطابات التحفيزية أو الخطب الرنانة أو رسالة الشركة. وفي الحقيقة، إذا كانت هذه الطرق مبالغاً فيها أو غير صادقة، فيمكن أن تأتي بنتائج عكسية، ما يترتب عليه حالة من اللامبالاة بدلاً من الالتزام. عليك أن تراعي أمرين لإلهام موظفيك وإشراكهم. الأمر الأول هو أنّ الهدف هو شعور. تستطيع إخبار أعضاء فريقك أنّ عملهم مهم، لكن كيف يمكنك مساعدة أعضاء الفريق على الشعور بذلك بشكل مباشر؟ فكّر في طرق لتظهر للموظفين أثر وظائفهم. ربما يمكنك تقديم زبون إليهم ليُدلي بشهادته أو إرسال فريق صغير إلى الميدان للإحساس باحتياجات العملاء بأنفسهم. الأمر الثاني هو أنّ الأصالة مهمة جداً. من الأرجح أن يكون الموظفون متشككين إذا كانت محاولاتك إزاء إيجاد الهدف لا تتواءم مع الطريقة التي تصرفت بها سابقاً، وربما يشعرون أنهم يتعرضون للاستغلال بدلاً من امتلاك شعور بالإلهام. جعل السعي لتحقيق الهدف أمراً معتاداً بدلاً من مبادرة تنفذها لمرة واحدة، سيُظهر للموظفين أنك جاد في ذلك.

مقتبس بتصرف من مقالة "كيف تساعد فريقك في الشعور بالهدف في العمل؟"، لكاتبها "دان كيبل" (Dan Cable).