5 قواعد بسيطة لتنفيذ الاستراتيجية

في كل دراسة تلو الأخرى حول تنفيذ الاستراتيجية في الشركات، يظهر أنّ تنفيذ استراتيجية صمّمت بعناية يمثل مشكلة أساسية تتجاوز الحلول التي يضعها التنفيذيون. يعترف التنفيذيون أنهم ربما لا يستطيعون إنجاز الأمور بالطريقة الصحيحة. تصميم استراتيجية ما في قاعة اجتماعات مجلس الإدارة هو شيء، أما تنفيذها على جميع المستويات داخل المؤسسة فهو شيء آخر.

اقرأ أيضاً: 8 أسئلة صعبة لتطرحها حول استراتيجية شركتك

وإليك مثال ينطوي على شركة نفط وغاز سأدعوها بشركة "الأطلسي". بدأت مشكلة التنفيذ حين سافر أعضاء مجلس الإدارة وفريق كبار التنفيذيين إلى هونغ كونغ لحضور "معتكف تخطيط استراتيجي". وقامت هذه المجموعة التي تضم ستة من أعضاء مجلس الإدارة وثمانية تنفيذيين، على مدار ثلاثة أيام، بالاستماع إلى عروض إيضاحية ومراجعة البيانات المالية وتطوير 26 "بيان استراتيجية". لم يستخدموا إطار عمل نظري للوصول إلى هذه البيانات، وجُمعت الأفكار ببساطة من المجتمعين. مرّ اثنا عشر شهراً وبالكاد حدث تقدم على صعيد التنفيذ. كانت هذه هي السنة الثانية على التوالي التي حدث فيها هذا. قرر الرئيس التنفيذي أنه قد حان الوقت لفعل شيء ما.

وفي هذه اللحظة استعانوا بي كمستشار استراتيجي. عندما راجعت "استراتيجياتهم"، كان باستطاعتي رؤية أنهم استخدموا كلمات فضفاضة، ولا أعني أنّ هذا غير شائع. كانت استراتيجياتهم مزيجاً من نتائج من الجيد حدوثها، مثل "أن نصبح مشغّلاً لـ.." وأهدافاً مثل "قوة عاملة ملتزمة…". لكن القائمة ضمّت، بصفة رئيسة، أوصافاً لبرامج على مستوى الشركات، مثل "الدخول في تحالفات استراتيجية مع…".

كيفية تنفيذ الاستراتيجية

لقد كان السؤال: كيف يمكن لشركة "الأطلسي" أن تحرز تقدماً على صعيد المادة المطروحة لإحداث فارق حقيقي في أداء العمل؟ وإليك بعض المبادئ التي استرشدت بها في مهمة مساعدة "الأطلسي" على الإجابة عليه.

ضيّق نطاق تركيزك

بدأ الكابوس المتكرر لشركة "الأطلسي" على مستوى التنفيذ مع عدد من بيانات الاستراتيجية التي قررت تنفيذها. كان بوسعي أن ألاحظ من خلال مراجعة بيانات الاستراتيجية البالغ عددها 26 بياناً، أنهم احتاجوا إلى الكثير من الموارد ووقتاً معقولاً للتنفيذ. ستكون مهمة جسيمة.

استذكرت تجربة عميل سابق. قال أحد كبار المدراء في معتكفهم الاستراتيجي: "لا أعرف لماذا نفعل هذا. نجتمع كل عام. نكتب هذه الأشياء وبالكاد يُنجز أي منها". شعرت بإحساس بخيبة الأمل، وقلت للمجموعة إنّ هذا أشبه بتهيئة أنفسهم للفشل. وأشرت عليهم أنّ من الأفضل لهم أن يهدفوا إلى أشياء قليلة أهم في هذه السنة وأن يحتفلوا بالنجاح الذي حققوه.

وبالتالي، كانت الخطوة الأولى لنجاح التنفيذ في حالة شركة "الأطلسي" تتمثل في تحديد ثلاثة من بيانات الاستراتيجية البالغ عددها 26 بياناً، والتي تعتبر الأهم على صعيد الأداء، مع التركيز عليها. ويجري تنفيذ البيانات المتبقية مع مرور الوقت، لكن ليس في غضون الشهور الاثنا عشر التالية.

لا تحاول إنجاز الكثير وتهيئ نفسك للفشل. كلما زادت الأشياء التي تحاول إنجازها، تقل إنجازاتك.

اجعل البيانات مُلزمة

تعيّن ترجمة كل بيان من بيانات الاستراتيجية الثلاثة إلى إجراءات عملية. وأحد الأشياء الأولى التي فعلناها كان تصميم خطة عمل لتنفيذ الإجراءات كما وُضعت في ورشات العمل التالية.

وما هو الإجراء؟ قد تظن أنه واضح، لكن لا. غالباً ما يخلطون بين كلمة "إجراء" وكلمة "نشاط".

كما أشرت إلى الفرق، فإنّ النشاط يبدأ بصيغة الأمر. "درّب الموظفين في نظام إدارة العلاقة مع الزبائن الجديد" هو إجراء يمكنني تكليف شخص ما به لينهيه بحلول تاريخ محدد. وفي المقابل، فإنّ استخدام صيغة المصدر مثل "تدريب الموظفين" لا تشير سوى إلى عملية مستمرة. وليست موجهة لأي شخص.

اقرأ أيضاً: 5 خرافات حول الاستراتيجية

اجعل للبيانات مالكين حقيقيين من أجل تنفيذ الاستراتيجية بطريقة صحيحة

طبيعة بيانات الاستراتيجية بحد ذاتها تعمل ضد تنفيذها. فهي مطوّرة على المستوى المؤسسي لكن تنفيذها يشمل الأفراد في إدارات محددة. نحن ننتقل من مستوى إلى آخر. فمثلاً، هذا أحد بيانات الاستراتيجية من شركة "الأطلسي": "الدخول في تراخيص استراتيجية للاحتفاظ والتطوير". عندما جلسنا لدراسة تنفيذ هذا الأمر، وجدنا أنه اشتمل ثلاثة إدارات، القانونية والمالية والعمليات.

وهذه مشكلة، حيث لا توجد إدارة واحدة "تمتلكه"، أي مسؤولة عن التأكد من إنجازه. يمكن أن تقول إنّ الرئيس التنفيذي يمتلكه، ويمتلك جميع بيانات الاستراتيجية. لكن في هذه الحالة، فإنّ الأمر غير ممكن في ضوء اشتراكه في مسائل خارج المؤسسة. وبالتالي، جرى اتخاذ قرار بتعيين "مالك" لكل بيان من بيانات الاستراتيجية الثلاثة من مدراء الإدارة.

يتلقى هؤلاء المالكون التعليمات بشكل مباشر من الرئيس التنفيذي، ويصبحون مسؤولين عن تنفيذ تلك الاستراتيجية. فمثلاً، "إدارة الصحة والسلامة بما ينسجم مع أفضل الممارسات العالمية" تعلّقت بالموظفين، لذا جرى تكليف إدارة الموارد البشرية بها. وأصبح مدير العمليات مالكاً لـ "الدخول في تراخيص استراتيجية للاحتفاظ والتطوير"، وكانت إدارة العمليات مسؤولة عن تنسيق المعطيات من الإدارة المالية والإدارة القانونية.

افصل اجتماعاتك المتعلقة بالاستراتيجية

تتنافس المشاكل الاستراتيجية ومشاكل العمليات دائماً على الاستحواذ على اهتمام كبار التنفيذيين. وإذا كانت المشاكل اليومية (التشغيلية) تظهر في جدول أعمال أحد اجتماعات التنفيذيين إلى جانب المشاكل طويلة الأمد (الاستراتيجية)، عندئذ حاول قدر المستطاع بصفتك الرئيس أن تنجز، وإلا فستكون الأولوية للتعامل مع المشاكل اليومية. يعترف جميع المدراء الذين أعرفهم بهذه المشكلة دون تردد.

يتمثل أحد الحلول في وضع جدولين للاجتماع لتنفيذ الاستراتيجية: أحدهما لمراجعات العمليات والآخر للمراجعات الاستراتيجية.

يشير "مايكل مانكينز" من شركة "باين" (Bain) إلى أنه يتعين عقد اجتماعات العمليات مرة كل أسبوع وأن تحدث اجتماعات المراجعة مرة كل شهر. ومع استمرار تسلسل التنفيذ إلى المستويات الأدنى في المؤسسة، يمكن عقد اجتماعات التنفيذ بوتيرة أعلى. اختارت شركة "الأطلسي" جدولاً زمنياً لمرة في الشهر لمراجعات التنفيذ على مستوى كبار التنفيذيين.

اقرأ أيضاً: 5 استراتيجيات لإيجاد مكان عمل يحتضن الجميع

لديّ عميلين آخرين يقسمون الاجتماعات. العميل الأول هي شركة عامة تعمل في قطاع التأمين، والأخرى هي شركة خاصة تعمل في قطاع النقل. يقول رئيس العمليات في شركة التأمين "وجدنا أنّ هذه [عقد اجتماعات منفصلة] هي الطريقة الوحيدة لضمان تقدم الاستراتيجية". تعقد شركة النقل "اجتماعات تنفيذية" شهرية على مستوى المجموعة. وتقول المديرة العامة لوحدة الأعمال المتعلقة بالشحن إنّ هذه الاجتماعات "موجّهة نحو الاستراتيجية". وبالنسبة لوحدة الأعمال التي تقودها فهي تعقد "اجتماعات إدارة" نصف شهرية تعتبر عملية في تركيزها، ويستمر التسلسل، باجتماعات أسبوعية لتحديد مواعيد "الإنتاج في الأسبوع".

عين مرشداً

سمعنا جميعاً مقولة "ما يمكن قياسه، يمكن إدارته". حسناً، هذا ليس صحيحاً تماماً. لا شك أنّ النتائج المالية مهمة، فهي بالتأكيد تساعد في جذب اهتمام الناس، ويتعين توظيفها في إطار أي عملية تقييم. لكن ما نستجيب إليه فعلاً هو الاهتمام من أشخاص آخرين، خصوصاً إذا أتى ذلك الاهتمام من مديرنا. البنية الهرمية للمؤسسات تستلزم ذلك.

يمكنك مشاهدة هذا الأمر في المؤسسات. فإذا توقف أحد المدراء عن السؤال عن النتائج فيما يتعلق بـ "تحسين الجودة"، على سبيل المثال، ولم يسمع الكادر الوظيفي بذلك في الآونة الأخيرة، فهم يلجؤون إلى مسائل أخرى قد يفضلونها، مثل "المخرجات". إذا أصبحت قلة الاهتمام هذه واسعة الانتشار، تتدنى رتبة "تحسين الجودة" على قائمة أولويات الجميع.

ولحل هذا، وهذه خطوة بالغة الأهمية، قم بتكليف شخص من الإدارة للاتصال بمالكي البيانات للمساءلة من خلال الاستفسار بشكل منتظم عن تقدم التنفيذ. وفي حالة شركة "الأطلسي"، يقع دور المراقبة على عاتق رئيس العمليات الذي عقد لقاءات الاستراتيجية الشهرية.

***

التحدي الأساسي في تنفيذ الاستراتيجية هو ترجمة الأفكار العريضة بشأن ما يجعلك قادراً على المنافسة على المستوى المؤسسي إلى إجراءات ملموسة ترمي إلى إحراز التقدم على المستوى الفردي. اتبع القواعد البسيطة التي ذكرتها هنا من أجل الارتقاء إلى مستوى التحدي بفعالية.

اقرأ أيضا:

• مفهوم الفائدة البسيطة وكيفية حسابها