مدير المكتب الأمامي Front Office Manager

الوصف الوظيفي مدير المكتب الأمامي

مدير المكتب الأمامي (Front Office Manager): يُسمى أيضاً “مدير الاستقبال”، وهو المسؤول عن تنسيق جميع أنشطة مكتب الاستقبال بما في ذلك المكالمات وخدمات العملاء، وإدارة الحجوزات في حال كان مجال النشاط قطاع الفندقة. تحتاج هذه الوظيفة إلى الاحترافية في التعامل مع العملاء وإلى شخصية لطيفة، فهو يمثل الانطباع الأول عن العاملين بالشركة أو الفندق.

مهام مدير المكتب الأمامي

يمكن تلخيص أهم مهامه فيما يلي:

  • التأكد من أن مكتب الاستقبال مجهز ومرتب ويضم جميع الأدوات اللازمة للعمل. 
  • تدريب موظفي مكتب الدعم والإشراف عليهم، بما في ذلك موظفي الاستقبال وحراس الأمن ومسؤولي مركز الاتصال.
  • ضمان خدمة العملاء في الوقت المناسب وبطريقة ملائمة.
  • التعامل مع الشكاوى وطلبات العملاء وتقديم الحلول المناسبة.
  • رصد حجم المخزون ومراقبته وطلب اللوازم المكتبية.
  • ضمان توزيع البريد الصحيح داخل الفندق (في حالة المنشآت الفندقية).
  • إعداد ميزانية المكتب الأمامي ومراقبتها.
  • الاحتفاظ بسجلات محدثة توضح النفقات والتكاليف المكتبية.
  • ضمان احترام سياسات الشركة ومتطلبات الأمان.
  • تقييم أداء موظفي قسم الاستقبال.

مهارات موظف الاستقبال الناجح ومؤهلاته

يجب أن يتمتع موظف الاستقبال بمجموعة من المهارات التي تساعده على تحقيق أفضل النتائج ومنها:

  • مهارات حل المشكلات: من خلال الاهتمام الكبير بالتفاصيل، وامتلاك المهارات التحليلية التي تساعد على تحديد المشكلات المختلفة التي قد تنشأ ومواجهتها والتغلب عليها، وذلك قبل أن تظهر للجميع.
  • مهارات التواصل: مثل التحدث بطريقة مناسبة مع مجموعة واسعة من الأشخاص مع الحفاظ على اتصال جيد بالعين، وإظهار مجموعة متنوعة من المفردات، والاستماع بفعالية، وتقديم الأفكار بطريقة ملائمة، والكتابة بوضوح ودقة، والعمل على نحو جيد ضمن مجموعة من أهم المهارات التي يبحث عنها أصحاب العمل في المرشحين للوظائف.
  • مهارات تعدد المهام: مصطلح يشير إلى تنفيذ أكثر من مهمة في وقت واحد.
  • مهارات التعاطف: ويُسمّى أحياناً “التقمص العاطفي”، وهو قدرة الشخص على فهم مشاعر الآخرين ووضع نفسه مكانهم.
  • مهارة في خدمة العملاء: وهي تقديم الخدمة للعملاء من خلال التفاعل المباشر الفردي معهم ويُعدّ هذا التفاعل حاسماً في ضمان رضا العميل وتشجيعه على تكرار التجربة.

اقرأ أيضاً:

Content is protected !!