شارك
الرئيسية
2 دقائق ما معنى إدارة إجراءات العمل؟
إدارة إجراءات العمل (Business Process Management. BPM): نهج منظم تعتمده الشركات في اكتشاف إجراءات تسيير الأعمال وتصميمها وتحليلها وتنفيذها وقياسها وتحسينها، وتنسيق سلوك الأشخاص والأنظمة والمعلومات؛ بهدف تحقيق نتائج تدعم استراتيجية العمل.
أهمية إدارة إجراءات العمل
تركّز أنظمة إدارة إجراءات العمل على وضع عملية مؤتمتة متسقة للمعاملات الروتينية والتفاعلات البشرية، الأمر الذي يساعد على تحسين العمليات وتقليل تكاليفها التشغيلية من خلال تقليل هدر الموارد والوقت الضائع عند الحاجة إلى إعادة العمل، وزيادة الكفاءة العامة للفريق.
أنواع إدارة إجراءات العمل
يمكن تصنيف إدارة إجراءات العمل بناءً على الغرض الذي تخدمه ضمن ثلاث تصنيفات فيما يلي:
- إدارة إجراءات العمل المرتكزة على النظام (Business Process Management System-Centric): يركز على العمليات المعتمدة على أنظمة الأعمال الحالية (مثل نظام إدارة علاقات الزبائن، ونظام إدارة الموارد البشرية) التي تعمل دون تدخل بشري كبير، وبالتالي يُدمج ضمن تطبيقات الشركة، ويتيح القدرة على الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات وإنشاء عمليات جديدة. ومن الأمثلة عليه الخدمات المصرفية عبر الإنترنت التي يمكن أن تشمل أنظمة برمجية مختلفة تتكامل معاً.
- إدارة إجراءات العمل المرتكزة على الإنسان (Human-Centric Business Process Management): يركز على العمليات التي ينفّذها الأشخاص ولا تحل الأتمتة محلها بسهولة، ويشمل ذلك العمليات الموجودة في تطبيقات الأعمال. ويحتوي على ميزات مصممة للتفاعل البشري، مثل الواجهات سهلة الاستخدام والإشعارات، ومن الأمثلة عليه تقديم خدمة العملاء، والتعامل مع الشكاوى، وتقديم تقارير مالية.
- إدارة إجراءات العمل المرتكزة على المستندات (Document-centric Business Process Management): يركز هذا النوع على المستندات، مثل عملية تنسيق العقود وتوقيعها والتحقق منها. وغالباً ما تتخصص أدوات إدارة إجراءات العمل في مهمة محددة تتمحور حول المستند، مثل توقيع المستندات.
خطوات دورة حياة إدارة إجراءات العمل
تتلخص دورة حياة إدارة إجراءات العمل في خمس خطوات رئيسية، وهي:
- التصميم: يهدف تصميم العملية إلى اكتساب فهم لقواعد العمل، والتأكد مما إذا كانت النتائج متوافقة مع الأهداف التنظيمية، ويتضمن مراجعة قواعد العمل الحالية، ومقابلة مختلف أصحاب المصلحة، ومناقشة النتائج المرجوة مع الإدارة.
- النمذجة: تشير إلى تحديد العمليات الجديدة وتعريفها وتمثيلها في تخطيط مرئي، وإعادة النظر في آلية تنفيذ إجرائية الأعمال المعاد تصميمها في سيناريوهات مختلفة، وتحسينها بما يدعم قواعد العمل الحالية لمختلف أصحاب المصلحة.
- التنفيذ: تنفيذ العملية عن طريق اختبارها مباشرة مع مجموعة صغيرة من المستخدمين أولاً، ثم إتاحتها لجميع المستخدمين؛ مع التأكد من تقييد الوصول إلى المعلومات الحساسة.
- المراقبة: تشمل إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية واستخدام مقاييس صحيحة لتحديد التقدم وقياس الكفاءة وتحديد نقاط الاختناق التي تجري في أثناء أداء العملية.
- التحسين: أي توجيه العملية نحو التحسين المستمر؛ عن طريق تبسيطها وتحسين كفاءتها، وتعزيز مواءمة العمليات التجارية الفردية مع تطبيق استراتيجية شاملة.
فوائد إدارة إجراءات العمل
تمتاز إدارة إجراءات العمل بالعديد من الجوانب الإيجابية، إذ تقلل من مخاطر الخطأ البشري نتيجة توحيدها العمليات، وتمنح التحليلات المضمّنة المدراء رؤية أوضح لأداء العملية والقدرة على تحديد نقاط الاختناق، وتعمل أدوات الأتمتة على زيادة الكفاءة، وتسمح للموظفين بالتركيز على المهام التي تتطلب خبرة وتدخلات بشرية.
التحديات التي تواجهها إدارة إجراءات العمل
تواجه إدارة إجراءات العمل عدداً من العقبات التي تحول دون نجاحها، وتشمل:
- الافتقار إلى التأييد والدعم التنفيذي؛
- عدم وضوح أهداف العمل وغاياته؛
- الارتباك فيما يخص الأداة المناسبة للوظيفة؛
- حوافز وعقود غير مرنة مع الجهات الخارجية.
اقرأ أيضاً: