كيف تستخدم الرموز التعبيرية للتواصل مع الموظفين؟

فريق هارفارد بزنس ريفيو/لندن آي/أزات فاليف/غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: لا يسجل الموظفون مشاعرهم قبل دخولهم إلى المكتب أو حضور اجتماع افتراضي. بل وقد يكون من الأصعب معرفة ما يشعر به فريقك عندما تعمل عن بُعد أو في مقرات العمل الهجينة. ويمكن للمدراء الاستفادة من الرموز التعبيرية (الإيموجي) باعتبارها طريقة ممتعة وسهلة للتواصل مع فرقهم، حيث يمكن لهذه الرموز منحك فكرة أوضح عن مشاعر أعضاء فريقك، ومساعدتك على بناء التعاطف المعرفي الخاص بك ونمذجة المشاعر المناسبة وتعزيز ثقافة شركتك. قد ينطوي استخدام الرموز على بعض المشاكل مع اختلاف الثقافات والأجيال، ومع ذلك، إذا كنت جديداً في هذه الممارسة، يقترح المؤلفون البدء باستخدام رموز تعبيرية بسيطة (مثل رمز الإبهام لأعلى “أعجبني”) بدلاً من استخدام رموز تعبيرية تمثل مشاعر معقدة.

اعتمد القادة في السابق غالباً على الإشارات الجسدية، كلغة الجسد وتعابير الوجه، لفهم ونقل المشاعر والنوايا، لكن القيام بذلك في بيئة العمل عن بعد أكثر صعوبة في الواقع، حيث يصعب قراءة تعابير الوجه وإيماءات الجسد ونوايا الطرف الآخر.

تشير الأدلة غير الموثقة، بالإضافة إلى المقابلات التي أجريناها كجزء من بحثنا المستمر حول القيادة الفعالة في العصر الرقمي، إلى أن استخدام الرموز التعبيرية في مكان العمل الافتراضي كبديل للإشارات الجسدية آخذ في الازدياد بالنظر إلى قدرتها على المساعدة في توضيح أهداف عمليات التواصل الرقمي بالإضافة إلى طبيعة المشاعر التي تعبر عنها وقوتها. ولكن قد ينطوي استخدامها على بعض التحديات مع اختلاف الثقافات والأجيال. على سبيل المثال، يشعر أفراد جيل “زد” بالإهانة عندما يستخدم زملاؤهم في العمل الرمز التعبيري ذو الوجه المبتسم لأنهم يجدون فيه نوعاً من الازدراء. وقد تعني الإيماءة الودية لشخصٍ ما إهانة بالنسبة لشخص آخر إذا ما كان هناك اختلاف ثقافي أو جغرافي بينهما.

لقيادة العمل عن بعد أو مكان العمل الهجين، يجب أن يدرك المدراء هذه المخاطر وفهم كيفية استخدام الرموز التعبيرية بشكلٍ فعال.

استخدام الرموز التعبيرية للتواصل مع فريقك

استناداً إلى الأبحاث الحديثة حول استخدام الرموز التعبيرية في مكان العمل، بالإضافة إلى مقابلاتنا مع القادة الذين يقولون إنهم يستخدمون الرموز التعبيرية لإدارة الفريق وبحثنا الخاص في القيادة الفعالة، حددنا 4 طرق يمكن أن تساعدك الرموز التعبيرية من خلالها على التواصل مع موظفيك وتحسين مهاراتك القيادية في بيئة العمل عن بعد أو الهجينة.

1. كوّن فهماً أعمق عن مشاعر فريقك

عندما يقوم الموظفون في بنك دانسك إي/إس (Danske Bank A/S)، وهو شركة خدمات مصرفية ومالية دنماركية، بتسجيل الدخول للانضمام إلى اجتماعات الإدارة عن بُعد، يشاركون رمزاً تعبيرياً. يقول أحد مالكي المنتج في البنك، إدواردو موراليس، موضحاً: “تبدأ اجتماعاتنا الافتراضية بفهم مزاج اليوم، حيث يشارك كل منا ملصقاً باسمه ورمزاً تعبيرياً يعبر عما يشعر به”. يحضر هذه الاجتماعات عادة أكثر من 40 شخصاً، لذلك فإن مشاركة الرموز التعبيرية تتيح لكل منهم معرفة الحالة المزاجية للآخرين، بالإضافة إلى الحالة المزاجية الجماعية من خلال إلقاء نظرة واحدة على الشاشة. يقول موراليس: “يوفر ذلك وقتنا، ومع ذلك فإن تفاعلاتنا أكثر حيوية. في الحقيقة، تسمح لنا الرموز التعبيرية بالتفكير في مجموعة أوسع من المشاعر والتعبير عنها بما يتجاوز الإجابة النمطية “أنا بخير”.

تمنح المهمة البسيطة المتمثلة في اختيار الرموز التعبيرية أعضاء الفريق وقتاً للتأمل الذاتي، الأمر الذي تبين أنه يؤثر بشكل إيجابي على الأداء، بينما يفكر الموظفون الذين يتمتعون بوعي ذاتي أعلى ملياً قبل التعبير عن مشاعرهم، فإن الرموز التعبيرية التي يختارونها ستعكس حالتهم المزاجية بشكلٍ أفضل.

2. بناء تعاطفك المعرفي

مشاعر موظفيك هي بمثابة بيانات تساعدك على فهم ما يحفزهم ونظرتهم تجاه عملهم.

يقول مؤسس أداة إدارة إنتاجية العمل “فرايدي”، لوك توماس، متسائلاً: “كيف أفهم كقائد ما يعمل عليه فريقي وكيف يشعرون تجاه عملهم عندما يعملون عن بعد؟”. قرر توماس البدء باستخدام الرموز التعبيرية كجزء من اللقاءات الأسبوعية، حيث يطلب من موظفيه اختيار رمز تعبيري يوضح شعورهم تجاه أسبوع العمل الماضي، ثم يطرح عليهم أسئلة مفتوحة مثل: ما الذي سار على نحو جيد هذا الأسبوع؟ ما هو أسوأ ما حدث خلال الأسبوع؟ هل هناك أي شيء يمكنني المساعدة به؟

يوضح توماس أن هذه التحديثات تسمح له بإجراء المزيد من المحادثات الشخصية المفيدة ومن ثم العمل على تلبية احتياجات موظفيه. ويضيف في هذا الصدد: “أقضي وقتاً أقل في إجراء التحديثات واللقاءات، ووقتاً أطول في بناء علاقات أفضل وإزالة الحواجز والتدريب”.

3. نمذجة المشاعر المناسبة

المشاعر معدية، وتشير الأبحاث إلى أن عدوى المشاعر في الفضاء الرقمي يمكن أن تكون أكبر بكثير. تعد إدارة الحالة العاطفية والمزاجية لفريقك عنصراً حاسماً في القيادة، ويمكن أن تساعد الرموز التعبيرية القادة في التعبير عن الإشارات العاطفية المناسبة لمواقف معينة وتقديم نموذج يحتذى به في هذا الشأن.

يقول أحد كبار القادة في شركة منتجات استهلاكية عالمية إنه يستخدم الرموز التعبيرية والصور المتحركة لتحفيز أعضاء فريقه وزملائه: “أستخدمها كمحفزاتٍ تنشط وتعزز الحالة المزاجية والسلوكيات الإيجابية داخل فريقي”. ووصف كيف أنه استخدم الصور المتحركة والرموز التعبيرية الفكاهية خلال إحدى محادثاته الأخيرة حول موضوع مالي شائك عبر الإنترنت لإضفاء جو من المرح. كانت هذه الإشارات الرقمية بمثابة استراحة في أثناء النقاش، ما سمح بتوجيه النقاش إلى مسار إيجابي أكثر.

يمكن للقادة التأثير بشكل كبير على الثقافة العاطفية للمؤسسة. إن استخدام الرموز التعبيرية التي تمثل المشاعر الإيجابية في مكان العمل، مثل السعادة والفخر والحماس والتفاؤل، هو الخطوة الأولى التي يجب أن يلتزم بها القادة الذين يتطلعون إلى أن يكونوا نموذجاً يحتذى به في الاستخدام الفعال للإشارات الرقمية.

4. عزز ثقافة شركتك

يمكن أن تؤثر ثقافة المؤسسات العاطفية على العديد من النواحي، من رضا الموظفين وحتى الاحتراق الوظيفي والأداء المالي. في هذا الصدد، يمكن أن تعكس الرموز التعبيرية الثقافة العاطفية لمؤسستك وتعمل على تعزيزها خلال اتصالاتك اليومية.

يقول أحد المدراء في شركة تجزئة عالمية للأثاث المنزلي: “ثقافة شركتنا فيها الكثير من المرح والود، ويعانق بعضنا بعضاً”. بعد الانتقال إلى العمل عن بعد، كان على المدراء البحث عن طريقة جديدة للتعبير عن هذا الجانب من ثقافة الشركة. قال لنا أحدهم: “لا يمكننا اختتام أي اجتماع للقسم دون تبادل الكثير من الرموز التعبيرية والصور المتحركة”. إذا كانت الثقافة العاطفية مفعمة بالحيوية والحماسة، كما هو الحال في ثقافة الشركة التي ذكرناها آنفاً، فيمكن استخدام الرموز التعبيرية بحرية ودون الحاجة إلى أن يضع القائد قواعد لاستخدامها.

في ثقافات مكان العمل الأخرى، يستخدم القادة الرموز التعبيرية لتعزيز القيم الأساسية لمنظمتهم. لنأخذ على سبيل المثال شركة دوبونت (DuPont) العالمية للكيماويات. تقول قائدة العلامة التجارية العالمية للشركة، لوري غيتلفنغر (Geettelfinger)، موضحةً: “نحب إظهار التقدير لبعضنا البعض، لذلك غالباً ما أستخدم الرمز التعبيري للتصفيق لتقدير إنجازات الآخرين”.

خذ الوقت الكافي لتقييم الثقافة العاطفية لمؤسستك، التي يمكن تضمينها في رسائل الشركة وقيمها وسلوكياتها اليومية. ثم فكر في الإيماءات الرقمية، مثل الرموز التعبيرية، التي يمكن أن تساعد في تعزيزها.

تقليل احتمال إساءة فهم الرموز التعبيرية

إذا كنت جديداً أو لديك مخاوف بشأن استخدام الرموز التعبيرية في مكان العمل، فننصحك بالبدء باستخدام رموز تعبيرية بسيطة (مثل الإبهام لأعلى) بدلاً من الرموز التعبيرية التي تمثل المشاعر المعقدة (مثل الرموز التعبيرية للوجوه الضاحكة مع الدموع) لتقليل احتمال أن يُفهم الرمز التعبيري كإساءة بالنسبة لأي كان.

غالباً ما تأتي الإساءة من خلال الفهم الخاطئ للرموز التعبيرية المرسلة أو عندما يستخدم شخص ما رمزاً تعبيرياً يعتقد أنه يعني شيئاً محدداً ولكنه يحمل معنىً مختلفاً. على سبيل المثال، إذا أرسل أحد المدراء رمزاً تعبيرياً يُظهر يدين مضمومتين، فهل يعبر بذلك عن الامتنان أم يطلب خدمة؟ أم هي إشارة إلى أنه يصلي؟ وهل يشير الرمز التعبيري الذي يظهر وجهاً مبتسماً ويدين أمامه إلى قول “مرحباً” أم يشير إلى العناق؟ إذا لم تكن متأكداً، فمن الأفضل تجنب استخدام الرموز التعبيرية واستخدام طريقة مباشرة أكثر لا يمكن تفسيرها بشكلٍ مختلف.

لا يسجل الموظفون مشاعرهم قبل دخولهم إلى المكتب أو حضور اجتماع افتراضي. وإذا كنت تقود مكان عمل افتراضي، فقد يكون من الصعب معرفة ما يشعر به أفراد الفريق، ولكن يمكن لاستخدام الرموز التعبيرية مساعدة المدراء على التواصل مع الموظفين بشكلٍ أفضل وتقوية الثقافة العاطفية لمؤسساتهم.