3 استراتيجيات تساعدك على إدارة فريق محدود العدد

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: ازدادت أعباء عمل العديد من الموظفين إلى مستويات لا يمكن تحملها بسبب موجة الاستقالات المستمرة. ويوجد بالفعل عدد قليل من الحلول الشائعة لمعالجة مشكلة نقص الموظفين، ألا وهي إعادة توزيع العمل، وتعيين موظفين بدلاء، والاستعانة بمصادر خارجية للمهام ذات الأهمية الدنيا. من جهة أخرى، وجد العديد من المدراء أن الحلول المعتادة عادت غير كافية وسط حالة نقص المواهب المستمرة وفي ظل ظاهرة الاستقالة الكبرى. ويعرض المؤلف 3 استراتيجيات للمدراء الذين يعانون نقصاً في عدد الموظفين تساعدهم على “إدارة فريق محدود العدد”.

لا تزال نسبة الاستقالات من الوظائف أعلى بمقدار 23% من مستويات ما قبل الجائحة، ما يجعل العديد من المؤسسات تفتقر إلى الموظفين. اعتادت المؤسسات في الماضي إعادة توزيع أعباء العمل على الموظفين الموجودين عندما يستقيل عدد منهم. وهناك في الواقع الكثير من الموارد لمساعدة المدراء على تقسيم عبء العمل بشكل عادل ومساعدة الموظفين على إدارة عبء العمل المتزايد. ومع ذلك، بما أن الإدارات المكونة من 50 فرداً تقلّصت إلى 35 فرداً، وأن الفرق المكونة من 10 أفراد باتت تضم 7 أفراد، أصبحت إعادة توزيع عبء العمل حلاً غير منطقي على المدى الطويل.

وبالإضافة إلى إعادة توزيع العمل، هناك حلان شائعان لمشكلة نقص الموظفين، وهما تعيين موظفين بدلاء والاستعانة بمصادر خارجية للمهام ذات الأهمية الدنيا. من جهة أخرى، وجد العديد من المدراء أن الحلول المعتادة عادت غير كافية وسط حالة نقص المواهب المستمرة وفي ظل ظاهرة الاستقالة الكبرى. وفيما يلي ثلاث استراتيجيات للمدراء الذين يعانون نقصاً في عدد الموظفين.

أعد التفكير في جداول مواعيد المشاريع

تتمثل إحدى أسرع الطرق لتحويل أصحاب الأداء العالي إلى أصحاب أداء منخفض في إسناد العديد من المشاريع المختلفة إليهم بحيث لا يتوفر لديهم وقت للتفكير بعمق. عندما تضاءل عدد مدراء الخزانة في شركة التأمين العالمية التي عملت لصالحها، وجدت مديرة خزانة صاحبة أداء عالٍ نفسها تخصص لكل فريق من فرق المشاريع العشرة الكبرى 10% من وقتها، دون أن تخصص وقتاً لأداء مسؤوليات وظيفتها الفردية. وتمثّلت النتيجة في جدول مواعيد أسبوعي يضم اجتماعات ستعقد في وقت واحد، وفرق تشعر بالإحباط ونتائج سيئة.

ومن المهم بالتالي تصنيف المشاريع بحسب الأولوية وتأجيل أكبر قدر ممكن من المهام. على سبيل المثال، هل هناك حاجة فعلاً إلى ترقية النظام كل عام، أم يمكن اتخاذ تلك الخطوة كل عامين؟ أما بالنسبة للمهام التي لا يمكنك تأجيلها، فيجب تنفيذها بشكل استراتيجي وتحديد مواعيدها بعناية أكبر، ويفضّل تنفيذها على نحو تسلسلي. فلو خصصت مديرة الخزانة 4 أسابيع لكل مشروع، مع أسبوع ركود لإنهاء فائض العمل أو إجراء مراجعات للمشاريع السابقة، لتمكنت من إتمام كل مشروع من المشاريع العشرة خلال العام، مع حصولها على أسبوعين من الإجازة المستحقة. وعلى الرغم من أنه قد يكون من المغري التنازع على الموارد الشحيحة والمطالبة بأن تحظى مشاريعك بالأولوية بصفتك مديراً، فمن المهم تركيز جهود الموظفين بدلاً من تبديدها. بمعنى آخر، لا تحاول كسب كامل الاهتمام، بل ساعد الموظفين على أن يقدموا أفضل أداء أيضاً.

امنح احتياجات العميل المهم الأولوية

يؤكد التدريس التقليدي للأعمال التجارية أهمية وجود مجموعة متنوعة من العملاء والمنتجات لتقليل المخاطر وتعزيز قوة أنشطتك التجارية. لكن قد يكون التركيز على عدد قليل من العملاء المهمين أمراً محفوفاً بالمخاطر. ومع ذلك، عندما تجد نفسك غير قادر على إدارة قاعدة عملائك بالكامل، فحاول أن تبدي اهتمامك ببعض العملاء المهمين غير الراضين لتتمكن من استبقائهم.

في الواقع، زاد عدد السياسات أو الزبائن أو المرضى الذين يتولى موظف واحد إدارتهم بشكل كبير، وقد تضاعف مرتين أو ثلاث مرات في بعض الحالات، وهي مشكلة تتكرر في العديد من القطاعات (كقطاع الاستثمارات والتأمين والرعاية الصحية). على سبيل المثال، أصبح أحد مدراء الأصول الذي عملت معه في شركة خدمات مالية متعددة الجنسيات مسؤولاً عن التواصل مع 246 عميلاً في الأسبوع، بينما كان من المفترض أن يتواصل مع حوالي 60 عميلاً في الأسبوع قبل عامين. وذلك يعني أنه بات يقضي أقل من 10 دقائق مع كل عميل، دون أي يخصص وقتاً لأي مهام أخرى، كالاجتماع مع عملاء جدد أو إجراء بحوث السوق. وتمثّلت النتيجة في عدم حصول أي عميل على خدمة رائعة وعمل الموظف لساعات طويلة وتحت ضغط هائل باستمرار. ولا عجب في أنه بدأ العمل بوظيفة جديدة مؤخراً.

ينطوي تصنيف العملاء بحسب الأولوية أحياناً على التخلي عن بعضهم، لكن يمكن في الواقع تجربة تدابير أقل صرامة. على سبيل المثال، هل من الضروري حقاً إجراء مكالمة هاتفية شخصية مع كل عميل كل أسبوع، أم قد يشعر بعضهم بالرضا عن تلقي مكالمة كل 3 أشهر مصحوبة برسائل بريد إلكتروني أسبوعية أو رسائل إخبارية شهرية؟ جرّب أيضاً استخدام الخوارزميات أو حتى ميزة الفرز/التصفية على مجموعة بسيطة من العملاء في برنامج “إكسل” لتحدد هوية العملاء الذين يجب أن يحظوا بالأولوية في أسبوع معين، كأولئك الذين تواجه استثماراتهم تقلبات في السوق حالياً. من الناحية المثالية، سيكون الحل الوسط فاعلاً في تقليل عبء عمل الموظفين ويساعدك في الحفاظ على قاعدة عملائك. وقد تضطر خلاف ذلك إلى منح الأولوية لعملائك الأساسيين والتخلي عن فكرة امتلاك مجموعة كبيرة من العملاء.

ابحث عن تدخلات سريعة

ابحث عن التدخلات التي يمكنها تحسين عمل الموظفين اليومي بشكل جوهري والتي يمكنهم إتقانها في أقل من أسبوع. على سبيل المثال، هل هناك طرق لأتمتة عملية إدخال البيانات، مثل تحويل النماذج الورقية إلى نماذج إلكترونية يقوم العملاء بتعبئتها بأنفسهم؟ هل يمكن أن يؤدي تعليم الموظفين بعض الصيغ في برنامج “إكسل” أو إعداد قوالب تقارير جاهزة إلى توفير ساعات من الحسابات اليدوية؟ هل يمكن تخفيض 3 مستويات من الموافقة إلى مستوى واحد، أو هل يمكن زيادة مقدار مبلغ الدولار الذي يتطلب الحصول على موافقة؟ هل يمكن استخدام سجل مستندات مشترك لتوفير ساعات من العمل على دمج التعليقات الواردة من رسائل 10 أشخاص؟

بدلاً من ذلك، إذا مثّلت المهام الأقل تكراراً مصدر إزعاج لوجود موظفيك، على سبيل المثال، التقارير المالية أو التشغيلية الشهرية، فحاول جعل أي تدخلات لتحسين العملية أقصر (من الناحية المثالية، يوم أو أقل). وحاول إن استطعت إحضار استشاريين خارجيين أو مسؤولي موارد بشرية لإدارة عملية تصميم التدخلات وتنفيذها وتجنّب زيادة إنهاك قوة عملك المنهكة بالفعل. وعلى الرغم من أن الاستثمار في تحسين العمليات قد يكون مكلفاً، فإنه أرخص بكثير من التوظيف والتدريب وإدارة معدل دوران الموظفين الذين أصيبوا جميعاً بالإحباط من العمليات المعطلة.

ازدادت أعباء عمل العديد من الموظفين إلى مستويات لا يمكن تحملها نتيجة استقالة العديد منهم ونقص أعدادهم. بالنسبة لأماكن العمل التي تضم عدداً قليلاً من الموظفين بالفعل، فقد حان الوقت اليوم لتنفيذ تدخلات تحسن العمليات، وتصنيف العملاء والمنتجات المهمة بحسب الأولوية، وإسناد عدد أقل من المشاريع المتزامنة لموظفيك لا أكثر.