خطوات عملية لبناء شبكة علاقات مهنية مميزة عندما تعمل عن بعد

ملخص: لطالما كان رأس المال الاجتماعي ركيزة أساسية للتعاون في العمل، لكنه أصبح اليوم عنصراً ضرورياً لنجاح الموظفين العاملين بنظام العمل الهجين أو العمل عن بُعد وحتى رواد الأعمال المستقلين، ولأن هذا النوع من العمل قلّل ظهور العديد منهم فقد أصبح من الضروري أن يستثمروا في بناء شبكات علاقاتهم الشخصية. يشبه رأس المال الاجتماعي أي عملة أخرى؛ إذ يمكن اكتسابه واستثماره وإنفاقه، وتقترح المؤلفة 5 استراتيجيات يمكن لهؤلاء الموظفين من خلالها تنمية رأس مالهم الاجتماعي بطريقة مدروسة: 1) أنفق وقتك بسخاء 2) تواصل بطريقة استراتيجية مدروسة 3) تتبّع جهودك 4) تابع صندوق بريدك الإلكتروني بانتظام 5) تعامل بكرم وأبدِ الامتنان.

لطالما كان رأس المال الاجتماعي ركيزة أساسية للتعاون في العمل داخل الشركات، لكنه أصبح اليوم عنصراً ضرورياً لكل موظف يعمل بنظام العمل الهجين أو يعمل عن بُعد أو أي رائد أعمال مستقل؛ فمع انتشار بيئات العمل الهجينة لم يعد امتلاك المهارات اللازمة لأداء وظيفة معينة كافياً، إذ أصبح العديد من الأشخاص غير مرئيين. تعتمد قدرتك على العمل ضمن فريق وترك انطباع جيد وبناء شبكة علاقات مهنية واستعدادك لاقتناص الفرص على قوة علاقاتك المهنية ومهاراتك في التواصل.

يشبه رأس المال الاجتماعي أي عملة أخرى؛ إذ يمكن كسبه واستثماره وإنفاقه، وأثمن ما تملكه لضمان طول عمرك المهني هو رأسمالك الاجتماعي القوي، فكم تقدّر رصيدك من رأس المال الاجتماعي؟

ما رأس المال الاجتماعي، وكيف استفدتُ منه؟

يعتمد كسب رأس المال الاجتماعي على قدرتنا على العمل مع الآخرين بفعالية من خلال مجموعة قيم وهدف مشتركَين. وفي بيئة الشركات، يعزز رأس المال الاجتماعي التعاون بين الموظفين، في حين أنه يُعد عنصراً لا غنى عنه لنجاح الموظفين الذين يعملون عن بُعد أو رواد الأعمال المستقلين أو العاملين في اقتصاد العمل الحر، أضف إلى ذلك التحديات المتعلقة ببيئة العمل الهجين أو عن بُعد، لذلك أصبح رأس المال الاجتماعي عاملاً حاسماً في ترجيح كفة شخص على آخر في حصوله على الفرص أو استبعاده منها أو حتى نسيانه تماماً.

بعد 17 عاماً من العمل في إحدى الشركات المرموقة، تخليت عن وظيفتي ودخلت مجال الاستشارات، وتحولت من موظفة ضمن بيئة عمل مكتبية إلى العمل المستقل عن بُعد. ومن دون منصبي التنفيذي والمصداقية المهنية التي منحني إياها العمل مع مجموعة تجارية شهيرة، كان لا بدّ لي من الاعتماد على قدراتي الشخصية بالكامل في بحثي عن فرص عمل جديدة، وساعدني رصيدي من رأس المال الاجتماعي الذي اكتسبته على مدى قرابة عقدين في تحسين فرص استجابة الآخرين لمكالماتي ورسائلي الإلكترونية.

أدركتُ أهمية الاستمرار بالتواصل مع معارفي وإظهار الاهتمام الحقيقي بمساراتهم المهنية بالتوازي مع مشاركة طموحاتي المستقبلية في المشاريع الاستشارية، فتواصلتُ مع الأشخاص المهمين منهم للاطمئنان عليهم والاستفسار عن أخبارهم المهنية دون أن يكون لدي أي غرض أو مصلحة شخصية آنذاك، وتابعتهم عبر وسائل التواصل الاجتماعي كي أساعدهم على نشر المحتوى الذي يقدمونه وتوسيع نطاقه وضمان بقاء اسمي حاضراً في أذهانهم. وحين أرى أن الوقت مناسب لطرح فكرة أو طلب خدمة كنت أكتب رسائل إلكترونية مقنعة أوضح طلبي فيها وأعرض تقديم الدعم في المقابل، وكنت أقدّر وقت الآخرين وأحرص على الكتابة بإيجاز ووضوح. لدي قناعة دائمة بأن سهولة الوصول إليك تجعلك شخصاً لا يمكن الاستغناء عنه، لذلك حرصتُ على متابعة بريدي الوارد بانتظام لضمان سرعة التواصل والاستجابة الفعالة إذ أدركتُ أهمية الاستعداد الدائم والقدرة على الاستجابة الفورية لأي رسالة، وإن لم أتلقّ رداً على رسالتي، كنت أحاول التواصل مرة أخرى بطريقة مناسبة في غضون أسبوع.

كما أدركتُ أنه بمجرد الحصول على مشروع تقع مسؤولية التواصل الاستباقي مع العميل على عاتقي. وبصفتي مستشارة تعمل عن بُعد، كان من الضروري أن أثبت للإدارة أني خبيرة في مجالي وأني أبني علاقات مفيدة ومهمة مع أفراد الفريق الذي أعمل معه، ما ضمن لي أيضاً الاطلاع على المستجدات باستمرار. في غياب الحضور الشخصي، من الممكن أن ينسى الآخرون ضرورة مشاركة التوجيهات والتعليمات مع من يعملون عن بُعد خارج حدود المكتب، لذلك، كان من الضروري أن أبقى حاضرة في أذهان الآخرين وأثبت موثوقيتي في العمل، وبطبيعة الحال تؤدي النتيجة الجيدة مع أحد العملاء إلى توصيات وفرص أخرى.

يمكن أن تؤثر المشكلات نفسها أيضاً على موظفي الشركات الذين يعملون عن بُعد؛ إذ يمكن أن يجد الفرد أن زملاءه ينسونه ويشعر بالوحدة. لذلك يجب أن يبذل الموظفون عن بُعد جهداً أكبر للمشاركة بنشاط في ثقافة الشركة مقارنة بزملائهم الذين يعملون ضمن المقر المكتبي في الشركة، وهذا يعني أن عليهم أيضاً التواصل على نحو استباقي، والمبالغة في التواصل أحياناً مع بذل جهود منظّمة لعقد لقاءات افتراضية غير رسمية مع زملائهم في الفريق.

يعاني الموظفون الذين يعملون بنظام العمل الهجين والذين يتنقلون بين الحضور الشخصي والعمل عن بُعد كثافة الاجتماعات التي تتركز في أيام عملهم في المكتب، وهذا يفرض عليهم تحقيق التوازن بين الجهود التي يبذلونها لبناء العلاقات وعدم حصرها في زملائهم الذين يرونهم شخصياً في المكتب.

المهارات والقيم اللازمة لبناء رأس المال الاجتماعي

ما العوامل التي تسهم في تعزيز قدرة شخص ما على اكتساب رأس المال الاجتماعي مقارنة بشخص آخر؟ يتعلق الأمر برمّته بمبادئك وأخلاقياتك في العمل، وبقدرتك على تنظيم نفسك أحياناً.

إذا كانت مبادئك قوية وأخلاقياتك في العمل راسخة، فمن الطبيعي أن ترغب في التعامل مع الآخرين بنزاهة ومسؤولية، وستسعى بالتالي إلى إنجاز مهامك التي التزمت بها مهما كلف الأمر، لأن عدم إنجازها سيضرك بشدة ويخيّب أمل الآخرين بك. أؤمن بأهمية الالتزام بما تقوله، فعندما تُلزم نفسك بمهمة ما يُحتسب تنفيذك لها من ضمن معايير تقييم أدائك المهني. مع ذلك، إذا كنت تعمل على تحسين أدائك التنفيذي، مثل التنظيم وتحديد الأولويات وغيرها، أو تطوير مهاراتك في إدارة الذات، فربما لا يكون إعداد قائمة بالمهام المطلوبة كافياً؛ بل فكر في الاختلاء بنفسك لتخصيص الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مدرجة في جدولك الزمني. يمكن أن يساعدك هذا النهج على إنجاز المهام المطلوبة ضمن الإطار الزمني المحدد ويدعم جهودك للوفاء بالتزاماتك.

على الرغم من الفائدة الواضحة للالتزام بالوعود، فمن الشائع للأسف أن يتراجع البعض عن وعودهم بتقديمك لأطراف أخرى. هل يمكنك تذكّر عدد المرات التي اضطررت فيها للتعامل مع أشخاص فشلوا في إنجاز المهام الموكلة إليهم ضمن الإطار الزمني المحدد أو وفقاً للمعايير المطلوبة؟ ثمة حالات كثيرة جداً لا يمكن حصرها. يؤدي عدم الوفاء بالالتزامات إلى الإضرار بسمعة الشخص وتصنيفه على أنه غير جدير بالثقة.

بالمقابل، من المؤكد أنك تستطيع تحديد أشخاص يمكنك الاعتماد عليهم واكتسبوا سمعة طيبة لأنهم من أفضل الأشخاص الذين يمكن العمل معهم، لا بد أنك تثق تماماً بقدرتهم على إنجاز أي مهمة تُسند إليهم على أكمل وجه وضمن الوقت المحدد. لذلك، من الطبيعي أن تستعين بهؤلاء الأشخاص مرة تلو المرة لإنجاز المهام المختلفة، إذ يتركون انطباعاً إيجابياً لديك ويبقى تأثيرهم حاضراً في تفكيرك حتى في غيابهم. اكتسب هؤلاء الأشخاص سمعة حسنة من خلال أدائهم المتميز، وعززت علاقاتهم بك رصيدهم من رأس المال الاجتماعي.

لا يمكن الحفاظ على رأس المال الاجتماعي إلا من خلال التواصل الفعال وبناء العلاقات، على عكس رأس المال المادي الذي يمكن أن يتضاعف دون تدخل إذا استُثمر بطريقة مناسبة، ويمكن أن تتحول السمعة الإيجابية إلى سلبية إذا لم تبذل جهوداً حثيثة للحفاظ عليها. لنأخذ مثلاً المراجع الوظيفية؛ لا يمكنك أن تتوقع من الشخص الذي ساندك وأشاد بعملك قبل عدة سنوات أن يواصل دعمك ومساندتك اليوم إن لم تبذل جهداً للحفاظ على هذه العلاقة؛ يمكن أن تنتهي صلاحية رأس المال الاجتماعي، وإذا لم تكن حذراً فربما تجد أن رصيد علاقاتك الاجتماعية قد نفد.

اتبع هذه النصائح الخمس لضمان الحفاظ على هذه النظرة الإيجابية والتقدير في كل علاقاتك، ولا سيما في ظل التواصل غير المباشر عندما لا تكون حاضراً شخصياً:

1. أنفق وقتك بسخاء

إذا كنت تعمل ضمن فريق، فستؤدي مشاركتك الفعالة من خلال دعم مشاريع الزملاء أو تجاوز نطاق عملك ومسؤولياتك لمساعدة الآخرين إلى تعزيز قيمتك وأهميتك وتترك انطباعاً إيجابياً لدى الزملاء عنك. تسهم هذه السلوكيات في بناء سمعة إيجابية في المجال التعاوني، وهي ضرورية لتحديد الأفراد المؤهلين للاستفادة من فرص التطوير والتنقل الوظيفي داخل المؤسسة، وإذا كنت تطمح للانتقال إلى قسم آخر داخل مؤسستك، فبادر إلى دعم زملائك لأن ذلك سيعود عليك بنتائج إيجابية وملموسة.

بالنسبة للمتعاقدين المستقلين، فلا أحد يرغب في العمل مقابل أجر أقل مما يستحق أو مجاناً، ومعظم الناس لا يستطيعون تحمل ذلك من الناحية المالية، لكن في بعض الأحيان تكون الموافقة على تلك الأعمال مقبولة ومفيدة لتحقيق أهداف أخرى. على سبيل المثال، إذا كنت تعلم أن العمل مع هذا العميل سيعزز مصداقيتك ويمنحك خبرة قيّمة، ومن المرجح أن يرسل توصية إلى عملاء آخرين يشيد فيها بجودة عملك، فربما يكون قبول العمل مقابل أجر منخفض جديراً بالتضحية. على الرغم من ذلك، لا يُنصح باعتماد هذه الاستراتيجية بانتظام في عملك، ويجب أن تقيّم الجوانب الإيجابية والسلبية قبل اتخاذ أي قرار.

تقديم خدمة لعميل يحتاج إليها هو الخطوة الأولى لبناء رأس المال الاجتماعي معه، كما أنه يسهم في سد النقص في مجموعة مهاراتك المهنية بفعالية إذا كان هدفك منه اكتساب الخبرة في مجال جديد. وسيكون من المفيد والمقبول التفاوض على حصولك على شهادة توصية من العميل بوصفها جزءاً من الرسوم، إذ يمكن أن تعزز هذه الشهادة مصداقيتك وتصبح أصلاً قيّماً على موقعك الإلكتروني، وتزيد من احتمالية حصولك على فرص جديدة وجذب مزيد من العملاء في المستقبل.

2. تواصل بطريقة استراتيجية مدروسة

العامل الأهم لتحقيق النجاح عندما تتواصل مع الآخرين عن بُعد هو ضمان أن تكون رسائلك ملهمة وقوية بما يكفي لتحفيز الآخرين على الاستجابة لها. أولاً، احرص على مراعاة التوقيت المناسب عند التواصل أو إرسال الرسائل: سواء كنت ترسل عرضاً تقديمياً أو ترد على الرسائل الإلكترونية أو ترسل تحديثات حول المشاريع، من الضروري أن تراعي ظروف زملائك، وإذا لم تمانع إرسال الرسائل الإلكترونية خارج ساعات العمل، فذلك لا يعني بالضرورة أن الآخرين متاحون أو قادرون على الاستجابة الفورية. أو ربما أنت في منطقة زمنية مختلفة فتختلف مواعيد عملك عن مواعيد عمل زملائك، لذلك احرص على إرسال الرسائل الإلكترونية أو جدولتها لتسليمها خلال ساعات العمل المشتركة لزيادة احتمالية الحصول على ردود فورية في الوقت الحقيقي.

ثانياً، يجب أن تلامس كلماتك القارئ: يبدأ ذلك بفهم الشخص الذي تتحدث إليه، ففي كثير من الأحيان، يغفل المرسل عن مراعاة المتلقي وفهمه حين يعدّ رسالته، فيركز على ما يرغب في قوله ويتجاهل الطرف الآخر. لذلك، احرص على إجراء دراسة حول من تستهدفه برسالتك للتعرف على خبراته وأفكاره، وإذا كنت تطرح عليه فكرة فمن المفيد أن تفهم منجزاته السابقة وما يطمح إليه ويتوقعه.

وعند تحديد التوقعات، احرص على دعم كلماتك بالأفعال وقيّم قدراتك بدقة والتزم بتقديم ما يمكنك تحقيقه، ومن الأفضل حتى أن تتجاوز التوقعات. احرص على أن تكون كلماتك ذات قيمة.

3. تتبّع جهودك

كلما تقدمت في مسيرتك المهنية ازدادت صعوبة تتبع شبكة علاقاتك داخل الشركة وخارجها، ولا سيما إذا كنت تعمل عن بُعد. على الرغم من أن إنشاء جدول لتفاعلاتك مع معارفك والإحالات التي حصلت عليها منهم قد يتطلب مزيداً من الجهد، ففائدته كبيرة جداً؛ إذ سيساعدك على إدارة العلاقات وربط الأشخاص بعضهم ببعض بفعالية. على سبيل المثال، إذا ساعدتك توصية أحد أصدقائك على اكتساب عميل جديد، فمن الضروري أن تتذكره وتشكره في المستقبل، سيساعدك ذلك أيضاً على تحري الوقت المناسب لإعادة التواصل مع معارفك وتجنب التأخير.

4. تابع صندوق بريدك الإلكتروني بانتظام

صحيح أن عدم وجود رسائل غير مقروءة في صندوق الوارد هو هدف صعب المنال بالنسبة للكثيرين، ولكن القدرة على إدارة وسائل التواصل كافة سيسمح لك بالاستفادة من كل فرصة محتملة على النحو الأمثل، وبإمكانك استخدام أدوات لتصنيف البريد الوارد وتصفيته للمساعدة في تنظيم الرسائل. تُعد الاستجابة السريعة للرسائل إحدى السمات التي تُظهر للآخرين كفاءتك المهنية وإمكانية الاعتماد عليك، وهي مهارة قيّمة تحظى باحترام وتقدير كبيرَين في ظل التقدم الرقمي وتدفق الرسائل المستمر من المصادر المختلفة. عندما يعلم زملاؤك أنه من السهل الوصول إليك ستعزز سمعتك بوصفك شخصاً يسهل العمل والتعاون معه. على الرغم من ضرورة تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية، فتصفح الرسائل الإلكترونية بسرعة بعد انتهاء ساعات العمل للتأكد من عدم وجود مسائل بالغة الأهمية قد يُسهم في حل مشكلة كبيرة وعاجلة أو الاستفادة من فرصة ثمينة. تُعد هذه الخطوةُ مهمة إذا كنت تعمل معَ أشخاص في مناطق زمنية مختلفة.

أما إذا كان التواصل معك صعباً فسيكون الوضع معاكساً؛ فقد يراك الآخرون شخصاً لا يمكن الاعتماد عليه، ما يؤدي إلى تجاهلك وحرمانك من الفرص المستقبلية. يوصى باتباع أفضل الممارسات المتمثلة في ضمان الرد على الأشخاص خلال فترة زمنية معقولة (يُفضّل ألا تزيد على يومي عمل)، حتى إذا لم يكن ردك جاهزاً بعد، فإبلاغ الطرف الآخر بذلك سيطمئنه ويعزز ثقته بأن رسالته وصلت بالفعل. بالإضافة إلى ذلك، تذكّر أنك إذا كنت تتواصل مع أعضاء الفريق عبر أدوات التكنولوجيا مثل منصة سلاك (Slack)، فيمكن لزملائك في الفريق رؤية حالة اتصالك بالإنترنت.

5. تعامل بكرم وأبدِ الامتنان

يمكن أن يؤدي تقديم الدعم والمساندة دون طلب وتسليط الضوء على جهود الآخرين إلى نتائج إيجابية ملحوظة، كما أنه لا يوجد وقت محدد لتوجيه الشكر للشخص الذي منحك الفرصة وأسهم في تطويرك. لا تاريخ صلاحية للامتنان؛ إذ يمكن التعبير عنه في أي وقت، وتقديم الامتنان والشكر طريقة فعالة لإعادة التواصل مع الآخرين ويفتح المجال لفرص تعاون مستقبلية. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت ممن يتواصلون مع معارفهم للاطمئنان عليهم دون طلب أي شيء، أو لتقديم الدعم والاهتمام الحقيقي بما يفعلونه، فستزيد رصيدك من رأس المال الاجتماعي. إحدى الطرق البسيطة لهذا التواصل هي أن تقول: "تذكرتك اليوم، وأردت التواصل معك للاطمئنان عليك ومعرفة أخبارك".

تذكّر أن مؤهلاتك وخبراتك لا تكفي لتحقيق النجاح والتميز؛ بل عليك تعزيزها من خلال بناء علاقات قوية وفعالة على مرّ الوقت. يضمن رأس المال الاجتماعي طول عمرك المهني، ولا سيما عندما لا تكون حاضراً شخصياً في مكان العمل. بالنسبة لأي موظف، لا تقل قيمة العلاقات المهنية التي يبنيها عن قيمة معرفته ومهاراته، وحتى إن لم تحضر شخصياً، فستبقى السمعة الحسنة التي بنيتها على مدار مسيرتك المهنية باباً يفتح لك الفرص المميزة.