شارك
الرئيسية
2 دقائق ما معنى إدارة المهام؟
إدارة المهام (Task Management): مصطلح يشير إلى عملية إدارة مهمة ما منذ البدء بها وحتى إنجازها بما يتضمن اتخاذ القرارات المرتبطة بها. قد يكون منفذ المهام موظفاً فقط أو فريقاً كاملاً، وقد تكون هذه المهام دون مواعيد نهائية.
ويقترح مقال "كيف تساعد فريقك على إدارة المهام المزعجة؟" المنشور على هارفارد بزنس ريفيو إجراءات تمكن المدراء من مساعدة الفريق على إدارة المهام، وبخاصة المزعجة منها وهي:
- فرض قيود زمنية على أداء المهام.
- إغراء الموظفين بالأعمال التي تجذبهم.
- التهديد بالعواقب التي تنتج من عدم تنفيذ المهام.
- تذكير الموظف بأن الإيجابية وتولي المهام المملة سيقود إلى الترقية.
- على المدير إظهار المهام المملة التي يقوم بها ليكون قدوة لموظفيه.
خطوات تساعد على إدارة المهام
يمكن للموظفين اتباع بعض الخطوات التي تساعدهم على إدارة المهام ومنها:
- ترتيب الأولويات.
- تحديد أهداف واضحة المعالم بما يحفز على تنفيذ المهام بنجاح.
- إعداد إطار زمني لتنفيذ المهام وتتبعها.
- تخصيص الموارد.
- المحافظة على التواصل بين أعضاء الفريق وتعزيز التعاون.
مقالات قد تهمك:
- كيف تساعد موظفاً يواجه صعوبة في إدارة الوقت؟
- 3 استراتيجيات تساعدك على إدارة فريق محدود العدد
- 4 طرق لإدارة طاقتك بكفاءة أكبر
الفرق بين إدارة المهام وإدارة المشروع
تُعد إدارة المهام أحد عناصر إدارة المشروع إذ إن تنفيذ المجموعة من المهام يقود إلى تنفيذ المشروع، ويكون للمشروع تاريخاً ثابتاً للبداية والنهاية، ويمر في مراحل مختلفة من التخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق.
وتهدف إدارة المشروع إلى تخطيط مشروع ما وإدارته لإكمال أهدافه وإنجازاته المُخطط لها بنجاح، والمساعدة على توقع المخاطر والتحديات التي قد تعرقل إكمال المشروع وفهمها جيداً؛ الأمر الذي يجعل الإدارة مستعدة على نحو أفضل في حال وقوع أي مشكلة.
أدوات إدارة المهام
يمكن إدارة المهام من خلال وضع قائمة مهام بسيطة أو استخدام أداة شاملة لإدارة المهام، وقد تكون الأدوات تطبيقات برمجية مجانية أو مدفوعة، وتعمل إما في وضع مستقل أو قائم على الشبكة المحلية أو على الويب وذلك حسب متطلبات المهام.
ومن الأدوات التي تساعد على إدارة المهام:
- نهج إنجاز المهام (Getting Things Done. GTD): أسلوب لإدارة الوقت وتعزيز الإنتاجية الفردية، ابتكره المختص في إدارة الوقت ديفيد آلن (David Allen)، وشرحه في كتابه الذي يحمل العنوان نفسه والصادر عام 2001. يمكّن هذا النهج من أداء المهام والالتزامات بكفاءة عالية دون الشعور بالإجهاد والتوتر، وذلك بمساعدة قائمة المهام وجداول المواعيد. يمكن تلخيص مراحل نهج إنجاز الأعمال فيما يلي:
- مصفوفة أيزنهاور (Eisenhower Matrix): تُعرف أيضاً باسم مصفوفة "عاجل-ضروري"، وهي أداة تساعد على إدارة المهام وترتيبها حسب أولويتها من خلال تصنيفها حسب الاستعجال والأهمية، وهو ما يمكّن من التعرف إلى المهام الأقل ضرورة وإلحاحاً في تنفيذها حتى تُؤجل أو لا تُنفذ إطلاقاً.
فوائد إدارة المهام
تساعد إدارة المهام على تحقيق مجموعة فوائد منها:
- تعزز كفاءة الموظفين من خلال توكيلهم بالمهام التي تجذبهم أكثر من غيرها.
- تعزز التركيز على المهام وتحقيق الهدف النهائي.
- تنظم المهام بما يضمن سلاسة سير العمل وبساطته.
اقرأ أيضاً: