لا تنتظر حتى ينتهي الاجتماع للبدء في بنود العمل المدرجة

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

كانت هند تتوقع أن يصل جلال إلى مكتبها خلال خمس دقائق. فلا شك أنه يريد رأياً في مسودة المذكرة التي أرسلها البارحة، غير أنها لم تجد الوقت الكافي لقراءتها حتى الآن، وذلك لأنها لم تنه اجتماع العمل لببدء في مراجعة بنود العمل المدرجة لديها. وعرفت هند أنه أراد أيضاً مناقشة الشراكة مع مجموعة بحث جديدة استخدمها الزملاء بالفعل، لكن طلباتهم لمراجعة العمل لم تلقَ أي إجابة حتى الآن. كما أنها كانت حريصة على معرفة شعور جلال تجاه قيادة ورشة حديثة شجعته على القيام بها لكنها لم تكن قادرة على حضورها. وينطبق الأمر ذاته على قائمة مهام المدير المتعلقة بعمليات التحقق مع المرؤوسين المباشرين.

مع اقتراب الموعد النهائي، ماذا بوسع هند أن تفعل؟ هل تلقي نظرة عاجلة على المذكرة؟ أم تتابع مع الزملاء؟ أم تشاهد فيديو على شبكة الإنترنت الخاصة بالشركة يوضح الورشة التي أُجريت أم تقرأ التعليقات حول الاستقصاء؟

تحويل الاجتماعات إلى جلسات عمل

إذا بدا ضغط الوقت هذا مألوفاً لك، فأنت لست الوحيد الذي يشعر بهذا. لم يَنقضِ وقت طويل بعد أن أصبحتُ مديراً حتى اكتشفت أنني قد علقت بحلقة مفرغة من الاجتماعات التي تبدو بلا نهاية. وكنت أشارك في العديد من الاجتماعات حتى أنه بالكاد كنت أجد الوقت لأتجهز، ناهيك عن معالجة قوائم المهام التي كنت أستلمها.

لذلك قررت اتباع أسلوب مختلف. فماذا لو أصبحت الاجتماعات مع موظف واحد أو بضعة موظفين جلسات عمل نستطيع فيها مراجعة المذكرات معاً أو البحث عن الحقائق على موقع “جوجل” لنكتشف فكرة ما أو نستدعي الزملاء الذين يتمتعون بنظرة ثاقبة حول أمور ذات صلة أو نستقدم الأشخاص الذين يستطيعون الاستفادة من النقاش؟ قد ننجز عدداً أقل من البنود، لكن قد نحظى بفرصة أفضل بكثير لحل تلك البنود التي تناولناها بالفعل وإنجاز أعمال الآخرين.

لا يساهم التحول إلى ما أدعوه اجتماعات “افعلها” في التعويض عن ساعات وأسابيع من الوقت المهني للتفكير في أولويات أعلى مستوى فحسب، لكن من شأنه أيضاً أن يفسح المجال لتكون أكثر مراعاة في التفاعلات التي تجريها مع المرؤوسين المباشرين ويفسح المجال لبناء علاقات توجيهية أقوى معهم.

اجتماعات “افعلها”

يمكن لثلاثة أساليب أن تساعد في هذه العملية وهي:

مذكرات “الوضع الراهن”: أُطلب من المرؤوسين إرسال جدول أعمال استراتيجي لك عبر البريد الإلكتروني قبل أن تجتمعوا حتى تستطيع إيلاء الأولوية لمجال أو مجالين لتناولهما أثناء الاجتماع.

الاستقصاء في الوقت الفعلي: عندما يتمثل ما يحول بينك وبين اتخاذ مرؤوسك لقرار في معلومة واحدة، مثل مدخلات الأقران أو البيانات المتاحة علناً، أُعثر على تلك المعلومة في أثناء الاجتماع نفسه. قد لا تزال بحاجة إلى بعض الوقت للتفكير، لكنك ستكون قادراً على التصرف في العديد من الحالات من خلال إزالة العوائق.

أوقات الزيارة (أو دقائق الزيارة): ادع الأشخاص الذين يستطيعون التعلم من بند في جدول الأعمال للانضمام إلى ذلك الجزء من الاجتماع فقط.

لنتأمل المعضلة التي تواجه هند ثانية من منظور “افعلها”. في الدقائق الخمس قبل وصول جلال، قد تفكر في بنود جدول الأعمال المحتملة – مثل المذكرة أو مجموعة البحث أو الورشة – الأكثر أهمية بالنسبة إلى المؤسسة وبالنسبة لها وإلى جلال. وتُقرّر أن البند الأخير قد يكون الأكثر أهمية بالنسبة له؛ فقد كان قلقاً بشأن قيادة الجلسة. ويجب أن تَصدر المذكرة غداً، لذا يجب أن يولى هذا الأمر أيضاً أولوية عالية، لكن القرار بشأن مجموعة البحث أقل حساسية من حيث التوقيت.

عندما يصل جلال، تسأله هند أولاً عن مسار الورشة فيقرّ بحدوث بعض العوائق ويعرب عن اهتمامه بتلقّي بعض التدريبات الرسمية في مجال الخطابة العامة، وبالتالي ترسل هند بريداً إلكترونياً مستعجلاً إلى قسم الموارد البشرية لترى ما إذا كان بوسع الشركة تغطية نفقات دورة دراسية. تالياً، يستعرضان المذكرة سوياً ويفكران في الجمهور والهدف ويعدّلان بعض العبارات تبعاً لذلك. ومع بقاء 10 دقائق، تتصل هند وجلال بناصر، أحد الأشخاص الذين عملوا في السابق مع مجموعة البحث. ولحسن الحظ، يجدونه في مكتبه ويُبدي استعداده للحديث على مكبر الصوت لبضع دقائق حول تجربته. وبما أن تقريره إيجابي إلى حد كبير، توعز هند له بالبدء في التماس رقم تقديري.

مع الانتهاء من جميع المهام، يتاح لهند وقت كاف للنظر في توصية من مجلس الإدارة أو قراءة التقرير السنوي لشركة منافسة أو بدء التفكير في عمل استراتيجي خارج الموقع يتعين عليها التخطيط له ألا وهو إحراز تقدم في تحقيق الأهداف الشاملة.

إذا اعتمدتَ عقلية “افعلها”، فقد تتفاجأ بجميع ما تنجزه أنت وزملاؤك.