أسئلة القراء: كيف أمنع نفسي من متابعة رسائل البريد الإلكتروني في أيام العطلة؟

سؤال من قارئ: أنا مدير في مصنع للتصنيع. أحب عملي، لكنني أواجه مشكلة كبيرة. يبدو دائماً أن هناك تكلفة كبيرة تنطوي على أخذ وقت للإجازة، على الرغم من بذلي قصارى جهدي. كنت في إجازة لمدة ثلاثة أيام الأسبوع الماضي. لكن ما زلت أحاول الانتهاء من الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني وعناصر الإجراءات الفائتة التي تحتاج إلى عناية. يمكنني تفويض بعض المهام إلى بعض الأفراد للحفاظ على سير العمل ولكن متابعة رسائل البريد الإلكتروني تمثل تحدياً حقيقياً. ولست وحدي من يواجه هذه المشكلة. أخبرني أحد المرؤوسين أنه عمل لمدة 12 ساعة تقريباً ليشعر بالراحة عند بدء العمل في اليوم التالي. يتمثّل أحد الحلول بالنسبة لي هو أن أعمل على متابعة الإيميل في العطلة ولكن هذا يمنعني من الانفصال عن العمل بشكل كامل. خلاف ذلك، يجب أن أعمل ساعات إضافية بعد أن أعود إلى المكتب. الإجازة هي إحدى الفوائد التي تقدمها الشركة، تماماً مثل الرعاية الصحية أو خطة التقاعد الخاصة بالشركة. لكن ليس من العدل ألا تتلاشى المهام التي أواجهها عندما أستخدم إجازة مدفوعة الأجر، ولهذا فسؤالي هو:

كيف يمكنني أن أجعل الاستفادة الكاملة من عطلتي أقل إيلاماً؟

يجيب عن هذا السؤال:

دان ماغين: مقدم برنامج "ديير آتش بي آر" من هارفارد بزنس ريفيو.

أليسون بيرد: مقدمة برنامج "ديير آتش بي آر" من هارفارد بزنس ريفيو.

مايك فنلون: كبير موظفي شركة برايس ووترهاوس كوبرز (PwC).

مايك فنلون: جميعنا نشعر بذلك عندما نذهب في إجازة. لا أريد متابعة الإيميل في العطلة! اسمحوا لي فقط أن استمتع بإجازتي! تعلمون أننا نعيش في عالم أعمال دائم بلا توقف. لقد أصبحت هذه القضية مشكلة كبيرة وتحد كبير.

أليسون بيرد: يبدو لي أن هذه مشكلة تتعلق بثقافة الشركة بدلاً من شيء قد يكون قادراً على التعامل معه. لكن كيف يمكن لموظف واحد تغيير الطريقة التي يعمل بها جميع زملائه؟

مايك فنلون: أعتقد أن هناك شيئاً واحداً يمكن لكاتب هذا السؤال التفكير فيه أولاً وهو كيفية تعامله مع فريقه. ليس فقط بشكل فردي، وإنما كيفية إشراك زملائه في الفريق جميعاً في التخطيط والعمل معاً ما يكفي من الوقت، بالإضافة إلى التخطيط المسبق، حتى يتمكن من توفير وقت محمي.

دان ماغين: الأمر كله يتعلق بالفريق وعبء العمل. عادة ما أعمل عن بُعد في أيام الجمعة، لكنني حضرت إلى المكتب لأن أليسون ستذهب للتزلج في أيداهو الأسبوع المقبل. لذلك فإن قرارها بأخذ إجازة قد أثر على عملي. لقد اطلعت على إحصاء أن نسبة 54% من العمال الأميركيين فضلوا عدم استغلال وقت العطلة بسبب هذه المشكلة بالضبط. لا أستطيع الابتعاد. هناك الكثير من العمل. سوف أعاقب عندما أعود بمجرد الاضطرار إلى حل المشكلة. لذلك، هناك عواقب لهذا الأمر.

أليسون بيرد: أود فقط توضيح الأمور هنا، إذ أرسلت بريداً إلكترونياً إلى زملائي وأخبرتهم أنني لن أتمكن من متابعة الإيميل في العطلة لكن فقط سأتحقق منه في حال كانت هناك حاجة ملحة تستجوب العمل أثناء رحيلي. أستطيع فعل ذلك. لكن كيف تفصل نفسك عن العمل عند شعورك بأنك تخذل الأفراد إذا توقف العمل فقط أثناء غيابك؟

مايك فنلون: لا أعتقد أن هناك إجابة بسيطة على ذلك. لكنني أعتقد أيضاً أنه من المهم بالنسبة لك قضاء بعض الوقت لإعادة تجديد نشاطك. يمكنني تخيل الوضع في إجازتك عند وقوفك على منحدرات التزلج أعلى الجبل وعلى وشك التزلج نحو الأسفل وهاتفك الخلوي لا يعمل. هناك شيء واحد يجب علينا إدراكه، وهو أنه من المهم حقاً أن نحصل على وقت ننفصل فيه عن العمل.

أليسون بيرد: إذاً وضّح كاتب السؤال ذلك بشكل دقيق عندما قال أنه بحاجة إلى ذلك الوقت من الانفصال.

مايك فنلون: غالباً ما نفشل في إنجاز عملنا الأكثر إبداعاً ونحن جالسين نحدق في مكتبنا نحاول التفكير في حل مشكلة ما. وغالباً ما يتسرب التفكير في هذه المشكلة إلى جميع مناحي عملنا. ويتيح لك هذا النوع من الوقت بعيداً التفكير في طرق أكثر عمقاً وإبداعاً أيضاً. قد تضطر في بعض الأحيان إلى اتخاذ قرار بشأن بعض الأمور المتعلقة بالقضايا الملحة التي يجب التفكير فيها ملياً. ولكن من الأفضل أن يكون ذلك قراراً صريحاً وشفافاً، مقابل توقع ضمني بأنك ستجيب في كل جزء من الثانية على أي بريد إلكتروني، حتى لو كنت في إجازة.

دان ماغين: اعتدت أن أعمل في شركة كانت تستغل وقت الإجازة كأداة تطوير وتدريب. لذلك عندما يذهب مديري أو أحد الموظفين في إجازة، أرفع مستوى مهاراتي من خلال تأدية وظيفة هذا الشخص لمدة أسبوع. كان موقفاً غريباً في الواقع. كنا نجلس فعلاً في مكاتبهم. كنت أنقل المكاتب، وأذهب للجلوس في مكتب مديري. وأقوم بتأدية مهامه لمدة أسبوع لحين عودته. وأعتقد أن الهواتف الذكية والاتصال الدائم جعلا ذلك أقل عملية. لكنني وجدت أنها تجربة رائعة ساعدتني على تطوير نفسي.

مايك فنلون: يتعلق الأمر بمسألة أكبر حول الحكم الذاتي. يمكن للإجازات أن تجدد نشاط الأفراد وتمنح الأفراد الآخرين فرصاً للتمرين، تماماً كما كنت تصف، إذ سيتعين عليهم اتخاذ حكمهم الخاص وتطوير مهاراتهم. وبالتالي فهو ليس مجرد عمل جماعي، ولكنه تطور.

أليسون بيرد: أعتقد أن قيمة ذلك تبدو أكبر من مقدار راتبه. لذلك بإمكانه وضع سياسات في فريقه بصفته مدير، لكن إذا كان يحاول تغيير طريقة عمل المؤسسة، فكيف يبدأ في فعل ذلك؟

مايك فنلون: بإمكانك البدء بمحاولة العثور على بعض الزملاء لمشاركتك الخطة. ابحث عن بعض الأشخاص الذين تعمل معهم في فريقك واطرح عليهم الموضوع. اطرح القضية. من المؤكد أنك لست الوحيد الذي يرغب في أن يحصل على إجازة جيدة.

دان ماغين: ما مقدار ما يمكن معالجته هنا بواسطة أدوات وتقنيات بسيطة؟ واسمحوا لي أن أقدم مثالاً على ذلك. عرضنا مقالة على موقعنا على الإنترنت العام الماضي كتبتها أريانا هافينغتون، التي تدير شركة تدعى ثرايف غلوبال (Thrive Global). وبدلاً من مجرد إرسال الرسالة التقليدية "أنا خارج المكتب في إجازة، سأعود يوم 17 سبتمبر/أيلول"، كان لديهم نظام مختلف، فإذا قمت بإرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما في إجازة، ستصلك مباشرة رسالة تقول "أنا في إجازة حتى يوم 17 سبتمبر/أيلول. حُذفت هذه الرسالة من قائمة البريد الوارد. إذا كان هذا الأمر مهماً، أرسل لي الرسالة الإلكترونية مجدداً بعد عودتي إلى العمل". النظام غريب جداً، لكن الشركة بأكملها تستخدمه. لقد أصبح المعيار الثقافي. إنه فعّال جداً لست بحاجة إلى التعامل مع بريدك الإلكتروني عندما تعود، لأنه حُذف، وسيصلك مرة أخرى إذا كان مهماً. ولا يعود معظمه في الغالب.

مايك فنلون: أعتقد أنه قد لا يعمل في كل مؤسسة وكل عمل تجاري.

دان ماغين: يبدو أن لديك عملاء تماماً مثل كاتب السؤال الذي لديه زبائن في المصنع الذي يعمل فيه.

مايك فنلون: لدينا أشخاص يعتمدون علينا، وهناك القضايا الملحة أيضاً، لذلك لا يوجد حل واحد هنا.

أليسون بيرد: إن النصيحة التي وجدتها مفيدة للغاية شخصياً هي فكرة شرح ما تفعله. وفي هذه الحال، إذا قلت مثلاً أنني احتفل بالذكرى السنوية العاشرة لزواجي، ونرغب في اصطحاب طفلينا إلى الشاطئ، آمل أن تفهم سبب عدم قيامي بالرد عليك لمدة أسبوع، سواء كنت زميلاً داخلياً أو زميلاً خارجياً. لكن لدي زميل هنا يمكنه مساعدتك. أعتقد أن هذا سيجعل الأفراد أقل غضباً إذا لم يتلقوا استجابة فورية.

مايك فنلون: تماماً مثل ما قلتِ في رسالتك عندما تكونين خارج المكتب.

مايك فنلون: في الواقع، كان لدى فريقي مؤخراً مسابقة للفوز بإجازة مقابل ابتكار أطرف اقتراح للرسائل النصية التي ترسل عندما يكون الموظفون خارج المكتب، والتي دُمجت مع الأمثلة الشخصية الفعلية لما كانوا يفعلونه. أود الآن التحدث عن قولك "أستطيع فعل ذلك". لدي أطفال ولديّ عائلة. بالتأكيد، يجب علينا أن نحترم وقت عطلتك. حسناً، ماذا لو لم أحترم ذلك؟ ماذا لو لم يكن لدي أطفال؟ ماذا لو كانت اهتماماتي مختلفة؟ ومن المهم حقاً بالنسبة لمستمعنا التفكير في كيفية تجسيد هذا العمل الجماعي، وليس هناك حكم قيمة هنا. هل هذا صحيح؟ إنه وقتك.

أليسون بيرد: من المقبول أن أقول سآخذ ثلاثة أيام إجازة للتنزه في الجبال لأجدد نشاطي.

مايك فنلون: لا يوجد حكم على القيمة، ووقتك هو وقتك، ليس لأن لدي أطفال، وليس أن وقتي أكثر أهمية أو أكثر شرعية، بل أحتاج إلى هذا النوع من الإجازة.

دان ماغين: لذلك قد يبدو هذا قاسياً بعض الشيء، لكن لدي وجهة نظر مختلفة هنا حول هذا الموضوع. هذا الرجل مدير ولديه فريق كبير مسؤول عنهم بشكل مباشر. ويبدو أنه من كبار الموظفين في منشأة التصنيع هذه. وسيتعين عليه إنجاز العمل في مستوى معين من الأجور والمسؤولية، ولن يكون هناك حل سهل لذلك. أود أن أزعم أن جانباً من القضية هنا هو قرار شخصي. هل تفضل أن تعمل قليلاً أثناء عطلتك لتجنب العودة إلى هذا الكم الهائل من المهام؟ أم محاولة الانفصال عن العمل مع العلم أنك ستواجه عبء عمل تُعاقب عليه عندما تعود؟

أليسون بيرد: أشعر أن كاتب السؤال قد يستفيد من التجزئة بالطريقة التي اقترحتها بالقول: أريد حقاً الابتعاد عن العمل ولكن هناك بعض رسائل البريد الإلكتروني التي يجب الرد عليها. لذلك سأقوم بالعمل لمدة نصف ساعة كل يوم في هذا الوقت للرد عليها.

مايك فنلون: أعتقد مجدداً أنه لا يوجد حل واحد هنا. بل يجب عليك معرفة ما الذي ينجح في ثقافتك وفي مؤسستك وفي دورك. ومن ثم تحمّل بعض المسؤولية الشخصية عن التخطيط والتواصل وبناء التوقعات المشتركة.

أليسون بيرد: لذلك تحدثنا عن جمع أعضاء الفريق، وحاولنا استنباط طرق لتغطية البعض الآخر، وإيجاد شركاء في المؤسسة. ولكن ماذا لو لم يكن هناك أي شخص آخر يمكنه القيام بوظيفته المحددة؟

مايك فنلون: أعتقد الآن أن لدينا مشكلة مختلفة. أليس كذلك؟ هل أقوم بتطوير مهارات أعضاء فريقي، أم الأشخاص الذين أرأسهم بشكل مباشر؟ لأنني إذا لم أقم بمساعدتهم على تطوير المهارات للاضطلاع بدوري، فهذه مشكلة أكبر من بعض النواحي، ولكنها تخلق الآن نقطة لا أستطيع تجاهلها على الإطلاق.

أليسون بيرد: إذاً قضية العطلة هي أحد أعراض مشكلة أوسع.

مايك فنلون: بهذا شيء أريد للقارئ أن يفكر فيه. ما هي القضايا الجذرية هنا؟

دان ماغين: نقول له إن هذه قضية ثقافية إلى حد كبير. وهي ليست بشيء سيكون قادراً على تغييرها بمفرده. لا يمكنه أن يكون البطل هنا. يجب أن يكون هذا حلاً اجتماعياً جماعياً. يمكنه التحدث مع رؤسائه حول هذا الموضوع. يمكنه التحدث مع مرؤوسيه ومحاولة تغيير سلوكهم لأنه مديرهم، وأن يخبرهم: لا أريدك منكم متابعة الإيميل في العطلة وهذا سيقوم بتغيير القاعدة داخل الشركة. يجب عليه أن يحاول التحدث عن الابتعاد عن العمل تماماً أثناء قضاء العطلة وإعادة تجديد الطاقة وإيلاء الوقت للإبداع والتفكير في قائمة فارغة. يجب عليه أن يفكر في الفرص التنموية في تخصيص العمل إلى مرؤوسيه. إذ أن قيامهم بتأدية مهامه وقت الإجازة سيزيد من فرصهم للتعلم والنمو. وسيساعدهم ذلك في الإعداد لمنصبهم القادم، وهو أمر جيد للجميع. يمكنه أيضاً استخدام تقنيات مثل الرسالة النصية التي ترسل أوقات الإجازة. إذا كان بإمكانه أن يكون محدداً بشأن موعد عودته وتحديد القضايا التي يجب أن تذهب إلى مرؤوسيه، فقد يقلل ذلك من حجم البريد الإلكتروني الذي سيقوم بالرد عليه بعد العطلة.