شارك
الرئيسية
5 دقيقة
هل لديك موظف ضعيف الأداء لم يرقَ إلى مستوى توقعاتك مؤخراً؟ هل تسبب في سلسلة من الإخفاقات المرتبطة بالأداء، مثل عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو تلقي تقييمات سلبية من العملاء أو التأثير سلباً في ديناميات فريقك؟ إذا كان الأمر كذلك، فيمكنك التفكير في استخدام خطة تحسين الأداء باعتبارها وسيلة لمساعدة الموظف على النجاح.
ما هي خطة تحسين الأداء؟
خطة تحسين الأداء هي نهج رسمي لعلاج الخلل في أداء الموظف، مثل فشله في تحقيق أهداف وظيفية معينة أو معالجة مشكلات تتعلق بالسلوك. إليك بعض النصائح لتحديد إذا ما كانت خطة تحسين الأداء هي المسار الصحيح، وإذا كان الأمر كذلك، فكيف تنفذها على النحو الأمثل؟
لماذا نستخدم خطة تحسين الأداء؟
من الإنصاف أن تمنح الموظف الضعيف الأداء فرصة لتصحيح مساره بدلاً من معاقبته أو تسريحه دون سابق إنذار. المشكلة أن خطط تحسين الأداء تشتهر بسوء سمعتها بين الموظفين وحتى بين بعض القادة ومسؤولي أقسام الموارد البشرية الذين يعتبرونها برامج معادية وعقابية تهدف إلى فرض السيطرة. علاوة على ذلك، يزعم منتقدو خطط تحسين الأداء أن إنهاء الخدمة هو النتيجة الحتمية لعملية تحسين الأداء، وبالتالي فمن غير اللائق أن تطالب الموظف بالعمل على تلبية مجموعة مرهقة من المتطلبات ما دمت لا تمتلك نية حقيقية لتغيير رأيك. إن كيفية استخدام خطة تحسين الأداء وتوقيته هو المؤشر الذي يحدد إذا ما كانت وسيلة بنّاءة وودية لتحقيق التقدم أو مساراً قسرياً وعقابياً بلا فائدة.
متى ينبغي استخدام خطة تحسين الأداء؟
عليك أن تراعي الشروط الأساسية التالية لإنجاح خطة تحسين الأداء:
وجود مسار واضح لتحسين الأداء
قد يبدو هذا المبدأ بديهياً، لكن لا بدّ من التشديد على ضرورة عدم استخدام خطة تحسين الأداء إلا إذا كنت تعتزم فعلاً تحسين أداء الموظف المعني. إذا لم تكن على أتم استعداد لدعم التغييرات أو الاعتراف بالتحسينات عند حدوثها، فسيكون تنفيذ خطة تحسين الأداء سلوكاً غير لائق (فضلاً عن تسبُّبه في إهدار الوقت والجهد). ويجب ألا تفكر في استخدام خطة تحسين الأداء إذا انتهك الموظف القيم أو السياسات أو القوانين التي تستوجب إنهاء خدمته فوراً.
بذل قصارى جهدك في عمليات إدارة الأداء الروتينية وإجراء اللقاءات الدورية للمراجعة ومتابعة التقدُّم
قبل الانتقال إلى خطة تحسين الأداء، احرص أولاً على بذل قصارى جهدك في أعمال إدارة الأداء اليومية الدورية التي تشهد تحديد توقعات واضحة بشأن أهداف الأداء وتقديم التدريب المهني للموظف لتطوير مهاراته ومنحه ملاحظات بنّاءة ومناقشة عواقب الفشل في تحقيق الأهداف المحددة. قبل الشروع في تنفيذ خطة تحسين الأداء، عليك أن تُجري جولتين على الأقل من عمليات إدارة الأداء الدورية المقرونة بالتواصل الشديد الوضوح مع الموظف؛ فربما لا يزال لدى موظفك مجالٌ كبيرٌ للتحسُّن من خلال الدعم والمراقبة الروتينية دون إثارة ردود الفعل السلبية التي تصاحب خطط تحسين الأداء الرسمية.
إتاحة الموارد اللازمة واستخدام المعايير المناسبة للنجاح
قبل تنفيذ خطة تحسين الأداء، احرص على معالجة العوامل التي تقع خارج سيطرة الموظف والتي ربما أسهمت في ضعف مستوى أدائه. هل كانت هناك توقعات غير واضحة أو أعباء يتعذَّر النهوض بها أو خلل في التدريب أو نقص في الموارد اللازمة لنجاح الموظف؟ إذا كان الأمر كذلك، فليس من المقبول أن تحمّله المسؤولية وتُخضِعه لخطة تحسين الأداء، وعليك أن توفّر له عوامل النجاح أولاً.
معالجة أي ظروف قهرية قد تبرر ضعف مستوى الأداء
هل أخذت في الاعتبار أي مشكلات شخصية أو متاعب صحية؟ عندما قدمت للموظف ملاحظات سلبية حول عمله، هل تحدّث عن أي ظروف قهرية قد تبرر عدم استيفاء أدائه المعايير المعمول بها؟ إذا كان الأمر كذلك، فيجدر بك التركيز على الدعم الذي يمكن أن تقدمه أنت أو فريقك أو مؤسستك لمساعدة الموظف بدلاً من إخضاعه لخطة تحسين الأداء. وفي النهاية، إذا عجز الموظف عن أداء عمله، فيمكنك اتباع المسار الرسمي.
طلب رأي طرف ثالث ليعينك على اتخاذ القرار الصائب
قد يبدو لك أحياناً أن الموظف يعاني مشكلة في الأداء، في حين أن المشكلة الحقيقية تكمن في الاختلاف بين أسلوبك وأسلوبه في العمل، ولا علاقة لها بوجود عيب حقيقي في نتائجه. تذكر أن الأمر يتعلق بأداء الموظف، لا بشخصه.
احرص على طلب آراء الآخرين، ومنهم مسؤولو الموارد البشرية، لتقييم مدى تغلغل المشكلة، ومن ثم تحديد إذا ما كانت تستدعي تنفيذ خطة تحسين الأداء لمعالجتها.
بعد وضع هذه العناصر في الحسبان، إذا كنت تعتقد أن العوامل المسببة لمواطن خلل الأداء تقع ضمن سيطرة الموظف وأن عملية التحسين الرسمية هي أفضل وسيلة لمساعدته، فإليك بعض الطرق لزيادة فعاليتها.
كيف تزيد فعالية خطة تحسين الأداء؟
يجب أن تكون خطة تحسين الأداء أكثر من مجرد خطة؛ إذ يجب أن تكون جهداً تعاونياً لمساعدتكما على النجاح معاً.
1. عالج الأسباب الجذرية
يجب ألا تكون خطة تحسين الأداء خطة عامة؛ بل ينبغي أن تكون مخصصة بحيث تناسب احتياجات الفرد وتعالج أسباب ضعف أدائه؛ فالموظف الذي يتمتع بمهارات قوية ولكنه يفتقر إلى الحافز يحتاج إلى نهج مختلف عن الموظف الذي يتمتع بحافز قوي لكنه يفتقر إلى المهارة.
2. ركِّز في خطتك على المستقبل
لا شك في أن سبب احتياجك إلى خطة تحسين الأداء ينبع من أحداث وقعت في الماضي، لكن الخطة الفعالة تتطلب التركيز على المستقبل. وإذا حفلت خطة تحسين الأداء بأمثلة عن الأخطاء السابقة، فسيبدو الأمر عقابياً، وكأنك تفضل التركيز على أخطاء الماضي بدلاً من التركيز على المستقبل.
3. حدِّد توقعات واضحة
احرص قدر الإمكان على تحديد أهداف الأداء باستخدام أهداف قابلة للقياس مقرونة بمقاييس وأهداف أداء متفق عليها. في الحالات التي تكون فيها توقعاتك ذات طبيعة نوعية، حدد معايير جودة العمل المقبولة بوضوح وتجنَّب استخدام عبارات غامضة أو ذات طابع شخصي؛ لأنها ستزيد حيرة الموظف.
توقف عن استخدام صفات مثل "دقيق" واستخدم بدلاً منها أسماء وأفعالاً موجهة لمهام محددة، مثل: "خضع المستند للمراجعة والتعديل لتصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية وصياغة المصطلحات الفنية بلغة يستطيع عملاؤنا فهمها بسهولة".
4. قدِّم الملاحظات باستمرار
عند الانتهاء من وضع الخطة، راجع الموقف بصورة روتينية لضمان سير الموظف على المسار الصحيح. كافئه على النجاح وقدم له ملاحظات بانتظام ووجهه باستمرار وصحح المسار إذا لزم الأمر. ما لم تفعل ذلك، فستعزِّز السردية القائلة إن خطط تحسين الأداء ما هي إلا مقدمة لإنهاء خدمة الموظف.
5. التزم المدة المتفق عليها
يجب أن تعمل خطة تحسين الأداء على تمكين الموظف من تحقيق تقدم ملموس في وقت قصير. حدِّد فترة تتراوح بين شهر و3 أشهر لتنفيذ الخطة، اعتماداً على حجم التغيير الذي تنشده ودرجة تعقيده. إذا لاحظت تقدماً واضحاً خلال هذا الإطار الزمني، فيمكنك إنهاء خطة تحسين الأداء بقبول أدائه رسمياً والعودة إلى إدارة الأداء الاعتيادية، علماً بأن بعض عمليات خطط تحسين الأداء يتطلب فترة متابعة مدتها 6 أشهر أو 12 شهراً لضمان التحسن المستدام.
6. احسم قرارك بشأن بقاء الموظف من عدمه
إذا لم تلاحظ تقدماً كافياً فيما يتعلق بالالتزامات المحددة في الخطة، فعليك أن تختار بين تكليف الموظف بدور جديد يستطيع النجاح فيه، أو المضي قدماً في إجراءات إنهاء خدمته. ثمة اقتراح أخير وهو التعاون مع مسؤولي قسم الموارد البشرية في كل خطوة من هذه الخطوات الست؛ إذ يمكنهم تقديم معلومات حول سياسة الشركة وعرض أمثلة للخطط الفعّالة ومساعدتك على الوصول إلى التدريب أو الدعم المناسب وتقديمه للموظف، إلى جانب قدرتهم على طرح آراء موضوعية من طرف ثالث حول كيفية دعم الموظف على نحو أفضل. ومن ناحية الموظف، قد يكون من المفيد أيضاً أن يتحدث إلى شخص آخر على دراية بالمشكلة لكنه لا يشعر معه بالتوتر أو الضغط الذي قد ينشأ عن التعامل المباشر مع مديره.
كيف تبدو خطة تحسين الأداء الناجحة؟
لنفترض أن الفترة المخصَّصة لتنفيذ خطة تحسين الأداء أوشكت على الوصول إلى النهاية دون أن تلاحظ تغيراً كافياً في سلوك الموظف أو جودة عمله لتسويغ استمراره في العمل؛ فهل يعني هذا أن الخطة باءت بالفشل؟ لا، هذا لا يعني الفشل.
إذا حاولت بصدق مساعدة الموظف على النجاح، فسيكون لإكمال خطة تحسين الأداء العديد من الآثار الإيجابية، بغض النظر عما إذا كان يحل مشاكل أداء الموظف أم لا.
أولاً: ستعزز أهمية الإنصاف وتظهر التزامك بتطبيق الإجراءات الواجبة. ثانياً: ستُظهر أنك تأخذ كلاً من سلوكيات الموظفين ونتائج عملهم على محمل الجد. ثالثاً: على الرغم من ضرورة الحفاظ على سرية خطة تحسين الأداء، فإن رؤية نتائج سريعة نسبياً (سواء بتحسن أداء الموظف أو استبعاده من دوره) ستطمئن أعضاء فريقك الذين ربما تحملوا تبعات ضعف أداء زميلهم. رابعاً: يمكنك استخلاص رؤى ثاقبة حول عدم وضوح توقعات الأداء أو عدم كفاية الموارد أو سوء آلية تعيين الموظفين الجدد التي يمكنك الاستفادة منها في المستقبل. عند تنفيذ خطة تحسين الأداء باعتدال وعلى نحو مدروس، فيمكنها أن تعمل على تعزيز الأداء والثقافة المؤسسية والحافز وديناميات الفريق.
اقرأ أيضاً: