شارك
الرئيسية
6 دقائق 
لست وحدك من يعتقد أن مديره عديم الكفاءة في قيادة الاجتماعات.
ذلك لأن قلة من المدراء أو المشرفين يتقنون فن إدارة الاجتماعات، حتى أن العدد يتراجع بالنسبة للمؤسسات التي وضعت تلك الميزة من ضمن أولوياتها. أضف إلى ذلك حقيقة أن القادة مشغولون، ففي كثير من الأحيان لا يكون لديهم الوقت الكافي للتحضير الملائم، وبذلك نكون قد أحطنا بالأسباب التي تدفع القادة إلى الحصول على اجتماعات غير فعالة.
وهنا يبرز السؤال التالي: ماذا يمكنك أن تفعل حيال هذا الوضع؟
هناك ثلاثة تصورات عامة يمكنك اتباعها في كل اجتماع:
1- يمكنك أن تعرض على مديرك أن تقوم ببعض الأشياء التي توفر الدعم له أثناء تحضيره للاجتماع، وخلال قيادته له، وعند المتابعة بعد انتهاء الاجتماع.
2- يحق لك أن تطلب كل ما تحتاج إليه لتكون فاعلاً أثناء الاجتماع.
3- يمكنك اختيار تولي المسؤولية عن التأثير في تجربة بقية المشاركين في الاجتماع.
إذاً دعونا نلقي نظرة على كل خيار من هذه الخيارات على حدة:
1. ما هي الأشياء التي يمكنك تقديمها؟
أفضل شخصياً هذا المنظور لأنه يسمح لك بتقديم الدعم دون أن تجعل مديرك يبدو مخطئاً. فإن أحد الجوانب الأساسية للتأثير هي القدرة على توضيح المشكلة دون إلقاء اللوم على أي كان. ويعد عرضك بتوفير العناصر التي غالباً ما تكون مفقودة، أسلوباً فعالاً لتحقيق هذه الغاية. وفيما يلي سنذكر بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها:
* اجمع اقتراحات المجموعة حول جدول الأعمال، ثم قم بإعداد مقترح لجدول أعمال الاجتماع لتقدمه لمديرك ليقوم بمراجعته وتعديله
* ابحث عن أعضاء الفريق الذين يمكن أن يتولوا قيادة البنود المختلفة المدرجة على جدول الأعمال، أو قدم اقتراحاً بأن تتولى بنفسك قيادة الاجتماع ليتمكن المدير من التركيز بشكل أكبر على النقاش.
* تولى جميع ترتيبات غرفة الاجتماعات، واحرص على الحضور مبكراً للتأكد من جاهزية الغرفة.
* قدم المساعدة في إعادة المحادثة إلى مسارها الصحيح عند تحولها عن مسارها الأساسي.
* تنبه للأشخاص الذين لم ينخرطوا في الحوار بعد، واحرص على دعوتهم للمشاركة.
* دوّن الملاحظات خلال الاجتماع بحيث تتمكن من إعداد الملخص الخطي بسرعة فور انتهائه.
* قم برسم مخطط للمناقشات المعقدة على لوح أبيض أثناء وقوعها، حتى يتسنى للمجموعة تعقب التطورات من خلال رؤية ما يتم قوله.
* أصغِ إلى الالتزامات أو الإجراءات التي تم الإعراب عنها، ثم قم بمراجعتها عند اختتام كل موضوع على حدة.
* اكتب ملخصاً عن مجريات الاجتماع ووزعه في غضون ساعة من انتهاء الاجتماع.
عادة ما تُقابَل المبادرة وتقديم العروض بتولي بعض المهام بالتقدير والاحترام. ومع ذلك، جميعنا يعلم أن قدرتنا على التحدث بصراحة مع المدير تتوقف على مستوى الثقة والاحترام المتبادل. فإذا كان مديرك يقدر ما تقدمه للمجموعة، يمكنك أن تكون مباشراً معه وتقول: "سامر، أعتقد أننا نستطيع رفع سوية اجتماعاتنا من خلال القيام ببعض الأشياء بأسلوب مختلف. إذا وافقت على ذلك، فأنا مستعد للقيام بما يلي..."
أما إذا اعتبر مديرك عرضك على أنه إهانة له أو أنه قال: "لا شكراً، أنا مسيطر على الوضع" فأجبه: "حسناً، أنا مستعد للمساعدة في حال غيرت رأيك. أريد فقط أن أقدم كل ما بوسعي لتقديم الدعم لكم". لا أحد منا يتمتع في تلك اللحظة بمستوى الانفتاح أو درجة تقبل التوجيهات التي نضعها لأنفسنا. لذا فهناك احتمال كبير بأن مديرك سيواصل التفكير في اقتراحك خلال الاجتماعات القليلة القادمة. على كل حال لن تلمس التغيير إن لم تبادر: ولكن مع مبادرتك، يمكن أن يبدأ التغيير.
2. إلى ماذا تحتاج لتكون فعالاً؟
ما هي الشكاوى الأكثر إلحاحاً لديك بالنسبة لهذه الاجتماعات؟ ما هي الأمور التي يمكن أن تطلبها والتي من شأنها حل كل تلك الشكاوى؟ فيما يلي سندرج بعض القضايا الشائعة إضافة إلى بعض الاقتراحات حول أسلوب طلب ما تحتاج إليه.
للحصول على جدول الأعمال: أعرِفُ شخصاً قطع على نفسه وعداً، بعد انضمامه إلى إحدى شركات "فورتشن 100"، بعدم حضور أي اجتماع ما لم يُنشر جدول الأعمال الخاص بالاجتماع في وقت مسبق. ولكنه لم يحتاج إلى وقت طويل ليدرك أنه ووفقاً لهذا الوعد لن يتمكن من حضور أي اجتماع أبداً. فمن غير المرجح أن تتمكن من تغيير الثقافة العامة، ولكن يمكن أن تجعل طلبك يقتصر على الأمور الأجدى بالنسبة لك. يمكنك قول بعض العبارات المماثلة لما يلي: "في معظم الأوقات، أعتقد أننا نقوم بعمل جيد خلال الاجتماع عندما نكون على اطلاع مسبق بالأمور المدرجة في جدول الأعمال. ففي بعض المواضيع، كالميزانية على سبيل المثال، سوف أكون ممتناً في حال اطلاعي مسبقاً، لأتمكن من الإعداد لهذا الموضوع بحيث أتمكن من إضافة قيمة للمناقشة".
للإعداد المناسب لكل موضوع: "قبل أن نبدأ هذه المناقشة، أود معرفة أي نوع من المدخلات تنتظره منا وإلى أين تريد الوصول من خلال هذه المناقشة".
للمشاركة الشاملة: "أدرك أننا مضغوطون قليلاً بالنسبة لعامل الوقت، ولكن هناك ثلاثة أشخاص أحب أن أسمع ما يودون إضافته إلى هذه المناقشة. لذا سأكون ممتناً إن تمكنّا من البقاء في هذا الموضوع لفترة أطول قليلاً حتى يتسنى لسمر، وجاسم، وطارق عرض وجهة نظرهم".
للتوضيح: "لدي سؤالين أود أن أطرحهما. قد أكون الشخص الوحيد الذي يجد هذا النقاش صعباً، ولكن يتعين عليَّ أن أستوضح أين وصلنا في هذه المناقشة، وما هي النقاط المطروحة حتى الآن".
المحافظة على المسار الصحيح: "يبدو أننا نتحدث الآن عن شيء يختلف عما كنا ننوي مناقشته. أرغب في التحقق من رغبة الجميع في البقاء في هذا الموضوع الجديد أو العودة إلى مناقشتنا المزمعة".
للتنسيق: "ويبدو أن المجموعة قد اتفقت على أحد الاتجاهات. لذا أود أن أتأكد من أن القرار يناسب الجميع".
للخطوات التالية: "لقد كانت هذه المناقشة رائعة، وأرغب في أن أكون في صورة ما قد يترتب عليَّ بالنتيجة لذلك. وسوف أكون ممتناً لو قمنا بتحديد الإجراءات التي سيتم اتخاذها في المرحلة المقبلة، إضافة إلى تحديد الموعد المطلوب لإنجاز هذه الإجراءات".
الخلاصة: إذا كنت بحاجة إلى شيء ما لتكون حاضراً ومنتجاً خلال أي اجتماع، فابحث عن الوسيلة الدبلوماسية لطلب ذلك الشيء. وبذلك سيرحب الآخرون ممن قد يواجهون نفس التجربة بمبادرتك في طلب ما تريد.
3. كيف يمكنك التأثير على تجربة بقية المشاركين؟
عندما ننضم إلى أي اجتماع عادة ما نفكر في شخص واحد فقط وهو: أنفسنا. قد يكون ذلك طبيعياً، ولكن إذا أردت أن تضيف قيمة للمؤسسة وأن تكون مؤثراً فيها، فهناك طريقة سهلة تتمثل في الاهتمام بالآخرين.
لذا استعرض الأسئلة التالية:
* من لم يشترك بعد في النقاش ولديه ما يضيفه أو من يملك سؤالاً يود أن يطرحه؟
* من تأثر بالقرار، ولم يعبر بعد عن مخاوفه أو أفكاره؟
* هل هناك من لم يتمكن من الحضور، ويود منك تدوين الملاحظات، أو أن تمثله في الاجتماع؟
* من سيقدر تعاونك في مجموعة العمل الصغيرة التي تم تعيينها خلال الاجتماع؟
ماذا لو كنت أنت المدير؟
في حال كنت المدير، ولم تكن إدارة الاجتماعات أحد مواطن قوتك، فقد حان الوقت للتفكير في التخلي عن قيادة الاجتماعات الخاصة بك. وإليك الأسباب:
المؤسسات بحاجة للاجتماعات الفعالة، بغض النظر عمن يتولى قيادة هذه الاجتماعات، حيث تعد القدرة على إدارة الاجتماعات أحد الكفاءات الأساسية، وعلى أحد أعضاء مجموعتك أن يكون بارعاً فيها. حتى إذا سمح لك الوقت بالإعداد لاجتماعاتك، وكان أسلوبك في الحوار ممتازاً، عليك أن تفكر في الشخص الذي قد يكون الأنسب في إدارة الاجتماع. من الذي قد يكون مستعداً ويرغب في عقد الاجتماعات المستقبلية نيابة عنك من ضمن أعضاء المجموعة؟
فكّر في منح الآخرين فرصة قيادة اجتماعاتك تبعاً لعدة أسباب:
* إذا كان عليك التركيز على إدارة النقاش، فسينصرف انتباهك عن الاستماع المتعمق.
* إن منصبك يعطيك مسبقاً السلطة الافتراضية، فإذا قمت بقيادة النقاش فإنك ستضاعف جوهرياً من سلطتك وسيطرتك، ما يؤدي عادة إلى تقليل مستوى المشاركة.
* من المهم أن تولي انتباهك لكل شخص في المجموعة، خاصة عندما يتحدثون عن الأشياء التي تثير شغفهم أو تلك التي تزعجهم.
* أنت تتمتع بالمنظور المؤسسي دوناً عن الآخرين. فإذا انضممت للاجتماعات بصفتك مشاركاً عوضاً عن قائد، فسيكون لديك صورة أوضح عن التوقيت الأنسب لإضفاء هذا المنظور.
* عندما تضيف أفكارك في ختام كل موضوع، فإن ذلك سيمنحك الفرصة لاقتناص القيمة المتولدة عن المناقشة والتأثير على مجريات الأحداث التالية.
* يحتاج الناس إلى التقييم. لذلك دائماً ما تعد مشاركتك اللحظية لملاحظاتك معهم أمراً مفيداً، وإذا لم تكن في موقع القيادة، فستتمكن من جمع المزيد من الملاحظات.
لقد عملتُ ذات يوم مع عميد لإحدى الكليات إضافة إلى موظفيه، وكانت الاجتماعات التي يديرها هذا العميد سيئة للغاية. حيث كان ذو شخصية رائعة، ولكنه كان أيضاً مشغولاً للغاية فهو مطلوب من أقسام الجامعة المختلفة إضافة إلى شتى أرجاء الولاية. كما جعل أسلوب حديثه البطيء والسهل والمفصل منه شخصاً طيب المعشر، ولكن كانت تلك الصفات السبب في عدم التمكن من إنجاز ما هو مقرر خلال الاجتماع، علاوة على ذلك فقد كانت الاجتماعات تمتد دائماً لفترات أطول من المخطط لها.
ولكن عندما خرجت المجموعة عن صمتها أخيراً، وسألته عما إذا كان بإمكانهم تولي تصميم الاجتماعات وقيادتها، شعر بسعادة غامرة. فقد سمح له هذا الانضمام في اللحظة الأخيرة لبدء الاجتماع، والجلوس والاستماع وإضفاء القيمة على كل مناقشة ترد في الاجتماع. وهكذا بدأت الأمور بالتحرك.
اقرأ أيضاً: كيف تطلب طلب من مديرك