شارك
الرئيسية
9 دقائق 
ملخص: قد يكون طلب إجازة من العمل لحل مشكلة عائلية عملية صعبة وغير مؤكدة النتائج. لكن يمكنك في الواقع التوصل إلى اتفاق بشأن الحصول على إجازة طويلة وجعل شروطها تتوافق مع مصالحك الشخصية ومصالح شركتك ومديرك وزملائك في العمل، حتى إن لم تحدد الشركة إجراءات واضحة لتقديم طلبات الإجازة، أو حتى إن لم يسبق لأحد من زملائك التقدم بطلب مماثل. ويمكنك إجراء التفاوض من خلال جمع معلومات أكثر عن شركتك وسياساتها وثقافتها، وفهم ما يعرفه مديرك عنك وعن مساهماتك، سواء كانت حاجتك إلى الحصول على الإجازة هي أمر متوقع ومخطط له، أو كانت نتيجة حدث طارئ ومفاجئ. ويوجد 3 مراحل لإجراء مفاوضات حول الإجازة الطويلة، ألا وهي التحضير والتفاوض والتنفيذ. تنطوي مرحلة التحضير على الاستعداد لمرحلة التفاوض، وذلك من خلال التفكير في أهدافك وجمع معلومات حول السياسات وطلبات الإجازة المماثلة السابقة. وتستند مرحلة التفاوض جزئياً إلى علاقتك مع مديرك في العمل، فعندما تكون علاقتك جيدة والثقة بينكما عالية، ستكون عملية التفاوض أسهل، لكن إذا كانت علاقتك مع مديرك في العمل سيئة، يمكنك حينئذ أن تترصد أي فرصة داخلية تُتيح لك التواصل مع مدير آخر تعتقد أنه سيكون أكثر دعماً لك. وتنطوي المرحلة الثالثة والأخيرة على أن تحصل على إجازتك بالفعل. وستكشف تفاصيل الإجازة وأسلوب التواصل الذي تتبعه في غيابك ما إذا كانت الإجازة تحقق أهدافك الحقيقية بالفعل. وستوضح عملية التنفيذ أيضاً فوائد الإجازة وعواقبها على المدى الطويل.
كثير منا يتفاوض بشأن الحصول على إجازات، سواء كان أحد أفراد أسرتنا يواجه مشكلة صحية ويحتاج إلى مساعدتنا، أو نرغب في الدراسة في الكلية، أو نحتاج إلى التوقف عن العمل لسبب شخصي آخر. قد يكون طلب الحصول على إجازة أمراً صعباً، خاصة عند عدم وجود إجراءات واضحة قيد التنفيذ في مؤسستك. كيف ستكون استجابة مديرك؟ ما هي سياسة الشركة؟ هل يمكنك طلب إجازة لبضعة أسابيع أو لشهر كامل؟ هل الحصول على سنة إجازة أمراً ممكناً؟ كيف ستؤثر تلك الإجازة على حياتك المهنية في المؤسسة؟
تُعد الإجازات الطويلة جزءاً لا يتجزأ من الأوساط الأكاديمية بصفتها صفقات فردية مخصصة، أي شروط توظيف خاصة تُمنح للموظف الفردي وتختلف عن شروط زملائه في العمل. ووجدت بعد إجراء بحوث على الصفقات الخاصة مدة 20 عاماً، مثل الإجازات الطويلة، إمكانية التوصل إلى اتفاق بشأن الحصول على إجازة طويلة وجعل شروطها تتوافق مع مصالحك ومصالح شركتك ومديرك وزملائك في العمل.
هناك نوعان أساسيان من طلبات الإجازة: الإجازات الطويلة التي يمكنك توقعها والتخطيط لها، وطلبات الإجازة غير المخطط لها والتي تبرز استجابة لمطالب الأسرة المفاجئة. ويتمثّل الاختلاف الأكبر بين النوعين فيما إذا كان لديك الوقت الكافي للاستعداد للتفاوض.
يوجد عنصران مهمان للتفاوض بشأن الإجازة، ألا وهما المعلومات التي يمكنك جمعها عن شركتك وسياساتها وثقافتها، والمعلومات التي تعرفها شركتك عنك وعن مساهماتك، وخاصة مديرك في العمل. وجمع تلك المعلومات معاً يشكّل الركائز الأساسية لعملية التفاوض.
عندما تمتلك وقتاً كافياً للتخطيط لطلب إجازتك: 3 مراحل للتفاوض
لنتحدث عن المراحل الثلاث لإجراء مفاوضات الإجازة الطويلة، ألا وهي التحضير والتفاوض والتنفيذ.
التحضير
تتمثّل الخطوة الأولى الحاسمة في مفاوضات الحصول على الإجازة في التحضير . يمكنك الاستعداد من خلال التفكير في أهدافك وجمع المعلومات.
ما هي أهدافك؟ ما هو الإنجاز التالي الذي ترغب في تحقيقه؟ على سبيل المثال، هل تحتاج إلى إجازة للتعافي من التوتر، أو لتخصيص مزيد من الوقت لعائلتك، أو لتكريس وقت مكثف للدراسة أو للإعداد لمشروع تحبه؟ ما هي الترتيبات التي يمكن أن تساعدك في القيام بذلك؟ تحدث مع أصدقائك وعائلتك وزملائك الذين تثق بهم حول ماهية الترتيبات التي قد تساعدك في تحقيق أهدافك. هل فترة شهر كافية، أم أنك تحتاج إلى سنة كاملة؟ هل يوجد حل وسط؟ فكر في المجالات التي يجب أن تكون حازماً فيها والمجالات التي يمكنك أن تكون مرناً في مفاوضاتك بشأنها.
هل قدّم أحد الموظفين طلبات إجازة سابقة مماثلة؟ تقع على عاتقك مسؤولية جمع المعلومات حول سياسة الشركة والطلبات السابقة المماثلة . هل حصل أحد ما من زملائك على إجازة من قبل؟ استفد من شبكة علاقاتك لتحدد هوية الأشخاص الذين جرى منحهم إجازات وحصلوا عليها بالفعل. واستفسر من جهات التواصل لديك عن تفاصيل حول كيفية نجاحهم في إبرام الصفقة والنهج الذي اتبعوه في إدارة أعمالهم في أثناء الإجازة. هل كانت الصفقة ناجحة تماماً؟ قد يشعر المدير الذي يتردد في أن يكون أول من يمنح إجازة طويلة بالأمان والارتياح عند سماعه عن الترتيبات الناجحة السابقة. لكن قد لا يعرف مديرك في العمل عن الصفقات التي أبرمها الآخرون في السابق، لذلك، ستحتاج إلى تحديد أنواع الإجازات التي حصل عليها زملاؤك في الشركة ومدى المرونة التي منحت لهم خلالها. وفي حال فشلت في العثور على طلب إجازة سابق مماثل، يمكنك حينئذ مراجعة السياسات التنظيمية التي يمكن للشركة تعديلها تلبية لطلبك. وأبرز مثال على ذلك هو المهندس الذي رغب في أن يأخذ إجازة لمدة عام ليمارس هواية التصوير تحت الماء للشعاب المرجانية، وبالتالي، منحه رئيسه "إجازة تعليمية". إذا كان مفهوم "الإجازة" موجوداً بالفعل في مؤسستك، ستكون بذلك تخطيت المهمة الأولى.
ما هي الإجراءات التي يمكنك اتخاذها لتقليل أعباء العمل على زملائك ومديرك؟ تأمل مسؤولياتك الحالية وفكّر فيما يمكنك فعله لتغطية واجباتك في أثناء غيابك. ما هي الواجبات التي يمكنك أداءها اليوم؟ ما هي الواجبات التي يمكنك تأجيلها إلى وقت لاحق؟ ما الذي يمكنك فعله أيضاً لتفادي التراخي في العمل؟ تحدث مع زملائك المقربين لتحصل على المساعدة في توليد الأفكار وحل المشكلات. وتذكر أن توقيت طلبك مهم أيضاً، إذ غالباً ما يكون طلب الإجازات أسهل بعد الانتهاء من العمل على مشروع كبير أو تحقيق نتيجة مهمة، حيث ستكون مساهماتك أكثر وضوحاً، وقد يشعر مديرك في العمل أنه مدين لك. وحاول تجنب تقديم طلبك في موسم ازدحام العمل أو عندما يكون مديرك وأفراد إدارتك يعملون بأقصى طاقاتهم.
التفاوض
بمجرد أن تمتلك هدفاً واضحاً ومعلومات حول السياسات وطلبات الإجازات السابقة المماثلة، ستكون حينئذ على استعداد للتحدث مع مديرك في العمل. وإذا كانت علاقتك مع مديرك جيدة والثقة بينكما عالية، ستكون عملية التفاوض حينها أسهل، وستكون أكثر من مجرد محادثة تدور حول حل مشكلة ما. لكن إذا كانت علاقتك مع مديرك في العمل سيئة، يمكنك حينئذ أن تترصد أي فرصة داخلية تُتيح لك التواصل مع مدير آخر تعتقد أنه سيكون أكثر دعماً لك.
اعتمد نهج حل المشكلات. اجعل محادثتك مع مديرك في العمل تدور حول رغبتك في مواصلة العمل مع المؤسسة، وحاجتك إلى التعامل مع بعض القضايا العائلية أو الشخصية على حد سواء. قدّم معلومات كافية بشأن التحدي الذي تواجهه لتبيّن مدى صحة احتياجاتك، لكن لا تقدم أي معلومات لا ترغب في مشاركتها مع أحد. وعبّر عن التزامك بالمؤسسة على المدى الطويل، وبيّن لمديرك أن منحك الإجازة سيجعل التزامك بالعمل مع الشركة في المستقبل وثيقاً.
ابحث عن حلول تحقق النفع للطرفين أو حلول لا تخسر فيها. قدّم إشعاراً مسبقاً تُعرب فيه عن حاجتك إلى الحصول على إجازة إن أمكن، فقد يساعدك تخصيص وقت للتخطيط وتنظيم أمور عملك في تسهيل حل المشكلات، ويُتيح لك النظر في مدى تأثير غيابك عن العمل على فريقك، ويقلل من أعباء العمل على الآخرين، ويُظهر التزامك بالمؤسسة وحسك بالمسؤولية. غالباً ما تتضمن الحلول التي تحقق النفع للطرفين إجراء مناقشات مع زملاء العمل حول توقيت الإجازة والترتيبات التي يمكنك اتخاذها لمساعدة المؤسسة في تنظيم أمور العمل دونك. يجب أن ينطوي هدفك على اتخاذ إجراءات تقود صاحب العمل إلى الموافقة على طلبك ومنحك المرونة التي تحتاج إليها.
تحقق من الاختلافات في الافتراضات. وضّح الحدود والأطر الزمنية المرتبطة بالصفقة التي تتفاوض بشأنها مع مديرك في العمل، وبيّن ما إذا كنت تخطط للبقاء على تواصل مع المؤسسة في أثناء فترة الإجازة، وما إذا كنت متاحاً لتقدم الدعم لزملائك إذا لزم الأمر.
اجعل طلبك واضحاً. اعمل مع مديرك على وضع خطة للتواصل، واتفق معه على ما تود قوله للآخرين بشأن إجازتك وهوية الأفراد الذين تود إعلامهم ووقت إعلامهم. إذا كان الإطار الزمني واضحاً، فأخبرهم دون تردد. وإذا وافقت على تقديم الدعم لزملائك في العمل في أثناء غيابك، فاشرح لهم كيفية التواصل معك (مثل أسلوب التواصل المفضل لديك، والأوقات التي تتوقع أن تكون متاحاً فيها خلال اليوم، وما إلى ذلك).
احتفظ بنسخة مكتوبة عن الاتفاق. بادر بكتابة رسالة بريد إلكتروني إلى مديرك في العمل تلخّص فيها ما اتفقتما عليه، لأن الذاكرة عرضة للخطأ. واطلب منه إعادة التواصل معك في حال رغب في إجراء أي تصحيحات أو توضيحات لتكونا على بينة بجميع الشروط.
احصل على إجازتك
وستكشف تفاصيل الإجازة وأسلوب التواصل الذي تتبعه في غيابك ما إذا كانت الإجازة تحقق أهدافك الحقيقية بالفعل. وستوضح عملية التنفيذ أيضاً فوائد الإجازة وعواقبها على المدى الطويل.
نظّم علاقتك مع زملائك في العمل. ابقَ على تواصل منتظم مع زملائك في العمل في أثناء الإجازة، إن أمكن، فالبقاء على تواصل دائم معهم يُتيح لهم الحصول على الدعم والمساعدة في أثناء غيابك. وقد يعزز ذلك التواصل أيضاً علاقاتك الشخصية معهم، ويساعدك في تقدير الوضع التنظيمي الذي ستعود إليه بعد انتهاء فترة الإجازة.
نظّم علاقتك مع مديرك. يؤكد تواصلك المنتظم مع مديرك في أثناء غيابك على رغبتك في العودة إلى العمل ومدى التزامك تجاه المؤسسة. كما قد يؤدي الحفاظ على تواصل وثيق إلى تقليل احتمالية استبعادك من القرارات المستقبلية المتعلقة بالتدريب أو المهام وتسهيل عودتك إلى العمل.
استعد لوقت العودة إلى العمل. قد ينضم زملاء عمل آخرون لشغل مناصب مختلفة في أثناء غيابك، وهو ما يقلل من احتمالية أن يكون المنصب الذي ستشغله هو المنصب الذي تركته. وتختلف المؤسسات في الواقع بشأن ما إذا كانت ستحتفظ بالمناصب القديمة للموظفين الذين يحصلون على إجازات أو ما إذا كانت ستعرض عليهم مناصب جديدة إبان عودتهم. قد تحصل في بعض الأحيان تغييرات في القيادة، وقد لا يكون مديرك المباشر هو مديرك في العمل. لذلك، احرص على التصرف وكأنك موظف جديد انضم إلى المؤسسة عند عودتك، وتحدث إلى أكبر عدد ممكن من زملاء العمل المختلفين لتعرف المستجدات. ثم أعد توجيه اهتمامك إلى المؤسسة؛ وبادر إلى التحدث مع مديرك وزملائك حول طبيعة منصبك (الجديد) وما قد يحتاجون إليه منك.
عندما تكون حاجتك إلى الحصول على الإجازة أمراً مفاجئاً، حتى لك
ماذا لو اضطررت إلى تلبية احتياجات أسرتك بشكل عاجل؟ لنفترض أن جدّك يعاني من مرض خطير ويحتاج إلى رعاية بدوام كامل أو أن حضانة طفلك أغلقت فجأة. عندما تبرز حاجة غير متوقعة إلى الحصول على إجازة طويلة، ستكون عملية التقدم بطلب للحصول على إجازة أقصر، ذلك لأنك ستقدم طلبك باستخدام المعلومات المتوفرة لديك. لكن يمكنك في الواقع تقديم طلب يوضح حاجتك بوضوح ويبّين أهمية أن تدعم مؤسستك ذلك الطلب، حتى لو لم تقدم إشعاراً مسبقاً أو حتى لو لم تكن مستعداً.
اجعل الطلب يدور حول حاجتك وحول التزامك المستقبلي تجاه المؤسسة. أخبر مديرك في العمل أو الشخص المسؤول عن التواصل في الشركة عن ماهية احتياجاتك والمدة المحتملة للإجازة، هل تود الحصول على إجازة لمدة أسبوع أو أسبوعين (على سبيل المثال، إلى حين إعادة فتح الحضانة) أو شهر أو أكثر (كحالة الغموض التي ترافق مرض أحد أفراد الأسرة)؟ بيّن مدى حاجتك إلى الحصول على الإجازة (قدم التفاصيل التي تشعر بالراحة في تقديمها فقط). وأكّد مدى التزامك تجاه المؤسسة وتجاه زملائك، لكن لا تبالغ في تقديم الوعود.
وضح النهج الذي ستتبعه لإدارة أمور العمل خلال فترة الإجازة. نظراً للحدث الفجائي الذي فرض عليك التقدم بطلب للحصول على إجازة، قد تكون يداك مقيدتين فيما يتعلق بالمساعدة التي يمكنك تقديمها لتقليل الزعزعات. لكن قد يسفر التحلي بالواقعية بشأن مقدار الوقت الذي تحتاج إليه عن مساعدتك في تجنب أي التباس. وقد يساعدك وضع موعد محدد، بعد أسبوعين أو شهر، تلتزم فيه بالتواصل مع مديرك للتحدث حول المستجدات مفيداً في تهدئة المخاوف بشأن الغموض الذي يكتنف مدة إجازتك. أما إذا كنت تطلب الحصول على إجازة إلى أجل غير مسمى، كما في حالة مرض أحد أفراد الأسرة، فمن الأفضل أن تلتزم الصراحة.
ابق على تواصل، لكن احترم القيود الحقيقية التي تواجهها. قد يكون وقتك الشخصي في التعامل مع احتياجات الأسرة الملحة محدوداً مقارنة بوضع تخطط فيه للإجازة مسبقاً. لكن لا تكترث. قد يتعين عليك نسيان العمل بشكل كامل، لكن إذا كنت قادراً على التواصل مع مديرك وزملائك، ولو لفترة وجيزة، فقد يسهل ذلك عودتك.
ماذا لو حصلت على رفض ؟
ما هو أفضل بديل لك إذا فشلت في الحصول على إجازة؟ تذكر الهدف من إجازتك وفكر في كيفية الحصول عليها بأي شكل. هل تحتاج إلى إجازة للإقلاع عن التدخين؟ أم للتعامل مع مسؤولياتك في المنزل؟ أم لتأجيل مشروعك الجديد لوقت لاحق أفضل؟ أم لإنهاك نفسك بالعمل لساعات إضافية في كل مجال من مجالات حياتك لتلبية التزاماتك الشخصية والمهنية؟
إذا فشلت في الحصول على إجازة، وكانت ساعات العمل المخفضة غير مفيدة لك في تحقيق هدفك، فحاول أن تلح بطلبك لتحصل على المرونة التي تحتاج إليها، فقد يكون للرفض معنى آخر في كثير من الأحيان. يمكنك أيضاً تصعيد مشكلتك لتحظى بدعم من جهة أخرى، كإدارة الموارد البشرية أو كبار القادة؛ قد تنطوي تلك الخطوة على بعض المخاطر السياسية، لذلك، اختر الشخص الذي تود التحدث إليه بحكمة وقدم طلبك بشكل يحقق النفع للطرفين.
ينطوي الحل الأخير على أن تقدم استقالتك. لا يمكنك استخدام هذه البطاقة إلا مرة واحدة في العمل، لكن إذا كان الحصول على إجازة طويلة أمراً مهماً حقاً بالنسبة لك، فقد يمنحك تقديم الاستقالة نفوذاً، أو يقدم لك دليلاً قاطعاً على ضرورة أن تبحث عن عمل آخر. فكّر في كيفية تقديم عرض الاستقالة، إذ يوجد اختلاف بين أن تقول: "يؤسفني أن أقول هذا، لكن قد أضطر إلى الاستقالة من منصبي" وبين "سأترك العمل إن لم أحصل على إجازة!" إذا كان تقديم الاستقالة هو ملاذك الأخير، فحاول تقديمها بطريقة تحافظ فيها على سمعتك وعلاقتك مع مديرك وزملائك في العمل والمؤسسة.
جميعنا نحتاج إلى إجازة في وقت ما
إن قدرتك على طلب ما تحتاج إليه هو مهارة حياتية، سواء في العمل أو في المنزل أو في أي مجال من مجالات حياتك. ويُعتبر التفاوض وحل المشكلات بشكل مشترك أفضل طريقة لتحقيق أهدافك. من الطبيعي أن تخطط وتنظم أمور عملك كما تفعل في حياتك الشخصية لتلبية احتياجاتك وتنمية شبكة علاقاتك؛ والقيام بذلك يتطلب منك جمع معلومات تفصيلية حول كيفية عمل المؤسسة، واهتمامات الآخرين إضافة إلى أهدافك واهتماماتك. ويمكنك استغلال تلك المعلومات لاحقاً، سواء كنت تتوقع بروز حاجة إلى الحصول على إجازة أو عندما تضطر إلى الحصول على إجازة بالفعل.