شارك
الرئيسية
3 دقائق 
سبق أن حُرمت من الانضمام إلى قائمة حضور الاجتماعات من قبل. وتكتشف أن ثمة اجتماع مهم — اجتماع ستؤثر نتائجه عليك وعلى فريق عملك — بعد أن ينقضي. وعندما يتغاضى المجتمعون عنك، تشعر بالاستياء، شخصياً ومهنياً. ومن الممكن أن يستحضر لديك حرمانك من حضور الاجتماعات مشاعرك أيام الدراسة بالإقصاء والإبعاد أو يجعلك تشعر أن رأيك لا قيمة له. على اعتبار أنك آخر من يعلم بشأن القرارات المحورية يمكن أن يتسبب في انتكاسة لفريق عملك ويضع علامات استفهام أمام مهاراتك القيادية. عندما لا تحصل على مقعد حول طاولة الاجتماعات ويؤثر ذلك سلباً على قدرة فريق عملك على التعاون والتنسيق والتواصل بينما يتعاون أفراده فيما بينهم لتحقيق غايات المؤسسة، يُناط بك أن تخرج للعيان وتدافع عن نفسك وفريقك وتثير المسألة بأسلوب بنّاء.
في المرة التالية التي تكتشف فيها أنك لست ضمن قائمة حضور الاجتماع، لا تصاب بخيبة الأمل، حوّل التجاهل إلى فرصة لتقييم يمكنك تقديمه للمجموعة، وحدد ما إذا كان الاجتماع يتوافق معك ومع مصالح فريقك وأجرِ حواراً بنّاء.
ولكن قبل أن تشرع في التوصية بحضورك كل اجتماع محوري بشركتك، ضع نصب عينيك النقاط التالية:
اكبح جماح غرورك قبل دخول الاجتماع
سَلْ نفسك: هل أشعر بانعدام الثقة بذاتي أو باضطهاد الذات، أو هل أرغب حقاً في حضور الاجتماع؟ إننا نعلم أن زيادة عدد الحضور حول طاولة الاجتماع يفضي دوماً إلى المزيد من التعقيد ويقتضي المزيد من الوقت. أهناك مندوب آخر من فريق عملك تثق بأن يثير مخاوفك؟ هل ركيزة الاجتماع ترتبط بالعمل الذي يؤديه فريقك لكنها ستكون قفزة أعمق في الأعمال الأساسية لفريق آخر؟ تواصل مع زميل لك على قائمة الحضور لمعرفة المزيد حول جدول الاجتماع والغاية منه لتحديد ما إذا كان من المناسب لك حضور المناقشة.
حدّد أساسك المنطقي
بمجرد ملاحظة أجندة الاجتماع للتأكد من ضرورة مشاركتك في النقاش، خمّن ما إذا كانت مساوئ حضورك الاجتماع تستحق منافعه. وإذا كشف تقييمك أنك تحب أن تنضم للاجتماع، فتخلَّ عن الفكرة. لكن، إذا كشف لك بحثك أنه يجب عليك الانضمام للاجتماع، فابدأ في إثبات وجهة نظرك. كن متأهباً للإجابة عن السؤال المتعلق بعلة حاجتك للانضمام إلى الاجتماع لغرض ما. ضع إطاراً لجوابك، على أن تكون ركيزته المنظور أو الخبرة أو المعلومات التي قد يضيفها فريق عملك للجمع الحاضر. ولا تسأل نفسك ما إذا كنت بحاجة لحضور الاجتماع، بل اسأل نفسك "أتقتضي الحاجة حضور الدور الذي أؤديه في الشركة الاجتماع؟".
اعرض المساعدة
إذا قررت أنه من المنطق العملي استناداً إلى منصبك بالشركة حضور الاجتماع، وكنت قد جهزت حجتك، فقد حان الوقت لمناقشة الموضوع مع منظّم الاجتماع. أرسل رسالة إلكترونية إلى مضيف الاجتماع موضحاً رغبتك في التعرف على أجندة عمل الاجتماع المزمع عقده (لنطلق عليه اسم اجتماع "تحديث العمليات"). اطلب إلى المضيف أن يعرج عليك لتبادل أطراف الحديث بهذا الصدد أو ادعه لاجتماع بينكما — أياً كان ما يناسبك بحسب الثقافة المؤسسية لشركتك. "عزيزتي سلمى، ألديك 15 دقيقة لمناقشة تحديث العمليات؟ سأكون بالمكتب غداً وليس لدي الكثير من الاجتماعات. ولذا، أرجو أن تعرجي عليّ في أي وقت يناسبك". السر هنا يكمن في التواصل في عُجالة وكتابةً أولاً، وبعد ذلك إجراء حوار حول جوهر القضية عبر الهاتف أو وجهاً لوجه حيث يمكنك التعبير عن أفكارك ومشاعرك بأوضح ما يمكن.
عندما تتكلم، لا تقل "لِمَ لَم أُدعَ إلى الاجتماع؟ كان ينبغي أن أتلقى دعوة!"، بدلاً من ذلك، حاول قول شيء ما على غرار: "لقد لاحظت أنني لست على قائمة حضور اجتماع العمليات الأسبوعي. وبعد أن تحدثت إلى كريم حول الموضوعات التي تشتمل عليها أجندة عمل الاجتماع عموماً، أعتقد أن حضوري سيكون مفيداً. فهذا سيضمن طرح منظور قسم التسويق وسيضمن أيضاً إلمام فريقي بالأولويات المقبلة بحيث يمكننا التخطيط وفقاً لها والوفاء بالمواعيد النهائية الحساسة. إذا كنت متفق معي على أنه من المنطقي تضمين قسم التسوق للاجتماع، فيمكننا مناقشة ما إذا كنت سأحضر أنا بصفتي أم سأختار من ينوب عني من فريقي".
كُن على سجيتك
ركز على العملية نفسها، وليس الشخصيات. يجب ألا يدور النقاش حولك أو عن مشاعرك أو حول الكيفية التي من الخطأ فيها أن فلاناً وفلاناً سيحضرون على خلافك أنت، وما إلى ذلك. وجّه النقاش باتجاه معالجة السبب الذي يجعل من المنطقي أن الدور الذي تؤديه بالشركة ينبغي أن يكون حاضراً في الاجتماع.
خلال عملنا مع فرق القيادة حول إدارة الاجتماعات، نعمل على تدربب المشاركين على وضع الشركة في الأولوية القصوى بواسطة "التصويت على الخروج من قائمة الحضور" والرحيل عن الاجتماعات التي يعتقدون أنهم لا يضيفون لها قيمة. وعندما يقول أحدهم: "بما أن رئيسي في العمل المُعيّن حديثاً سيحضر هذا الاجتماع أيضاً، فلا حاجة لأن أحضره بعد الآن" — حتى ولو كان اجتماعاً مهماً جداً ورفيع المستوى — فهذا دليل للرؤساء التنفيذيين وأندادهم على أن هذا الشخص يضع الشركة على رأس أولوياته، وأن الإيثار والنضج يساهمان كثيراً في بناء رأس المال الاجتماعي والسمعة الطيبة.
عندما تقتلع المشاعر من المعادلة وتبحث عن الفرص المتاحة للمؤسسة للعمل بفعالية وإنتاجية أفضل وتطرح غرورك وغاياتك المهنية الفردية جانباً، ستحظى باحترام رؤسائك وأندادك وعامليك، مما يزيد من احتمالات فوزك بمقعد حول طاولة الاجتماعات متى استحققته.