متى يمكنك أن تضطلع بمهمات خارج إطار وصفك الوظيفي؟

ملخص: عادة ما تُستخدم عبارة "لا تتدخل فيما لا يعنيك" للتأكيد على أهمية القيام بالمهمات الموكلة إليك فقط. إذا علمت أن عليك أداء مهمات أخرى في العمل ذات أهمية لكنها ليست ضمن مسؤولياتك، فهل ترى أنه ينبغي لك توليها؟ قبل أن تقرر ما إذا كان يجب أن تضطلع بها أم لا، اطلع على البحث الذي أجراه المؤلفون بناء على ملاحظات وتسجيلات المستجيبين الأوائل في عمليات محاكاة لحوادث بها إصابات جماعية. حدد المؤلفون 3 دروس أساسية يجب أخذها في الاعتبار. أولاً، كن واعياً بالبيئة. ثانياً، احذر من تخطي الحدود الفاصلة بين الفِرق. وأخيراً، تذكر أن تُطلع فريقك وقادتك على آخر المستجدات. لا تحتاج بالضرورة إلى الالتزام بأداء المهمات الموكلة إليك، فقط تأكد من الدمج بينهما والعودة إلى مهماتك بشكل مناسب.

إذا علمت أن هناك مهمة ذات أهمية يجب القيام بها، لكنها ليست ضمن مسؤولياتك، فهل ترى أنه ينبغي لك توليها؟ بالنسبة إلى البعض، الإجابة هي "نعم، بالطبع". فمن الجيد أن تكون متعاوناً في الفريق وأن تساعد زملاءك كلما أمكن ذلك. ولكن بالنسبة إلى آخرين، الإجابة هي "لا"، ليس بالضرورة بسبب الكسل، بل بسبب الخوف من اللوم والتوبيخ للتدخل في مسؤوليات الآخرين.

في الواقع، عادة ما تُستخدم عبارة "لا تتدخل فيما لا يعنيك" للتأكيد على أهمية القيام بالمهمات الموكلة إليك فقط. في محاولة لمعرفة ما إذا كان أداء مهمات خارج إطار الدور الوظيفي (مثلما يحدث عندما يؤدي القادة مهمات أحد أعضاء الفريق أو العكس) مفيداً أم ضاراً، استكشفنا هذه الظاهرة من خلال ملاحظات وتسجيلات أول المستجيبين في عمليات محاكاة لحوادث بها إصابات جماعية (مثل حوادث تصادم بين سيارات متعددة وإطلاق النار على مجموعة من المدنيين). إذ يُعد هذا النوع من التدريب مهماً للغاية لإعداد المستجيبين الأوائل. في حين أنه لا يعمل الجميع في بيئات متقلبة ومعقدة مثل هذه، إلا أنه من المفيد الانتباه إلى البيئات التي طالما كانت تتصارع مع الفوضى للحصول على رؤى قابلة للتطبيق في عالم اليوم المتغير بشكل متزايد. وجدنا أنه من الضروري وضع 3 أشياء في الاعتبار عند اتخاذ قرار يتعلق بـ "أداء مهمات أخرى في العمل".

3 تدابير يجب القيام بها للبدء بـ "أداء مهمات أخرى في العمل"

احذر من الاضطلاع بمهمات الغير في البيئات المتقلبة

قبل الاضطلاع بمهمات زميل آخر، اسأل نفسك: ما الذي يجري حولي أيضاً؟ في البيئات شديدة التقلبات التي يسودها عدم التيقن، وأعباء العمل، والطابع المُلِح، من المهم لكل من القادة والأعضاء الالتزام بمهماتهم والحفاظ على التدفق المتوقع للمعلومات. ففي هذه البيئات، تتغير الأمور بسرعة كبيرة لدرجة أنه بحلول الوقت الذي يعود فيه الفرد إلى المهمات الموكلة إليه، يكون قد فقد الوعي بالموقف وأسهم في الفوضى والارتباك.

وهذه مشكلة شائعة لدى القادة الذين يفضلون القيام بمهمات أعضاء فريقهم بدلاً من تنسيق الصورة الكبيرة. خلال أوقات الاضطرابات بوجه خاص، رأينا أن العديد من القادة الذين ساعدوا في علاج المرضى فقدوا الوعي بالموقف؛ فقد نسوا أن يطلبوا الموارد اللازمة (مثل طلب المزيد من سيارات الإسعاف) ووجهوا الأعضاء إلى العمل على مهمات غير ملحة (مثل علاج المرضى الذين يعانون من إصابات طفيفة بدلاً من المصابين بجروح خطيرة).

ورأينا أيضاً الأعضاء يؤدون مهمات القائد في محاولة للمساعدة في إدارة الفوضى، ما أدى إلى إعطاء توجيهات غير صحيحة والإضرار بالأداء العام. وقد أدت إعادة توجيه جهود الأعضاء في نهاية المطاف إلى إبطاء إنجاز المهمات، نظراً إلى قيام عدد أقل من الأشخاص برعاية المرضى.

باختصار، يجب أن يحذر القادة والأعضاء من إضافة المزيد من التغييرات إلى وضع سريع التغير. فحتى إرسال بريد إلكتروني إلى المستلم الخطأ أو نسيان الكاميرا مفتوحة في الاجتماعات يمكن أن يتسبب في أزمة لأي قسم، نظراً إلى الحاجة إلى بذل جهد عاجل ومفاجئ لإدارة الحدث الجاري. وبالمثل، يمكن أن تؤدي الاضطرابات في سلسلة التوريد وطلبات التغيير التي يرسلها العميل إلى إضافة المزيد من العمل على الفريق في الوقت الذي يكافح فيه للتعامل مع التقلبات والغموض. لذا، خلال أوقات الاضطرابات، عندما يكون هناك الكثير من الضغوط للحفاظ على الوعي وإحراز تقدم، من الجيد أن تؤدي مهماتك فقط وأن تتجنب الاضطلاع بمهمات خارج إطار دورك.

احترس من تخطي الحدود الفاصلة بين الفِرق

نظراً إلى أن الفِرق تعمل على نحو متزايد من خلال ترتيبات متغيرة ومتداخلة فيما بينها، فمن الشائع أن يميل القادة والأعضاء إلى إدارة الفِرق الأخرى التي تؤثر على مدخلاتهم أو مخرجاتهم. ومع ذلك، من غير المرجح أن يتفهم قائد الفريق بالتفصيل الكافي الحالة الدقيقة التي يواجهها فريق آخر لدرجة تتيح له المشاركة في قيادته على الفور وبفعالية. بل من غير المحتمل أن يكون لدى العضو معرفة كافية بأوضاع كلا الفريقين وأن يكون قادراً على إدارة التغيير في تدفقات المعلومات (مثل مَن يعطي التوجيهات أو مَن يجب إعلامه بآخر المستجدات).

في دراستنا، كان يتم إيقاف أي محاولات يقوم بها الأعضاء لقيادة فِرق أخرى على الفور، وأحياناً باستخدام كلمات فظة. ولكن غالباً ما كان يُسمح للقادة بقيادة فِرق أخرى. بيد أن ذلك أضر في النهاية بالفريقين؛ إذ لم يتلقَ أحد الفريقين أي توجيهات من القائد الغائب وتلقى الفريق الآخر توجيهات متضاربة من قائدين مختلفين. وبالتالي، ينبغي للقادة والأعضاء توخي الحذر الشديد قبل محاولة القيادة عبر الحدود الفاصلة بين الفِرق. بالإضافة إلى ذلك، يجب تشجيع الأعضاء على رفض محاولات قادة الفِرق الأخرى لممارسة سلطتهم في الجوانب التي لا تتوافق خبراتهم معها.

تأكد من الإعلام بآخر المستجدات

أخيراً، الاضطلاع بشكل ناجح بمهمات الآخرين يتعلق بما هو أكثر من مجرد معرفة متى وأين يمكن القيام بذلك؛ فما تفعله عندما تعود إلى العمل على المهمات الموكلة إليك مهم أيضاً. في دراستنا، رأينا الكثير من الأمثلة لقادة وأعضاء يضطلعون بمهمات تقع خارج إطار دورهم ثم يستأنفون العمل على المهمات الموكلة إليهم وكأن شيئاً لم يحدث. المشكلة هي أن هناك "أشياء" حدثت بالفعل. على سبيل المثال، نقل شخص آخر المرضى المصابين بجروح خطيرة في السيارة الخضراء، لذلك من الصعب الآن معرفة المريض الذي يجب نقله بعد هؤلاء المرضى.

عندما لا يُطلع القادة بعضهم بعضاً على المستجدات أو عندما ينسى أعضاء الفريق أن يُطلعوا قادتهم على المستجدات، يبدأ القادة في إعطاء التوجيهات بناءً على فهمهم القديم للوضع، ما يؤدي إلى إهدار الجهود وخلق حالة من الارتباك. وقد شهدنا هذه الظاهرة نفسها في العديد من المؤسسات؛ إذ يعتقد بعض القادة خطأً أنه يمكنهم المشاركة على نحو عشوائي في أي اجتماع وتولي المسؤولية، على افتراض أن شيئاً لم يتغير منذ آخر اجتماع حضروه قبل شهر. وعلى الجانب الآخر، رأينا أيضاً أن الأعضاء يفشلون في إبقاء قادتهم على عِلم بالمستجدات ويغضبون بشدة عندما لا يتمكن القائد "بطريقة سحرية" من معرفة ما يحتاجون إليه أو التحديات التي تغلبوا عليها. لتجنُّب ألا يكون القائد على عِلم بكل شيء، من المهم عقد لقاءات بهدف الإعلام بالمستجدات، خاصة في أوقات التغيير. يمكن إجراء هذه اللقاءات في شكل فردي، وإذا كان الوضع مستقراً بما يكفي يمكن أن تكون في شكل لقاءات موجزة بين أعضاء الفريق يتم فيها تبادل المستجدات بسرعة.

إذا كنت تفكر في أداء مهمات أخرى في العمل ولكنها ليست ضمن مسؤولياتك، ففكر جيداً في الآثار المترتبة على توليها، خاصة في أوقات الاضطرابات، وفيما إذا كان لديك المعرفة اللازمة للقيام بذلك، خاصة في حالة تجاوز الحدود بين الفِرق. وإذا اخترت الاضطلاع بمهمات الآخرين، فتأكد من إعلامهم بالمستجدات. لا تحتاج بالضرورة إلى الالتزام بأداء المهمات الموكلة إليك، فقط تأكد من الدمج بينها والعودة إلى مهماتك بشكل مناسب.