كيف تنظم اجتماعاتك جيداً إذا كنت من أصحاب العمل الخاص؟

تعتبر الكفاءة في توظيف الوقت أمراً مهماً لجميع المهنيين، لا سيما أصحاب العمل الخاص، الذين نادراً ما ينتبهون إلى كيفية جدولة أيامهم.

وعلى الرغم من أن عدم الالتزام بأوقات الاجتماعات الأسبوعية أو المراجعات نصف الأسبوعية للمشاريع ضمن المؤسسة، يُخلّص أصحاب المشاريع من الروتين والبيروقراطية ويعطيهم مساحة أكبر لبلوغ مستويات جديدة من الإنتاج، فإنه في الغالب ينتهي بهم الأمر على عكس ذلك، لأنهم لا يعرفون كيفية الاستفادة من استقلاليتهم هذه.

من هنا، إليك 4 استراتيجيات يمكنك استخدامها إذا كنت من أصحاب العمل الخاص من أجل جدولة اجتماعات العمل بفعالية أكثر:

فهم التكلفة الكاملة للاجتماع

خاصة إذا كنت تتعامل مع عملاء أو زملاء اعتادوا العمل في شركات، فتكون الإجابة الافتراضية على أي قضية "لنعقد اجتماعاً". ومع أن هذا الأمر يتسبب في الكثير من المشاكل للموظف المستقل، لكنه ليس بالمشكلة للشركة، لأن موظفيها إما أنهم في مكان العمل أو يمكن عقد مؤتمر هاتفي معهم، حيث أظهرت دراسة أن الموظف العادي يحضر نحو 62 اجتماعاً شهرياً، أما الموظف المستقل أو صاحب المشاريع فإنه غالباً في مكان آخر خارج الشركة.

على سبيل المثال: خلال أيامي الأولى في مجال استشارات التسويق الاستراتيجي للأعمال عندما كان لدي عملاء يدفعون لي أتعاباً دورية، وكنت ألتقي بهم كل أسبوع، كان الاجتماع المباشر يستغرق 90 دقيقة، ويمتد لوقت أكثر بين الحين والآخر، إضافة إلى 45 دقيقة متنقلاً في الذهاب والإياب. إذاً إن التقدير الدقيق للوقت يساعدك على فهم التكلفة الكاملة لإنتاجيتك، بحيث تضع عتبة تقيس على أساسها ما توافق عليه من الاجتماعات وما ترفضه.

تحديد القواعد الضابطة التي يكون عندها الاجتماع الشخصي ضرورياً

يحب العملاء جدولة اجتماعات تفقدية يتبادل فيها أعضاء الفريق الواحد أخبار التقدم في العمل. وبعضهم يستغلون هذه الاجتماعات لأغراض سياسية معينة في المكتب أو للتباهي بإنجازاتهم. لكن هذا ليس استغلالاً جيداً للوقت لأي شخص، لذلك عليك توجيه أسئلة محددة عن جدول الأعمال قبل الموافقة على حضور الاجتماع. إذ إن أخبار التقدم بالعمل يمكن مشاركتها بطرق لا تتطلب حضوراً متزامناً من الجميع مثل البريد الإلكتروني أو الدردشة. ولا يتوجب عليك الحضور إلا إذا كانت هناك قضية مهمة يجب مناقشتها واتخاذ قرارات حولها أو إن كانت مشاركتك ذات قيمة حيوية للتواصل مع أعضاء الفريق.

ومن المعروف عن باول غراهام، مؤسس شركة "واي كومبينيتور" (Y Combinator) أنه كتب عن وجود ما يسمى "جدول المدير"، وهو حزمة من الاجتماعات التي يكون فيها ضغط هائل للوقت، مقابل وجود ما يسمى "جدول المبدع"، الذي يسمح بمساحات كبيرة من الوقت الإبداعي غير المنظم. وبصفتك محترفاً تمتلك عملك الخاص تحتاج لممارسة كِلا الدورين، وذلك بتقسيم جدولك إلى أيام المدير وأيام المبدع، ثم تجمع "أيام المدير" بيومين أو ثلاثة من كل أسبوع، صحيح أنها ستكون أياماً طويلة وعصيبة، لكنها ستسمح لك بعمل إنتاجي غير متقطع في أيام الأسبوع الباقية التي ستستخدم فيها "أيام المبدع".

تجميع اجتماعاتك في يوم واحد يوفر الكثير من عناء التنقل

تظهر أهمية هذه الاستراتيجية خاصة عندما تضطر للسفر من أجل حضور الاجتماعات. إذ من المهم أن تكون مرناً وتتفهم الحالات غير المتوقعة، التي تستدعي منك كسر مخطط عملك. لكن بالمقابل عليك العمل جاهداً لتعيد تكييف نفسك مع هذه التغيرات. مثلاً لو كانت أيام الثلاثاء هي أيام اجتماعاتك المعتادة، وظهر اجتماع طارئ يوم الخميس، عليك حينها تنظيم الأمور لتبقي توزيعك للوقت متوازناً وتحرص على الإنتاجية الشاملة دون الخلل بنظام اجتماعاتك.

التركيز بعمق على المهمة الأساسية في الاجتماع من خلال توحيد بعض العناصر

تعتبر اجتماعات العمل أمراً متعباً، ويتطلب منك الاستماع الفعال والمشاركة والقراءة السريعة والشاملة لما يصدر عن الآخرين من إشارات. لهذا السبب، من المفيد توحيد بعض العناصر بحيث تركز بعمق أكثر على المهمة التي في متناول يدك، على سبيل المثال، كانت تعاني إحداهن من الإرهاق الذي يسببه الجلوس لساعات على الإنترنت، ووجدت مقهى قريباً كانت تذهب إليه، وبما أنها تعرف مسبقاً إلى أين هي ذاهبة وكم يستغرقها الوقت للوصول هناك وأي طعام ستطلبه، أصبحت باقي العملية مريحة وتحت السيطرة. وبالمثل تماماً، إن استطعت التوصل لتوحيد شكل جدول الأعمال في الاجتماعات وأماكنها، وتحديد الأولويات مثلاً: لنناقش آسيا أولاً، ثم أميركا الجنوبية، ومن ثم أوروبا، سيقلل هذا النوع من الترتيب مخاطر الإرهاق المرتبط باتخاذ القرار قبل بدء الاجتماع.

كثيرون هم من يشتكون بأن هذه الاجتماعات لا تنتهي ضمن بيئة المؤسسات والشركات. لكن حتى لو بدت بأنها تقتل الإنتاجية، إلا أنها توفر ترتيباً معيناً لليوم يمكن أن تفتقده بصفتك شخصاً مالكاً لعمله الخاص، ولهذا يجب على أصحاب المشاريع الذين لديهم حرية الوقت تعلم كيفية استخدام وقتهم بحكمة، ويُعتبر التنظيم الجيد للاجتماعات نقطة انطلاق جيدة نحو تحقيق ذلك الهدف.

 اقرأ أيضاً:

• فن إدارة الاجتماعات دون التكلم كثيراً
• الطريقة الصحيحة لبدء الاجتماعات