ما الذي يجب قوله لمديرك عند اتخاذ قرار الاستقالة؟

ملخص: هل ينبغي لك كتابة خطاب استقالة؟ في معظم الحالات لا تتطلب الاستقالة من العمل كتابة خطاب استقالة. ولكن في بعض الحالات، التي توضحها المؤلفة في هذه المقالة، يجب أن تكتب هذا الخطاب. إذ توضح المؤلفة أسباب كتابة خطاب الاستقالة وتقدم نصائح حول كيفية كتابته، بما في ذلك نصائح حول ما لا يجب قوله. تتضمن المقالة أيضاً نموذجاً يمكنك استخدامه.

اتخذت قراراً بالاستقالة من عملك وتريد المغادرة بطريقة جيدة. يبدأ هذا بتوجيه إشعار وإعلام الأشخاص المعنيين بطريقة مهنية. فهل تحتاج إلى إرسال خطاب استقالة؟ وإذا كنت بحاجة إلى ذلك، فإلى مَن يجب أن ترسله؟ وما الذي يجب عليك قوله؟

للإجابة عن هذه الأسئلة، طلبت من خبيرتين تركزان على الانتقالات الوظيفية إبداء رأيهما، وهما: مؤلفة كتاب "اللعبة الطويلة: كيف تصبح مفكراً خالداً في عالم فانٍ" (The Long Game: How to Be a Long-Term Thinker in a Short-Term World)، دوري كلارك، والمدربة المهنية التي أسهمت في وضع "دليل هارفارد بزنس ريفيو للحصول على الوظيفة المناسبة" (HBR Guide to Getting the Right Job)، بريسيلا كلامان.

هل تحتاج حقاً إلى كتابة خطاب استقالة؟

تقول كلارك إنه من الأفضل أن تخبر مديرك أنك ستنتقل إلى الخطوة التالية في حياتك المهنية "وجهاً لوجه أو عبر مكالمة فيديو" مع توجيه إشعار قبل أسبوعين على الأقل. هذا يعني أنه في معظم الحالات لا يتطلب ترك العمل إرسال خطاب استقالة رسمي. ومع ذلك يجب أن تكتب هذا الخطاب في بعض الحالات، لا سيما أن كتابة خطاب استقالة لن تسبب أي ضرر كما أنها غاية في البساطة، كما توضح كلامان.

لماذا ينبغي لك كتابة خطاب استقالة؟

السبب الأول: لكي تكون هناك مستندات ثبوتية.

سيطلب منك بعض المدراء أو موظفي الموارد البشرية إرسال خطاب بهدف حفظ السجلات. وحتى إذا لم يطلب منك أحد أن تسلم خطاباً، فيمكنك تسليم خطاب لتوثيق أنك قدمت إشعاراً وتاريخ مغادرتك، ما قد يساعد على إنهاء المعاملات الورقية المتعلقة بالراتب الشهري الأخير ونقل مسؤولياتك.

السبب الثاني: هذا هو المتعارف عليه في قطاع عملك أو شركتك.

قد يُتوقع منك إرسال خطاب استقالة حسب المتعارف عليه في مكان عملك. ونظراً إلى أن هذا يعتمد إلى حد كبير على منطقتك وقطاع عملك وحتى مؤسستك، فستحتاج إلى السؤال عن الأمر. يمكنك الاتصال بشخص غادر شركتك لمعرفة ما إذا كان قد أرسل خطاب استقالة أم لا، أو اسأل بشكل سري موظفاً (تثق به) في قسم الموارد البشرية عن الكيفية التي يتم بها عادة التعامل مع مثل هذه الأمور.

السبب الثالث: تشعر أن ذلك سيساعدك على إدارة المحادثة.

تقول كلارك إنه قد يكون من غير المريح إخبار مديرك أنك ستغادر، وفي بعض الأحيان يكون من الصعب القيام بذلك وجهاً لوجه. للمساعدة في بدء المحادثة، يمكنك إرسال خطاب الاستقالة عبر البريد الإلكتروني قبل اجتماعك مع مديرك مباشرة. وبهذه الطريقة سيكون على عِلم بما تريد التحدث عنه وسيكون لديه بضع دقائق لإدراك الخبر قبل التطرق إلى التفاصيل.

السبب الرابع: تريد التحكم فيما سيقال عن مغادرتك.

كتابة خطاب الاستقالة تجعلك واضحاً بشأن موعد مغادرتك وسببها. فعلى سبيل المثال، إذا كنت قلقاً من أن يحاول مديرك صياغة سبب مغادرتك بطريقة تناسبه (دون ذكر التفاصيل الكاملة)، فيمكنك إرسال الخطاب إليه مع إرسال نسخة إلى قسم الموارد البشرية أو مدير مديرك. بهذه الطريقة، يمكنك المساعدة في "التحكم في طريقة تفكيرهم فيك وما إذا كانوا سيكتبون رسالة توصية بك في المستقبل، كما تقول كلامان.

كيف تكتب خطاب استقالة؟

ما يجب قوله

أول وأهم شيء هو أن تجعله موجزاً. تقول كلامان: "يكون هذا في الغالب خطاباً متعلقاً بالتعاملات، فلا ينبغي أن تسترسل في الحديث".

وجِّه الخطاب إلى مَن تشعر أنك يجب أن تنقل المعلومة إليه، سواء كان مديرك أو قسم الموارد البشرية.

اذكر بإيجاز ووضوح موعد مغادرتك وما ستفعله بعد ذلك. إذا لم تكن ستنتقل إلى وظيفة جديدة، فلا بأس أن تبقي هذا غامضاً؛ يكفي أن تقول "سأغادر لاستكشاف المرحلة التالية من حياتي المهنية" أو أي شيء مشابه.

من الجيد أن تعرب عن امتنانك أيضاً، طالما أن هناك شيئاً كنت ممتناً حقاً له. تنصح كلامان: "يجب أن تقول كلاماً لطيفاً وصحيحاً".

فكر في تضمين بعض التفاصيل حول المشاريع التي كنت متحمساً إزاء العمل عليها أو الإنجازات الأخرى التي تفخر بها.

اختتم الخطاب بالحديث عن الخطوات التالية، بما في ذلك موعد مغادرتك والتزامك بتسليم مهماتك ومسؤولياتك بسلاسة. تقول كلامان: "يجب أن تعرض في هذا الخطاب ما يمكنك القيام به للمساعدة في عملية الانتقال".

ما يجب تجنب قوله

تتفق كلارك وكلامان على أنه ينبغي لك تجنب تقديم ملاحظات أو انتقادات في خطابك. تقول كلارك: "لا تنتقد أوجه القصور في الشركة بشكل مفصل".

هذا لا يعني أنك يجب أن تلتزم الصمت بشأن أي شكوى لديك، ما عليك سوى الاحتفاظ بها للتطرق إليها في مقابلة ترك العمل التي عادة ما تكون مكاناً أفضل لعرض الشكاوى. وإذا كنت ستغادر بسبب سوء المعاملة أو مشكلة كبيرة أخرى، فتقول كلارك إنه "من المفترض أن ترفع تقريراً أو تقدم شكوى إلى قسم الموارد البشرية. فهذا أمر يستحق أن يُذكَر بالتأكيد، لكن خطاب الاستقالة ليس المكان المناسب له" [أدناه استثناء نادر من هذه القاعدة].

نموذج لخطاب استقالة

استخدم هذا النموذج عند إرسال خطاب استقالة إلى مديرك بعد إخباره أنك ستغادر. وقد ترغب أيضاً في إرسال نسخة إلى قسم الموارد البشرية.

الأستاذ [الاسم]،

كما ناقشنا سابقاً، أستقيل من منصبي كـ [المسمى الوظيفي]. وسيكون آخر يوم عمل لي هو [تاريخ اليوم] الذي سيكون بعد [عدد الأسابيع] من الآن.

لم يكن هذا قراراً سهلاً، ولكنك تعلم رغبتي في الانتقال إلى [مجال/قطاع جديد]، لذلك سأغادر لأشغل منصباً يسمح لي بنقل مساري المهني في هذا الاتجاه.

استمتعت حقاً بالعمل في [اسم الشركة] وفي هذا الفريق. وتعلمت الكثير وسأستفيد منه في منصبي التالي. شكراً لك على دعمك وعلى الفرص التي منحتها لي على مدى السنوات [عدد السنوات] الماضية.

[يمكنك إضافة بعض التفاصيل هنا حول المشاريع التي كنت متحمساً إزاء العمل عليها أو الإنجازات الأخرى التي تفخر بها. على سبيل المثال، "خلال الفترة التي قضيتها هنا، استمتعت بوجه خاص بالتعاون مع فريق التحليلات والمبيعات والتسويق لإطلاق أحدث نسخة من منتجنا الرئيسي" أو "قضيت في السنوات الست الماضية تجربة رائعة". كان من دواعي سروري إدارة المحفظة الاستثمارية الأكثر ربحية للشركة، مع تجاوز الأرقام المستهدفة كل عام"].

أتعهد بجعل الانتقال سلساً قدر الإمكان، وأود الاجتماع معك لمناقشة بعض الأفكار الأولية حول كيفية تسليم مشاريعي ومسؤولياتي.

أتمنى لك وللفريق دوام النجاح والتوفيق وآمل أن نبقى على اتصال.

شكراً على كل شيء،

[اسمك]

ولكن ماذا يجب أن تفعل إذا أردت توضيح سبب مغادرتك؟

قد تثير الاستقالة من عملك قلقك وتوترك، ونريد جميعاً القيام بذلك بأكبر قدر ممكن من السلاسة. فأنت ترغب بالتأكيد في أن يوصي بك صاحب عملك في المستقبل. تقول كلارك: "الخطوة الأكثر أماناً واحتراماً هي التنحي ببساطة عن دورك وقول:'سأنتقل إلى مكان آخر، شكراً على الفرصة التي أتحتموها لي'".

ولكن في حالات استثنائية يمكنك استخدام خطاب الاستقالة لتوضيح سبب مغادرتك، سواء كنت توجه الانتباه إلى ثقافة مضرة أو تسلط الضوء على الكيفية التي يضلل بها القادة الشركة. وهذا أمر محفوف بالمخاطر. إذ تقول كلارك: "من حقك أن تفعل ذلك بالطبع، لكن اعلم أنه ستكون هناك تداعيات، وسيتعين عليك التعامل مع العواقب". ولا يعني ذلك خسارة رسالة توصية من صاحب العمل هذا فحسب، بل قد يؤدي أيضاً إلى الإضرار بسمعتك إذا انتشر الخبر في القطاع. تقترح كلارك أن تدرس الإيجابيات والسلبيات بعناية وأن تسأل نفسك "هل الأمر يستحق العناء؟".

قد يكون من الرائع والمرهق للأعصاب أيضاً أن تستقيل من وظيفتك وتمضي قدماً للبحث على وظيفتك التالية. ويُعد خطاب الاستقالة هو فرصتك لترك انطباع دائم، ويجب عموماً ألا تدمر العلاقات في أثناء خروجك. فقد تقابل مديرك أو زملاءك مرة أخرى في يوم من الأيام، أو قد ترغب في العودة إلى الشركة في وقت ما في المستقبل. ووجود خطاب استقالة مكتوب بطريقة مدروسة في ملفك سيساعدك على المغادرة بطريقة لطيفة وترك المجال مفتوحاً أمامك.