سهل البريد الإلكتروني التواصل مع أي شخص، وقد انتفعت مهنياً من التعرف إلى أفراد جدد في جميع أنحاء العالم بطريقة لا يمكن تصورها قبل العصر الرقمي. لكن طلب تقديمك إلى شخص آخر عبر البريد الإلكتروني من خلال جهة اتصال حالية لا يحدث من دون تكلفة، لاسيما بالنسبة إلى الشخص الذي يقدم إليك شبكة معارفه، لذلك فإنني أوصي بطلب ذلك بصورة مدروسة وبعناية.

احصل على المجموعة الكاملة من أعداد هارفارد بزنس ريفيو مع خصم 20% وتوصيل مجاني

تتمثل إحدى تكاليف طلبك في أنك تطلب من جهة الاتصال الحالية لديك قضاء وقت ثمين في صياغة رسالة إلكترونية توضح سبب تواصلك مع الشخص الآخر. لا تنطوي الاستجابة إلى طلب واحد أو اثنين غير متواترين على بذل الكثير من الجهد، لكن عندما يتلقى شخص ما عدة طلبات من هذا النوع في الأسبوع، مثلما يحدث مع الكثير من الأشخاص المنشغلين، فيمكن لذلك أن يضيف ما يصل إلى ساعات من الوقت يقضيها ذلك الشخص في تقديم الأشخاص إلى بعضهم الآخر.

قد يكون هذا الأمر مرهقاً بالنسبة إلى النساء على وجه خاص، لكننا نعترف أخيراً بالمعيار المزدوج للطريقة التي يُتوقع بها من النساء التواصل عبر البريد الإلكتروني، إذ يُتوقع منهن ليس الاستجابة فحسب، بل تقديم المزيد من الخدمات، ذلك وفقاً لدراسة بعنوان "الرقص للخلف بالكعب العالي: الأساتذة النساء تواجهن المزيد من طلبات العمل وطلبات الخدمات الخاصة، لا سيما من الطلاب المؤهلين أكاديمياً" (Dancing Backwards in High Heels: Female Professors Experience More Work Demands and Special Favor Requests, Particularly from Academically Entitled Students). بصفتي شخصاً يعمل داخل الأوساط الأكاديمية وخارجها، فإن النتائج التي توصلوا إليها تهمني. عند مقارنة الملاحظات مع أعضاء هيئة التدريس الآخرين من النساء صاحبات البشرة السمراء، لاحظنا وجود توجه متمثل في إعطاء النساء بعض تقييمات التدريس السلبية التي تشير إلى التأخير في الاستجابة إلى الرسائل الإلكترونية، وهو أمر لا يواجهونه أعضاء هيئة التدريس الذكور الذين أعرفهم. لسوء الحظ، قد ينطوي التوقع من النساء وأصحاب البشرة السمراء تقديم المساعدة الفورية ومن وراء الكواليس، على حدوث أثر مدمر على تقدمنا الوظيفي.

سواء كنت تجمع رأسمال مغامر، أو تتطلع إلى شغل وظيفة جديدة، أو تبحث عن إجراء صداقة في المدينة التي انتقلت إليها للتو، يمكنك المساعدة على تخفيف هذا العبء عن جهة الاتصال الحالية لديك وزيادة احتمال موافقته على تقديمك إلى شخص آخر، من خلال إدراج رسالة إلكترونية قابلة لإعادة التوجيه أسفل ملاحظتك إلى الشخص الذي يقدم إليك هذه الخدمة. إذ يظهر هذا أنك متعاطف مع الشخص الذي تطلب منه هذه الخدمة، وأنك تعلم مدى انشغاله.

بصفتك الشخص الذي تطلب تقديمك إلى شخص آخر، فإن كتابة مقدمة مقتضبة عن نفسك وإدراج دافعك الخاص للتواصل يرغمانك على التفكير فيما أنت بحاجة إليه بالتحديد من ذلك التواصل. أما بصفتي أماً عاملة وأحمل العديد من الألقاب المهنية، فأنا أقل ميلاً للرد على المقدمات العامة للرسائل الإلكترونية، وأفضل أن يوضح الشخص بالضبط ما يأمل في تحقيقه من خلال التواصل. وأجد نفسي أكثر احتمالاً للرد على طلب شخص يتطلع إلى تكوين صديق جديد أكثر من طلب غامض بغية "التواصل لتلبية مصالح متبادلة".

من أجل كتابة رسالة إلكترونية مجدية وقابلة لإعادة التوجيه، خذ في الاعتبار ما يلي.

عرف عن نفسك بإيجاز. الهدف من الرسالة الإلكترونية القابلة لإعادة التوجيه هو أنها توضح كل شيء ضروري عن هويتك للشخص الذي تتطلع إلى تقديمك إليه. ابدأ رسالتك ببضعة أسطر، أوصي شخصياً بثلاثة أسطر تقريباً، بحيث تبين فيها تفاصيل هويتك والمعلومات الأكثر صلة بالطلب المطروح. على سبيل المثال، عندما أطلب تقديمي إلى شخص ما لإجراء تواصل جديد يخص الأعمال، فأنا لا أتطرق عادة إلى ذكر أنني أستاذة مساعدة. عند صياغة مثل هذه الرسائل، فكر في كتابة شيء يشبه اللمحة المختصرة التي تكتبها على موقع تويتر، وليس في السيرة الذاتية المهنية الكاملة.

اذكر دافعك. الخطوة التالية هي أن تكون محدداً للغاية حول سبب تواصلك، وأوصي هنا أيضاً بعدم كتابة شيء يزيد عن ثلاثة أسطر. تعد الأمثلة التالية من الدوافع الواضحة: "أتطلع إلى اللقاء بمستثمر من أجل شركتي المختصة بالأغذية" أو "لقد كتبت مقالة رأي وأود أن تُؤخذ في الاعتبار من أجل نشرها" أو "أبحث عن المشورة بشأن كيفية التقدم إلى برنامج القيادة في الجامعة التي تدرس فيها". ينبغي أن تتضمن هذه الفقرة الموجزة أيضاً أي معلومات أخرى توضح الطلب، مثل تفاصيل حول شركتك أو خلفيتك، التي سيكون معرفتها مهماً بالنسبة إلى الطرف الآخر في سياق طلبك.

أنجز واجبك. أظهر أنك بحثت عن الطرف الثالث الذي تريد تقديمك إليه، فإذا كنت تجمع المال من أجل شركتك المختصة بالأغذية، أوضح أنك تأمل في مقابلة سارة لأنك تعلم أنها مستثمرة في قطاع المواد الغذائية، أو أن جهان هي محررة مقالات الرأي في الصحيفة المحلية، أو أن جميلة هي التي تتولى مهمة تقديم المشورة للطلاب في الكلية التي تتقدم إليها. حاول تجنب التعميم مثل قول: "أتطلع إلى مقابلة أشخاص في هذا المجال"، وتحقق أيضاً من تهجئة الاسم الصحيح للشخص الذي ترسل إليه. لقد تلقيت مؤخراً عدداً من الرسائل الإلكترونية القابلة لإعادة التوجيه التي تشير إلي باسم "راكيكا" و"راتشيكا" بدلاً من "روتشيكا"، الأمر الذي يجعلني أقل ميلاً لقضاء الوقت في الرد على شخص لا يمكنه تخصيص بضع ثواني لمعرفة اسمي الصحيح.

سهل الأمر على المتلقي. اختم الرسالة الإلكترونية القابلة لإعادة التوجيه بطريقة تسهل التواصل معك وتيسر اختيار الوقت المناسب للاجتماع. فأنا أختم رسالتي عادة بشيء من قبيل: "أنا مقيمة في سياتل، وسأكون سعيدة بلقائك في وقت فراغك خلال معظم أيام الأسبوع من الشهر التالي". إذا كنت تستخدم برنامج تنظيم المواعيد عبر الإنترنت مثل برنامج كالندلي Calendly، فأرسل إليهم رابطاً لجدولك الزمني تحسباً لرغبتهم في الاطلاع عليه. وأضف أيضاً في نهاية الرسالة رابط ملفك الشخصي على موقع لينكد إن ورابط موقعك الخاص، لكي لا يضطر أي من الطرفين، الشخص الذي ترسل إليه طلبك والآخر الذي سيتقلى الرسالة الموجهة، إلى قضاء المزيد من الوقت في البحث عنك على شبكة الإنترنت.

توقع إضافة الخيار المزوج لتأكيد الرغبة في التواصل. بالنسبة إلى الشخص الذي تطلب منه التعارف، فإن البريد الإلكتروني القابل لإعادة التوجيه يسمح له أيضاً التأكد من انفتاح الطرف الآخر على التواصل، بالتالي، يمكنه إضافة الخيار المزدوج لتأكيد الرغبة في التواصل. إنني أدرج ذلك في الرسالة القابلة لإعادة التوجيه من خلال كتابة ما يلي: "لا تتردد في استخدام الرسالة الإلكترونية القابلة لإعادة التوجيه أدناه للتحقق ما إذا كانت سارة منفتحة على التواصل معي". بهذه الطريقة، يصبح لدى الشخص الذي تطلب منه التعارف وسيلة سلسة للتحقق من انفتاح جهة الاتصال الخاصة به من خلال كتابة ما يلي: "عزيزتي سارة، يرجى الاطلاع على الطلب أدناه المرسل من روتشيكا، هل تمانعين إجراء التعارف بينكما؟".

أرسل دعوة عن طريق الجدول الزمني. بمجرد إعادة توجيه رسالتك الإلكترونية وتلقي الرد بالإيجاب من الطرف الآخر بشأن اللقاء، ستقع على عاتقك مسؤولية إرسال دعوة له من خلال إدراجه على الجدول الزمني مع معلومات للاتصال الهاتفي، ومن الأفضل وضع مخطط مقتضب لتوضيح سبب الاجتماع. ويمكن إدراج هذا في عنوان طلب الاجتماع، أو ضمن خطة عمل أكثر تفصيلاً، إذا كان ذلك مناسباً. عند إرسال الدعوة من خلال الجدول الزمني، اكتب اسمك أولاً بحيث يكون هو ما يراه الشخص الذي تراسله على جدوله. على سبيل المثال، سيكون عنوان الاجتماع هو: روتشيكا/شركة "كاندور" للتواصل مع سالي بشأن مقالة الرأي. يعد هذا الأمر مفيداً بصورة خاصة عندما يجري الإعداد للاجتماعات مسبقاً.

أعرب عن الامتنان. الإعراب عن الامتنان هو الأكثر أهمية، إذ ما زلت أتلقى عدداً من الطلبات التي لا تتضمن كلمات بسيطة مثل "شكراً" أو "من فضلك". حتى بعد إجراء اتصالات مثمرة، فأنا غالباً ما أعلم عنها عبر وسائل التواصل الاجتماعي. عاود التواصل مجدداً مع الشخص الذي طلبت منه ذلك التعارف، عندما يكون ذلك ممكناً، واكتب ملاحظة قصيرة لإعلامه بكيفية سير الأمور. إذ إنه سيكون أكثر احتمالاً لتقديم هذه الخدمة إليك مرة أخرى إذا علم أنك تقدر ذلك.

يجري إرسال واستلام ما يقرب من 300 مليار رسالة إلكترونية يومياً، ومن المتوقع أن يرتفع هذا الرقم في المستقبل. لكن بدلاً من المساهمة في إحداث ذلك التشويش، حاول تسهيل الأمر على الأشخاص الذين يقدمون إليك المساعدة، ويكون هذا من خلال إيلاء رسائل طلب التعارف تفكيراً وعناية خاصة، الأمر الذي سيساعدك على إجراء تواصل أكثر جدوى مع الآخرين وتوسيع شبكة علاقاتك. بالنظر إلى العبء الإضافي الذي تتحمله المرأة لتقدم الفائدة، فإني آمل أن تساهم هذه الطريقة في توزيع بعض من هذه التوقعات بصورة أكثر إنصافاً.

تنويه: يمكنكم مشاركة أي مقال من هارفارد بزنس ريفيو من خلال نشر رابط المقال أو الفيديو على أي من شبكات التواصل أو إعادة نشر تغريداتنا، لكن لا يمكن نسخ نص المقال نفسه ونشر النص في مكان آخر نظراً لأنه محمي بحقوق الملكية الدولية. إن نسخ نص المقال بدون إذن مسبق يعرض صاحبه للملاحقة القانونية دولياً.

ﺟﻣﯾﻊ اﻟﺣﻘوق ﻣﺣﻔوظﺔ ﻟﺷرﻛﺔ ھﺎرﻓﺎرد ﺑزﻧس ﺑﺑﻠﯾﺷﻧﻎ، ﺑوﺳطن، اﻟوﻻﯾﺎت اﻟﻣﺗﺣدة اﻷﻣﯾرﻛﯾﺔ - 2020

اترك تعليق

قم بـ تسجيل الدخول لتستطيع التعليق
avatar
  شارك  
التنبيه لـ
error: المحتوى محمي !!