شارك
الرئيسيةما المقصود بقاعدة النصف؟
قاعدة النصف (Rule of Halves): هي قاعدة تقترح تخيل أن جميع الاجتماعات خُفضت بنسبة 50% وفقاً لعدة أبعاد، بما فيها العدد والطول والحجم.
اقترح هذه القاعدة ليدي كلوتس (Leidy Klotz) مؤلف كتاب “عقلية الاختزال” (Subtract) بالتشارك مع الأستاذ وعالم النفس التنظيمي روبرت ساتون (Robert Sutton).
سلبيات كثرة الاجتماعات
تُظهر الأبحاث أن الموظفين يعانون فعلياً بسبب كثرة الاجتماعات. ووفقاً لبحث أُجري مؤخراً، فإن 70% من الاجتماعات تمنع الموظفين من أداء مهمات وظائفهم الأخرى.
مقالات قد تهمك:
- 3 أنواع من الاجتماعات وكيفية إجراء كل منها ببراعة
- ركّز في اجتماعاتك على النتائج، لا على جداول الأعمال الاستعراضية
- كيف يُرسي القادة ثقافة العمل التحضيري قُبيل الاجتماعات؟
إعادة تصميم الاجتماعات
ويُقدم مقال “النهج الصحيح لإعادة تصميم الاجتماعات وتنظيمها” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو بعض النصائح حول النهج الذي يمكن للمدراء اتباعه حول كيفية تنظيم الاجتماعات وهو:
- تبنّي عقلية الاختزال: تتمثل إحدى طرائق تحفيز هذه العقلية في استخدام قواعد بسيطة، مثل “قاعدة النصف”.
- البدء بجدول اجتماعات فارغ: على سبيل المثال إلغاء الاجتماعات لمدة 48 ساعة من جدول المواعيد وإجراء تقييم على كل اجتماع، ثم إعادة تنظيمها.
- استخدام البيانات لتحديد ماهية الاجتماعات التي يجب إلغاؤها.
- خلق حراك مهني: من السهل تنظيم الاجتماعات عندما يتخذ الموظفون تلك الخطوة معاً بحيث تبدو كحراك مهني، سواء كان ضمن الفريق أو الإدارة أو المؤسسة بأكملها.
- إعادة تصميم الاجتماعات بدلاً من إلغائها.
تخفيض وقت الاجتماعات
ويقدم مقال “7 طرق فعالة من أجل تقليل وقت الاجتماعات” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو طرائق تساعد على تقليل وقت الاجتماعات وتتمثل في الآتي:
- احضر جاهزاً: من خلال الابتعاد عن الفوضى.
- ضع حدوداً: على سبيل المثال إذا كان هناك اجتماع تشوبه سمعة البداية المتأخرة وإطالة وقته عما هو مقرر سالفاً، فأخبر الناس بحدودك عند بدء الاجتماع.ثق في حدسك وكن منفتحاً، وراجع الأمر مع المجموعة: على سبيل المثال إذا شعرت بالضياع، فانتبه. وإذا شعرت بالملل، فلاحظ. هناك فرصة جيدة أن يكون الآخرون يشعرون بالأمر نفسه.أعِد تأكيد النقاط غير الواضحة: إذا تأرجح النقاش بين مشكلتين أو أكثر، فلخّص الموضوعات المطروحة على الطاولة واقترح أن تتناول المجموعة كل مشكلة على حدة.
- اطرح السؤال الذي لا يسأله أحد: على سبيل المثال، اسأل السؤال التالي: “أفهم من بعض التعليقات أن بعضنا يشكك في حكمة القرار الأصلي، أليس كذلك؟”.
- اكتشف العناصر الضارة: أشِر بشكل دوري إلى الاستطراد والانحراف عن الموضوع إلى تفاصيل غير مثمرة.
- وضّح المسؤوليات في النهاية: إنه لمن النادر أن يأخذ أحدهم الوقت الكافي في الاجتماع لتلخيص القرارات وتوضيح الالتزامات في النهاية. عادة لا يستغرق هذا الأمر سوى 60 ثانية لكنه يوفر ساعات من سوء الفهم والاجتماعات المستقبلية.
اقرأ أيضاً: