شارك
الرئيسية
4 دقيقةما هي مهارات التواصل؟
مهارات التواصل (Communication skills): إحدى المهارات التي أصبحت ضرورية للتأقلم مع تطبيقات التكنولوجيا الحديثة في الشركات، ويُقصد بها مهارات التواصل الحديثة القائمة على تطبيقات الإنترنت، فمع تزايد اعتماد الشركات على التواصل في صورته الإلكترونية، غالباً ما تكتشف هذه الشركات أن أقدر الأشخاص على التواصل على أرض الواقع هم الذين يرسلون رسائل إلكترونية مقتضبة أو على العكس يرسلون رسائل شخصية جداً أو مطولة.
إذا كنت تشغل منصباً قياديا في شركتك، فعليك مساعدة موظفيك على تطوير قدرات التواصل الإلكتروني الفعال من خلال ورش ودورات تُبرز الفرق بين التواصل عبر الإنترنت ومن دونه، مثل احتمالية وقوع سوء تفاهم أو إساءة. شجع ثقافة من التسامح تجاه الاختلاف في أسلوب التواصل الإلكتروني وعلّم الموظفين إجراء محادثات دون اتصال بالإنترنت بمجرد حدوث أي توتر أو سوء فهم (وجهاً لوجه، فإن تعذر ذلك، فمحادثة هاتفية).
عناصر التواصل
تتضمن عملية التواصل الفهم والمشاركة والمعنى، وتشمل عناصرها الأساسية مايلي:
- المرسل: هو الشخص الذي يحاول توصيل رسالة، ويريد أن يتلقى الشخص الآخر رسالته ويفهمها على النحو الصحيح، ويكون الهدف من الرسالة أن يفعل أو يفهم شيئاً معيناً.
- المتلقي: هو مستلم الرسالة ويجب عليه ترجمة الكلمات إلى أفكار ومعالجة الأفكار وتحديد كيفية الرد على المرسل.
- الرسالة: تكون الرسالة الفعالة هي الرسالة التي يوجد فيها تطابق أو اتفاق بين الكلمات والمعنى والعاطفة. ويعد كلاً من لغة الجسد ونبرة الصوت عاملين أساسيين في تحقيق التطابق.
- القناة: هي الوسيلة التي يستخدمها المرسل لإرسال الرسالة إلى المتلقي. قد يكون هذا شخصياً أو عبر الهاتف أو الرسائل النصية أو طرف ثالث، ويعود اختيار القناة المناسبة إلى طبيعة الرسالة المراد إرسالها.
- ردود الفعل أو التعليقات: هي عملية تحديد ما إذا تم استلام الرسالة على نحو صحيح. يمكن أن يبدأ هذا من قبل المرسل أو المتلقي. ويمكن أن تحدث بأربع طرق: إعادة الصياغة، وهي إعادة قراءة ما قاله المرسل بكلمات المتلقي الخاصة. والتلخيص، وهو تقديم بيان موجز للنقاط والمشاعر الأساسية التي عبر عنها المرسل. وعكس المشاعر، وهو ينصب على المشاعر الكامنة وراء الرسالة ويكون طريقة فعالة للتعبير عن التعاطف. وعكس المعنى، وتركز على تحديد المعنى الذي يعبر عنه المرسل.
- التداخل: أي الضوضاء التي يمكن أن تحدث خلال عملية التواصل، والتي قد تشتت المرسل والمستقبل. قد تأتي الضوضاء من مصادر داخلية (مثل الأفكار، والعواطف) أو خارجية (مثل أجهزة راديو، أو محادثات أخرى).
- السياق: طريقة أخرى لأخذ البيئة بعين الاعتبار. وتتضمن أمثلة على نحو: ما هي العوامل الثقافية التي يجب مراعاتها؟، وما هي طبيعة الاتصال الأخير وكيف سارت الأمور؟، وهل هناك ملاحظات أو معلومات مفيدة من الشخص الذي تلقى المكالمة الأولى؟
أهمية مهارات التواصل
يساعد امتلاك مهارات اتصال قوية في جميع جوانب الحياة؛ من الحياة المهنية إلى الحياة الشخصية وكل ما يقع بينهما. من وجهة نظر الأعمال، فإن جميع المعاملات ناتجة عن التواصل الفعال. كما يعد التحدث بطريقة مناسبة مع مجموعة واسعة من الأشخاص مع الحفاظ على اتصال جيد بالعين، وإظهار مجموعة متنوعة من المفردات، والاستماع بفعالية، وتقديم الأفكار بطريقة ملائمة، والكتابة بوضوح ودقة، والعمل على نحو جيد ضمن مجموعة من أهم المهارات التي يبحث عنها أصحاب العمل في المرشحين للوظائف. أما في الحياة الشخصية، يمكن لمهارات الاتصال الجيدة تحسين العلاقات الشخصية من خلال مساعدتها على فهم الآخرين وفهم النفس على نحو أفضل، في حين يؤدي ضعف مهارات التواصل إلى سوء فهم وإحباط متكرر.
أهم مهارات التواصل في العمل
تساعد مهارات التواصل الأفراد على التواصل الفعال والنجاح في مكان العمل، ومن أهم هذه المهارات:
- مهارات التعاون (Collaboration Skills): يعد التعاون الفعال ضروري للعمل مع الزملاء ودعم تحقيق أهداف العمل، ويتطلب هذا الجانب من مهارات التواصل في العمل طرح الأسئلة أثناء اجتماعات الفريق، والنظر في أفكار الآخرين ووجهات نظرهم وتشجيع مساهمات الفريق، بهدف تطوير استراتيجيات ناجحة تساعد الشركة على تحقيق أهدافها.
- مهارات التفاوض (Negotiation Skills): تعد مهارة مهمة لتقييم الحلول البديلة، وبناء علاقة مع محترفين آخرين والسعي إلى حل وسط. وتُعتمد في العديد من الأنشطة، بما في ذلك إجراء معاملات البيع واكتساب شركاء جدد والبحث عن مستثمرين.
- مهارات الدبلوماسية (Diplomacy Skills): مجموعة من المهارات التي يمكن أن تعزز الطريقة التي يبني بها المحترفون العلاقات مع الزملاء والمشرفين والعملاء وغيرهم من المهنيين، وتتطلب اللباقة والفهم لكيفية التعامل مع المواقف العصيبة والتحديات من خلال التواصل.
- التواصل الكتابي (Written Communication): أحد أشكال الاتصال الأساسية، إذ يعد توصيل المعلومات كتابياً وصياغة التقارير وإرسال الرسائل ومراجعة المستندات المكتوبة من مهام العمل الشائعة التي تعتمد على مهارات الكتابة القوية، بالإضافة إلى القدرة على مراجعة الكتابة بحثاً عن الأخطاء.
- مهارات التحدث أمام الجمهور (Public Speaking Skills): يتطلب التحدث أمام الجمهور القدرة على التواصل مع الجمهور من خلال سرد قصة وتوفير المعلومات ذات الصلة وخلق الوعي حول الموضوعات الشائعة، وتساعد هذه المهارة في التعامل مع المستثمرين المحتملين والمجتمعات.
- مهارات العرض (Presentation Skills): القدرة على تطوير وتقديم عروض تقديمية جذابة إلى جماهير متنوعة، الأمر الذي يساعد الأفراد في تنظيم هيكل العرض التقديمي وتصميم طريقة التسليم وتوصيل المعلومات إلى زملائهم في الفريق ومديري الأعمال وغيرهم من المهنيين.
- الاستماع الفعال (Active Listening): تتضمن سمات مختلفة تساعد المهنيين على تحسين الفهم وتعزيز علاقات العمل الداعمة. إذ ينجح المحترفون الذين يطرحون الأسئلة ويسعون إلى التفاهم المتبادل ويأخذون في الاعتبار أفكار الآخرين وأفكارهم في بناء شبكات مهنية مفيدة. وتتطلب هذه المهارة الانتباه إلى التفاصيل لتجنب سوء الاتصال واستدعاء تفاصيل محددة أثناء المحادثات والاجتماعات والتفاعلات المكتبية الأخرى.
- مهارات حل النزاع (Conflict Resolution Skills): تساعد المهنيين على مناقشة الأساليب البديلة وتقييم الاستراتيجيات وتقديم التنازلات لضمان نتائج إيجابية في المواقف العصيبة.
- مهارات التواصل غير اللفظي (Nonverbal Communication Skills): تشير إلى القدرة على فهم ما ينقله الآخرون من خلال لغة جسدهم. ويفيد هذا النوع من المهارات في التفاعل بالطريقة المناسبة في المواقف المختلفة، مثل الحفاظ على الاحترافية أثناء اجتماعات الشركة.
- مهارات التفويض (Delegation Skills): يعتمد المدراء والقادة في مكان العمل على مهارات التفويض لتنظيم المشاريع والمهام وتوجيهها والإشراف عليها. ويعتمد التفويض الفعال على قدرات الفرد في تعيين وتنظيم سير العمل للمشاريع المهمة بين أعضاء الفريق، بالإضافة إلى تحديد التوقعات وتقديم الدعم اللازم.
استراتيجيات تطوير مهارات الاتصال
يقدم مقال “تطوير مهارات التواصل: كيف تكسب ثقة الآخرين وتثير انتباههم؟” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو مجموعة من الاستراتيجيات التي تساعد على تحسين مهارات التواصل، منها:
- الكفاءة والشخصية؛ تتضمن الكفاءة كلاً من القدرات والمهارات والخبرات ونتائج الأداء والسجل الحافل السابق، في حين تتضمن الشخصية نزاهة الفرد وسلوكه ودوافعه ونيته تجاه زملائه.
- بناء علاقات وطيدة في العمل؛ من أجل كسب ثقة الآخرين والتأثير فيهم، ويمكن تحقيق ذلك من خلال فهم الموظف لنقاط القوة والضعف الموجودة لديه، وتطوير مهارات الاستماع النشِط والتواصل الفعال.
- الاتساق في التصرفات والقرارات؛ فالناس يثقون بالأشخاص الذين يمكن الاعتماد عليهم، لذلك تجب المحافظة على التزاماتك بالوعود.
اقرأ أيضاً: