شارك
الرئيسيةمن هو المساعد الإداري؟
مساعد إداري (Administrative Assistant): الموظف الذي يُعنى بمساعدة المسؤولين التنفيذيين في الشركة، وعادة ما يُعتبر المساعد الشخصي للرئيس التنفيذي إذ يساعده في أداء مختلف مهامه.
مهام المساعد الإداري
يمكن تلخيص أهم مسؤوليات المساعد الإداري فيما يلي:
- توفير الدعم المكتبي والتنظيمي للمسؤول التنفيذي؛
- التنسيق بين مختلف الفرق التي يُشرف عليها المسؤول التنفيذي؛
- تنظيم وإعداد الاجتماعات، والسهر على السير الجيد لها، ومتابعة تنفيذ التعليمات التنظيمية المترتبة عنها؛
- جمع البيانات والاحصائيات، والاتصال بالإدارات الأخرى والوكالات الخارجية التي يتعامل معها المسؤول التنفيذي.
اقرأ أيضا: كيف تعمل مع زميل ضعيف الأداء؟
مهام المساعد الإداري في المدرسة
وظيفة المساعد الإداري شائعة في قطاع التربية والتعليم، وتشمل مهامه المدرسية ما يلي:
- تنظيم الرسائل الإلكترونية التي ترِد من أولياء الأمور وأعضاء مجلس إدارة المدرسة والمعلمين وغيرهم.
- تسجيل حضور التلاميذ، والتعامل مع طلباتهم، وإبلاغ مسؤولي المدرسة.
- إدارة قاعدة البيانات الخاصة بالتلاميذ وأوليائهم.
- ترتيب المواعيد والاجتماعات.
اقرأ أيضا: كيف تتصرف عندما تتلقى عرض عمل بينما تجري مقابلات عمل مع شركة أخرى؟
مهام المساعد الإداري في الخدمة المدنية
أما في الخدمة المدنية، فيُعنى المساعد الإداري بما يلي:
- الإشراف على مختلف البرامج المصادق عليها ومتابعة سير تنفيذها وتسجيل النتائج المرحلية.
- يُساعد المدراء في الإشراف على رؤساء الأقسام.
- يساعد في التخطيط للدورات التدريبية ويسجل تقييمات الموظفين.
- يساعد في التحضير لمختلف الاجتماعات العامة، ويُبقي الموظفين على اطلاع بالمستجدات الخاصة بالعمل.
أهمية المساعد الإداري في العمل المكتبي
يستمد المساعد الإداري أهميته في العمل المكتبي من أنه يضمن جودة الأعمال المكتبية وسيرها بسلاسة؛ إذ يكون المساعد الإداري مسؤولاً عن الأعمال التنظيمية مثل تنظيم الملفات أو المواعيد أو إدارة قواعد البيانات. إضافة إلى صياغة أي مراسلات وإعداد جداول البيانات والعروض التقديمية والتقارير، وتقديم المساعدة للموظفين.
ما الصفات الأساسية التي يجب أن يتمتع بها المساعد الإداري الممتاز؟
يوجد العديد من العناصر التي يساعد توفرها في المساعد الإداري على نجاحه؛ ومنها:
- التمتع بمهارات تكنولوجية عالية من خلال الإلمام بطريقة استخدام أي برامج تفيد العاملين في القطاع الذي ينتمي إليه المساعد الإداري أو أي برامج تسهّل عليه عمله.
- امتلاك مهارات تواصل عالية؛ إذ يكون على صلة مع الموظفين في المستويات والأقسام كافةً.
- القدرة على إدارة الوقت والتنظيم والمرونة.
كيف يمكن للمساعد الإداري تحسين إدارة الوقت والجدولة؟
قد يساعد بعض الإجراءات على تسهيل عملية إدارة الوقت والجدولة لدى المساعدين الإداريين؛ ومنها:
- أتمتة العمليات المتكررة التي لا تتغير.
- تحديد أولويات المهمات بطريقة استراتيجية من خلال اختيار المهمات التي تكون إما أسهل وإما أكثر إلحاحاً على حساب المهمات المهمة.
- التفكير ملياً قبل قبول المشروعات الجديدة.
- التغلب على مغالطة التخطيط؛ وهي ظاهرة تشير إلى أننا عادة ما نخطئ في تقدير المدة التي ستستغرقها المهمات ونبالغ في تقدير السرعة التي يمكننا إنجازها بها.
اقرأ أيضاً:
ما أفضل طرائق التواصل بفعالية مع الفريق والمدراء؟
يقدم مقال “5 خطوات لتحسين مهارات التواصل في العمل” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو، 5 خطوات تساعد على تحسين التواصل وتتمثل في الآتي:
- فهم أساسيات التواصل الفعال؛ إذ يجب أن يكون الموظف قادراً على التعبير عن نفسه بفعالية شفهياً أو كتابياً أو عبر البريد الإلكتروني.
- التفكير بوضوح بما سيُقال.
- الاستعداد للاجتماعات من خلال توزيع وثائق الاجتماعات مسبقاً، ويجب أن تكون هذه الوثائق واضحة وموجزة لتسهيل فهم محتواها.
- المشاركة في النقاشات بفعالية من خلال طرح الأسئلة.
- الاستماع إلى الآخرين بفعالية والتركيز معهم.
اقرأ أيضاً: