شارك
الرئيسيةما هي قائمة جهات الاتصال؟
قائمة جهات الاتصال (Contact List): مصطلح يستخدم في عالم التكنولوجيا ويشير إلى مجموعة أسماء جهات اتصال ينشئها المستخدم من أجل اتخاذ إجراء مماثل لها. وهي موجودة في البريد الإلكتروني أو على الهاتف المحمول أو الشبكات الاجتماعية عبر الإنترنت وغير ذلك.
في مجال الأعمال؛ تستفيد الشركات من إنشاء قائمة جهات الاتصال في تحديد الجهات التي لديها صفات متشابهة ويمكن التواصل معها سواء كانوا موردين أو موزعين أو غير ذلك واختيار إجراء محدد تجاه القائمة بأكملها.
تختلف قوائم جهات الاتصال باختلاف التطبيقات أو البرامج أو المنصات التي تكون موجودة ضمنها وتتيح اتخاذ إجراءات مثل: اتصال هاتفي مع جهة الاتصال أو كتابة بريد إلكتروني أو صياغة رسالة فورية أو إجراء مكالمة فيديو.
وإضافة إلى الإجراءات التي يمكن اتخاذها بخصوص قائمة جهات الاتصال يمكن تخصيص القائمة عبر تغيير اسم جهة الاتصال أو تصغير قائمة جهات الاتصال.
تتضمن قائمة جهات الاتصال معلومات تشمل: الاسم وعنوان البريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، ومعلومات أخرى مثل الموقع (على سبيل المثال موقع شركة).
تحديات تواجه إنشاء قائمة الاتصال
في بعض الحالات قد يكون إنشاء قائمة جهات الاتصال مستنزفاً للجهد والوقت دون أي جدوى محققة من ذلك.
إنشاء قائمة اتصال البريد الإلكتروني
يساعد إنشاء قائمة بريد إلكتروني في تحديد رسالة وإرسالها إلى مجموعة أشخاص، على سبيل المثال لدى إحدى الشركات فريق متخصص بالعمل في قسم المبيعات وأراد مدير الشركة إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة لهم، فيمكن للمدير إنشاء قائمة اتصال باسم فريق المبيعات وإضافة جميع أعضاء الفريق إلى القائمة.
فوائد إنشاء قائمة جهات الاتصال
يفيد إنشاء قائمة بجهات الاتصال من إدارة علاقة طويلة الأمد مع تلك الجهات المختارة التي قد تكون عملاء أو مودرين أو حتى موظفين.
إجراءات أخرى يمكن أن تفيد في عمليات الاتصال
من الإجراءات الأخرى التي يمكن للمؤسسات اتخاذها من أجل تحسين التواصل مع طرف خارجي الآتي:
- إنشاء مركز اتصال (Call Centre): يُسمى أيضاً (Contact Center)، وهو منشأة مركزية متخصصة تُعنى بالمكالمات الهاتفية؛ الصادرة والواردة أو أيهما، بين الشركات والعملاء أو العملاء المرتقبين. إذ تتلخص مهامه في تحقيق عدة أغراض تجارية، تضم التسويق والمبيعات، وجذب العملاء المحتملين، ودعم العملاء بالإجابة عن استفساراتهم وحل مشاكلهم، وغير ذلك.
- تعيين مسؤول الاتصال (Contact Person): هو الشخص الذي يكون صلة الوصل بين الجهة وموظفيها، أو بينها وبين الجهات المختلفة، سواء كانت شركة، أو جمعية، أو منظمة غير حكومية وما إلى غير ذلك، ويكون بمثابة المتحدث باسم جهة ما، ومسؤول عن توجيه التواصل الداخلي والخارجي فيها.
- خدمة العملاء (Customer Service): هي تقديم الخدمة للعملاء من خلال التفاعل المباشر الفردي مع الموظف المسؤول في الشركة التي تقدم المنتج أو الخدمة، ويُعدّ هذا التفاعل حاسماً في ضمان رضا العميل وتشجيعه على تكرار تجربة الشراء.
اقرأ أيضاً: