شارك
الرئيسية
1 دقيقةما هو جدول أعمال الاجتماع؟
جدول أعمال الاجتماع (Meeting Agenda): هي قائمة الأهداف الرئيسية التي ينوي المشاركون تحقيقها من وراء عقد الاجتماع، ويجب أن يُوزَع على المشاركين قبل موعد الإجتماع بـ 24 ساعة على الأقل حتى يتسنى للمشاركين التعرف على أهداف الاجتماع والتحضير له.
يجب أن يحتوي جدول الأعمال على تفاصيل تاريخ انعقاد الاجتماع ومدته ومكانه والغرض منه، ولا بد أن تكون قائمة الموضوعات المذكورة فيه مختصرة وبسيطة وواضحة، وقد يكون من المجدي التشاور مع المشاركين الآخرين عند وضعها، أما إذا كانت هناك موضوعات كثيرة ستُطرح للنقاش، فيجب تخصيص وقت محدد لكل موضوع.
بصفة عامة، يتميز جدول الأعمال المحكم بالمواصفات التالية:
- إحاطة كل المشاركين بما هو متوقع منهم خلال الاجتماع؛
- تحديد الهدف الرئيس من الاجتماع بدقة؛
- تناسب الوقت المخصص لكل موضوع مع أولويته وأهميته في الاجتماع؛
- التأكيد على عدم تجاوز وقت الاجتماع المدة المحدد له.
اقرأ أيضاً: