تتبع وقت الموظف

ما معنى تتبع وقت الموظف؟

تتبع وقت الموظف (Employee Time Tracking): مصطلح يشير إلى عملية تتبع مقدار الساعات التي يعمل خلالها الموظف، وتتنوع أساليب تتبع ساعات العمل من شركة إلى أخرى حسب مجال عملها. 

على سبيل المثال؛ يمكن تسجيل الموظفين موعد دخولهم إلى مقر العمل وخروجهم منه يدوياً عبر إرسال بريد إلكتروني أو على سجل خاص بالشركة، أو يمكن للشركات استخدام برامج تتبع الوقت.

تاريخ تتبع وقت الموظف

يعود أقدم سجل لتتبع الوقت إلى عهد الملك البابلي حمورابي الذي الذي حكم من عام 1792 قبل الميلاد إلى عام 1750 قبل الميلاد.

وطوّر المخترع الأميركي ويليام بندي (William Bundy) أول اختراع لتتبع وقت الموظفين، وحمل اسم "مسجل الوقت" (Time Recorder)، ويعتمد على مبدأ قرع الموظفين لجرس عندما يدخلون مكان العمل وعند خروجهم منه، وبفضل اختراعه هذا يُعد بندي أول من تعامل مع الوقت على أنه مورد.

مقالات قد تهمك:

• تقنية التأطير الزمني: أداة رائعة لإدارة الوقت وتعزيز الإنتاجية
• كيف تساعد موظفاً يواجه صعوبة في إدارة الوقت؟
• ما هي إدارة الوقت الذاتي التي تغني عن طرق إدارة الوقت التقليدية؟

فوائد تتبع وقت الموظف

يُعد تتبع وقت الموظف مفيداً لأنه يساعد الشركات على الآتي:

• التأكد من الساعات التي يقضيها الموظفون في العمل بما يضمن الإنصاف في الرواتب التي تُمنح للموظفين دون تعرض الشركة لسرقة الوقت.
• وضع حدود واضحة بين ساعات العمل العادية وساعات العمل الإضافية.
• تعزيز الالتزام بمواعيد الانتهاء من المشروعات أو المهام؛ إذ يساعد الموظفين على توقع الوقت الذي يحتاجونه في المشروع أو المهمة.

تحديات تتبع وقت الموظف

على الرغم من أن عملية تتبع وقت الموظف تحمل العديد من الفوائد للشركات؛ إلا أنها تتعرض لعقبات بعضها مرتبط بالموظفين؛ إذ قد تكون ردات فعلهم سلبية على عملية تتبع الوقت الذي يقضونه في العمل لأن ذلك يُشعرهم بأنهم يتعرضون للإدارة التفصيلية.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن تتبع الوقت يحمل بعض السلبيات الناتجة من استخدام أنظمة تتبع الوقت التقليدية التي تتطلب من الموظفين بذل الجهد والوقت من أجل إضافة البيانات الخاصة بساعات العمل؛ كما أن لهذه الأنظمة جانباً سلبياً آخرَ يتمثل في احتمال حدوث خطأ في إدخال البيانات.

نصائح لمواجهة تحديات تتبع وقت الموظف

يرى مقال "إذا كنت تنوي تتبّع سلوك الموظفين، فاحرص على مراعاة الشفافية" المنشور في هارفارد بزنس ريفيو، أن استخدام برامج المراقبة في الشركات وتشغيلها في الخفاء يؤدي إلى ضبط المخالفين في بعض الأحيان؛ لكنه لا يفيد كثيراً في تعزيز السلوك الإيجابي أو ردع الموظفين الذين يسيئون استخدام أصول الشركة عندما يعملون من المنزل. 

إذ يجب اتباع نهج أكثر توازناً من خلال التواصل مع الموظفين بطريقة تتصف بالوضوح والشفافية لشرح أسباب تنفيذ برامج المراقبة في الشركات، ويستلزم التحلي بالشفافية في مراقبة الموظفين وجود ثقافة تحترم الشفافية وعلاقات مبنية على الثقة المتبادلة. 

اقرأ أيضاً:

• المدير الكلي
• الإجهاد
• الدليل التنظيمي