الرقابة الإدارية

ما مفهوم الرقابة الادارية؟

الرقابة الإدارية (Management Controlling): هي الوظيفة الأخيرة من وظائف الإدارة الخمسة، والتي تقوم على متابعة الأداء الفعلي وقياسه ورصد التقصير وتحديد موقعه ومعالجته.

فهم الرقابة الإدارية

توجد علاقة وطيدة بين التخطيط ووظيفة الرقابة، فالتخطيط عملية سابقة للرقابة ولاحقة لها بمعنى أنه لا رقابة صحيحة بدون خطة أو معيار كما يمكن للمُخطّط أن يستفيد كثيراً من نتائج الرقابة فيعدل خططه بما يتلائم والأوضاع التي تكشف عنها الرقابة.

تقوم الرقابة على وضع معايير قياس الأداء باختلاف أنواعها الكمية والنوعية، وهذه المعايير قد تكون فنية تقنية بحتة تتعلق بطبيعة نشاط الشركة من حيث عدد الوحدات المنتجة والطاقة الإنتاجية الكلية وساعات العمل ومقدار الهدر والفاقد، أو تكون إدارية مثل تشريعات وقوائم إدارية حول الأنشطة والمهام.

يُقاس الأداء ويُقارن بالمعايير الموضوعة ثم تُحدد الانحرافات والمسؤول عنها وآلية تصحيحها لتجنب تكرارها؛ ويجب أن تكون المعايير منطقية وطبيعية بحيث لا تكون متشددة صارمة للغاية ولا متساهلة متراخية.

خصائص الرقابة الإدارية

تمتلك الرقابة الإدارية عدداً من الخصائص الأساسية، ومن أبرزها:

• وظيفة إدارية هامة: تعد الرقابة إجراء متابعة يُتّخذ لتحقيق كفاءة الوظائف الإدارية الأخرى.
• عملية مستمرة: تضمن أن الشركة تتبع المسار الصحيح من أجل تحقيق أهدافها المحددة مسبقاً عن طريق مراجعة الأداء الفعلي وتحسينه باستمرار.
• عملية ديناميكية: تكون مرنة لتتغير وفقاً لاحتياجات وظروف الشركة.
• استشرافية: تسعى إلى تحسين الأحداث المستقبلية من خلال التجربة السابقة.
• وظيفة نهائية: لأنها تدخل حيز التنفيذ بمجرد اكتمال المهمة، إذ تُحدد معايير الأداء قبل تعيين العمل للموظفين وبمجرد الانتهاء من العمل يُقارن أداء الموظفين بالأداء القياسي.

أنواع الرقابة الإدارية

تُقسم الرقابة الإدارية وفقاً لعدة معايير، وأشهر هذه التقسيمات ما يلي:

• معيار الجهة التي تؤدي وظيفة الرقابة، وتنقسم الرقابة وفقه إلى رقابة داخلية يُعنى بها موظفون من داخل الشركة، ورقابة خارجية يُعنى بها مفتشون من خارج الشركة.
• المعيار الزمني، وتنقسم الرقابة وفقه إلى رقابة قبلِية أو استشرافية، إذ يسعى القائمون عليها لتجنب الوقوع في الأخطاء واكتشاف المقدمات التي ستؤدي إلى وقوعها ومعالجتها بصفة استباقية؛ ورقابة بعدِية تشخّص الانحرافات الحاصلة وتقدم طرق معالجتها وكيفية تجنبها مستقبلاً.
• معيار الهدف من الرقابة، وتنقسم الرقابة وفقه إلى رقابة إيجابية تهدف إلى احترام المعايير الموضوعة فيما يخص كيفية تحقيق الأهداف وتجنب الوقوع في الأخطاء؛ ورقابة سلبية تهدف لاكتشاف الأخطاء بعد حصولها، وتصيد أخطاء الموظفين وتسليط الضوء على جوانب ضعفهم، وهي أسلوب رقابي منبوذ من معظم الموظفين.

وظائف الرقابة الإدارية

تنطوي الرقابة الإدارية على عدد من الاجراءات الضرورية لتحقيق الفعالية الكاملة من الرقابة الإدارية وهي:

1. صياغة المعايير: أي إعداد المدير تقرير يوضح المعايير المتوقعة من المشروع المعطى للموظفين، وتُحدد هذه المعايير على أساس الأداء السابق للموظفين وحالة السوق، ثم تُرسل إلى الإدارة العليا لاعتمادها، وفي حال الموافقة تُناقش مع أعضاء الفريق ويُعطى الهدف لكل عضو منهم.
2. قياس الأداء الفعلي: يقيس المدير أداء الموظفين بمجرد اكتمال المهمة، ويحلل أداء كل موظف ويطلب منه تقديم تقرير العمل الخاص به.
3. مقارنة الأداء الفعلي بالأداء القياسي: تجري مقارنة الأداء الفعلي بالأداء القياسي المحدد مسبقاً، ويُحسب الفرق بينهما، ثم يجري إنشاء تقرير بعد تحليل أداء جميع الموظفين.
4. اتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر: يُلاحظ الفرق بين الهدف الممنوح للموظف ونسبة الهدف الذي حققه، ويتم اتخاذ الإجراءات المطلوبة حسب سياسة الشركة والأداء السابق للموظف.

اقرأ أيضاً:

• التخطيط الإداري.
• التنظيم الإداري.
• التوظيف الإداري.
• التوجيه الإداري.