التفويض Delegation

ما تعريف التفويض؟

التفويض (Delegation): عملية يجري من خلالها منح طرف آخر صلاحيات التصرف للقيام بأنشطة معينة خلال فترة محددة مع بقاء المسؤولية على الشخص المفوض، وهو مفهوم إداري يتم من خلاله تخويل المرؤوس لإنجاز مهام محددة بهدف تخفيف الأعباء التي على عاتق القائد أو المدير.

بدأ استخدام المفهوم بالمعنى السياسي المعاصر تحو عام 1600، وتشعبت استخدامات المفهوم لتشمل الجانب الإداري في العصر الحديث.

يعدّ التفويض أحد أهم المهارات الإدارية المساعدة على توفير الوقت وتطوير قيادات الصف الثاني، إلا أن سوء استخدام التفويض يحقق نتائج عكسية، ويسبب إحباطاً وفشلاً في تحقيق الغرض الرئيسي منه.

آلية التفويض

تبدأ عملية التفويض من خلال تحديد المهمة المراد تفويضها، ومن ثم اختيار الشخص أو الفريق الذي سيجري تفويضه بالمهمة، ويليها تقييم القدرات والاحتياجات التي ستمكن المفوَّض من تحقيق المهمة وإنجازها كما هو مطلوب ومتوقع، ويجب أن تكون أسباب التفويض واضحة لكلا الطرفين مع بيان أهميتها، والتأكيد على النتائج المطلوب تحقيقها، والنظر في الموارد والمواد اللازمة للإنجاز، وتحديد موعد نهائي للتفويض، وخلال فترة التفويض يجب أن تعطي الجهة المفوِّضة كامل الدعم للمفوَّض وتتواصل معه على نحو دائم لتقدم له الإشارات اللازمة لإدراك الوضع للوصول في النهاية إلى النتائج المحددة.

عناصر التفويض الإداري

يشمل التفويض الإداري ثلاثة عناصر وهي:

1. إسناد الواجبات أو المسؤوليات: أي يُنفّذ هذا العمل فقط في الوقت الذي لا يكون فيه للقائد أو المدير الوقت لإنجاز كل العمل، ويُعيّن الأخير عمل المسؤولية إلى مرؤوسه المباشر.
2. تفويض السلطة: يتيح ذلك للمرؤوس الحصول على السلطة اللازمة لإنجاز المهام في الوقت المحدد وبالترتيب الواجب.
3. المسائلة: تعني أن المرؤوس مسؤول أمام رئيسه المباشر. إذا كان هناك أي خطأ أو خطأ ارتكبه المرؤوس، يجب أن يتحمل المرؤوس المسؤولية عنه.

أنواع التفويض الإداري

يوجد أنواع مختلفة من التفويض الإداري، من أهمها:

• التفويض العام أو الخاص؛ الذي يعتمد على الوظيفة أو المهمة التي يجري تفويضها.
• التفويض الرسمي أو غير الرسمي؛ والذي يُعتمد بناء على عملية منح السلطة ضمن التفويض وفقاً للواجبات المفوَّض بها.
• التفويض من أعلى إلى أسفل أو بالعكس؛ ويكون قائماً على التسلسل الهرمي.
• التفويض الجانبي؛ ويكون عندما يتطلب العمل مجموعة أو فريق للعمل بالتوازي ويتيح للمفوَّض السلطة للتواصل معهم.

شروط التفويض

ينبغي لنجاح عملية التفويض أن يُجرى تفويض مهام محددة وقابلة للقياس ومتفق عليها من الطرفين، وأن تتسم بالواقعية وتُقيّد بزمن محدد ولا تتعدى الإطار الأخلاقي، وأن تُدوّن وتوثّق على نحو رسمي، وأن يكون التفويض جزئياً وليس كلياً، وأن يمتلك المدير ما يريد تفويضه من سلطة، كما ينبغي استيفاء متطلبات أساسية لضمان نجاح عملية التفويض وتحقيقها النتائج المرجوة، من أهم هذه المتطلبات:

• الاستعداد للتفويض: أي استعداد المدير للتخلي عن سلطته. ما لم يكن المدير مستعدًا نفسياً لترك سلطته، لن يكون التفويض فعالاً.
• مناخ الثقة: ينبغي توفّر مناخ من الثقة بين الرؤساء والمرؤوسين، ما يساعد على التعلم والنمو، وفي النتيجة سيساعد في عملية التفويض.
• الإيمان بالمرؤوسين: يساعد مناخ الإيمان المرؤوسين على تعلم الأشياء بسرعة أكبر وتحمل المزيد من المسؤوليات.

اقرأ أيضاً:

• الذكاء العاطفي.