شارك
الرئيسية
3 دقائق ما مفهوم البيروقراطية الإدارية؟
البيروقراطية الإدارية (Management Bureaucracy): مصطلح يشير إلى وجود نظام إداري معقد يميّزه وجود الكثير من العمليات والإجراءات التي صُممت لاحترام الضوابط المؤسسية والامتثال لها.
كيف ظهرت البيروقراطية؟
مصطلح البيروقراطية هو كلمة هجينة تعود جذورها إلى الفرنسية واليونانية، وهي مكونة من الكلمة الفرنسية "بيرو" (bureau) والتي تعني المكتب، والمصطلح اليوناني "كراتن" (kratein) الذي يعني الحكم. استخدمت فرنسا المصطلح للمرة الأولى بعد الثورة الفرنسية، لتنتشر بعدها في جميع أنحاء العالم.
يعدّ عالم الاجتماع الألماني "ماكس ويبر" (Max Weber) (1864-1920) أحد أهم المفكرين في النظرية التنظيمية الحديثة، ويطلق عليه "أب نظرية الإدارة البيروقراطية"، وقد كان مفكراً اقتصادياً وسياسياً ألمانياً لامعاً نظر إلى البيروقراطية بإيجابية واضحة، معتقداً أنها أكثر عقلانية وكفاءة من النظريات التنظيمية السابقة.
كيف تعمل البيروقراطية الإدارية؟
أهم سمة لهذا النظام الإداري هي تبسيط العمليات ووجود تسلسل هرمي دقيق للسلطة وتقسيم صارم للعمل، بالإضافة إلى الاعتماد الكلي على تخصص المهام وعدم السماح للتداخل بينها، كما يتميز بوجود قوانين وأحكام وإجراءات تطبّق بصرامة، كما أنها تضمن معاملة الجميع على قدم المساواة وإنصاف دون تحيز، وهي من الأساليب الإدارية المتبعة داخل الشركات الكبيرة على وجه خاص، وتُعدّ الدقة في الإجراءات أساسية داخل الأنظمة البيروقراطية التي تهدف لضمان عدم تأثير العلاقات الشخصية في سير العمل.
اقرأ أيضاً مقال: كيف تكشف حجم البيروقراطية في الشركة التي تعمل فيها؟
تتعرض البيروقراطية الإدارية للنقد الدائم، وذلك باعتبارها ترعى بُنى إدارية معقدة وإجراءات متعددة تجعل اتخاذ القرار بطيئاً، وسير العمل غير مرن، ما يقتل الإبداع ويمنع التطور والانفتاح على التحسينات، كما أنها تقلل مع مرور الوقت من الكفاءة التشغيلية، خاصة عند مقارنة الشركة التي تتبع أنظمة بيروقراطية بالشركات الأخرى المتحررة من البيروقراطية، وربما تكون السمة الوحيدة الأكثر تحديداً للبيروقراطية هي استخدام الإجراءات الهرمية لتبسيط أو استبدال القرارات المستقلة.
عيوب البيروقراطية الإدارية
حسب مقال "كيف تكشف حجم البيروقراطية في الشركة التي تعمل فيها؟" المنشور في هارفارد بزنس ريفيو؛ تتسم البيروقراطية الإدارية بمجموعة من العيوب التي تتمثل في الآتي:
- البيروقراطية تستهلك وقتاً كبيراً.
- البيروقراطية تتسبب بالبطء الكبير.
- البيروقراطية تؤدي إلى ضيق أفق التفكير.
- البيروقراطية تقوّض التمكين.
- البيروقراطية عدوة للابتكار.
- البيروقراطية تؤدي إلى الشلل.
- البيروقراطية تؤدي إلى سيطرة النزاعات والنفوذ السياسي.
إجراءات للتغلب على عيوب البيروقراطية الإدارية
على الرغم من أن البيروقراطية الإدارية كانت تُعتبر في أيام سابقة ابتكاراً تقدمياً؛ إذ مكنت الشركات من النمو أسرع من أي وقت مضى في تاريخها؛ إلا أنها تؤثر سلباً في روح الابتكار لدى الشركات.
لذلك؛ تسعى الشركات إلى التغلب على تلك العيوب، وينصع مقال "البيروقراطية تستنزف طاقة شركتك و"أجايل" يسترجعها" المنشور في هارفارد بزنس ريفيو باستخدام أجايل من خلال اتباع الإجراءات الآتية:
- اعمل بطرائق تجعل البشر سعداء وناجحين.
- قسّم المهام الكبرى لخطوات صغيرة وجرّب الحلول مع نماذج العمل.
- بسّط الأنشطة وحاول مراعاة التسلسل للتركيز على أكثر مزايا العملاء قيمة.
- رحّب بالتعلم واحتفِ به.
ما الفرق بين البيروقراطية والديمقراطية؟
البيروقراطية في الحكومة هي الطريقة التي يتم بها تنظيم الوكالات التنفيذية للحكومة على نحو هرمي، وتعمل بموجب قواعد رسمية، ويعمل بها مهنيون محترفون خضعوا للتدريب في تخصصاتهم الفنية المختلفة، أما الديمقراطية فهي طريقة لاختيار الشعب لقادة الحكومة، وتعدد المؤسسات المُمَارسة للسلطة.
أهمية البيروقراطية الإدارية في المؤسسات والحكومات
تستمد البيروقراطية الإدارية أهميتها من أنها تساعد على زيادة إسهام العمال وتعزيز الإنتاجية من خلال وضوح التسلسل الهرمي وسرعة القرارات ودقتها.
كيف تطورت البيروقراطية الإدارية عبر التاريخ؟
نشأ فضول ويبر بمعرفة الفرق بين الدول التي تطبق البيروقراطية وتلقى نتائج إيجابية والدول الأخرى التي لا تستفيد من البيروقراطية في أعمالها ومن خلال مقارنته للإجراءات البيروقراطية في الولايات المتحدة مع البيروقراطية المطبقة في ألمانيا توصل إلى تحديد خصائص يجب أن تتوافر في البيروقراطية تتمثل في الآتي:
- تحديد سلطات كل مستوى إداري ومسؤولياته بوضوح ودقة ومتابعتها جميعاً من السلطة العليا.
- تعزيز تخصص الموظفين في مهام محددة.
- اعتماد معايير الترقية بناءً على الخبرة والمؤهلات والكفاءة.
- فصل السلطة التي يتمتع بها مالكو الشركة عن مهامهم الإدارية؛ ويمكن تحقيق ذلك من خلال تفادي الفصل التعسفي للموظفين.
- وجود قواعد ولوائح يخضع لها جميع العاملين في الشركة على حد سواء.
وبعد أن وضع ويبر أول مبادئ البيروقراطية استفاد المهندس الفرنسي هنري فايول (Henri Fayol) منها ووضع مجموعة مبادئ تتمثل في الآتي:
- التخطيط؛ من خلال وضع الخطط التي تأخذ بعين الاعتبار استشراف الظروف المستقبلية.
- التنظيم؛ تتضمن تهيئة الموظفين وتدريبهم حتى يكونوا أهلاً لتنفيذ الخطة.
- القيادة؛ إذ يجب على الإدارة تضمن وصول أوامر واضحة للموظفين إضافة إلى الإشراف عليهم وتقديم الحوافز التي تدفعهم للعمل.
- التنسيق؛ إذ يجب ضمان وجود تواصل واضح بين جميع أجزاء المؤسسة من خلال تحديد مهام الموظفين وترتيبها وجدولتها.
- الرقابة؛ متابعة أداء المهام وسير العمل ورصد الثغرات حتى تتمكن الإدارة من إدخال الإجراءات التصحيحية المناسبة.
ما مبادئ البيروقراطية الإدارية؟
تتمثل مبادئ البيروقراطية الإدارية في الآتي:
- إنشاء تسلسل هرمي.
- تنظيم الترتيب الهرمي للموظفين بوضوح وفعالية.
- وضع قواعد ولوائح تعزز من عملية اتخاذ القرارات العقلانية.
ما الميزات الرئيسية للبيروقراطية الإدارية؟
تحقق البيروقراطية الإدارية مجموعة من المزايا تتمثل في الآتي:
- تعزز استفادة المؤسسة من إمكانات الموظفين عبر تحديد نطاق تخصصهم بدقة.
- تزيد من قدرة المؤسسات على رصد المشاكل والتجاوزات ومعرفة الموظف المسؤول عنها بدقة بما يعزز المساءلة في مكان العمل.
- تزيل أي ارتباك قد يحصل بسبب عدم وضوح تسلسل المناصب ونطاق المهام والمسؤوليات.
كيف يمكن استخدام التكنولوجيا لتحسين البيروقراطية الإدارية؟
تفيد التكنولوجيا في دعم البيروقراطية الإدارية من خلال استخدام البرامج والنظم التي تسهل سير المهام خاصة الروتينية منها، ومن أمثلتها أنظمة إدارة قواعد البيانات وأنظمة دعم القرار الآلي والأنظمة السحابية المشتركة.
اقرأ أيضاً:
