شارك
الرئيسيةما المقصود بإدارة المشروع؟
إدارة المشروع (Project Management): هي عملية تنظيم وإدارة موارد المشروع المادية والبشرية بفعالية وكفاءة لضمان نجاحه، وتحقيق الجودة والأهداف المطلوبة ضمن الوقت والكلفة المتاحة.
عُرفت الإدارة كعلم له قواعده وأسسه منذ أواخر القرن التاسع عشر وخلال القرن العشرين، فيما شهدت خمسينيات القرن العشرين بداية عهد إدارة المشاريع، التي كانت تتم بطريقة غير منظمة حسب الحالة أو الموقف أو المشروع.
الغرض من إدارة المشاريع
تهدف إدارة المشروع إلى تخطيط وإدارة مشروع لإكمال أهدافه وإنجازاته المُخطط لها بنجاح، والمساعدة في توقع وفهم المخاطر والتحديات التي قد تعرقل إكمال المشروع، الأمر الذي يجعل الإدارة مستعدة على نحو أفضل في حال وقوع أي مشكلة.
أسس إدارة المشروع
تتلخص أبرز أسس إدارة المشروع فيما يلي:
- توضيح أهداف المشروع ونطاق العمل المسموح به، والنظر في كافة جوانب المشروع والتأكد من موافقة الأفراد المعنيين على نطاق المشروع وأهدافه.
- تطوير هيكل مُفصَل للعمل بمشاركة كل أعضاء الفريق، كما يمكن الاستعانة بالأدوات البسيطة لإنجاز هذه المهمة؛ مثل بطاقات تدوين الملاحظات، أو الاستعانة بالبرامج الحاسوبية والتكنولوجيا الحديثة.
- إنشاء جدول زمني حقيقي، إذ يجب تقدير الوقت اللازم لكل مهمة من مهام النشاط والوقت المستغرق لتحقيق أهداف المشروع كاملاً.
- وضع خطة لإدارة مخاطر المشروع: بعد إعداد قائمة شاملة بالأهداف والمهام الرئيسية والفرعية، تأتي مرحلة تحديد المخاطر المحيطة بالمشروع والعوامل التي تؤثر فيه والتكاليف الناجمة عن ذلك، ويجب إنجاز هذه المهمة في المراحل الأولية للمشروع.
- إدارة طلبات التغيير التي قد تطرأ على تدفق العمل (Workflow)، ومهما كان نوع التغيير يجب توضيح حجم التأثير الناتج عنه، وكيفية إدارة هذا التغيير بسهولة ويسر.
يعتمد نجاح المشروع على تسليمه في الوقت المحدد، وضمن الميزانية الموضوعة، وبما يتوافق مع أعلى معايير الدقة والجودة مع تفادي أكبر نسبة من الأخطاء، لذا من الضروري مقارنة المخرجات المتوقعة للمشروع (Expected Outcome) مع المخرجات النهائية الفعلية (Actual Outcome) فيما يخص الجودة المطلوبة والتكاليف المتكبدة والدقة والإطار الزمني.
ما هي المراحل الخمس لإدارة المشروع؟
يمكن تقسيم إدارة المشروع إلى خمس مراحل وفقاً لمعهد إدارة المشاريع (Project Management Institute. PMI)، وهي على النحو الآتي:
- بدء المشروع (Project Initiation): تهدف هذه المرحلة إلى تحديد المشروع على نطاق واسع، وتتضمن تحديد الحاجة إلى المشروع وإنشاء ميثاق المشروع، ثم تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع وأدوارهم.
- تخطيط المشروع (Project Planning): تركز هذه المرحلة على تطوير خارطة طريق ليتبعها الفريق، ويتم إنشاء مخطط أكثر تعمقاً لأهداف ومتطلبات المشروع يشمل تحديد نطاق المشروع، وما يجب القيام به على وجه التحديد، وتنظيم جدول تدفق العمل، وتقييم وترتيب الموارد اللازمة.
- تنفيذ المشروع (Project Execution): المرحلة التي يجري فيها تحويل خطط المشروع إلى نتائج ملموسة. تبدأ هذه المرحلة باجتماع افتتاحي، يمنح الحميع لمحة عامة عن أهدافهم. يشمل تنفيذ المشروع إنشاء مسارات المهمات الفردية، وشراء الموارد المطلوبة، وإسناد المهام لأعضاء الفريق وتنفيذها، وتقديم المخرجات في المواعيد النهائية، وتحديث معلومات تقدم المشروع.
- مراقبة المشروع والتحكم في أدائه (Project Monitoring and Controlling): تعمل هذه المرحلة في وقت واحد مع مرحلة تنفيذ المشروع، وتضمن توافق نتائج المشروع مع خطة الإدارة، وهناك العديد من المقاييس أو مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن استخدامها لمراقبة أداء المشروع، مثل الالتزام بالجداول الزمنية، والميزانية المخططة.
- إغلاق المشروع (Project Closing): آخر مراحل إدارة المشروع، وتوفر فرصة لتقييم مدى نجاح المشروع، ويساعد إغلاق المشروع على تحديد الأشياء التي سارت على ما يرام ومجالات التحسين. بعد إكمال المشروع، ينشئ مدير المشروع قائمة بالأشياء التي لم يتم إنجازها أثناء المشروع ويعمل مع أعضاء الفريق على إكمالها، ويستكمل الأعمال الورقية اللازمة، ويعدّ تقرير المشروع النهائي، ويجمع كافة مستندات المشروع ويخزّنها في مكان آمن يمكن الوصول إليه من قبل مديري المشاريع في تلك الشركة.
أنواع إدارة المشاريع
يوجد أنواع عديدة من إدارة المشاريع باختلاف قطاع الصناعة الذي تنتمي إليه الشركة، ونذكر من أبرزها ما يلي:
- إدارة مشاريع البناء: تتضمن تنظيم الأفراد والموارد والإشراف على عملية بناء الهياكل مثل المنازل ومباني المكاتب، والعمل مع المهندسين بمختلف اختصاصاتهم.
- إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات: تشمل العمل مع فريق العمل لحل المشكلات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات في الشركة، مثل تنفيذ مشروع تحديث شبكات الشركة، أو طرح خدمة الحوسبة السحابية.
- إدارة مشاريع تطوير البرمجيات: تتضمن تنسيق مختلف فرق المشروع البرمجية بهدف تطوير البرامج الجديدة، وتحديث البرامج الموجودة.
- إدارة مشاريع الرعاية الصحية: تشمل قيادة المشاريع في المستشفيات وغيرها من مرافق الرعاية الصحية.
- إدارة مشاريع الطاقة: تتضمن تنفيذ مشاريع تستهدف تطوير بنية تحتية جديدة للطاقة، أو تحسين البنى التحتية القائمة.
- إدارة مشاريع التسويق: تشمل إدارة المشاريع في مختلف الشركات -مثل شركات الإعلانات أو تكنولوجيا المعلومات- التي تنطوي على حملات تسويقية وجهود بحثية وإطلاق منتج جديد.
اقرأ أيضاً: