تابعنا على لينكد إن

معظم الأسئلة التي تصلني تتعلق بكيفية إدارة البريد الإلكتروني مقارنة بباقي الأمور المرتبطة بالإنترنت. على سبيل المثال، أصادف تلك الأسئلة التي ترتبط بالتحدي المتمثل في كيفية التعامل مع كمية الرسائل الإلكترونية الهائلة التي نتلقاها، أو معرفة كيف يمكننا دمج التواصل الإلكتروني في نشاطاتنا اليومية. إذ يملك معظم الناس إما مشاكل أو أسئلة تجاه كيفية التعامل مع البريد الإلكتروني، لذا قررت إقامة ما دعوته باسم “عيادة البريد الإلكتروني” على صفحتي في فيسبوك والتي أجبت فيها على أبرز المعضلات التي تواجه مستخدمي البريد الإلكتروني وكيفية التعامل معها.

أقدم لكم فيما يلي الأمور السبعة التي أراها الأكثر أهمية، مع اقتراحاتي لمعالجة كل واحدة منها.

وضع الرسائل الإلكترونية الواردة جانباً للتعامل معها لاحقاً.

سؤال: تردني كمية رسائل إلكترونية مقبولة، إلا أنني أعاني من مشاكل في إدارة الرسائل التي لا يمكنني الرد عليها حالياً (أين يمكنني وضعها؟، كيف يمكنني منعها من التراكم مع قدرتي على الوصول إليها عند الحاجة؟). انتقلت مؤخراً من استخدامي برنامج البريد الإلكتروني الخاص بحاسب ماك إلى استخدام واجهة الويب الخاصة بموقع جيميل، وغدوت غير قادرة على التمييز بسهولة بين الرسائل التي سبق لي وأن رددت عليها في صندوقي الوارد وبين تلك التي بحاجة إلى الرد عليها لاحقاً. أرغب في مساعدتك.

الإجابة: عندما أقرأ رسالة واردة لا يمكنني الرد عليها في وقتها، أعلّمها بإشارة “غير مقروء” كي لا أنساها، أو أستخدم موقع (followup.cc) لإعادة إرسالها في وقت أكون فيه قادراً على الرد عليها. كما يمكن إنشاء مجلد يدعى “الرد في وقت لاحق” ووضع كل الرسائل التي قرأتها لكنك غير قادر على الرد عليها حالياً، ثم خصص فترة محددة من اليوم للرد على أي رسالة بحاجة إلى ذلك.

إحالة حساب بريد إلكتروني إلى التقاعد

سؤال: أعاني من مشكلة مزعجة تتمثل في حسابي البريدي القديم: إنه ممتلئ بالكامل، وأدفع نقوداً في الوقت ذاته للشركة المستضيفة لكي لا تحذفه لخوفي أن أحتاج إحدى الرسائل التي فيه يوماً ما. ماذا علي أن أفعل؟

الإجابة: قومي أولاً بتصدير جميع الرسائل الإلكترونية الموجودة فيه (تعليمات كيفية القيام بذلك موجودة على موقع الخدمة المستضيفة)، ثم قومي باستيرادها ضمن حسابك البريدي الجديد الذي تستخدمه حالياً. إنها الطريقة التي أقوم بوساطتها بجمع حساباتي كلها في مكان واحد.

الجمع بين حسابات بريدية متعددة

سؤال: أريد غربلة بريدي الإلكتروني بطريقة تمنع فقدان أي شيء من ناحية، ومن ناحية أُخرى وضع المراسلات المهمة في الأعلى. ولدي ستة حسابات إلكترونية وهذا يتسبب في قلقي. إن عملية الغربلة التي أقوم بها حالياً هي التالي: أنظر في حساباتي المختلفة اعتماداً على ما أريد أن أوليه اهتماماً في هذه اللحظة.

الإجابة: يمكنك إعداد ما يصل إلى خمسة مجلدات في حسابك الإلكتروني “الرئيسي”، واحد لكل عنوان بريد إلكتروني بديل تستخدمه. ويمكنك بعد ذلك القيام بغربلة الرسائل القادمة من كل حساب لتستقر في المجلد المناسب اعتماداً على عنوان المرسل إليه (بمعنى آخر، إنشاء مجلد للرسائل الموجهة إلى [email protected] وآخر من أجل [email protected]) ستتمكن بهذه الطريقة من امتلاك القدرة على وضعها كلها في مكان واحد، أو مراجعة كل منها على حدة من خلال النظر في المجلد الخاص بكل حساب.

تدريب بريدك الإلكتروني

سؤال: بالنسبة لي، تتعلق إدارة البريد الإلكتروني بأتمتة كل شيء. أريد من رسائلي الإلكترونية فرز نفسها بنفسها حسب الأولوية. وأرى البريد الإلكتروني ككلب جامح بحاجة إلى تدريب، ولكن إن قضيت وقتاً كافياً في تدريبه، سيتحول إلى رفيق مفيد. لكن في الوقت نفسه، في كل خدمة جديدة نشترك فيها، نجدها ترسل رسائل بشكل منتظم بحيث يتوجب عليك إما تدريب كل خدمة اشتركت بها، أو رؤية صندوق الوراد لديك يتحول إلى مكان مليء برسائل تجارية سبق وأن اشتركت بالمواقع التي ترسلها. هل هناك أي طريقة لجعل عملية التدريب أسهل، ليس فقط بالنسبة لي، ولكن للكثير من زملائي ممن لا وقت لديهم لتدريب بريدهم الإلكتروني؟

الإجابة: أقوم مثلك “بتدريب” بريدي الإلكتروني عبر ضبط إعدادات الإشعارات المرسلة عبر البريد الإلكتروني من أجل كل موقع أو شبكة اجتماعية قمت بالاشتراك فيها، علاوة على قيامي بإنشاء أدوات غربلة ضمن بريدي الإلكتروني لإبقاء الرسائل الأهم أمامي مباشرة. حيث لا يملك الجميع عادة الوقت أو الصبر أو القدرة التقنية لإنشاء أدوات الغربلة تلك في بريدهم الإلكتروني، بالتالي تتوفر بعض الأدوات البسيطة الجاهزة التي تقوم بعمل تصفية للرسائل الإلكترونية القادمة إليك. وتقدم خدمة (Other Inbox) دليلاً رائعاً لعملاء البريد الإلكتروني والخدمات التي يمكنها مساعدتك على غربلة أو عدم الاشتراك أو تنظيم بريدك الإلكتروني. وأستخدم هذه الخدمة منذ سنين كطريقة لتنظيم بريدي الإلكتروني بحسب الفئات. إذ تقدم خدمة (Unroll.me) عملاً رائعاً من خلال إزالة اشتراكك في الجهات التي ترسل إليك رسائل إلكترونية كثيرة، ويمكنها أيضاً مساعدتك على ضبط تواترها وعددها. إلى جانب ذلك تفيد خدمة (Mailstrom) في التخلص من البريد الإلكتروني المتراكم عندك وغير المفيد إليك، في حين تقوم خدمة (Sanebox) باستبدال القواعد الخاصة بإنشاء البريد الإلكتروني لديك، إنما عليك دفع القليل من المال للحصول على باقة الخدمات الكاملة. كما سيعتمد اختيارك للخدمة المناسبة على رغبتك في استثمار بعض الوقت في إعداد أدوات الغربلة الخاصة ببريدك الإلكتروني أو صرف القليل من المال لجعل خدمة (Sanebox) تقوم بذلك بدلاً عنك.

كيفية تنظيم المراسلات الجديدة

سؤال: أملك تصنيفاً جيداً للأشياء التي أقوم بها طوال الوقت، ولكن عندما أبدأ بمشروع جديد، أعاني أول فترة ولا أكون متأكدة تماماً من الطريقة الأفضل لتنظيم ما يردني، حيث أقوم خلالها بوضع الأشياء معاً بشكل عشوائي حتى أصل إلى نقطة أدرك فيها أنني بحاجة إلى إنشاء مجلد جديد. وأود التخلص من الفوضى الفورية التي تصادفني (سيكون من الرائع إن قدمت إجابة أشمل).

الإجابة: ستكون الإجابة على ذلك السؤال بالمخطط التالي:
أين على البريد الإلكتروني أن يذهب
حالة المجلد
حالي جديد

نوع المجلد التقاط جميع الرسائل الواردة
“استفسارات”
“آفاق تعاون”
“البحث عن وظيفة”، من أجل الرسائل القادمة من شخص أو مؤسسة جديدة غير متصلة بالمشاريع الحالية أو السابقة، من أجل سلسلة مراسلات جديدة تريد رؤيتها في مكان واحد.
“محددة بحسب المشروع أو العميل”، من أجل الرسائل البريدية المتصلة بمجلدات المشروع الحالية، من أجل الرسائل الإلكترونية المرسلة بعد توقيع عقد وبالتالي معرفة أنّ هناك شيء قادم أو عمل مستمر، من أجل الرسائل المتصلة بعمل حالي لكن في جانب مختلف من العمل، أو تلك التي تتم مع فريق مختلف.

التعامل مع رسالة إلكترونية قديمة غير ذات صلة

سؤال: كيف يمكنني حذف الأشياء التي أبقيها بسبب الخوف؟

الإجابة: لماذا عليك في الأساس حذف أي شيء؟، انقليها فقط من صندوقك الوارد. فهناك نسبة صغيرة من الرسائل التي تصلني تكون موجودة بالفعل ضمن صندوق الوارد لدي، إذ يذهب معظمها إلى مجلدات فرعية مثل “نشرات إخبارية” أو “إيصالات”، كما أنّ لدي مجلد باسم “أرشيف” أضع فيه كل الأشياء التي لا أريد أن تكون في صندوقي الوارد، إنما أيضاً لا أود حذفها. أنا أعتمد كثيراً على ميزة البحث للعثور على الرسائل التي أحتاجها، بالتالي لا يهمني إنشاء الكثير من المجلدات. إنّ سبب إنشائي المجلدات المذكورة في الأعلى هو تسهيل رؤيتي أشياء محددة أريدها ضمن مكان واحد. (على سبيل المثال، كل الرسائل القادمة من قائمة بريدية محددة تهمني، أو كل الإيصالات الرسمية المتعلقة بعملي).

التعامل مع فوضى البريد الإلكتروني

سؤال: أحب تقليل الفوضى إلى الحد الأدنى في حياتي عامة، إلا أنني أعاني من الفوضى الرقمية في حسابي الإلكتروني. وأستخدم بريد جيميل مع ربطه ببرنامج آبل للبريد وذلك من أجل حسابي البريدي الشخصي، وأستخدم خدمة (أوتلوك) لحسابي البريد الخاص بالعمل. وصندوقي الوارد منظم وفارغ، إلا أنني على عكسك، لا أقوم بإفراغ مجلد المحذوفات. لا أعتقد أن لدي سؤال حقاً هنا، لكنني أحببت كلامك حول كيفية التعامل مع هكذا أمور من ناحية، وكيف يمكن للعالم الرقمي أن يغمرنا من ناحية أُخرى.

جواب: أعترف أنني لست ممن يقللون الفوضى إلى حدها الأدنى: ما أحبه في العالم الرقمي هو إتاحته الفرصة لي للانغماس فيما أهواه دون التسبب في ملء منزلي بالفوضى (رغم امتلاء منزلنا بالفعل بالأقراص الصلبة الناتجة عن أرشفتي وتخزيني الاحتياطي لما أقوم به على الإنترنت). وسيرغب جزء مني في تحويل أرشيفي الرقمي بالكامل إلى التخزين السحابي بحيث لا أضطر إلى القلق بشأن حال تلك الأقراص الصلبة ثانية.

تنويه: إن نسخ المقال أو إعادة نشره بأي شكل وفي أي وسيلة دون الحصول على إذن مسبق يعتبر تعدياً على حقوق الملكية الدولية ويعرض صاحبه للملاحقة القانونية. جميع الحقوق محفوظة لشركة هارفارد بزنس ببليشينغ، بوسطن، الولايات المتحدة الأميركية – 2017.

هذه المقالة عن تواصل

شاركنا رأيك وتجربتك

كن أول من يعلق!

التنبيه لـ

wpDiscuz