على اعتبار أنك المدير لا يعني أن تترأس كل الاجتماعات

الاجتماعات التي تدار بطريقة فعالة ستفيدك أنت وأعضاء الفريق، لأنها تساعد في توضيح القضايا المختلفة وتحديد وجهة العمل والمضي قدماً في تحقيق الأهداف المرجوة. هذه الاجتماعات مهمة للغاية لنجاح فريقك، ولكن المشكلة دائماً في عدم توفر المزيد من الوقت للتخطيط للاجتماعات وعقدها على أفضل نحو.

ولعله قد حان الوقت بالتفكير إن كان يلزم أصلاً أن تقود أنت جميع هذه الاجتماعات.

أتفاجأ عند العمل مع المدراء والتنفيذيين حين أجد أن الغالبية العظمى يفترضون أن قيادة الاجتماع أمرٌ يعود للشخص الأعلى رتبة في غرفة الاجتماعات.

لا شك أنه من الضروري أحياناً أن يشرف المدير أو مدير المشروع على الاجتماع، ولا سيما إن كان هذا الاجتماع لمجموعة صغيرة أو اجتماعاً لاستعراض سير العمل في مشروع ما، وذلك بهدف الحفاظ على بساطة العملية وتوفير الوقت. أما حين يكون في الاجتماع ثمانية أشخاص أو أكثر ويغطي عدداً مختلفاً من المواضيع والقضايا، فسيكون من الجيد التفكير بالشخص الأنسب لترتيب طبيعة النقاشات وإدارتها، وليس شرطاً أن يكون هذا الشخص هو أنت.

إن إتاحة الفرصة أمام الآخرين لإدارة الاجتماعات يرتبط بثلاث نقاط إيجابية سأوجزها فيما يلي، وسأقدم أيضاً بعض الأسئلة التي تساعدك في اختيار الشخص البديل الأنسب.

1. الفرصة لتطوير موظفيك. تعد القدرة على إدارة النقاشات إحدى المهارات الأساسية، ولا شك أن إتاحة الفرصة لموظفيك لاكتساب هذه الخبرة سيعزز من مكانتهم وتأثيرهم. فقيادة الاجتماع سيكون فرصة لممارسة هذه المهارة في سياق طبيعي خلال العمل، وهذا عادة ما يكون أكثر كفاءة وفعالية من اشتراكهم في برنامج تدريبي.

• من سيجني الفائدة الأكبر من فرصة قيادة الاجتماع؟ من الذي يحتاج إلى ممارسة عملية لإتقان هذه المهارة الحساسة؟ يفضل أن تكون حاضراً في الاجتماع الذي يديره الموظف الذي تختاره لهذه المهمة، فهذا يضمن أن يقدم أداءً أفضل لأنه يعرف أن ثمة من يراقبه، كما أنه يمنحك فرصة متابعة أدائه من أجل منحه تقييماً يعزز من قدرته على تطوير هذه المهارة.

• من الشخص الجديد في المجموعة الذي يمكنه تعزيز مكانته بين زملائه من خلال منحه صلاحية ترتيب وقيادة عدد من الاجتماعات؟ قد يبدو هذا وكأنك تلقيه مكتوفاً في البحر، ولكن التطوير عادة يبدأ عند الفرد حين يخرج من دائرة الراحة.

2. ضمان إدارة النقاشات الحساسة بفعالية. إن الإدارة الماهرة للنقاش تمنحه الانسيابية اللازمة، كما تمكن من استكشاف الآراء المختلفة، وتحقق أهداف الاجتماع عبر الالتزام بوجهته وتحقيق التقدم المطلوب. وفي حين قد ترى أنك متمكن من إدارة الاجتماعات، فمن الممكن وجود شخص آخر سواك من أعضاء الفريق قادر على أداء المهمة بنفس المستوى من الكفاءة أو أفضل، ولاسيما إذا كان لديه بعض السمات المميزة التي يمكن الاستفادة منها في نقاش معين.

• من يمتلك أفضل مهارات إدارة النقاشات، ولاسيما إن كانت الموضوعات أو طبيعة المجتمعين تفرض تحديات مختلفة؟ من الذي يمتلك مقدرة مميزة في فهم الآخرين على اختلاف ثقافاتهم وشخصياتهم أو وجهات نظرهم واحترام هذا الاختلاف والاستفادة منه؟ أحياناً تكون المهارة الأهم في اجتماع ما هي القدرة على منح الآخرين إحساساً بالانتماء والشعور بأن صوتهم مسموع وأفكارهم لها أثر. إن النقاشات المعقدة التي تشتمل على عدة وجهات نظر ومصالح أو يكتنفها بعض الغموض بخصوص موقف ما تحتاج إلى إدارة من شخص يمتلك الحساسية والمهارة للتعامل معها.

• من هو الشخص الأقل تأثراً بمخرجات الاجتماع والذي سيكون الأقدر على التركيز على إدارة النقاش بدل توجيهه وإضافة ما يحقق مصلحته؟ إن إدارة النقاش تتطلب التنبه الدقيق لبعض الديناميكيات المهمة -مثل تحديد ما إذا كان إشراك شخص معين في النقاش، أو وضع قائمة بإجراءات محددة مع تحديد المسؤول عن تنفيذها أو السيطرة على النقاش إن حادَ عن الهدف المقصود. ومن الصعب عادة على شخص يتأثر كثيراً بمخرجات الاجتماع الحفاظ على مستوى دقيق من التنبه لهذه الأمور.

3. إنها فرصتك للاستماع والملاحظة والتركيز في مدخلاتك. حين تتنازل عن قيادة اجتماع ما فسيكون لديك مجال أكبر لمشاركة ملاحظاتك وتجربتك ووجهات نظرك. وبالإضافة إلى الأسئلة السابقة عليك التنبه أيضاً إلى ما يلي:

• هل هنالك شخص من قسم آخر من الشركة بوسعه قيادة الاجتماع حتى تتمكن أنت وبقية فريقك من التركيز على الموضوع؟ وربما من الأفضل أن يمتلك هذا الشخص قدراً من المعرفة بالمشروع أو المجموعة، ولكن هذا ليس شرطاً. يمكنك أيضاً العثور على بعض المحترفين المتخصصين في إدارة الاجتماعات وتنسيقها. وقد يكون من الجيد أحياناً جلب شخص من خارج الشركة، خاصة حين يكون مستوى التوتر عالياً أو إن كان من الضروري وجود مراقب محايد ليساعد في إدارة النقاش حول مواضيع إشكالية ومعقدة. ولكن الحالة الأمثل على المدى الطويل هي امتلاك هذه القدرات وتطويرها داخل مؤسستك.

من الضروري عندما تقرر منح صلاحية إدارة الاجتماع لشخص آخر، أن توضح للفريق السبب الذي دفعك لذلك. ولا تفترض أن مهمتك قد انتهت هنا، فإنك تبقى المسؤول عن ضمان سير الاجتماع كما ينبغي.

يجب أن يدرك فريقك أن عقد الاجتماعات وإدارة النقاشات الجماعية بمهارة من الكفاءات المهمة، وأنك تأمل دوماً أن تكون الاجتماعات بنّاءة ومفيدة. وربما تحتاج إلى تشجيع الآخرين على إضافة مهارة إدارة الاجتماعات على قائمة المهارات اللازم تطويرها. إن منح الآخرين هذه الفرصة يعزز من هذه المهارة بين أفراد الفريق، ويساعد في الوضع المثالي على عقد اجتماعاتٍ تتسم بكفاءة أعلى وتحقق مخرجات أفضل، وسيكون الموظّفون أكثر رغبة في حضور الاجتماعات التي تدعو إليها وأشد حرصاً على المساهمة فيها.

 اقرأ أيضاً:

• فن ادارة الاجتماعات دون التكلم كثيرا
• الطريقة الصحيحة لبدء الاجتماعات