تابعنا على لينكد إن

يعرف أي قائد فريق أن ما يحدث بين اجتماع مشروع وآخر قد يبني الفريق كله أو قد يحطمه، إلا أنه قد يصعب في أغلب الأحيان الحفاظ على حماس الفريق وتركيزه لتحقيق ما اُتفق على القيام به. قد تكون مُتمّاً لواجباتك ومتأكداً من أن كل أفراد فريقك متفقون على العمل اللازم والخطوات التالية، إلا أن تخصيص المهام وتحديد المواعيد النهائية لا يكفي في العادة.
هناك الكثير من الأمور التي تحدث فيما بين الاجتماعات، كما أن بعض الظروف والأوضاع قد تتغير وتختلف. يعمل معظم الناس ساعات أكثر مما يريدون، ويتابعون العمل حتى من منازلهم. في نفس الوقت، هناك بعض الشركات التي تمتلك ثقافة تتقبل عموماً عدم فعل الناس كل ما اتفقوا عليه في الاجتماع. لا يستخدم الناس أعذاراً واهية لتبرير عدم إنجازهم للمهام، ولكنهم يستخدمون أعذاراً في نهاية المطاف. بالنسبة لي، فقد سمعت أعذاراً على غرار “مرّ اليوم دون أن أحس به”، و”طرأ أمرٌ آخر”. من الصعب مواجهة مثل هذه الثقافة، ولكن من الممكن أيضاً مواجهتها. وفيما يلي بعد النصائح التي ستساعدك على تحقيق نتائج أفضل:

اختتم الاجتماع باتفاق واضح حول إجراءات محددة ومواعيد الانتهاء من كل بند. أحب استخدام عبارة: “قم بالبند X بحلول الوقت Y، وتواصل معي إن لم تتمكن من ذلك”. لا تجعل الموعد النهائي لإنهاء كل بند من بنود المشروع هو بحلول الاجتماع التالي، بل حدّد تاريخاً منطقياً لكل بند يخلق إحساساً بقدرة الشخص على إنجازه فيه. ذكّر الناس بأنهم قادرون على التفاوض على التواريخ وطلب مواعيد تُشعرهم بالراحة والقدرة على إنجاز المهمة.

اطلب من فريقك التواصل معك إن كان أحدهم على وشك تأخير تسليم ما كُلّف به. لا يتعلق الأمر بجعل عمليات الإنجاز مثالية بقدر ما هو متعلق بجعل عمليات التواصل مثالية. من المهم قيامك بتنشئة وتنسيق الالتزامات إذا كنت تتوقع من الناس التنفيذ.

قدّم ملخصاً للاجتماع بحدود صفحة واحدة بعد ساعة منه إن أمكن ليعلم الجميع ما نوقش وما الخطوات اللاحقة. عيّن عضواً لتتبع ومتابعة بنود العمل بين الاجتماعات. لا يتعلق هذا بالإدارة التفصيلية أو عدم الثقة، بل يتعلق بإدارة المشروع بشكل جيد فحسب.

حافظ على سجل للأمور المُنجزة. كم عدد البنود التي تم إنجازها في موعدها في المواعيد المتفق عليها؟ سيخبرك سجل الإنجاز هذا بنسبة القول/الفعل في فريقك. ضع هدفاً. من واقع خبرتي، تعتبر نسبة إنجاز 60% نسبة متوسطة، إلا أن عليك السعي للوصول إلى نسبة 85% وهو ما سيعطي فريقك شعوراً لا يصدق بالإنجاز. في نفس الوقت، لا تتوقع الكمال، بل حاول فقط تنظيم الأمور بأفضل شكل ممكن.

لا تدع تتبعك للتنفيذ يحوّلك إلى آلة. كن متعاطفاً وأدرك حقيقة أن لكل شخص في فريقك حياة معقدة لا تعرف الكثير عنها. لست الشخص الوحيد الذي يريد بعضاً من وقتهم. في نفس الوقت، عادةً ما يعمل الأشخاص في فرق متعددة وغالباً ما يقدمون تقاريرهم إلى أكثر من شخص. سيؤدي اهتمامك بكل زملائك وإيجادك الوقت للدردشة معهم والعمل على فهم واقعهم الحالي إلى حصولك على احترامهم وإذنهم لتطلب منهم القيام بما سيعدونك به، وستتمكن من الاعتماد عليهم والنجاح في كل مرة.

لا تدع الإخفاق يمر دون حساب، ولكن عبّر عنه بطريقة لطيفة ضمن محادثة شخصية مع من أخفق. يجب ألا ترى أن الشخص أقل قدرة فقط لأنه لم يتمكن من الإيفاء بوعده بتسليم المهمة في موعدها، قد يكون الأمر مرتبطاً بثقافة الشخص لا قدراته. تذكر أنك تحاول ترسيخ قواعد جديدة وسلوك مثالي لما على الناس القيام به، مع تذكريهم باستمرار بما هو متوقع.
إذا لم ينجح كل ما سبق، ولم تحصل على معدل إكمال يناسبك، قد تحتاج إلى معالجة المشكلات مباشرة مع فريقك. جرب الحوار الصريح والمفتوح حول الحفاظ على الالتزامات المتفق عليها.
إليك الأسئلة التي يجب طرحها على نفسك وفريقك:
• هل كل بند من بنود العمل ضروري لإنجاز المشروع؟
• هل ننوي تماماً القيام بكل ما يلزم للإنجاز في الوقت المحدد لنا؟
• هل نحن واضحون بشأن ما يجب القيام به، ومن الذي سيفعل ماذا، ومتى سيتم ذلك؟
• هل لدينا القدرة على قول لا أو التفاوض عندما لا نستطيع أن نلتزم تماماً؟
• هل نحن موافقنا على أن يتابعنا شخص ما للتحقق من تقدمنا؟
• هل لدينا نظام لتتبع بنود العمل واستكمالها؟
• هل لدينا اتفاق على التواصل إذا حدث شيء قد يتداخل مع إنجازنا للمهمة؟
ستزيد هذه المناقشة المتصلة بحل المشكلة من مستوى وعي الجميع وتحافظ على الالتزامات فضلاً عن معالجتها المشاكل السطحية التي تمنعهم من القيام بذلك.
سيساعد ما سبق على الوصول إلى مستوى إكمال أعلى لن يقود إلى تقدم استثنائي تجاه الأهداف فحسب، إنما إلى شعور إنجاز هائل أيضاً، سواء شخصياً أو للمجموعة.

تنويه: إن نسخ المقال أو إعادة نشره بأي شكل وفي أي وسيلة دون الحصول على إذن مسبق يعتبر تعدياً على حقوق الملكية الدولية ويعرض صاحبه للملاحقة القانونية. جميع الحقوق محفوظة لشركة هارفارد بزنس ببليشينغ، بوسطن، الولايات المتحدة الأميركية – 2017.

هذه المقالة عن

شاركنا رأيك وتجربتك

كن أول من يعلق!

التنبيه لـ

wpDiscuz