كيف تقدم عرضاً تقديمياً جذاباً عن بُعد؟

ملخص: في حين أن منصات التواصل الافتراضية تساعد في بقاء الفِرق التي تعمل عن بُعد على اتصال، إلا أنها ليست دائماً المكان المثالي لتقديم عروض تقديمية جاذبة للانتباه. فمن الصعب (أو قد يكون من المستحيل) فهم الإشارات غير اللفظية لجمهورك إذا كنت تتواصل عبر الفيديو والصوت، وإذا تشتت تركيز هذا الجمهور قد لا تدرك ذلك. كما أنك أيضاً تواجه العديد من المشتتات الملازمة للعمل من المنزل. لذا، يتطلب تقديم العروض التقديمية عن بُعد عبر الفيديو بعض التحضير الإضافي لتصبح أكثر فاعلية. اطلب من بعض الأشخاص الذين تثق بهم الاستعداد لمساعدتك قبل الاجتماع وبعده عندما تدعوهم إلى ذلك وتقديم ملاحظاتهم وآرائهم العملية إليك لاحقاً. وتعرّف على جمهورك مقدماً وصغ قصصاً قصيرة وشخصية ووثيقة الصلة بالحضور بحيث تجعلهم يشعرون بوجودهم. وقبل كل شيء، كن موجزاً وواضحاً.

أحد عملائي الذين أقدم لهم تدريباً إرشادياً، وهو مهندس اسمه كمال، يُعد راوياً رائعاً للقصص وجهاً لوجه. فهو يستخدم يديه في أثناء الحديث ويروي قصصاً مفعمة بالحيوية وزاخرة بالاستعارات الفكاهية والمفاجآت. وكان من المعتاد أن يستقبل الجمهور خفة ظله ولطفه بشكل إيجابي.

ولكن عند تقديم عروض تقديمية عبر الفيديو، بدا أن قصص كمال لا تستهوي السامعين. فقد كشفت الملاحظات التي تلقاها مؤخراً أنه يفقد حماسه لفترة طويلة خلال تقديم عرضه في كثير من الأحيان، ما يؤدي إلى تشتيت انتباه جمهوره نظراً إلى التفاصيل غير الضرورية وفشله في توصيل رسالة مقتضبة.

وهذا لا يحدث مع كمال فقط. ففي حين أن المنصات الافتراضية تساعدنا على التواصل مع بعضنا عن بُعد، إلا أنها تطرح أيضاً تحدياً أمام القادة الذين اعتادوا تقديم العروض التقديمية وجهاً لوجه. إذ يتطلب فهم مشاعر الجمهور عن بُعد مزيداً من التركيز، والبيئة الرقمية تجعل من الصعب فهم الإشارات غير اللفظية مثل نبرة الصوت ولغة الجسد. على سبيل المثال، عند التواصل مع الأشخاص وجهاً لوجه يعتمد الدماغ البشري على تعبيرات الوجه الدقيقة لفهم مدى التقبُّل واتخاذ القرارات وإصدار الأحكام في أثناء التواصل. أما في منصات الاجتماعات الافتراضية، قد يتمكن مقدّم العرض من رؤية عدد قليل من الوجوه (وقد لا يرى أياً منها على الإطلاق). وهناك أيضاً معوقات أخرى ترافق العمل عن بُعد من مشتتات عديدة واتصال غير ثابت بالإنترنت يؤثر على جودة الفيديو والصوت، ما قد يجعل من المستحيل قياس الأداء وسرعة الاستقبال بصورة آنية.

التحضير لتقديم العروض التقديمية عن بُعد

يتعين على القادة الاستفادة من مجموعة مهارات مختلفة لإيصال رسائلهم بفعالية والاندماج في بيئة العمل عن بُعد. إذ تتطلب منك اللقاءات الافتراضية الانتقال من فهم الإشارات غير اللفظية بصورة آنية إلى الاهتمام بالمشاركين قبل العروض التقديمية وفي أثنائها وبعدها لضمان إيصال رسالتك. فيما يلي 6 طرق لتقديم عروض تقديمية تلقى استحسان الجمهور في الوقت الذي تتقيد فيه أنت وجمهورك بالتواصل عن بُعد.

استفد من الميزات التقنية

في حين أن بعض منصات التواصل عبر الفيديو يمكن أن تحد من قدرة مقدم العرض على التفاعل مع وجوه الجمهور بصورة آنية، إلا أن الميزات المدمجة، مثل استطلاعات الرأي والدردشة ولوحات الكتابة والعلامات التي تساعد على إبداء الإعجاب أو الموافقة أو خاصية رفع الأيدي لطلب الإذن بالحديث، يمكن أن تساعدك على جذب انتباه الأشخاص والحفاظ عليه. ولذلك حاول دمج هذه الأدوات في وقت مبكر من عرضك التقديمي لتجعل الأشخاص في حالة مزاجية تسمح لهم بالمشاركة والاندماج.

ابدأ بقصة تعبر عن جمهورك

اجمع بعض المعلومات حول المشاركين سابقاً وصغ قصة شخصية تلقى صدى واسعاً. واجعلها قصيرة ومحددة لتجنب الخروج عن الموضوع وتشتيت تركيزهم. فقد ثَبُت أن القصص والنوادر والاستعارات تزيد من التفاعل والاندماج، طالما أنها أُلقيت بمصداقية وتأثُّر وبطريقة تعزز رسالتك المنشودة بوضوح. وإذا لم تكن متأكداً من أن قصتك وثيقة الصلة بموضوع العرض، حاول أن تلقيها على زميل تثق به في أثناء التحضير لعرضك التقديمي.

التمس المشاركة مقدماً

تشير البحوث إلى أن تيسير الاجتماعات على نحو فعال، بما في ذلك دعوة المشاركين إلى المشاركة، يُعد أمراً أساسياً في زيادة مستوى الاندماج والمشاركة والفاعلية. لذا، نبّه الحضور في وقت مبكر بأنك ستطلب 2 أو 3 متطوعين للمشاركة في أثناء الاجتماع، فهذا سيساعد الحضور على البقاء متيقظين ومنتبهين ومستعدين للمشاركة، كما أنه سيقلل من احتمالية قيامهم بمهام أخرى خلال الاجتماع أو مغادرتهم القاعة. بالإضافة إلى ذلك، اطلب من بعض الأشخاص المختارين المساهمة في العرض قبل تقديمه، ثم ادعهم للمشاركة في وقت مبكر من العرض.

كن واضحاً وموجزاً وهادئاً

يُعد إبقاء رسالتك موجزة وبسيطة وواضحة أكثر أهمية في الوقت الذي تحارب فيه للقضاء على المشتتات العديدة المتأصلة في غرف الاجتماعات الافتراضية. لذا، اجعل الكلام الممل أو الحوارات الذاتية في أدنى مستوياتها، ولا تتجنب الصمت. وعندما تطرح سؤالاً، انتظر بثقة إلى أن يجيب أحد الأشخاص، ولا تفسر الصمت تلقائياً على أنه نقص في التفاعل والمشاركة. قد يستغرق استيعاب المشاركين للمعلومات واستجابتهم لها وقتاً أطول عبر الفيديو، لذا استخدم هذه الثواني الإضافية بوصفها فرصة للاستماع بعمق قبل طرح سؤال آخر أو اختيار متطوع للمشاركة.

لا تهمل الإشارات غير اللفظية بالكامل

كشفت دراسة أُجريت عام 2007 أنه يمكن للأشخاص فهم المعلومات والمشاعر بشكل أفضل إذا كانت لغة الجسد وتعبيرات الوجه مرئية. لذا قبل تقديم عرضك شجّع المشاركين على تشغيل كاميراتهم وحدد شخصاً واحداً لتنظر إليه طوال عرضك التقديمي. راقب وجه هذا الشخص ولغة جسده بحثاً عن إشارات للكيفية التي يتلقّى بها الحضور حديثك. يُعد الإيماء بالرأس والابتسام والحفاظ على التواصل البصري من الإشارات الجيدة، بينما يُعد التثاؤب وتقاطع الذراعين والنظر بطريقة تدل على عدم الاكتراث أو النظر إلى الأسفل أو بشكل جانبي إشارة إلى عدم التفاعل أو الاندماج وأنك بحاجة إلى تغيير نهجك.

التمس الملاحظات والآراء

بعد عرضك التقديمي التمس آراء وملاحظات 1 أو 2 من المشاركين لمعرفة ما إذا كنت قد أوصلت رسالتك المقصودة بنجاح. وإذا تم تسجيل الاجتماع شاهد الفيديو، مع إيلاء اهتمام خاص إلى كيفية استجابة المشاركين لمحاولاتك لكي يتفاعلوا ويشاركوا. وحدد 2 أو 3 أساليب يمكنك استخدامها في المرة القادمة لتحسين تواصلك مع الجمهور.

قرر كمال، قبل الاجتماع الافتراضي التالي لإطلاع العاملين على التطورات الذي سيحضره 200 شخص، أن يتبع نهجاً جديداً لكي يندمج المشاركون مع عرضه ويتفاعلوا معه. قبل العرض التقديمي طلب كمال من 3 من كبار الموظفين الذين يمكنه الاعتماد عليهم أن يشاركوا ويساهموا في العرض خلال الدقائق الخمس الأولى. وطلب من فريقه قبل موعد العرض مشاركة موضوعات للقصص لكي يكبح ميله إلى رواية القصص الفردية، وخلال الاجتماع أفسح المجال أمام المشاركة والدردشة، ما أدى إلى خوض نقاشات فعالة حول شواغل الفريق. ونتيجة لذلك، كان جمهوره أكثر تفاعلاً ومشاركة من المعتاد، وحصل على تعليقات تفيد بأن هذا العرض التقديمي كان أفضل عروضه حتى الآن في مجال تقديم العروض التقديمية عن بُعد.

اقرأ أيضاً: صفات المستمع الجيد