إذا لم تكن تعرف النتائج المرجوّة من الاجتماع فالأفضل إلغاؤه!

كم مرة خرجت من اجتماع يفترض أنّه مهم، كاجتماع على مستوى الإدارة أو مناقشة عالية المستوى مع المدراء التنفيذيين أو جلسة مع مجلس الإدارة، وأنت تفكر وتقول: كانت تلك نقاشات عظيمة، ولكنّي لست متأكداً إن كنّا حقاً قد أنجزنا فيها شيئًا!. في معظم الأحيان لا تكمن المشكلة فيما حصل أو لم يحصل في الاجتماع، وإنما الخلل يحصل بسبب عدم تحديد أهداف واضحة للاجتماع في المقام الأول.

نرى هذا يحصل كثيراً حين يطلب منّا العملاء مساعدتهم في إدارات اجتماعاتٍ تعقد خارج مكان العمل. وعادة ما يشرعون بتزويدنا بجدول مرتّب للأعمال (تقدّم عادة في حزمة كاملة)، حيث يتمّ تحديد المتحدثين مسبقاً كما تشتمل على قائمة بالأشخاص الذين أكدوا على الحضور. ولو تجاوزنا هذه الترتيبات، فإنّ الجوهر الفعليّ لمثل هذه الاجتماع قد حدّد على نحو ما، إلا أننا دوماً نتوجّه بسؤالين معتادَين للمسؤول عن الاجتماع، وعادة ما يكون المدير التنفيذي الأعلى الذي يستضيفه، وهما:

• ما الأمور التي ترغبون بأن يجري النقاش حولها أو اتخاذ القرارات بشأنها أو اكتشافها في نهاية هذه الجلسة عدا عن تلك التي تناقشتم حولها مع أعضاء الفريق؟
• ما الذي تريدون أن يقوله الموظفون حين يسألهم أحدهم: “ما الذي جرى في الاجتماع الكبير؟”

وفي كلّ المرّات تقريباً يكون الجواب واحداً: “هذا سؤال جيّد- في الواقع الأمر لم أفكّر بهذه الأمور”.

إنّ الخطوة الأولى التي يجدر بك القيام بها عند التخطيط لاجتماع غير روتيني أو جلسة تحدث لمرّة واحدة (سواء كان الحاضرون ثمانية أشخاص من مجلس الإدارة، أو 15 شخصاً من الفريق التنفيذي، أو 150 من الفريق القيادي في الشركة) هي أن تضع قائمة مبدئية بالأهداف المرجوّة من هذا الاجتماع بناء على السؤالين السابقين. وكما يقول ستيفن كوفي: “ابدأ والغاية في ذهنك”. وهذه الأهداف ليست الأنشطة التي ستحدث خلال الاجتماع وليست هي ترتيب الفترات في أجندة الاجتماع. إنّ هذه الأهداف تقع على مستوى أعلى: إنّها المخرجات التي تنشدها لهذا الاجتماع الخارجي.

ولا داعي لأن تكون هذه القائمة من الأهداف طويلة ومعقّدة، كل ما عليك كتابته في بداية الأمر ثلاث إلى خمس نقاط أساسية توضّح ما ترغب في تحقيقه.

ولكنّ هذه العملية قد تستغرق بعض الوقت. إذ يجب على المسؤول عن الاجتماع تكرار التفكير بالأمر مرتين أو ثلاث حتّى يتمكّن من وضع مجموعة مبدئية من الأهداف التي يمكن مناقشتها مع الأفراد الآخرين المعنيين بالاجتماع، الذين سيُطلب منهم بعد ذلك مراجعة هذه القائمة وتحديد ما إذا كان ثمة أهداف يجب إضافتها أو حذفها من القائمة. وحين يتفق الجميع على ذلك يتم إعلام جميع من سيحضر الاجتماع بالأهداف المحدّدة. إنّ من شأن هذا الإجراء أن يجعل أجندة الاجتماع مركّزة ويتيح للمسؤول أن يعتذر عن قبول أي إضافة أو نقاش بعيد عن أهداف الاجتماع.

وفي ما يلي بعض الأمثلة على الأهداف لأنواع مختلفة من الاجتماعات التي أشرفنا عليها مؤخراً:

اجتماعات مجلس الإدارة:

• تقديم مدخلات لمجلس الإدارة في الفترة التي تعدّ فيها الإدارة الإستراتيجية الجديدة للسنوات الخمسة المقبلة
• الاتفاق على الفترة المتبقّية لاعتماد الإستراتيجية الحاليّة
• تحديد الإستراتيجيات الجديدة التي يمكن العمل عليها
• تجهيز النموذج التشغيلي للحوكمة الإستراتيجية
• العملية السنوية للتخطيط الإستراتيجي
• الإشراف الإستراتيجي طويل المدى (خمس سنوات وأكثر)
• تحديد الموضوعات والتوقيت للمدخلات الإضافية من مجلس الإدارة على دورة التخطيط الحالية

اجتماعات الفريق التنفيذي:

• وضع قائمة لفرص النمو ليقوم الفريق بتقييمها
• البدء بتعريف فرص محددة للنمو، بما في ذلك وصف مستقبل كل منها مع بيان الإجراءات المقترحة لضمان النجاح
• تحديد المدير التنفيذي وقائد الفريق لمتابعة كل واحدة من الفرص
• فهم الإطار الزمني والأنشطة خلال الأشهر الثلاثة المقبلة

اجتماع القيادة:

• تحديد هدف وموقع فريق القيادة الموسع
• الوصول إلى فهم واضح لرؤية الشركة ورسالتها وإستراتيجيتها، ولاسيما تحديد أولوياتها للسنوات الثلاثة الأولى
• فهم القضايا التي يطرحها الحاضرون بخصوص الأولويات ووضع حلول مقترحة
• الاتفاق حول الخطوات المقبلة

كما يجب أن تساعدك قائمة الأهداف على اتخاذ قرارات هامّة حول جوانب محددة من الاجتماع:

الأجندة: جهّز مسوّدة لأجندة الاجتماع مع ربط كل واحد من الأنشطة مع واحد أو أكثر من الأهداف المحدّدة. هل تساعدك جميع هذه الأنشطة هل تحقيق أهدافك؟ هل هنالك أهداف لا يمكن تحقيقها عبر الأنشطة التي خططت لها؟

الحضور: يجب أن يكون عدد وطبيعة الحضور قائماً على نطاق أهداف الاجتماع. فعلى سبيل المثال، إن كنت ترغب في اتخاذ قرارات، فالأفضل أن تكون المجموعة أصغر، أما إن كنت تسعى إلى الحصول على أفكار جديدة أو الحصول على دعم تنظيمي واسع لمبادرة ما، فالأفضل أن تكون مجموعة الحاضرين أكبر.

القراءات السابقة للاجتماع: تحديد الأهداف يعني أنّك لن تُثقل على الحاضرين بأن تطلب منهم الاطلاع على كمّ هائل من الخطط والدراسات والتقارير إن كانت غير متعلقة بالأهداف التي حددتها. يمكنك الاعتماد على أهدافك من أجل تنظيم وتحديد محتوى مركّز من الأوراق التي يلزم الحضور الاطلاع عليها قبل الاجتماع.

الموقع: يجب أن يعكس مكان الاجتماع الأهداف المحدّدة له. فإن كانت الأهداف مثلًا تركّز على منطقة معيّنة، فربما سيكون من الجيّد عقد الاجتماع فيها. وإن كانت الأهداف تشتمل على أن يتمكّن الحاضرون من التعرف على بعضهم بشكل أفضل، فيجدر بك أن تحرص على اختيار مكان ملائم يساعد على تحقيق هذه الغاية.

وهكذا فإنّ وضع الأهداف المرجوّة للاجتماع ومشاركتها مع الآخرين سيضمن “أن يأتي الجميع إلى الاجتماع نفسه”، إذ سيكون الحاضرون متحمسين ومستعدين لتحقيق هذه الأهداف.