إذا لم تكن تعرف النتائج المرجوة من الاجتماع فالأفضل إلغاؤه!

كم مرة خرجت من اجتماع يُفترض أنه مهم، مثل اجتماع على مستوى الإدارة أو مناقشة عالية المستوى مع المدراء التنفيذيين أو جلسة مع مجلس الإدارة، وأنت تفكر وتقول: "كانت تلك نقاشات عظيمة، لكنني لست متأكداً إذا كنا حقاً قد أنجزنا فيها شيئاً!". في معظم الأحيان لا تكمن المشكلة فيما حصل أو لم يحصل في الاجتماع، وإنما الخلل يحصل بسبب عدم تحديد أهداف واضحة للاجتماع في المقام الأول.
إعلان: لا تدع حائط الدفع يفصلك عن أهم المهارات والخبرات الإدارية. استفد اليوم من الاشتراك الترحيبي بدءاً من 30 ريال/درهم (8 دولار).

نرى هذا يحصل كثيراً عندما يطلب منا العملاء مساعدتهم في إدارة اجتماعات تعقد خارج مكان العمل. عادة ما يشرعون بتزويدنا بجدول مرتب للأعمال (يقدم عادة في حزمة كاملة)، حيث يتم تحديد المتحدثين مسبقاً وقائمة الأشخاص الذين أكدوا الحضور. وإذا تجاوزنا هذه الترتيبات، فإن الجوهر الفعلي لمثل هذا الاجتماع قد حدّد على نحو ما، إلا أننا دوماً نتوجه بسؤالين معتادَين للمسؤول عن الاجتماع، وعادة ما يكون المدير التنفيذي الأعلى الذي يستضيفه، وهما:

ما الأمور التي ترغبون بأن يجري النقاش حولها أو اتخاذ القرارات بشأنها أو اكتشافها في نهاية هذه الجلسة عدا عن تلك التي تناقشتم حولها مع أعضاء الفريق؟
ما الذي تريدون أن يقوله الموظفون حين يسألهم أحدهم: "ماذا حدث في الاجتماع الكبير؟"

وفي كل المرات تقريباً يكون الجواب واحداً: "هذا سؤال جيد- في الواقع الأمر لم أفكر بهذه الأمور".
إن الخطوة الأولى التي