إذا لم تكن تعرف النتائج المرجوة من الاجتماع فالأفضل إلغاؤه!

هل يمكنك تحديد أهمية الاجتماع والوصول إلى النتائج المرجوة؟ كم مرة خرجت من اجتماع يُفترض أنه مهم، مثل اجتماع على مستوى الإدارة أو مناقشة عالية المستوى مع المدراء التنفيذيين أو جلسة مع مجلس الإدارة، وأنت تفكر وتقول: "كانت تلك نقاشات عظيمة، لكنني لست متأكداً إذا كنا حقاً قد أنجزنا فيها شيئاً!". في معظم الأحيان لا تكمن المشكلة فيما حصل أو لم يحصل في الاجتماع، وإنما الخلل يحصل بسبب عدم تحديد أهداف واضحة للاجتماع في المقام الأول.

نرى هذا يحصل كثيراً عندما يطلب منا العملاء مساعدتهم في إدارة اجتماعات تعقد خارج مكان العمل. عادة ما يشرعون بتزويدنا بجدول مرتب للأعمال (يقدم عادة في حزمة كاملة)، حيث يتم تحديد المتحدثين مسبقاً وقائمة الأشخاص الذين أكدوا الحضور. وإذا تجاوزنا هذه الترتيبات، فإن الجوهر الفعلي لمثل هذا الاجتماع قد حدّد على نحو ما، إلا أننا دوماً نتوجه بسؤالين معتادَين للمسؤول عن الاجتماع، وعادة ما يكون المدير التنفيذي الأعلى الذي يستضيفه، وهما:

• ما الأمور التي ترغبون بأن يجري النقاش حولها أو اتخاذ القرارات بشأنها أو اكتشافها في نهاية هذه الجلسة عدا عن تلك التي تناقشتم حولها مع أعضاء الفريق؟
• ما الذي تريدون أن يقوله الموظفون حين يسألهم أحدهم: "ماذا حدث في الاجتماع الكبير؟"

وفي كل المرات تقريباً يكون الجواب واحداً: "هذا سؤال جيد- في الواقع الأمر لم أفكر بهذه الأمور".

إن الخطوة الأولى التي يجدر بك اتخاذها عند التخطيط لاجتماع غير روتيني أو جلسة تحدث لمرة واحدة (سواء كان الحاضرون 8 أشخاص من مجلس الإدارة، أو 15 شخصاً من الفريق التنفيذي، أو 150 من الفريق القيادي في الشركة) هي أن تضع قائمة مبدئية بالأهداف المرجوة من هذا الاجتماع بناء على السؤالين السابقين. وكما يقول ستيفن كوفي: "ابدأ والغاية في ذهنك". هذه الأهداف ليست الأنشطة التي ستحدث خلال الاجتماع وليست ترتيب الفترات في أجندة الاجتماع. إن هذه الأهداف تقع على مستوى أعلى: إنها المخرجات التي تنشدها لهذا الاجتماع الخارجي.

ولكن هذه العملية قد تستغرق بعض الوقت. إذ يجب على المسؤول عن الاجتماع تكرار التفكير بالأمر مرتين أو ثلاث مرات حتى يتمكن من وضع مجموعة مبدئية من الأهداف التي يمكن مناقشتها مع الأفراد الآخرين المعنيين بالاجتماع، الذين سيُطلب منهم بعد ذلك مراجعة هذه القائمة وتحديد ما إذا كان ثمة أهداف يجب إضافتها أو حذفها من القائمة. وحين يتفق الجميع على ذلك يتم إعلام جميع من سيحضر الاجتماع بالأهداف المحددة. من شأن هذا الإجراء أن يجعل أجندة الاجتماع مركّزة ويتيح للمسؤول أن يعتذر عن قبول أي إضافة أو نقاش بعيد عن أهداف الاجتماع.

وفيما يلي بعض الأمثلة على الأهداف لأنواع مختلفة من الاجتماعات التي أشرفنا عليها مؤخراً:

اجتماعات مجلس الإدارة:

• تقديم مدخلات لمجلس الإدارة في الفترة التي تعد فيها الإدارة الاستراتيجية الجديدة للسنوات الخمسة المقبلة.
• الاتفاق على الفترة المتبقية لاعتماد الاستراتيجية الحالية.
• تحديد الاستراتيجيات الجديدة التي يمكن العمل عليها.
• تجهيز النموذج التشغيلي للحوكمة الاستراتيجية.
• العملية السنوية للتخطيط الاستراتيجي.
• الإشراف الاستراتيجي طويل المدى (5 سنوات وأكثر).
• تحديد الموضوعات والتوقيت للمدخلات الإضافية من مجلس الإدارة على دورة التخطيط الحالية.

اجتماعات الفريق التنفيذي:

• وضع قائمة لفرص النمو ليقوم الفريق بتقييمها.
• البدء بتعريف فرص محددة للنمو، بما في ذلك وصف مستقبل كل منها مع بيان الإجراءات المقترحة لضمان النجاح.
• تحديد المدير التنفيذي وقائد الفريق لمتابعة كل واحدة من الفرص.
• فهم الإطار الزمني والأنشطة خلال الأشهر الثلاثة المقبلة.

اجتماع القيادة:

• تحديد هدف وموقع فريق القيادة الموسّع.
• الوصول إلى فهم واضح لرؤية الشركة ورسالتها واستراتيجيتها، وخاصة تحديد أولوياتها للسنوات الثلاث الأولى.
• فهم القضايا التي يطرحها الحاضرون بخصوص الأولويات ووضع حلول مقترحة.
• الاتفاق حول الخطوات المقبلة.

ويجب أن تساعدك قائمة تحديد أهمية الاجتماع أيضاً على اتخاذ قرارات مهمة حول جوانب محددة من الاجتماع:

الأجندة: جهّز مسودة لأجندة الاجتماع مع ربط كل واحد من الأنشطة مع واحد أو أكثر من الأهداف المحددة. هل تساعدك جميع هذه الأنشطة في تحقيق أهدافك؟ هل هنالك أهداف لا يمكن تحقيقها عبر الأنشطة التي خططت لها؟

الحضور: يجب أن يعتمد عدد وطبيعة الحضور على نطاق أهداف الاجتماع. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في اتخاذ قرارات، فمن الأفضل أن تكون المجموعة أصغر، أما إذا كنت تسعى إلى الحصول على أفكار جديدة أو الحصول على دعم تنظيمي واسع لمبادرة ما، فالأفضل أن تكون مجموعة الحضور أكبر.

القراءات السابقة للاجتماع: تحديد الأهداف يعني أنك لن تُثقل على الحاضرين بأن تطلب منهم الاطلاع على كم هائل من الخطط والدراسات والتقارير إذا لم تكن متعلقة بالأهداف التي حددتها. يمكنك الاعتماد على أهدافك لتنظيم وتحديد محتوى مركز من الأوراق التي يلزم الحضور الاطلاع عليها قبل الاجتماع.

الموقع: يجب أن يعكس مكان الاجتماع الأهداف المحددة له. على سبيل المثال، إذا كانت الأهداف تركز على منطقة معينة، فقد يكون من الجيد عقد الاجتماع فيها. وإذا كانت الأهداف تتضمن أن يتعرف الحاضرون على بعضهم البعض بشكل أفضل، فيجب عليك التأكد من اختيار المكان الملائم الذي سيساعد على تحقيق هذه الغاية.

وهكذا، فإن تحديد أهمية الاجتماع ومشاركتها مع الآخرين سيضمن "أن يأتي الجميع إلى الاجتماع نفسه"، إذ سيكون الحضور متحمسين ومستعدين لتحقيق هذه الأهداف.

 اقرأ أيضاً:

• فن إدارة الاجتماعات دون التكلم كثيراً
• الطريقة الصحيحة لبدء الاجتماعات