6 نصائح لإدارة اجتماعات خارجية موفرة للوقت

لنتحدث بصدق. تعتبر الاجتماعات الخارجية المتعلقة باستراتيجية الفريق اجتماعات مكلفة ومهدرة للوقت. ففي الوقت الذي قد توفر فيه هذه الأحداث بيئة رائعة لبناء الفريق وتعزيز توافقه، يمكن أن تكون هذه الفوائد قصيرة الأجل وتتبدد بسهولة عندما يعود أعضاء الفريق إلى عملياتهم اليومية، ولهذا إليكم نصائح لإدارة الاجتماعات.

على مدار السنوات العشرين الماضية، عملتُ أنا وفريقي معاً مع رؤساء تنفيذيين لوضع خطط للاجتماعات الخارجية التي تعقدها الفرق التنفيذية بهدف مناقشة التخطيط الاستراتيجي السنوي، ولنقوم بتيسير هذه الاجتماعات. ومع تيسير الاجتماعات، تأتي المسؤولية لتحقيق نتائج مستدامة. تعلمنا ما يتطلبه الأمر لنجعل نتائج الاجتماعات الخارجية "مستمرة"، أي أن النتائج التي يخرج بها الفريق يستمر أثرها في أعمالهم.

نصائح لإدارة الاجتماعات

وسواء كنت تدير اجتماعاً خارج المقر لفريق تنفيذي صغير، أو اجتماعاً لمجموعة أكبر، فإليك 6 نصائح لتضمن بقاء أثر الحدث القادم:

1) كن واضحاً بخصوص أهدافك

قبل الاجتماع، احرص على وضوحك أنت وفريقك بشأن ما تأملون تحقيقه خلال الحدث، إضافة إلى الآلية التي ستقيسون من خلالها النجاح فيما بعد. وقد تتضمن أهدافكم:

• العمل معاً لتطوير مجموعة واضحة من الأولويات الاستراتيجية والنتائج المرغوبة القابلة للقياس التي يلتزم بها الفريق بأكمله.
• وضع خطة للمتابعة والمساءلة فيما يتعلق بتحقيق هذه الأهداف بعد الحدث.
• تيسير مناقشة منظمة ومتعمقة حول الطريقة التي يمكن للفريق تحسين أدائه من خلالها.

وبينما تحدد أهدافك، خذ بعين الاعتبار الأسئلة التالية: ما الذي تريد من المشاركين أن يفهموه أو يوافقوا عليه أو يلتفوا حوله، وفي النهاية يعملون وفقاً له؟ كيف تريد منهم أن يشعروا بعد نهاية الاجتماع، وماذا بوسعك أن تفعله لتحقيق ذلك؟

نصيحة للإلصاق: أكمل العبارة التالية: "عند نهاية اجتماعنا، سأكون سعيداً إذا استطعنا [ضع الأهداف هنا]. سيساعدك هذا الوضوح في تحديد التوقعات مع فريقك عندما تناقش أهداف الاجتماع الخارجي مسبقاً. كما أن ذلك سيعزز ثقتهم ويزيد من مشاركتهم من خلال السماح لهم بالتحضير للنقاش.

2) فكّر مرتين بخصوص من يتعين عليك دعوتهم

بحسب خبرتنا، غالباً ما يرتكب القادة خطأ دعوة الكثيرين لحضور اجتماعاتهم الخارجية. عند إعداد قائمة المدعوين، تمعّن في أهدافك واسأل نفسك: "هل سأكون أفضل حالاً مع مجموعة كبيرة أم عدد قليل من الأشخاص الرئيسين الذي يمكنهم العمل معاً لوضع إحدى الاستراتيجيات؟". يمكن أن يشكّل حضور مجموعة كبيرة دمجاً أكبر لجميع الأطراف، ولكن يحتمل ألا يكون اجتماعك مثمراً بالشكل المطلوب.

في أحوال كثيرة تتطلب المجموعات الكبيرة أن تُشرك مزيداً من الأشخاص، ما قد يؤدي إلى نقاش ذي طابع سطحي أكثر. عندما يجلس أشخاص يمتلكون مستويات مختلفة من السلطة والمهارة حول طاولة ما، تكون ثمة فرصة كبيرة بأن تؤثر السياسات أو المخاوف أو الأغراض الشخصية في مسار ذلك الاجتماع. ويمكن لهذا أن يشتتهم عن المحادثات الحقيقية التي لا بد من إجرائها كي تتحقق الأهداف في ذلك الحدث. وتسمح لك دعوة عدد أصغر من الأشخاص الرئيسين بإجراء هذه المحادثات بمزيد من السهولة.

اقرأ أيضاً: كيف ستتغير حياتك عندما تختصر اجتماعاتك في العمل؟

نصيحة للإلصاق: احرص على المواءمة بين قائمة المدعوين وأهدافك، واتخذ قرارات صعبة بخصوص من ستضمه إلى القائمة إن تطلب الأمر. من الأفضل عادةً أن تدعو الفريق التنفيذي أولاً. احصل على تأييدهم. وبمجرد التوافق بين أعضاء الفريق الرئيس، خصّص وقتاً في الاجتماع الخارجي لتحديد النهج الأفضل لإشراك المستوى الثاني من الموظفين عند عودتكم إلى المكتب.

3) ضع جدول أعمال مفصّلاً

بمجرد أن تمتلك مجموعة واضحة من الأهداف وقائمة مدعوين محددة، يكون قد حان الوقت لوضع جدول الأعمال. خطّط ليستمر كل موضوع من مواضيع النقاش لفترة بين 45 دقيقة وساعتين كحد أقصى، ويضمن ذلك عدم اختصار المواضيع أو تسطيحها من خلال إعطائها وقتاً أكثر من اللازم. وبأخذ هذه المبادئ التوجيهية بعين الاعتبار، فمن الأرجح أن تكون قادراً على التطرق لـ 4 إلى 6 مواضيع في يوم كامل. ويجب أن تشتمل عملية تخطيط جدول الأعمال على:

• مواضيع للنقاش (مثل: عرض رؤية القائد، وتحليل نقاط القوة والضعف والفرص والأخطار، وترتيب الأهداف حسب الأولوية، ونقاش أداء الفريق).
• أهداف محددة لكل موضوع (مثل: فهم توجّه القائد، الموافقة على تحليل "سوات" لنقاط القوة والضعف والفرص والأخطار، والالتزام بـ 3 أهداف استراتيجية، وسرد 3 جوانب يمكن للفريق التحسّن فيها).
• أنواع الأنشطة أو أساليب التقديم التي تريد استخدامها (مثل: جلسات عمل للمجموعات الصغيرة، ونقاشات ميسرة للمجموعات الكبيرة، وعصف ذهني، وعروض تقديمية معرفية، وحلقات نقاش، وجلسات أسئلة وإجابات، وألعاب).
• المدة التي تريد تخصيصها لكل موضوع.
• خطة للأعمال التحضيرية التي لا بد من إنجازها مسبقاً، سواء أنجزتها أنت أو الجهة المنظمة أو الفريق.

نصيحة للإلصاق: عندما تكمل مسودة جدول الأعمال، عليك بمقارنتها مع أهدافك. يجب أن تكون قادراً على ربط كل موضوع ونشاط مع كل هدف. تأكّد من انسجام كل شيء قبل وضع اللمسات الأخيرة. قد يتطلب الأمر بضع جولات. يجب عليك أيضاً أن تحاول تنويع أساليب التقديم التي تقررها. وهذا سيحافظ على حماس الفريق، ويساعدهم في البقاء في حالة مشاركة فاعلة خلال الاجتماع.

4) احرص على إعداد الأمور اللوجستية والمراسلات والأدوات والقوالب

بينما ستحتاج الأمور اللوجستية البسيطة المتعلقة بالمواصلات والطعام وترتيبات النوم والمناسبات الاجتماعية ومكان الاجتماع، إلى أن يتولى شخص ما تنظيمها، لا تسمح لذلك بتشتيتك عن المهمة الاستراتيجية الأولى التي على عاتقك، تلك التي تتمثل في التخطيط لتفاصيل ذات مستوى أعلى يضمن لنتائجك الاستمرار. خصّص وقتاً جيداً قبل الحدث للعمل على الأمور التالية:

• مراسلات مدروسة. كيف ستوصل الأهداف والتوقعات للاجتماع الخارجي، قبل الاجتماع وخلاله؟ كيف ستُنجز تأطير جدول الأعمال؟ إذا كنت تجري توزيع ما قبل العمل، فكيف ستتحدث عن الهدف منه وأهميته؟
• الجودة ومواد التواصل المعتمدة. ما العروض أو النشرات المطلوبة للجلسات التي حدّدتها؟ مَن الذي يجب عليه المشاركة؟ ما الإطار الزمني لإكماله قبل الاجتماع الخارجي؟
• قوالب مصمّمة بشكل مدروس. ما المستندات التي يجب تجهيزها مسبقاً لمساعدتك في إعطاء فكرة عن العمل المنجَز في الحدث؟

نصائح للإلصاق: تمعّن في جدول الأعمال لتحديد القوالب التي تحتاجها. وقد تتضمن بعض الأمثلة مخطط "سوات" (SWOT) لنقاط القوة والضعف والفرص والأخطار، ولوحة مؤشرات الأداء الرئيسة (KPI)، أو بطاقة أداء لتسجيل الأهداف الاستراتيجية والنتائج المستهدفة القابلة للقياس، أو قالب تخطيط الاجتماعات أو الحوكمة.

اقرأ أيضاً: الاجتماعات الأكثر فاعلية هي التي تنعقد بأقل من ثمانية موظفين

كما نوصيك بصفتك قائداً للاجتماع بإنشاء عرض تقديمي مدروس لتقديمه في بداية الاجتماع. من شأن ذلك أن يجعل فريقك مستعداً للعمل بشكل أكبر. خطِّط ليكون ذلك لمدة 45 – 75 دقيقة، بناءً على أهدافك. ادعُ الآخرين إلى مساعدتك في تحضير عرضك التقديمي أو تقديم آراء تقويمية مسبقاً، وحاول توقّع الأسئلة أو جمعها من الجمهور مسبقاً. يجب عليك تضمين الموعد المحدد للأسئلة والإجابات بعد العرض التقديمي. فكّر في ذلك كطريقة للانسجام مع فريقك ووضع التوقعات معه، فيما يتعلق بالاجتماع والعمل بشكل عام على حد سواء.

5) في الحدث، ركّز على العمل على نشاط الشركة بشكل عام، وليس الانغماس في تفاصيل نشاط الشركة

فالاجتماعات الخارجية المخطط لها بعناية التي تشهد نتائج دائمة، تتجاوز العمليات اليومية وتركز على الصورة العامة. خذ بعين الاعتبار هذا الوقت بصفته فرصة لفعل ذلك. ركّز على التفكير الاستراتيجي والمسائل المهمة التي لم يكن لديك متسع من الوقت للتفكير فيها في المكتب. تجاهل الهواتف الجوالة واترك أجهزة الحاسوب المحمولة مغلقة حتى لا تعود إلى ممارسة مهماتك اليومية.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام هذا الوقت لاتخاذ قرار كنت تتجنبه أو لم تمتلك الموارد للتعامل معه. وربما يكون ذلك القرار هو التخلص التدريجي من خط إنتاج ليس مجدياً، أو قراراً يعالج معدل استبقاء منخفضاً للموظفين، أو قراراً يحسّن التعاون فيما بين الأقسام، أو فكرة كبيرة مثل التوسع في مناطق جغرافية أخرى.

وبينما تبدأ بتدوين الآراء التقويمية لأعضاء الفريق أو قراراتهم أو أهدافهم، ارفض اللوحات الورقية التعليمية، واستخدِم بدلاً منها أحد الأجهزة لوصل حاسوبك بشاشة عرض كبيرة وسجّل الملاحظات مباشرة مع فريقك. سيساعدهم العرض المرئي في فهم المعلومات ويسمح لك بتوفير الملاحظات المكتوبة للجميع بشكل مباشر بعد الاجتماع. وستكون لديهم المستندات في بريد الرسائل الإلكترونية قبل عودتهم إلى المكتب، ويمكنهم البدء في وضع الخطط المتفق عليها للعمل فوراً.

نصيحة للإلصاق: بينما تتقدّم في الاجتماع، احرص على الإشارة إلى فكرة "العمل على نشاط الشركة بوجه عام" لإخراج الموظفين من المشكلات حسب الحاجة. اسأل مراراً وتكراراً: ما المشاكل التي نحاول حلها؟ على أي مستوى يجب علينا التعامل مع هذا الأمر؟ ما الذي نحتاجه لضمان المتابعة بعد مغادرة هذا الاجتماع؟

6) في الحدث القريب، اعملوا معاً لوضع خط لحوكمة الفريق

للتأكد من العمل بموجب التعليمات والاستراتيجيات التي وضعتموها خلال الاجتماع، خصّص بعض الوقت قبل اختتام الاجتماع ليناقش الفريق ما يجب على كل شخص أن يفعله للتقدم في الخطة المتفق عليها. ومن ثم، احرص على وضع ما يكفي من عمليات متابعة التقدم على جدول المواعيد لضمان النجاح. وبخلاف النتائج الهامة من اجتماعك الخارجي، تُعدّ اجتماعات المتابعة المدارة على نحو جيد بمثابة العنصر الأهم لضمان استمرار تلك النتائج.

وبينما تقوم بوضع خطة الحوكمة، اسأل:

• كيف سيتحمل كل منا المسؤولية عن تنفيذ الخطط والقرارات المتفق عليها في الاجتماع؟
• ما الذي يجب ذكره في جدول الأعمال الزمني؟
• ولكل عملية متابعة، من يجب أن يكون حاضراً فيها وما جدول الأعمال الخاص بكل منها؟
• كم مرة يتعين أن تحدث هذه الاجتماعات، وكم المدة المطلوبة لإنجاز الأهداف المحددة في جدول الأعمال؟
• هل يمكن عقد هذه الاجتماعات عن بُعد، أم يجب أن يكون الحضور شخصياً؟

على سبيل المثال، إذا كانت إحدى نتائج اجتماعكم هي تحسين علاقة العمل بين المبيعات والتوصيل، عندها ربما يكون عليك تحديد مواعيد الاجتماعات الأسبوعية العادية مع هذين القسمين اللذين يهدفان لتحقيق ذلك.

نصيحة للإلصاق: توافقوا على خطة الحوكمة الخاصة بكم في الاجتماع الخارجي، وحدّدوا مواعيد اجتماعات المتابعة مع أفراد المجموعة أثناء حضورهم. سيساعد ذلك الجميع في الالتزام بالمتابعة ويعطيك مساحة لإعادة النظر في الأهداف التي وضعتها، ويوفر لك فرصة لتعديل المسار عند الحاجة. لا تندهش إذا عارض فريقك عقد المزيد من الاجتماعات. الحل هو التأكيد على أهمية المتابعة مع الحفاظ على الوعي بخصوص عدد الاجتماعات التي يجب عقدها ومدتها والأطراف الأخرى فيها. حاوِل وضع خطة تحقق النتائج ولكنها لا تهدر وقت الموظفين.

ما سيجعل الحدث السنوي "مستمراً" ويستحق الاستثمار فيه هو هذا المزيج من التخطيط المدروس قبل اجتماعك الخارجي والمتابعة الواعية بعده. لن يكون فريقك ملتزماً بالمشاركة ومنسجماً ومستعداً للتنفيذ على نحو أفضل فحسب، إنما سيكون ممتناً أيضاً للوقت الذي قضاه. والأهم من ذلك أن جودة العمل ونجاحه سيكونان أفضل له، ولهذا عليك الاطلاع باستمرار على نصائح إدارة الاجتماعات.

اقرأ أيضاً: 

• هل هناك طريقة أخرى للإقناع داخل الاجتماعات بعيداً عن عروض الباوربوينت؟
• الإصغاء بشكلٍ أفضل يجعل الاجتماعات أكثر كفاءة