شارك
الرئيسية
2 دقيقةما هي سلطة عقد الاجتماعات؟
سلطة عقد الاجتماعات (Convening Authority): مصطلح يشير إلى أحد الأساليب المختلفة التي يستخدمها المدراء لإنجاز المهام، ويشير إلى القدرة على جمع الموظفين لتبادل المعلومات وتعزيز التوافق والانسجام وإيجاد حلول للمشكلات.
على صعيد نظام القضاء العسكري الأميركي، يشير هذا المصطلح إلى السلطة التي يتمتع بها فرد ما وتمنحه السلطة الكاملة لطلب انعقاد المحكمة العسكرية للتحقيق والمحاكمة، إضافة إلى أنه يمكن أن يختار أعضاء المحكمة.
أهمية سلطة عقد الاجتماعات
من المهم في مكان العمل أن يستخدم القادة سلطتهم لعقد الاجتماعات؛ وهذا ما يؤكده مقال “كيف تستخدم الاجتماعات لإبراز قدراتك القيادية؟” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو؛ إذ إن استخدام هذه السلطة والدعوة للموظفين من عدة أقسام إلى الاجتماعات يساعد على تحقيق مستوى أعلى من القيادة الفعالة ويُعد أفضل طريقة لإنجاز الأمور بسرعة.
نصائح لإجراء اجتماع ناجح
يقترح مقال “كيف تُنظم اجتماعاً رائعاً باستخدام التفكير التصميمي؟” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو، مجموعة من الخطوات لاستخدام التفكير التصميمي في التحضير للاجتماعات؛ وتتمثل في الآتي:
- ابدأ بوضع خبراتك في تنظيم الاجتماعات وبرنامج الاجتماع جانباً وركّز بدلاً من ذلك على الأفراد الذين سيتأثرون بالاجتماع. طوّر التعاطف مع هؤلاء الأفراد من خلال طرح 3 مجموعات من الأسئلة:
- من سيكون في الاجتماع؟ وما احتياجاته؟
- من الذي لن يكون في الاجتماع ولكنه سيتأثر به؟ وما احتياجاته؟
- ما السياق الثقافي والبيئي الأوسع الذي تعمل فيه؟ وما التحديات والفرص الرئيسة التي تنطوي عليه؟
- ضع إطار عمل للاجتماع. بعد الاستماع والمراقبة بعناية، يجب أن تقترح هدفاً رئيساً للاجتماع وتوضّح النتائج المحددة التي ستُسهم في تحقيقه. أقترح أن تسأل نفسك ما يلي: إذا كان هذا الاجتماع ناجحاً جداً، فكيف سيكون شعور المشاركين؟ وماذا سيتعلمون؟ ومن ثَمَّ ماذا سيفعلون؟
- تصميم الاجتماع بطريقة إبداعية. بمجرد معرفة القضية الأساسية التي تجب معالجتها وامتلاك رؤية للنتيجة الناجحة، يجب إنشاء برنامج الاجتماع.
- اختبِر خطتك بالطريقة نفسها التي يسمح من خلالها مصمم المنتج للمستخدمين بتجربة نموذج أولي من المنتج قبل طرحه في السوق.
فوائد الاجتماعات الافتراضية
جعلت الاجتماعات الافتراضية التواصل في مكان العمل أسهل من ذي قبل، فتنظيمها وحضورها أسهل من الاجتماعات الشخصية (قارن عدد الاجتماعات الافتراضية التي تحضرها اليوم بعدد الاجتماعات الشخصية التي كنت تحضرها في السابق)، علاوة على أن الميزات المتاحة مثل غرف المحادثة النصية والأسئلة والأجوبة وغرف الاجتماعات الجانبية المستقلة ورموز التفاعل والسبورة البيضاء الافتراضية ومجموعة التطبيقات الذكية جعلت طرح الأسئلة وطلب الأفكار من المشاركين في الاجتماع أسهل من أي وقت مضى.
أسس عقد الاجتماعات
يقوم عقد الاجتماع على مجموعة من الأسس تتمثل في الآتي: تحديد أهمية الموضوع والحضور المحتملين وإجراء الحساسيات المرتبطة باستبعاد بعض الأشخاص وعلاقات الأشخاص فيما بينهم وجمع البيانات والمواد اللازمة وإعداد جدول أعمال مقنع.
اقرأ أيضاً: