كيف تُدير وقتك بكفاءة أكبر؟ نصائح خبير

shutterstock.com/fizkes

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

يشعر معظم الناس بالإحباط حيال عدم كفاية الوقت. وكلما رأيتُ هذا الإحباط أستغرب، فالوقت محدود وثابت، ولدينا جميعاً القدر نفسه من هذا الوقت المتاح كل يوم، أي 24 ساعة. إذاً، ما المشكلة؟

الحقيقة أننا نصاب بإحباط إزاء أحد الأمرين وهما:

• شعورنا بأننا لا ننجز ما نريد أو ما يجب علينا فعله.
• شعورنا كما لو أننا قد فقدنا السيطرة على عملية تحقيق الهدف.

مبدآن أساسيان ينبغي التفكير فيهما وأنتم تطلعون على ما بداخلهما وهما: تعزيز عملية إدارة الوقت. فالأشخاص القادرون على تعزيز فعاليتهم يخصصون وقتاً للأعمال ذات الأهمية الأكبر التي تحقق لهم العائد الأكبر، بل يفكرون تفكيراً ناقداً بالطريقة المثلى ويكون لديهم مخطط واضح لذلك بناءً على نموذج موحد يساعد على التنفيذ.

تتمثل إدارة الوقت، في جدولة المهام ومزامنتها دون فرزها بحسب أهميتها أو اختلاف مدة إنجازها.

أما فعالية إدارة الوقت، فتضمن عدم هدر الوقت، وتأكيد أنك فعلاً تسير وفق خطتك.

الفكرة الرئيسة هي أن إدارتك لوقتك أكثر من مجرد وضع لائحة، إنها تمثل مهارة تتطلب تقييماً للذات وتخطيطاً وانضباطاً مستمراً وتحسيناً من خلال نماذج داعمة لتأطير العمل وعدم التشتت وهدر الوقت.

ولهذا فإنك ستجد الفائدة في هذا المقال سواء كنت تعلم كيف تدير وقتك على نحو أفضل أو كنت تبحث عن مقاربة جديدة لاستخدام الوقت على نحو أكثر فعالية وكفاءة.

استمتع بقراءة هذا المقال وستجد نفسك تستطيع استخدام بعض المهارات والمعارف لتكون قادراً على:

• تكوين فهم أفضل لأهمية تعزيز فعاليتك.
• تقييم الطريقة التي تستهلك بها وقتك واستكشاف فرص التحسين.
• وضع خطة لتعزيز فعاليتك بحيث تقترب كثيراً من إنجاز أهدافك.
• تكوين فهم أفضل لطريقة إدارة وقتك وعلى وجه الخصوص كيفية استخدام الأطر الزمنية.
• اكتساب معلومات مهمة من خلال تعرفك على تجارب الآخرين ممن أدركوا التقييد الكامن في طبيعة الوقت.
• نمذجة تعزيز فعاليتك في إدارة الوقت وكفاءته في تنفيذ المهام .

وكلما تعلمنا المزيد، ازدادت مهارتنا وتحسن شعورنا إزاء إنجازاتنا ونجاحاتنا.

ومن خلال تخصصي في إدارة الأعمال واطلاعي على الكثير من الإجراءات المتبعة والسياسات المنظمة في تنفيذ المهام، لا يوجد في معظم الأحوال تنظيمات هيكلية داعمة لتعزيز فعالية الأفراد في إدارة الوقت.

ما جعلني أستخلص لكم بعض الخطوات السريعة لتعديل العادات اليومية التي تعتبر السبيل الأمثل في تعزيز إدارة الوقت للتميز الشخصي وصناعة الفارق في إنجاز مهامك اليومية وتحقيق أهدافك.

لذلك أستعرض معكم أحد الأسئلة الشائعة والإجابة عنه:

كيف تكتسب عادات جيدة لتعزيز قدرتك على إدارة وقتك؟

1. تفعيل مهارات التأطير الزمني (Timeboxing). وهي مهارة تميّز المدراء أصحاب الخبرة عن غيرهم من خلال مطابقة الوقت المقدر مقابل الوقت الفعلي مع التعديلات المستمرة والمناسبة في الأوقات لتحقيق الأهداف العامة.

2. تنمية مهارات تقدير الوقت المطلوب لإنجاز المهام اليومية. إن لم تضع لنفسك معايير معينة لتقدير الزمن اللازم لكل مهمة؛ فلن تستطيع تعزيز فعالية إدارة وقتك وكفاءتها. فهذه التقديرات لا تساعدك في إتمام المهام المدرجة في اللائحة فحسب، بل ستزيد قدرتك المستقبلية على مساعدة الآخرين على تقدير الزمن. وثمة قاعدة تقول (مَن لا يستطيع تقدير الوقت الازم لإنجاز مهامه لن يستطيع تقييمها).

3. تنمية مهارة لائحة المهام اليومية. وهي اللائحة التي يجب القيام بها ثم توزيعها في مجموعات، ووضع نسبتها من الزمن اليومي وعدد الساعات التي تقضيها في هذه المجموعة.

4. تعلم أن تقول كلمة “لا”. يجب قول “لا” عندما لا يكون لديك الوقت لمساعدة الآخرين لأن لديك عمل أهم، كيف أتعلم قول: لا؟

بعد أن تحدد أولوياتك بوضوح ستتمكن من وضع برنامج لعملك يسهل عليك قول “لا”. ويمكّنك من وضع الحدود للآخرين.

برمِج مدة زمنية معينة في كل يوم لمعالجة مهام يأتيك بها مرؤوسوك. بعد ذلك أجِّل كل الطلبات عدا الطارئة إلى تلك المدة الزمنية المعينة. وكن منضبطاً ومنظماً في إدارتك للاجتماعات ودرّب مرؤوسيك بحيث يدركون الأمور التي يمكن أن تنتظر للاجتماعات حتى يأتوا بها عندئذ.

لكن قول: “لا” للإدارة قد يكون أمراً دقيقاً تلزمه البراعة والحذر معاً. ومع ذلك يمكنك استخدام هذا الأسلوب. وضّح أولوياتك وأهمية برنامج عملك توضيحاً يخلو من أي إبهام. لكنك لا تستطيع قول: “لا” كلما شئت؛ ذلك أنك إن كنت حازماً بكل ما يمتُّ بصلة للحدود انخفضت المناسبات التي تقول فيها: “لا”.

5. تفويض الآخرين، بمعنى قنن التفويض (اعرف لمن تفوض ومتى تفوض) لبعض الأعمال الروتينية والأقل أهمية، لكي تركز على الأشياء المهمة التي تقربك من الأهداف وتحقيق الاستراتيجية العامة. خصص وقتاً لتفويض الآخرين بعض المهام وبدِّل في ميزان وقتك من أشياء تفعلها الآن إلى الأشياء يتعين عليك فعلها.

6. تطوير سلوكيات فعالة بخصوص المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات الطويلة التي تهدر وقتك من خلال استخدام بعض الطرائق وهي:

• حوّل المكالمات الطويلة إلى مكالمات توضيحية مختصرة أو على الواتساب أو أي وسيلة فيها خدمة عدد أكبر في نفس الوقت.
• تحويل المكالمة إلى شخص آخر إن أمكن.
• اجعل المكالمات مختصرة ودون استطراد.
• حدد لنفسك فترة زمنية معينة في النهار لتلقّي المكالمات الهاتفية أو للرد عليها.
• إن كنت تريد تركيز اهتمامك على عملك، فخذ ما لديك من أوراق واجلس في غرفة ليس فيها هاتف.

7. استعن بالبريد الإلكتروني أو الواتساب أو أي وسيلة إلكترونية لإنجاز أكبر قدر ممكن من المهام من دون اتصالات.

8. عيّن ضابطاً للوقت. وهو موظف ينظم المداخلات ويدير كفاءة الوقت وفعاليته في أثناء الاجتماعات الطويلة لتنظيم جدول الأعمال والتوصيات والتواصل.

عند النظر في الخدمات التي يقدمها الكثير من الشركات الكبرى في السوق العالمية، وكيف استطاعت جذب العملاء وكسب ولائهم المستدام لتعظيم الأرباح، وجدت أن أحد الأسباب هو استثمار كفاءة الوقت وفعاليته الذي أصبح ميزة تنافسية في سرعة تقديم الخدمات للعملاء أو في تقديم خدمات ما بعد البيع وهي الاستجابة السريعة، بل أصبح التأخير في تقدم الخدمات منفراً لكثير من العملاء،

فلم تأتِ الاستجابة السريعة إلا من خلال توحيد النماذج المستخدمة في هذه الشركات لتحقيق الهدف الأسمى بكفاءة وفاعلية عن طريق الخدمات الإلكترونية والتطبيقات التي تُستخدم في تنفيذ الأعمال، فوضعت بين يديكم نموذج تعزيز كفاءة إدارة الوقت وفعاليته لتقليص هدر الوقت في أثناء تنفيذ المهام اليومية وتستطيع استخدام هذا النموذج للمهام الأسبوعية لتحسين مستوى الخدمات المقدمة للعملاء وبالتالي زيادة إيرادات الشركات وحصتها السوقية.

نموذج مساعد لتحديد أولوية المهام ووقت إنجازها