أفضل 10 نصائح إدارية لعام 2021

shutterstock.com/Adha Ghazali

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

نشرت هارفارد بزنس ريفيو العربية نحو 300 نصيحة إدارية خلال عام 2021، تناولت مجموعة واسعة من المواضيع التي تهم القادة والأفراد على حد سواء، على غرار كيفية التعامل مع الاحتراق الوظيفي، وتحديات العمل الهجين، وتحسين جودة الحياة الشخصية بعيداً عن ضغوط العمل. فيما يلي أفضل 10 نصائح إدارية من حيث تفاعل القراء معها، مرتبة ترتيباً عكسياً:

10- تعلم كيف تبعد ضغوط عملك عن حياتك الشخصية

غالباً ما يعاني الأشخاص الذين يعملون في وظائف تتسم بالضغوط من بعض الصعوبات، وأهمها: الشعور بالابتعاد عن الحياة الشخصية إذ تصبح فيها الحدود الفاصلة بين الأشخاص غير واضحة وتفقد فيها الهويات الفردية أهميتها. فإذا كان يقلقك درجة تأثير وظيفتك على هويتك، فثمة أشياء يمكنك القيام بها للبدء في تغيير هذا الوضع. ويمكنك فعل هذه الأشياء بمفردك أو بمساعدة معالج نفسي يتفهم الصعوبات التي يواجهها الأشخاص الذين يعملون في وظائف مليئة بالضغوط.

فوّض بعض المهام في العمل لتتيح لنفسك قدراً من الوقت، ويتطلب التفويض الفعال التخلي عن بعض السيطرة على كيفية أداء العمل بالضبط، الذي يعتبر في حد ذاته عملية صحية في التواصل والقبول.

• ابدأ، فيما يتعلق بأنشطتك الجديدة خارج العمل، بأشياء صغيرة وجرب بعض الهوايات التي كانت تستهويك. ولا يجب عليك الالتزام بأي شيء طويل الأجل.
• تواصل مع أصدقائك وعائلتك لإعادة الحيوية لأوساطك الاجتماعية.
• أرسِ مبادئك وقيمك وقم بمراجعتها. فكّر في الأمور التي تهتم بشأنها في الحياة، ودع هذه الأولويات ترشدك صوب الخطوة المقبلة.
• فكر في إعادة صياغة علاقتك بحياتك المهنية، من حيث مهاراتك التي يمكن استخدامها في سياقات مختلفة.

من مقال: ماذا يحصل عندما تتحول مهنتك إلى هوية جديدة ملاصقة لشخصيتك؟

9- ضع حداً للموظف الذي يؤجج الصراعات الحادة في العمل

يجب ألا ننظر إلى الخلافات في العمل باعتبارها أمراً سيئاً بالضرورة. لكن واجبات منصبك بصفتك مديراً تملي عليك الانتباه إلى الصراعات غير الصحية التي تؤدي إلى استنزاف وقتهم وطاقتهم. فإذا تسبب أحد أفراد الفريق في خلق هذا النوع من العداء، فحاول التخفيف من تأثيره السلبي. وفيما يلي كيفية فعل ذلك:

• قاوم الرغبة في تشويه صورته. فأنت لا تعرف شيئاً عن المآسي التي عاشها وأرغمته على إظهار هذا السلوك السلبي. حاول أن تبدي تعاطفك مع الموظف الذي يحاول تأجيج صراعات حادة، فغالباً ما يكون التعاطف هو ما يحتاج إليه.
• خصص المزيد من الوقت للحديث معه، وحاول تكوين علاقة قوية به. استمع إليه وحاول أن تفهم ما الذي يجعله يتصرف بهذا الشكل غير اللائق وما الذي يريده في النهاية.
• احرص على إعادة توجيه طاقته قدر الإمكان. امنحه خياراً وليس أمراً رسمياً، وحاول أن توجّه تركيزه إلى المستقبل. وإذا استمر سلوكه دون تغيير، ففكر في تكليفه بمشروعات تقلل من فرص تعاونه مع الآخرين. وإذا وجدت أن الأمر عاد غير محتمل، فليس لديك خيار سوى استبعاده من الفريق تماماً.

من مقال: كيف تعمل مع شخص يختلق صراعات واهية؟

8- حارب الاحتراق الوظيفي بالتركيز على احتياجات موظفيك

ما بين مجابهة المسؤوليات الأسرية الإضافية، وإدارة المخاوف الناجمة عن تفشي جائحة كورونا، ومواجهة أعباء العمل المتزايدة، يواجه الكثير من الموظفين خطر الاحتراق الوظيفي. فكيف تساعد فريقك في هذه المحنة؟ يكمن السر في التعاطف. ويعني ذلك جمع البيانات المرتبطة بأداء موظفيك على مستوى المؤسسة واستغلال هذه البيانات للتعرّف على نوعية الدعم الذي يجب أن تقدمه لهم. احرص على إجراء استقصاء تستطلع فيه رأي موظفيك بشأن تجربتهم خلال الجائحة. اتبع نهجاً منظماً ومتضافراً لتلبية احتياجاتهم التي ظهرت على السطح نتيجة هذا التحوّل. كما أن هذا يعني على مستوى الفريق تجاوز البيانات وسؤال نفسك: “هل أعرف كيف يعمل كل فرد في فريقي حق المعرفة؟”، إذا كانت الإجابة “لا”، فخصص بعض الوقت للدردشة مع كل فرد لتثبت للجميع أنك مهتم شخصياً بالاستثمار في رفاهيتهم. ستمنحك هذه المحادثات فكرة أفضل عن التحديات الخاصة التي يواجهها كل منهم. وكن مستعداً للاستماع والاستجابة لمطالبهم بأن تعرض عليهم تقديم أشكال الدعم المناسب. واعلم أنه لا يوجد أسلوب واحد يناسب الجميع للحيلولة دون حدوث الاحتراق الوظيفي، لذا استعن بالاحتياجات المحددة لموظفيك لمساعدتهم على الازدهار.

من مقال: الحد من حالات الاحتراق الوظيفي لدى الموظفين هي مشكلة قيادة المؤسسة

7– شجّع موظفيك على اتخاذ القرارات بأنفسهم

هل يسألك موظفوك في كل صغيرة وكبيرة خلال يوم العمل؟ فيما يلي توضيح لكيفية معالجة هذه المشكلة.

• شجّع موظفيك على الحفاظ على تركيزهم. وضّح أن “سياسة الباب المفتوح” لا تعني أنه يُسمح لأي شخص بمقاطعتك في أي وقت ولأي سبب. وخصِّص أوقاتاً لا يمكن لأحد مقاطعتك خلالها موضحاً ذلك باستخدام لافتة “ممنوع الإزعاج” أو وضع سماعات رأس، وشجّع فريقك على فعل الشيء نفسه.
• عزز ثقة موظفيك بأنفسهم. تأكد أن كل شخص يفهم مسؤوليات دوره وأنواع القرارات التي يمكنه، ويجب عليه، اتخاذها بمفرده. وشجّع الموظفين على التوصل إلى حلول للمشكلات اليومية بأنفسهم. وبدلاً من الإجابة عن أسئلتهم، حاول استخدام عبارة “أثق بحسن تقديرك للأمور”.
• أكد لهم أنه لا بأس من ارتكاب الأخطاء. عندما يتخذ شخص ما قراراً سيئاً، وجّه انتباهه إلى الدروس المستفادة، وتأكد من استيعابه لها، وإذا كان القرار يمس الجوانب الأخلاقية وتم اتخاذه بحسن نية، فأظهر دعمك وتعاطفك. واستفد من الأخطاء بوصفها فرصاً للتعلم حتى يصبح الموظفون أكثر اعتماداً على أنفسهم في المستقبل.

من مقال: كيف تشجّع فريقك على التوقف عن سؤالك في كل صغيرة وكبيرة؟

6– لا تدع الغموض يشل قدرتك على صناعة القرارات

إذا كنت تعيش فترة يسودها القلق والغموض، فقد تعجز عن صناعة القرارات بالطرق العادية. يصاب أشخاص بالشلل في التفكير ويخافون التصرف، في حين يتخذ آخرون قرارات سريعة بناءً على المشاعر أو التحيزات وليس الحقائق. يمكنك اتخاذ قرارات مدروسة ودقيقة من خلال التوقف قليلاً للتفكير وتقييم المعلومات التي لديك وتحديد ما ينقصك. أولاً، حدد نوع البيانات التي تتعامل معها والتحيزات التي قد تصاحبها. بعد ذلك، حدد المعلومات الأكثر أهمية لعملية صناعة القرار. فهناك عدد لا نهائي من “المعطيات المجهولة”، واستكشاف المعطيات جميعها لن يساعدك. بدلاً من ذلك، اسأل نفسك: ما الذي أحتاج حقاً إلى معرفته للمضي قدماً؟ أخيراً، حاول صياغة الأسئلة التي ستساعدك في الحصول على الإجابات التي تحتاج إليها. نظم أسئلتك في 4 فئات: السلوك والرأي والشعور والمعرفة، بحيث تحصل على منظورات أوسع نطاقاً وأكثر تنوعاً حول كيفية تفسير البيانات. سيساعدك اتباع هذه الممارسات في التعامل على نحو أفضل مع استجاباتك العاطفية وتسميتها ومواجهتها واتخاذ قرارات أكثر عقلانية في الأوقات التي يكتنفها الغموض.

من مقال: كيف تتخذ قرارات منطقية في الظروف الغامضة؟

5- تحدث مع مديرك عن شعورك بالاحتراق الوظيفي

إذا شعرت بأي من أعراض الاحتراق الوظيفي، فمن المهم أن تأخذ هذا الشعور على محمل الجد. يجب أن تُسلّم أنك بحاجة إلى المساعدة. قد يضطرك الاعتراف بهذه الحقيقة إلى الدخول في صراع نفسي حاد، خاصة إذا كنت من الموظفين المعروفين بالقدرة على الإنجاز. قد تخشى أن تهتز مكانتك عند مديرك إذا اعترفت له بعجزك عن مواصلة العمل بالوتيرة نفسها، لكن مديرك هو خير مَنْ يقدم لك يد العون في موقف كهذا، ومن المؤكد أنه سيحترم صدقك. احرص على توضيح الأعراض التي تعانيها بصورة محددة عندما تتحدث معه. يمكنك أن تقول مثلاً: “أشعر بالإرهاق بسبب حجم المشاريع المسندة إليّ”. وعلى كل حال، فربما كان توترك بادياً عليك لدرجة أن كل زملائك يلاحظونه، لذا احرص على الاعتراف به. يمكنك أن تقول: “أعلم أنني لم أكن على طبيعتي في الفترة الماضية، وأنا أعتذر عن أي أثر سلبي تسببت فيه لك أو للفريق”، فعلى الرغم من بساطتها، فإن هذه العبارات تختصر الكثير من المسافات. وأخيراً، وضح لمديرك أنك تطلب مساعدته وأنك تريده أن يكون جزءاً من الحل.

من مقال: كيف تخبر مديرك أنك تعاني من الاحتراق الوظيفي؟

4- لا تدع التدمير الذاتي يتسبب في إصابتك بالاحتراق الوظيفي

قد تشعر أنه لا مفر من الوقوع في مزالق التدمير الذاتي، لكن ما يدعو إلى التفاؤل أن الخروج من هذه المزالق ليس بالمستحيل، إذ يمكنك إخراج نفسك منها عن طريق التعرّف على السلوك غير الصحي واستباق الأحداث بإجراء التغييرات اللازمة. على سبيل المثال: هل أنت شخص يهتم بإرضاء الآخرين وتجد في نفسك الاستعداد التام لقبول كل ما يُطلَب منك؟ قد يسبب هذا السلوك استنزاف قواك بشدة، لذا ضع حدوداً لنفسك، وتعلم أن تقول “لا”، واحرص على إحاطة وقتك وطاقتك بسياج يحميهما من تطفل الآخرين واعتداءاتهم. أو أنك مهووس بالكمال، وتشعر دائماً أنك تقع تحت ثقل معاييرك الخاصة التي تخضغك لضغوط كبيرة؟ كن أكثر تسامحاً مع نفسك، وتدرّب على النظر بعين التقدير إلى التقدم المحرز، تماماً كما تنظر بعين التقدير إلى إنجاز الأمور على أكمل وجه. هل تعاني متلازمة المحتال، وتشعر بالقلق من عدم أهليتك لشغل منصب معين، وتسرف في محاولة التعويض عن هذا الشعور بالعجز؟ ذكّر نفسك دائماً بأكبر نجاحاتك والأسباب التي جعلتك تصل إلى منصبك الحالي. يتجلى التدمير الذاتي بأشكال مختلفة في حياتنا جميعاً. لذا انتبه إلى أفكارك ومشاعرك وسلوكياتك التي تسهم في تضخيم شعورك بالتوتر، واعلم أنك لست عاجزاً أو وحيداً.

من مقال: هل يتسبب التدمير الذاتي في إصابتك بالاحتراق الوظيفي؟

3- لإقناع شخص بشيء ما، تحدث مثله

ما الذي تحتاج إليه لتقديم حجة مقنعة؟ يشير بحث جديد إلى فكرة تسمى “الانعكاس اللغوي”، وهي طريقة راقية لقول “تحدث مثلما يتحدث نظيرك”. عندما تعكس أسلوب التواصل المفضل لدى الشخص الآخر، فمن المرجح أن يجدك أكثر إقناعاً. لذا، سواء كنت تستعد لإقناع عميل مهم بالشراء أو لتقديم عرض تقديمي لمسؤول تنفيذي، اعرف أسلوب التواصل المفضل لدى الشخص الذي سيجلس على الطاولة نفسها معك. ثم احرص على صياغة عباراتك وفقاً لذلك. على سبيل المثال، إذا كان عميلك يفضل التفكير المنطقي الخطي، فمن المرجح أن تقنعه بشدة بالحجج القائمة على حقائق. وللتأثير على مسؤول تنفيذي يميل إلى الاعتماد على الأسلوب السردي غير الرسمي، يمكنك أن تبدأ عرضك التقديمي بقصة. تنطبق هذه النصيحة على المحادثات العفوية أيضاً؛ فبدلاً من الصدام مع صديقك أو شريك حياتك أو زميلك عند حدوث خلافات بسيطة، حاول الاستماع باهتمام إلى الكيفية التي يبررون بها موقفهم. ثم اتبع طريقتهم نفسها. وبالطبع يجب أن تفعل ذلك بطريقة تُظهر صدقك.

من مقال: إذا كنت تسعى إلى إقناع أحد بشيء ما… تعلم التحدث مثله

2- توقف عن ترقية القادة غير الأكفاء

تعج المناصب القيادية بالكثير من الأشخاص غير الأكفاء، ويرجع ذلك إلى أن الشركات تميل إلى ترقية الموظفين على أساس الكاريزما والثقة في النفس، والنرجسية في بعض الأحيان. ويجب على الشركات بدلاً من ذلك ترقية الأشخاص الذين يمتلكون الكفاءة ويتحلون بالتواضع والنزاهة. إذا كنت مسؤولاً عن تقييم المرشحين لشغل المناصب القيادية، فيجب أن تعزز قدرتك على التفرقة بين الثقة في النفس والكفاءة. وتذكر أن الثقة المفرطة في النفس هي نتيجة طبيعية للمعاملة التفضيلية التي ترتبط بنوع الشخص رجل أم امرأة في الغالب. ولحسن الحظ، يمكنك استخدام التقييمات المثبتة علمياً لقياس السمات التي تريد (أو لا تريد) توافرها في قادتك. يمكنك أن تطلب من قادة الشركة إجراء تقييمات ذاتية، ثم قياس استجاباتهم مقارنة بأسلوبهم في القيادة ومستوى أدائهم وفاعليتهم. ستسهم البيانات الناتجة في تحديد الأنماط التي تميز بين القادة الجيدين والسيئين في شركتك. وستستغرق هذه الممارسة وقتاً وجهداً بطبيعة الحال، ولن يرغب العديد من المؤسسات في استثمار هذه الموارد. لكن فحص المرشحين للمناصب القيادية سيؤتي ثماره ويدر أرباحاً في المستقبل.

من مقال: كيف تكشف القائد غير الكفؤ؟

1- ابدأ بالاعتناء بنفسك لتتمكن من الاعتناء بالآخرين

لا يمكنك مساعدة أفراد الأسرة أو الأصدقاء أو الزملاء أو الموظفين إذا لم تعتنِ بنفسك أولاً. فكيف يمكنك فعل ذلك؟ ابدأ بتفقد أحوالك أنت شخصياً بالطريقة نفسها التي تتفقّد بها أحوال الآخرين. اطرح على نفسك أسئلة، مثل: هل أنا بخير بالمعنى الحقيقي للكلمة؟ هل أفرط في تناول الطعام والشراب أو أفرط في النوم والبكاء؟ ما الذي سيساعدني على مقاومة الشعور بالقلق؟ هل أحافظ على علاقتي بالآخرين؟ ومن ثم ضع خطة لضمان تلبية احتياجاتك الخاصة. وواظب على روتين معين، وخصّص وقتاً محدداً لممارسة التمارين الرياضية أو التأمل بانتظام وبالطريقة المناسبة لك ولظروفك. ثم اطلب المساعدة عندما تحتاج إليها، وإن لم تفعل، فقد تجد نفسك تشعر بالاستياء أو تحمل الضغينة للآخرين. واحرص على رد الجميل بأن تجعل نفسك متاحاً للآخرين الذين يحتاجون إلى المساعدة. وأخيراً، ابحث عن الجانب الإيجابي. فعليك التصريح بعبارات المديح والثناء والاحتفاء بالانتصارات مهما بدت صغيرة. فلن يقتصر أثر هذه العبارات الإيجابية على تشجيع المحيطين بك فحسب، بل ستساعدك أيضاً على الحفاظ على شعورك بالتفاؤل والأمل في الأوقات الصعبة.

من مقال: لكي تعتني بالآخرين بشكل جيد عليك أن تبدأ بنفسك أولاً