10 أساليب تبقي اجتماعك في مساره المقرر

فيوز/غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: يعتقد كثير من قادة الاجتماعات أن عملهم ينتهي ببدء الاجتماع أو أنه يقتصر على تسجيل الملاحظات ومراقبة سير الاجتماع وفقاً لجدول العمل، ولكن كما هو الحال في جميع مشاريع العمل تقريباً، يعتمد نجاح الاجتماع على نجاح القائد في التواصل. يتحدث هذه المقال عن 10 أساليب للتواصل تساعد القادة والمسؤولين التنفيذيين الحاضرين في الاجتماعات على ضمان فعالية الاجتماعات وإثارة النقاط الأساسية ومناقشتها بكفاءة كي يحقق الاجتماع الغاية المرجوة.

لقد وصلنا اليوم إلى فهم جيد لكثير من نصائح فعالية الاجتماعات سواء عُقدت بالحضور الشخصي أو عبر منصة “زووم”، ومن هذه النصائح بدء الاجتماع وإنهاؤه في الأوقات المحددة وإنشاء جداول عمل تتسم بالفاعلية وتأسيس أدوار واضحة والانتباه لكتم صوت المايكروفون. حتى وإن كنت لا تعرف هذه الأساسيات فستتعرف عليها بإجراء بحث بسيط على منصة “جوجل”.

لكن قد تكون أثمن النصائح غير معروفة للجميع لأنها لا تتعلق بتنظيم الاجتماع أو المشاركين فيه أو حتى جدول أعماله، بل تتعلق بطريقة استعداد قائد الاجتماع له وتواصله في أثنائه.

وكما هو الحال في جميع مشاريع العمل تقريباً، يعتمد نجاح الاجتماع على نجاح القائد في التواصل.

فيما يلي 10 أساليب للتواصل تساعد قائد الاجتماع والمسؤولين التنفيذيين الحاضرين فيه على ضمان فعالية الاجتماعات وتحقيق هذا الاجتماع الغاية المرجوة.

1. حضر النقاط التي ستناقشها مسبقاً، ولا تكتفِ بتحضير جدول الأعمال فحسب.

جدول الأعمال هو خريطة طريق مفيدة للاجتماع، لكنه ليس أداة فعالة لإيصال أهم النقاط التي تريد إيصالها. لذلك، إلى جانب إنشاء جدول العمل حدد مسبقاً بعض النقاط المهمة بإيجاز.

يمكنك طرح بعض الأسئلة على نفسك لتساعدك في تحديد هذه النقاط:

• “ما الأفكار التي أريد مناقشتها في هذا الاجتماع؟”.
• “ما التحديات التي أرغب (أو نرغب) في المساعدة على معالجتها؟”.
• “من يستحق الثناء أو الذكر؟”.
• “ما هي أهم الأسئلة التي أريد من المشاركين مناقشتها والتفكير فيها؟”.

حضّر أجوبة هذه الأسئلة وشاركها مع الحاضرين في بداية الاجتماع أو عندما يحين موعد مناقشة الموضوع المعني وفقاً لجدول العمل. تذكر أن الموضوع هو قطعة من ورق في حين أن النقطة هي طائرة ورقية، يمكنك وضع كليهما على الطاولة ولكن واحدة منهما فقط قادرة على إيصال فكرتك.

2. حدّد الهدف

عند بداية الاجتماع تحدث عن هدفه والقرارات التي يجب اتخاذها فيه وما يجب مراجعته أو إنجازه كنتيجة له. تجنب تقديم أهداف مبهمة مثل “استكشاف” أو “تولي” مسألة ما، فهي ستولد فقط كلاماً من دون فعل أو تقدم. (وحتى في الاجتماع عبر منصة “زووم”، يبقى الكلام من دون قيمة). سيساعدك إعلان هدف واضح في بداية الاجتماع على ضمان تحقيقه، أو التحقق منه على الأقل عند انتهائه.

3. وجّه المستمعين

يتعين على القادة بدء الاجتماع بإلقاء التحية وتوجيه الشكر للأفراد والإشادة بهم واستعراض المستجدات المهمة. إذا كنت ستسمح للحضور بالتعليق على عدة مواضيع فاحرص على تقديم ملخص أولاً: “قبل أن نبدأ أود أن أتحدث سريعاً عن إعلان التوقعات الذي أصدرناه الأسبوع الماضي ونتائج الاستقصاء الداخلي حول التنوع والمساواة والشمول وبعض الأعضاء الجدد الذين سينضمون إلينا قريباً”.

واستخدم أيضاً عبارات الانتقال الداخلية (“الأمر الثاني الذي أود اقتراحه هو كذا”) وعبارات الاختتام (كما ترون، فإن كذا وكذا وكذا هي نقاط حاسمة في نجاحنا”).

فهذه الدعامة التي تتألف من الملخص والانتقال والمراجعة ستساعد فريقك في 1) معرفة ما يجب توقعه، و2) متابعتك، و3) فهم النتائج الأساسية.

4. كن مستعداً للاستماع

من القيم الأساسية بالنسبة لقائد الاجتماع أن يستمع وأن يظهر ذلك، لأنه في حين أن الحوار هو عنصر حيوي فمن الضروري أن يرى الآخرون أنك مهتم وتقدّر مساهمات زملائك. إليك بعض النصائح السريعة لتستمع بفعالية وتظهر ذلك:

• احرص على أن تكون في مواجهة الحضور دائماً وأن تنظر إلى من يتحدث مباشرة وأنت تستمع إليه، وفي الاجتماع الافتراضي ستضطر للنظر إلى الكاميرا وليس إلى صور الحاضرين على الشاشة.
• أظهر أنك تستمع عن طريق الإيماء برأسك، فهذه أكثر الطرق فعالية لإظهار دعمك لأنها تشير إلى رسالة مفادها: “أنا أسمع وجهة نظرك وأؤيد ما تقوله”.
• لا تعتبر وقت الاستماع فرصة للتخطيط لما ستقوله تالياً، فإساءة فهم سؤال ما بسبب عدم سماعك له جيداً يسيء إلى مصداقيتك وثقة الفريق بك.
• تجنب مقاطعة المتحدثين أو إنهاء الجملة التي يقولونها بدلاً منهم؛ في بعض الأحيان قد نظنّ أننا نؤكد وجهة نظر شخص ما بإنهاء الجملة التي يقولها بدلاً منه، ولكن إن كان ذلك صحيحاً فنحن نقوم فعلياً بسرقة الوقت المخصص له والاستيلاء على فكرته، وهذا تصرف وقح.
• بإمكانك التحقق من السؤال ممن طرحه قبل أن تقدم رأيك أو تبدأ بطرح الحلول، يمكنك أن تقول مثلاً: “أرغب في التحقق من أني سمعتك على نحو صحيح. أنت تقول إن لدينا كثيراً من الاجتماعات لا سيما في أيام الجمعة، هل هذا صحيح؟” عندما تظهر للآخرين إقرارك بأسئلتهم بهذه الطريقة القوية فستبني الثقة لديهم وتظهر تعاطفك معهم.
• وأخيراً، تعامل بعقل منفتح وقاوم رغبتك في الدفاع عن رأيك، فالاجتماع هو حوار وليس مناظرة ويجب أن تركز أولاً على فهم وجهة نظر فريقك لا تقديم حجج مضادة.

5. حضّر الأسئلة

في الحوارات التي تقوم بين المسؤولين التنفيذيين وفرقهم، يمكن للقادة تعزيز عملية التعلم عن طريق طرح أسئلة الاستقصاء. في مقال نشر في مجلة “هارفارد بزنس ريفيو” بعنوان “القيادة الاستراتيجية تتطلب طرح الأسئلة الصحيحة” (Being a Strategic Leader Is About Asking the Right Questions) تقول مؤلفته ليزا لاي: “إن طرح أسئلة استراتيجية مثل: “لماذا تقوم بالعمل الذي تمارسه؟” و”ما هو النجاح بالنسبة لفريقنا؟” يمكن أن يعين القادة على تشجيع فرقهم كي تفكر بطريقة استراتيجية أكثر.

يمكنك عن طريق تحضير الأسئلة في الاجتماعات أن تسد الفجوات التي تنشأ بسبب تباطؤ المشاركين في طرح أسئلتهم أو عند الحاجة إلى من يكسر الجمود بين الحضور.

تنقسم أسئلة القادة إلى عدة أنواع:

أسئلة استراتيجية

• “ما هو الإنجاز الذي ترجو تحقيقه؟”
• “كيف يمكننا تطبيق هذا النهج في الشركة؟”

أسئلة التقدير

• “من ساعدك في تنفيذ هذا المشروع؟”
• “كيف ابتكرت هذه الفكرة؟”

الأسئلة المساعدة

• “ما الذي يمكنني فعله للمساعدة؟”
• “ما الموارد التي تحتاج إليها من أجل الانتقال بمشروعك إلى المستوى التالي؟”

6. احرص على أن يكون الخروج عن موضوع النقاش وجيزاً

في بعض الأحيان تشعر برغبة في قطع سلسلة أفكارك ومناقشة أمر بعيد عنها بسبب فكرة خطرت لك فجأة أو نقطة أثارها شخص آخر من الحاضرين؛ قد تكون في خضم نقاش حول طرق الاستفادة من وسائل التواصل الاجتماعي مثلاً وتنتقل فجأة للتحدث عن المشاهير المفضلين لديك على منصة “إنستغرام”. هذا الانحراف عن محور النقاش خطر لأنه إذا طال فسيضيع وقتاً مهماً وسيتشتت انتباه الحاضرين الآخرين.

لذلك إذا طرحتَ فكرة عابرة أو غير ذات صلة فتحدث عنها واخرج منها بسرعة كي تتمكن من العودة إلى الأفكار التي كنت تناقشها.

7. انتبه إلى أنك أنهيت فكرتك

يسمع بعض المتحدثين صوتاً مزعجاً في رؤوسهم يقول لهم: “لم يفهم المستمعون الفكرة بعد، قل المزيد!” يكون هذا الصوت الداخلي الذي ينبع من الشعور بالقلق مخطئاً غالباً؛ لا تثق به. ما إن أوضحت فكرتك توقف عن الكلام عنها وامض باجتماعك قدماً، وإذا كان لدى الحاضرين أسئلة فسيطرحونها. يضمن هذا الأسلوب أن يتاح الوقت لمشاركة الآخرين في الحديث.

8. أشِد بالآخرين باختصار

من الجيد دائماً أن يشيد القائد بالأفراد ويدعمهم ويشجعهم أمام الفريق، ولكن تأثير هذه الإشادة يتناقص كلما طالت مدتها أكثر وأكثر، ثم تصبح محرجة.

لا شيء يقتل الفكرة الجيدة أكثر من الإطالة، لذلك احرص على أن توجه الشكر في غضون 15 ثانية أو أقل. في نفس الوقت، أدرك أن كلمة “شكراً” ليس لها تأثير كبير، إذ عليك أن ترفقها بالسبب. يمكنك الإشادة بشخص ما أو تقديره بطريقة جيدة عن طريق ذكر من قام بالفعل وماذا فعل وما أثره على أهداف المؤسسة أو الفريق.

9. ساعد الآخرين على توضيح المغزى

إذا ألقى أحد المشاركين في الاجتماع عرضاً تقديمياً من دون توضيح هدفه أو عرضه، فاحرص على توضيحه بلطف عن طريق طرح السؤال التالي بأدب: “ما الذي توصي به؟” أو “ما الذي تقترح علينا فعله؟” كلما طرحت هذه الأسئلة التوجيهية أكثر ازدادت احتمالات أن يتعلم الشخص الآخر مهارة التواصل القيادي الأساسية المتمثلة في توضيح المغزى وليس مشاركة الأفكار فحسب.

10. أنهِ الاجتماع بخطوة عملية مفيدة

ستحافظ على زخم ما بعد الاجتماع إذا أنهيته بتوضيح الخطوات التالية ومن سينفذها وموعد تنفيذها، قد ينفذها مدير أو مساعد إداري أو لجنة أو أنت نفسك، لكن المهم هو أن تحرص على ألا يقتصر دور من ينفذها على تسجيل الأفكار ووضعها في ملف فحسب، وأن يكون قادراً على إحراز تقدم فعلي فيها.

يعتقد كثير من قادة الاجتماعات أن عملهم ينتهي ببدء الاجتماع أو أنه يقتصر على تسجيل الملاحظات ومراقبة سير الاجتماع وفقاً لجدول العمل، ولكن القائد هو القائد سواء عمل على إدارة اجتماع أو فريق، لذلك احرص على استخدام أدوات التواصل المتاحة لك كي تضمن إبراز النقاط الأساسية ومناقشتها بفعالية وكفاءة وتضمن فعالية الاجتماعات التي تُجريها دوماً.