10 مقالات لا غنى عن قراءتها عن التعامل مع البريد الإلكتروني

لا يزال البريد الإلكتروني يحتل صدارة الطرق الرسمية للتواصل بين الموظفين على الرغم من وجود العديد من وسائل التواصل الأخرى، ولاسيما إذا كان عملهم قائماً على النصوص المكتوبة، أو استلام وتحويل المهام الرسمية، خصوصاً في هذه الظروف التي أجبرت العديد من الموظفين على العمل من المنزل بسبب جائحة \”كوفيد-19\”.
ومع فيض الرسائل التي تصل يومياً إلى صندوق الوارد، يدفعنا البريد الإلكتروني للإدمان على تفقده طوال الوقت كي لا نفوّت فرصة الرد المباشر على الرسائل الواردة في الوقت المناسب، ولكن المشكلة لا تكمن في التربص أمام شاشة الحاسوب، أو في غزارة الرسائل الواردة فقط، بل بعدم كفاءتنا في التعامل مع الرسائل، ففي كل مرة نتفقد فيها رسائل البريد الإلكتروني، نهدر الكثير من الوقت في النظر إلى المُرسل وقراءة الرسائل الواردة بنظرة عامة دون فعل أي شيء حيالها، لنعاود بعدها قراءة الرسائل التي لم نرد عليها بعد والتفكير في صياغة الرد المناسب، ما يؤدي إلى ضياع الوقت واستنزاف الجهد، والشعور بأننا لم ننجز شيئاً بعد على الرغم من انقضاء ساعات العمل، وهذا ما أكدته إحدى الدراسات التي أظهرت أن المهنيين يقضون ما يزيد عن الأربع ساعات في اليوم يردّون فيها على رسائل العمل.
وحتى إذا لم تكن موجوداً في مكان العمل، سيظل شبح الرسائل الواردة يطاردك أينما كنت، فقد اعتاد الكثير من الموظفين مراقبة إشعارات رسائل البريد الإلكتروني في عطلة نهاية الأسبوع، وأطلق الباحثون على هذه الظاهرة اسم \”الضغط عن بعد\” (telepressure) ويعرفونها بأنها: الإحساس الملحّ بضرورة التجاوب السريع مع الرسائل الإلكترونية، والرسائل الهاتفية النصية القصيرة، والرسائل الصوتية بغضّ النظر عن كل شيء آخر يحصل، وما إذا كان الشخص موجوداً في مكان العمل حتى\”.
إن التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني في الوقت والمكان المناسبين علم وفن، ويحتاج من الموظفين كبح جماحهم المتعلق بتفقد البريد الإلكتروني خارج الأوقات المخصصة له، ولهذا أنشأت شركة \”ثرايف غلوبال\” (Thrive Global) برنامج \”ثرايف أواي\” (Thrive Away) المخصص للبريد الإلكتروني في الإجازات وتكمن آلية عمله بأنه يحذف الرسائل الواردة إلى بريدك الإلكتروني بعد الرد على المرسل برسالة تخبره بموعد عودتك. وإذا كانت الرسالة الواردة هامة يمكن للمرسل إرسالها لك مجدداً، بينما إذا لم تكن كذلك فلن تكون بانتظارك عند عودتك للعمل.
وعلى الرغم من النصائح المنتشرة على الإنترنت التي ترشدنا لتنظيم كل ما يتعلق بالبريد الإلكتروني، فمازلنا مهووسين بمعرفة جميع حيثياته، وبإتقان الطريقة المثلى لكتابة الرسائل، وكل هذا على حساب إنتاجية أعمالنا، أو على حساب حياتنا الشخصية، وهذه المشكلة تزداد تعقيداً يوماً بعد يوم لاسيما مع تعقد الأعمال وزخم الأخبار والمهمات المستعجلة التي تنظر من يؤديها.
خطُ رفيع يفصل بين تحكمنا بالبريد الإلكتروني وتحكمه بنا، والفيصل بينهما هو أسلوبك في ترتيب الأولويات، ومعرفة أين توجه انتباهك مع بداية كل يوم عمل، ولهذا سنقدم لكم في هذه القائمة مجموعة من التجارب والمقالات المتخصصة التي تتناول الأساليب الفعالة في التعامل مع البريد الإلكتروني والتي تشتمل على النصائح والخطوات العملية التي من شأنها مساعدة المدراء والموظفين على تحسين مهاراتهم في إدارة بريدهم الإلكتروني الوارد والصادر.
إليكم 10 مقالات عن \”التعامل مع البريد الإلكتروني\” اخترناها لكم.