دليل كتابة رسالة شُكر بعد مقابلة العمل (مع نماذج)

أنهيت للتو مقابلة للحصول على وظيفة أنت متحمس لها للغاية. وتعلم أنه ينبغي لك إرسال رسالة شكر إلى الأشخاص الذين أجروا المقابلة معك، لكنك لست متأكداً مما يجب أن تكتبه. فما مقدار التفاصيل التي يجب تضمينها؟ وهل يجب أن ترسل رسالة عبر البريد الإلكتروني إلى كل شخص أجريت مقابلة معه؟ وما أفضل طريقة لمتابعة التواصل معهم؟

إليك بعض النصائح حول ما يجب أن تقوله، وما يجب ألا تقوله، في رسالتك، إلى جانب نماذج لرسائل شكر. سأتطرق أيضاً إلى السبب في أنه يجب عليك كتابة رسالة شكر، حتى إن كانت تبدو إجراءً شكلياً. لنبدأ بما يجب أن تكتبه في سالتك.

كيف تكتب رسالة شكر؟

يجب أن تكون رسالتك قصيرة وصادقة، وأن ترسلها في غضون 24 ساعة بعد المقابلة.

1. وجِّه الرسالة إلى الشخص الذي أجرى معك المقابلة وتأكد أنك كتبت اسمه بشكل صحيح. وإذا طلب منك أن تخاطبه باسمه المختصر في أثناء المقابلة، فخاطبه به في رسالة المتابعة. وإذا أجريت مقابلة مع عدة أشخاص، فسيكون من الجيد إرسال رسالة قصيرة لكل منهم أيضاً.

2. اشكر الشخص على وقته واهتمامه.

3. سلّط الضوء على ما جذبك للمؤسسة. يقترح الشريك السابق في شركة برايس ووترهاوس كوبرز (PwC) وهو الآن مدرب للرؤساء التنفيذيين، ديفيد لانسفيلد، أن يذكر المرشح "جانباً من المحادثة كان مثيراً للاهتمام بوجه خاص أو أن يشارك جملة مميزة لمساعدة الشخص الذي أجرى المقابلة معه على تذكُّر ما تحدثا عنه".

4. أعرِب عن اهتمامك المتواصل بفرصة العمل.

5. أوضِح أنك لا تمانع في الإجابة عن أي أسئلة.

توصي لوردز أولفيرا مارشال، التي تُدرِّس دورات حول بناء العلاقات وإدارة الحياة المهنية في جامعة نيويورك، بتدوين ملاحظات سريعة في أثناء المقابلة. اكتب اسم القائم بإجراء المقابلة، وما تناقشانه، وبعض الكلمات الأساسية لتنشيط ذاكرتك، ما سيجعل لرسالة المتابعة معنى أكبر. فكما أخبرتني: "تبدأ عملية كتابة رسالة الشكر في أثناء المقابلة".

ما يجب تجنبه في رسالة الشكر

إذا كنت لا تريد أن تترك انطباعاً سيئاً لدى الشخص الذي أجرى معك المقابلة، فتجنب هذه الأخطاء الشائعة الثلاثة.

إضافة الكثير من التفاصيل

تذكّر أن القصد من الرسالة هو الشكر، وليس إكمال النقاش من الجزء الذي انتهيتما عنده. تحذّر أولفيرا مارشال قائلة: "رسالة المتابعة ليست المكان المناسب لإضافة كل الأشياء التي كنت ترغب في إبرازها في أثناء المقابلة". عندما تفعل ذلك، فأنت تخاطر بأن تبدو يائساً أو أنك لم تكن مستعداً للمقابلة.

تقديم طلبات

الناس مشغولون، فتجنب طلب أي شيء يؤدي إلى قيام الشخص بعمل إضافي. ويجب أن تُظهر له أنك شخص من السهل العمل معه.

الأخطاء الإملائية والنحوية

وبالطبع، لا تنس مراجعة رسالتك قبل إرسالها، فهي تُعد مثالاً على طريقة الكتابة التي ستستخدمها في تواصلك في العمل.

نماذج لرسائل شكر

استخدم النماذج أدناه لمساعدتك، ولكن احرص على تخصيصها لتناسب احتياجاتك.

النموذج الأول

العنوان: شكر وتقدير

مرحباً غادة،

كان من الرائع التحدث معكِ أمس عن احتمالية أن أكون عضواً مناسباً في فريقك. أقدّر توخيكِ الشفافية بشأن المشروع الذي تعملين عليه وشكل العمل في [اسم الشركة]. يبدو أن الفريق رائع والمشروع مثير للحماس وينطوي على إمكانات هائلة. وأنا متحمس لأنني من المرشحين للعمل معك. إذا كانت لديكِ أي أسئلة أو تريدين أن نُكمل حديثنا، فيرجى التواصل معي في أي وقت.

أتمنى أن نبقى على تواصل.

كل التوفيق،

النموذج الثاني

العنوان: شكر وتقدير

مرحباً مريم،

أشكرك على تخصيص جزء من وقتك لإجراء مقابلة معي اليوم ومشاركة بعض الأعمال المبتكَرة التي تقومين بها أنتِ وأعضاء فريقك لدعم عملائكم.

فهمت من محادثتنا أن العمل يسير بوتيرة سريعة وأنه يجب أن يكون على أعلى مستوى، وبقدر المجهود الذي تبذلونه في العمل، فأنتم تستمعون بإنجازه معاً. فقد كان شغف أعضاء الفريق بعملهم ملموساً وكان شعورهم بالانتماء مدهشاً.

فهمت أيضاً أنكِ تبحثين عن شخص جاهز للعمل ويمكنه الانطلاق بكل قوة ونشاط، ولا يحتاج إلى قدر كبير من الإرشاد والتوجيه، ومن الممتع العمل معه. وأنا واثق من أنني ذلك الشخص.

إذا كانت لديكِ أي أسئلة أو تريدين أن نُكمل حديثنا، فيرجى التواصل معي في أي وقت.

أتمنى أن نبقى على تواصل.

مع أطيب التمنيات،

النموذج الثالث

العنوان: شكر وتقدير

عناية الأستاذ كمال،

أود أن أشكرك على تخصيص جزء من وقتك لإجراء مقابلة معي اليوم للنقاش بشأن منصب المخطط المالي في [اسم الشركة]. أقدّر لك تعريفي بتاريخ شركتكم العائلية واهتمامك بكل عميل كما لو كان من أفراد عائلتك.

فهمت من محادثتنا أن الحفاظ على مستوى الخدمة الراقي من أولوياتك، وأنك تبحث عن مخططين يرغبون في مواصلة تقديم هذا المستوى من الخدمة لسنوات قادمة. وكما أخبرتك، لدي عائلة صغيرة، وأتطلع إلى الاستقرار في مؤسسة يمكنني أن أفتخر بالعمل فيها. ولذلك فأنا متحمس حيال الانضمام إلى فريقك.

إذا كانت لديك أي أسئلة أو تريد أن نُكمل حديثنا، فيرجى التواصل معي في أي وقت.

مع خالص التقدير،

لماذا من المهم إرسال رسالة شكر؟

بالإضافة إلى أنها لفتة لطيفة، فإن إرسال رسالة متابعة بعد المقابلة يعود عليك بمنافع عديدة.

بناء علاقة إيجابية مع الشخص (أو الأشخاص) الذي أجرى معك المقابلة.

بغض النظر عما كانت عليه مقابلتك، فإن العديد من مدراء التوظيف يضغطون مقابلات متعددة في جداول مواعيدهم المزدحمة. ولذلك تساعدك الرسالة المدروسة على ترك انطباع إيجابي دائم بعد انتهاء المقابلة، فهي:

تساعدك على التميز من بين المتقدمين الآخرين.

إن استثمار جزء من وقتك في إرسال رسالة شكر يزيد من فرصك في التميز من بين المتقدمين الآخرين. فقد أظهرت إحدى الدراسات أن مرشحاً واحداً فقط من بين كل 4 مرشحين يرسل رسالة شكر بعد المقابلات، وقال 80% من مدراء الموارد البشرية إن هذه الرسائل كانت مفيدة عند استعراض المرشحين.

فرصة لإظهار كفاءتك المهنية ومهاراتك في التعامل مع الأشخاص.

هناك فرق شاسع بين إخبار الشخص الذي أجرى معك المقابلة بأنك تهتم بالتفاصيل وتعمل بشكل جيد مع الآخرين، وبين إظهار ذلك له. تشير رسالة الشكر المصوغة صياغة جيدة والمرسَلة في وقت مناسب إلى حرصك على المتابعة وقدرتك على فهم المغزى من المقابلة والتعبير عنه كتابة وتفهّمك لأهمية التعبير عن تقديرك للآخرين.

تؤكد اهتمامك بالوظيفة.

يفهم مدراء التوظيف أن المرشحين قد يجرون مقابلات لوظائف متعددة في الوقت نفسه. ولأن القادة مشغولون، فهم لا يرغبون في استثمار جزء من وقتهم لإجراء مقابلة مع مرشح غير مهتم بالدور الذي يبحثون عن مرشحين مناسبين له. ولذلك تؤكد رسالة الشكر أنك مهتم ومتحمس لهذا الدور وتستحق أن يواصلوا عملية المقابلة معك.

قد ترسل رسالتك وتحصل على رد في غضون دقائق، ولكن يمكن أيضاً ألا تتلقى أي رد على الإطلاق. في كلتا الحالتين، قد يكون استثمار 15 دقيقة من وقتك للتعبير عن تقديرك هو الفارق بين الحصول على الوظيفة أو الضياع وسط الحشود.