كيف تقاطع زملاءك بلباقة في اجتماع افتراضي؟

ملخص: قد تكون مقاطعة الآخرين في أثناء الاجتماعات الافتراضية أمراً صعباً عند العمل ضمن فريق موزع على مناطق جغرافية مختلفة، لكنها مهارة تستحق التنمية. وتعرض المؤلفة استراتيجيات لمساعدتك على مقاطعة زملائك في أي اجتماع افتراضي بلباقة وأدب: 1) أبدِ اهتمامك. 2) جرب استراتيجية "نقل الصلاحيات"، 3) ابحث عن نقاط انتقال طبيعية، 4) اجعل حديثك مختصراً، 5) كن حازماً عند الضرورة.

تخيّل أنك تُجري مكالمة مع مديرك وعدد قليل من الزملاء وتتناقشون حول مشروع مرتبط أنت فيه بشدة. وعلى الرغم من امتلاكك أفكاراً تريد مشاركتها، لا تتاح لك فرصة طرحها ومشاركتها. فيتناوب مديرك وزملاؤك في العمل الحديث إلى حين انتهاء الاجتماع. وعلى الرغم من نواياك الحسنة، لا تتمكن من مقاطعتهم بلباقة وأدب. وينتهي الاجتماع مع شعورك بالإخفاق والإحباط من نفسك لفشلك في طرح أفكارك.

لكن ذلك أمر شائع، لا سيما في عصر الفرق الموزعة على مناطق جغرافية مختلفة، ويندرج ضمن تحديات العمل عن بُعد، على الرغم من فوائده. وقد وجدت الدراسات بالفعل أن التواصل الافتراضي قد تسبب في جعل الموظفين أكثر انعزالاً، ما قلل من فرص التعاون وتوليد الأفكار. ويزداد التأثير أكثر بالنسبة لمجموعات معينة. ففي استقصاء شمل أكثر من 1,100 عامل مهني، صرّحت نسبة 45% من النساء بصعوبة التحدث في الاجتماعات الافتراضية، حيث قالت واحدة من بين كل 5 نساء إنهن شعرن بالتجاهل أو الإهمال من قبل زملائهن في أثناء مكالمات الفيديو.

ووجدت إحدى عميلاتي، هناء، التي تشغل منصب مديرة التسويق في شركة رياضية نفسها في هذا المأزق عندما عاود فريقها العمل من المكتب بينما بقيت هي تعمل من المنزل. فعلى الرغم من خبرة هناء العميقة في الموضوع القيد النقاش، كانت تفكر كثيراً وتضغط على نفسها لتقديم مساهمة "ذات قيمة عالية"، ما منعها من التحدث غالباً. كانت هناء مهذبة للغاية أيضاً. ولم ترغب في أن يصفها زملاؤها بأنها لحوحة أو وقحة. وأدت ميول هناء تلك، إلى جانب عملها عن بُعد، إلى استبعادها من فرص الترقية، إذ لم تُتح لها فرص الظهور والحديث مثل نظرائها.

وهناك العديد من الأسباب التي قد تجعلك ترغب في مقاطعة الآخرين في أثناء اجتماع افتراضي. فقد ترغب في تقديم وجهة نظرك، أو إضافة تحديث ما، أو تصحيح تصور سائد، أو طلب توضيح ما، أو إبقاء فريقك على المسار الصحيح. وإليكم بعض الأفكار التي شاركتها مع هناء والتي يمكن أن تساعدك على مقاطعة زملائك بلباقة وأدب أيضاً.

أبدِ اهتمامك

يقضي المهني العادي أكثر من نصف ساعات عمله في الاجتماعات، ما يجعل إتقان طرق جديدة لجذب الانتباه إليه عند امتلاكه أفكاراً يرغب في مشاركتها أمراً مهماً. وكما كتبت إيريكا داوان، مؤلفة كتاب "لغة الجسد الرقمية: كيف تعزز الثقة وتبني العلاقات بغض النظر عن المسافة" (Digital Body Language: How to Build Trust and Connection No Matter The Distance)، "لم يعد التواصل، لا سيما عبر الوسائط الرقمية، مهارة شخصية، بل هو المهارة الفاعلة الجديدة التي ستحدد نجاحك".

لكن قد يكون من الصعب أن تلفت انتباه الآخرين، خاصة عندما تكون الإشارات النموذجية الشخصية وغير الشفوية محدودة. ولتتجنب أن تكون شخصاً مُزعزعاً، أشِر إلى رغبتك في المساهمة من خلال:

استخدام ميزة "رفع اليد" في البرنامج الذي يُعقد الاجتماع عبره.
تفعيل الصوت أو تشغيل الكاميرا في مكالمات الفيديو.
الإفصاح عن رغبتك في المشاركة في الدردشة.
رفع يدك بشكل فعلي إذا كان الاجتماع يُعقد عبر مكالمة فيديو.

جرب استراتيجية "نقل الصلاحيات"

يمكنك تجنّب الحاجة إلى المقاطعة تماماً من خلال الاستعداد مسبقاً. وأدعو هذه الاستراتيجية "نقل الصلاحيات". والطريقة بسيطة جداً: راجع جدول الأعمال قبل اجتماع الفيديو وأخبر ميسّر الاجتماع بالموضوع الذي ترغب في المساهمة فيه لكي يدعوك للمشاركة (أي "ينقل الصلاحيات" إليك) في الوقت المناسب.

وهناك فائدتان جانبيتان مهمتان لهذا النهج؛ فهو يجعلك أولاً تتحمل المسؤولية فعلياً لعلمك أن الميسّر سيطلب منك المشاركة. ثانياً، قد تزداد ثقتك بنفسك لأن ميسّر الاجتماع سيطلب من الآخرين الاستماع إلى وجهة نظرك.

ابحث عن نقاط الانتقال الطبيعية

يُعد تحدث بعضنا مع بعض في اجتماع افتراضي أمراً شائعاً ومزعجاً. قد يبدو الانتظار للتحدث بين موضوعات جدول الأعمال انتقالاً سلساً لك ولجمهورك، لكن تأكد من أن يكون تدخلك سريعاً مقارنة بأسلوب تدخلك في اجتماع يجري وجهاً لوجه. يمكنك استخدام عبارات مثل:

"وجهة نظر رائعة؛ أسمح أن أضيف نقطة أخرى قبل أن نتابع..."
"في الواقع، ثمة نقطة أخرى أود إضافتها..."
"أنا سعيد لأنك أثرت هذا الموضوع؛ وأرغب أن أضيف..."

إذا كنت قد تحدثت بالفعل أو ترغب في أن تستخدم لغة أكثر أدباً (على سبيل المثال، عند مقاطعة شخص أعلى منك منصباً)، فيمكنك أن تضيف مداخلتك بصيغة سؤال. كأن تقول: "هل تمانع إن قاطعتك هنا؟ لدي فكرة مرتبطة بما ذكرته للتو"، أو "هل يمكنني انتهاز هذه الفرصة لمشاركة فكرة مرتبطة بوجهة نظرك؟" فطلب الإذن لا يجعلك شخصاً ضعيفاً، بل يُظهر أنك شخص واعٍ ويراعي الآخرين.

اجعل حديثك مقتضباً

بمجرد أن يحين دورك للتحدث، كن موجزاً قدر الإمكان. ابدأ بذكر الغرض من المقاطعة (كأن تقول: هذه نقطة بيانات مهمة لاستراتيجيتنا ..."). وبعد أن تنتهي، انقل المحادثة بأدب إلى الميسّر أو المتحدث التالي. على سبيل المثال، "شكراً للسماح لي بالمشاركة هنا. يمكنك مواصلة الحديث يا أحمد".

كن حازماً عند الضرورة

قد تضطر أحياناً إلى اتخاذ إجراء لمقاطعة حديث شخص ثرثار. وتتمثّل إحدى الاستراتيجيات التي يجب استخدامها في تلك الحالات في "تقنية شريط التسجيل المعطّل"، حيث تكرر بهدوء كلمة أو عبارة بنبرة متوازنة. كأن تكرر اسم الشخص ("عمر، عمر، عمر، عذراً لكن يجب أن أتدخل هنا") أو تقول تعبيراً ما، مثل "أنا أتحدث" أو "يجب أن نعود إلى موضوعنا الرئيسي".

يمكنك أيضاً التدخل وإعادة توجيه حديث زميل ثرثار بطرح أسئلة محددة مثل: "لم أفهم تماماً مدى ارتباط هذه الفكرة بموضوعنا، هل يمكنك ذكر العلاقة والرابط هنا؟" أو "هل يمكنك تلخيص نهجك في جملة واحدة؟".

قد تفشل في التدخل في أثناء الاجتماعات الافتراضية بشكل طبيعي في البداية، لكنها مهارة تستحق التنمية. وضع في اعتبارك أن إحدى الدراسات التي نُشرت في مجلة علم النفس التطبيقي (Journal of Applied Psychology) عام 2022 وجدت أن "الموظفين الذين يتعلمون التحدث بثقة ووضوح يعتبرهم زملاؤهم قادة عند العمل في فِرق. وقد يحظون بمزيد من الفرص لإحداث تغييرات إيجابية في فرقهم ومؤسساتهم ولتعزيز مساراتهم المهنية".

لذلك، استخدم هذه الاستراتيجيات لتشارك في الاجتماعات بقوة ودون خجل.