5 نصائح عملية لعرض أفكارك في الاجتماعات بأسلوب فعّال

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: من المهم أن توصِّل وجهة نظرك في الاجتماعات، لكن الأهم من ذلك أن تعرف متى وكيف توصِّلها. إذ يجب أن تتوقف عن الإطالة في الاجتماعات وألا تحتكر الكلام وحدك. تقدّم كاتبة المقالة نصائح عملية لعرض أفكارك، بحيث تستطيع توصيل رسالتك على نحو أكثر فعالية. أولاً، خذ ما يكفيك من الوقت للتفكير بعد انتهاء الاجتماعات. وإذا شعرت بأنك أكثرتَ من الكلام، فراجع نفسك وفكّر فيمن أدلى بدلوه غيرك. اسأل نفسك بصدق: “هل قاطعتُ الآخرين في أثناء كلامهم؟”. احسب مقدار الوقت الذي استغرقته في الكلام خلال الاجتماع. واحرص أيضاً على استخدام قنوات التواصل الأخرى لعرض أفكارك. على سبيل المثال، هل يمكنك الاحتفاظ بقائمة لرؤاك الثاقبة وأفكارك الرائعة على حاسوبك حتى تكون مستعداً بشكل أفضل لعرضها في الاجتماع التالي؟ أو هل يمكنك عرض الأفكار في بيئة أخرى غير الاجتماعات، كأن تعرضها مثلاً من خلال بريد المتابعة الإلكتروني أو منصة دردشة داخلية؟ من المفيد أيضاً أن تخصّص لنفسك إشارة للتوقف وتركيز أفكارك. يمكنك الاستعانة أيضاً بزميل أو مستشار تثق به، بحيث تطلب منه تقديم رؤى ثاقبة حول كيفية تحقيق هدفك المتمثل في الإقلال من الكلام والإكثار من الاستماع.

هل حدث لك من قبل أن أنهيت اجتماعاً استراتيجياً لتكتشف أنك لا تستطيع تذكر أي شخص غيرك قد أسهم بأفكاره أو أدلى بدلوه في الرؤى والتصورات؟ يحتاج الكثير من القادة إلى التدريب على الإفصاح عن آرائهم. ولكن ماذا لو كانت لديك مشكلة عكسية تتمثل في أنك لا تكف عن الكلام؟ قد يؤدي هذا إلى إصابة الجميع بالإحباط، إذ يُصاب أعضاء فريقك بالإحباط لأنهم يريدون مشاركة أفكارهم الخاصة، ويُصاب مديرك بالإحباط لأنه يريد سماع وجهات نظر أخرى. وهكذا تضيع أفكارك سدى لأن أصحاب المصالح يضيقون ذرعاً بعادتك في السيطرة على مجريات الحديث، ومن ثم يبدأون في تجاهلك.

إذا كنت تشك في أنك تعاني من الإطالة في الاجتماعات وتحتكر الكلام، فجرّب هذه الأساليب للمساعدة على توصيل رسالتك بطريقة فاعلة.

احرص على قياس مقدار كلامك بالضبط

خذ ما يكفيك من الوقت للتفكير بعد انتهاء الاجتماعات. وإذا شعرت بأنك أكثرتَ من الكلام، فراجع نفسك وفكّر فيمن أدلى بدلوه غيرك. اسأل نفسك بصدق: “هل قاطعتُ الآخرين في أثناء كلامهم؟”. احسب مقدار الوقت الذي استغرقته في الكلام خلال الاجتماع.

على سبيل المثال: “لقد استحوذتُ على ثلث الوقت تقريباً وقاطعتُ جمال مرتين”. لاحظ أنه لا يوجد كمٌ محددٌ لمقدار الوقت الذي يجب أو يجب ألا تستغرقه في الكلام. يكفي هنا أن تستخدم حدسك. وإذا لاحظت أن لديك نمطاً معيناً لمقاطعة الآخرين، فقد حان الوقت لإعادة ضبط سلوكك. واحرص من الآن فصاعداً على بذل جهدك لإعطاء الأولوية للاستماع أكثر من التحدث.

ضع قاعدة لنفسك بخصوص وقت الإدلاء برأيك. على سبيل المثال: “لن أتحدث حتى يُدلي شخصان آخران على الأقل في الاجتماع برأيهما”، أو “سأقصر مشاركتي على نقطة واحدة”، أو “سأضع لنفسي وقتاً محدداً ولن أسمح لنفسي بالكلام لأكثر من 3 دقائق فقط”.

لن تفلح هذه النصيحة طوال الوقت بطبيعة الحال، لأن الإدلاء بآرائك سيكون مطلباً ضرورياً وملحاً عندما تكون المخاطر عالية. لكن بالنسبة للاجتماعات الروتينية، توقف عن الإطالة في الاجتماعات وتدرَّب على التراجع وترك مساحة للآخرين للإدلاء بدلوهم. ولذلك أدرّب عملائي على الالتزام الصارم بالوقت المخصص لهم للكلام. صحيحٌ أنك غير مطالب بالتقيُّد إلى الأبد بوقت محدَّد للتحدُّث، لكن الالتزام بقاعدة الوقت في البداية سيساعدك على اكتساب عادة التخلي عن احتكار الكلام.

جرِّب استخدام طرق أخرى لمشاركة أفكارك

إذا كنت تتميز بقدراتك الإبداعية، فقد تشعر بالتوهُّج في جلسات العصف الذهني وتنجح في توليد كم كبير ورائع من الأفكار بسرعة. لكن إذا كنت تميل إلى الإسهاب عند وصف هذه الأفكار، فقد تبدو فوضوياً وغير مستعد جيداً. فكِّر في طرق أخرى لتنظيم أفكارك وتوصيلها للجمهور. على سبيل المثال، هل يمكنك الاحتفاظ بقائمة لرؤاك الثاقبة وأفكارك الرائعة على حاسوبك حتى تكون مستعداً بشكل أفضل لعرضها في الاجتماع التالي؟ أو هل يمكنك عرض الأفكار في بيئة أخرى غير الاجتماعات، كأن تعرضها مثلاً من خلال بريد المتابعة الإلكتروني أو منصة دردشة داخلية؟

استخدم أياً من أشكال التواصل المتاحة لك حتى تستطيع تنظيم أفكارك. وستنجح عندئذٍ في توصيل مفاهيم تبدو مدروسة جيداً عندما تعرضها أمام الآخرين. وقد عملتُ مع عميلة لديها الكثير من الأفكار الرائعة، لكن مديرها أشار في تقرير مراجعة الأداء إلى أن أفكار عميلتي تبدو مشوشة عندما تحاول التعبير عن تلك الأفكار لفظياً. كانت مشكلتها في عدم قدرتها على الإيجاز بما يكفي واحتكار الكلام في اجتماعات القيادة العليا للشركة. وللمساعدة على استعادة مصداقيتها بعد هذا التقرير السلبي، حرصت عميلتي على عرض وجهة نظر واحدة فقط في كل اجتماع، بحيث تستطيع استعراض فكرتها من كل جوانبها حتى تبدو أكثر استراتيجية وتنظيماً. كما حرصت على متابعة المسائل المهمة في الاجتماعات الأخرى أو من خلال البريد الإلكتروني. وقد ساعدتها هذه الاستراتيجية على استعادة السيطرة على طريقة حديثها في الاجتماعات.

تدرَّب على تركيز أفكارك

عند التحدُّث، تأكد أن ما تقوله ضروري ومؤثر. يمكنك التفكير في جُملك كما لو كانت تغريدات على “تويتر”: كيف يمكنني توصيل هذه الفكرة إذا كنت أغرد على “تويتر” وأتقيد بعدد محدود من الأحرف؟ كيف يمكنني تقليل عدد كلمات رسالتي بحيث تقتصر على المضمون الجوهري؟

يمكنك أيضاً محاولة تدوين الأفكار التي تخطط لمناقشتها في الاجتماع. سيساعدك هذا على رؤية الإيقاع الذي يمكنك اتباعه لتوصيل أفكارك. وبمجرد إنشاء إيقاع محدَّد لتركيز أفكارك، لن تحتاج إلى قضاء الكثير من الوقت للاستعداد والتدرُّب.

اعتبر نفسك محرراً يستبعد الكلمات والأفكار التي لا تنقل مضمون الأفكار التي تريد عرضها. وقد سبق لي أن عملتُ مع قائدة بإحدى الشركات وجدت أنها تستطيع تقليص كلمات كل جملة بمقدار 5 كلمات تقريباً. وفي حين أن هذا قد لا يبدو عدداً كبيراً، فإن هذه الكلمات الإضافية كانت تسهم في التشويش على عملية التواصل. وهكذا، استطاعت توصيل رسائل ذات تأثير أكبر من خلال تقليص عدد كلمات جُملها.

خصّص إشارات للتوقف

هل تمنح زملاءك الوقت الكافي لاستيعاب ما تقوله وطرح أية أسئلة قد تتبادر إلى أذهانهم؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فأعطِ نفسك إشارة للتوقف.

فقد قرر أحد العملاء الذين عملت معهم أن يقرص نفسه عندما يحتاج إلى الإبطاء والتوقف عن الكلام. كانت هذه إشارة لالتقاط الأنفاس أو التوقف عن الكلام أو طرح أسئلة على المجموعة. قد يكون هذا الأسلوب المباشر فاعلاً إلى حد يثير الدهشة. ومن خلال تعمد التباطؤ والتوقف المؤقت، ستكون قادراً على كبح جماح رغبتك في الإفراط في الكلام وستحظى رسالتك بفرصة أفضل في نيل الاهتمام.

اطلب المساعدة

قد يكون من الصعب في الوقت الحالي معرفة ما إذا كنت تفرط في الكلام. ويمكنك الاستعانة هنا بشخص يقدم لك منظوراً جديداً للأمر. اطلب من زميل أو مستشار تثق به أن يقدّم لك رؤى ثاقبة حول كيفية تحقيق هدفك المتمثل في الإقلال من الكلام والإكثار من الاستماع.

اطلب ملاحظات محددة: “هل شاركتُ أفكاري في 3 دقائق أو أقل؟”. وقد توفر الإجابة التي تتلقاها رؤى ثاقبة إضافية يمكنك استخدامها في المحادثات المستقبلية. فقد قرر أحد العملاء الذين عملت معهم إبرام اتفاقية للتعاون المتبادل مع أحد أقرانه الذين يثق بهم.  وتتمثل مهمته الأساسية في مراقبة أنماط بعضهم البعض ثم الاجتماع مرة واحدة في الشهر لتبادل وجهات نظرهم.

من المهم أن توصِّل وجهة نظرك، لكن الأهم من ذلك أن تعرف متى وكيف توصِّلها. جرّب بعض أو كل هذه الأساليب حتى تتأكد أن آراءك تلقى آذاناً مصغية.