شارك
الرئيسية
5 دقائق 
ملخص: ليس من السهل معالجة مشكلة الصعوبة في إدارة الوقت التي يواجهها مرؤوسك المباشر، لكن لحسن الحظ ثمة طرق تتيح لك مساعدته بوصفك مديره. قبل أن تشعر بالاستياء أو تقدم تقييماً قاسياً بطريقة غير بناءة، فكر في نفسك أولاً؛ حدد مشاعرك وأسبابها، وقيم مساهماتك في خلق المشكلة، ثم وضّح عوامل الضغط وأخبر مرؤوسك عما تحتاج إليه بهدوء، وساعده في ترتيب أولويات العمل وتحديد الإنجازات البارزة وطلب التحديثات اليومية وما إلى ذلك، واحرص على الاحتفال بالتقدم لا سيما في البداية. وأخيراً، إن بدا لك أنه بحاجة إلى دعم خارجي من مدرب مهني فساعده في الحصول عليه.
الإشارات المعروفة متوفرة: ينهي مهامه في اللحظة الأخيرة، ويتأخر في إنهائها أو ينساها، ويتأخر على الاجتماعات، ولا يرد على الرسائل الإلكترونية أو يرد في أوقات غريبة كالساعة 2 فجراً مثلاً، ويقدم تبريرات كثيرة لعدم تنفيذ الإجراءات اللازمة لإنجاز العمل.
لديك مرؤوس مباشر يواجه الصعوبة في إدارة الوقت. قد يصعب عليك بوصفك مديراً معرفة طرق معالجة هذه المشكلة؛ فمن جهة من الضروري بالنسبة لك أن ينجز العمل، وقد تتمثل نزعتك الغريزية في إبداء انزعاجك الواضح من تقصيره أو حتى تقديم تقرير بشأنه، ومن جهة أخرى يجب أن تعمل على تطوير أفراد فريقك، ومن الممكن أن يكونوا أشخاصاً موهوبين بحق وتعلم أنهم يملكون القدرة على تقديم مساهمات استثنائية إن تمكنوا من معرفة طريقة لاستخدام وقتهم بكفاءة.
بوصفي مدربة مهنية في مجال إدارة الوقت أتحدث إلى موظفين يواجهون صعوبة في هذا المجال كل يوم، وأعرف طرق تفكيرهم وأساعدهم في الانتقال إلى مستويات أعلى من الإنتاجية.
إن كنت مديراً ولست واثقاً من معرفتك لطرق المساعدة، فإليك بعض الخطوات العملية التي يمكنك اتخاذها من أجل تحسين الوضع بدءاً من اليوم.
اعترف بمشاعرك الخاصة
إن كنت تدير هذا الشخص منذ زمن طويل فعلى الأرجح أنك شعرت فعلاً بمجموعة كبيرة من العواطف التي تتراوح بين الانفعال الخفيف إلى الغضب العارم، إذ تختلف مشاعرك باختلاف أهمية المشكلة والمخاطر المرتبطة بها وشخصيتك وتوقعاتك ومستوى الضغط الذي تشعر به.
قبل أن تقدم تقييماً لمرؤوسك، احرص على أن تعترف بما تشعر به. دوّن ما تفكر فيه أو تشعر به مهما كان بأسلوب التدفق الحرّ، وإياك أن تشارك أفكارك الخام هذه مع زملائك (عبر البريد الإلكتروني أو غيره)، فهذا التمرين يهدف إلى زيادة فهمك لحالتك الداخلية.
فكر فيما تشعر به مع نفسك أو مع شخص تثق به وقيّم سبب استيائك تقييماً صادقاً؛ هل هو عدم قدرتك على السيطرة؟ هل هو الخوف؟ هل هو الإحراج؟ هل هو الضغط؟
تساعدك هذه العملية في التنفيس عن العواطف السلبية المتراكمة قبل أن تقدم التقييم للموظف كي لا تقسو عليه بدرجة مبالغ فيها وتسبب الضرر له بدلاً من أن تساعده.
قيّم دورك في المشكلة
قد يعاني مرؤوسك المباشر الصعوبة في إدارة الوقت، ولكن يجب أن تفكر في مستوى مهارات إدارة الوقت التي تتمتع بها أنت نفسك ودورك في نشوء مشكلة الموظف.
إن كنت تكلفه بالمهام في اللحظة الأخيرة أو لا تقدم له توجيهات واضحة أو ترفض تحديد الأولويات أو لا تتبع نظاماً للمتابعة أو تنسى أن تقدم التقييمات، فمن الممكن أن يكون لسلوكك دور في هذه المشكلة. إن كنت تتوقع أن يكون موظفوك متاحين باستمرار عبر البريد الإلكتروني أو منصات المحادثة الفورية أو غيرها من قنوات التواصل لدرجة تمنعهم من وضع حدود تساعدهم في إنجاز العمل الذي يحتاج إلى التركيز، فأنت تحمل جزءاً من المسؤولية عن الصعوبات التي يتعرضون لها.
عن طريق تحديد هذه المشكلات قبل إجراء محادثة التقييم ستتمكن من إجرائها وأنت مدرك لأخطائك أيضاً.
وضح عوامل الضغط
في وقت سابق من هذا العام، مررت بموقف ولّد ضغطاً كبيراً مع موظف بعقد خارجي؛ كان لدينا مشروع كبير يجب عليه إنهاؤه، وتأخر فيه كثيراً. في أحد الأيام وأنا أفكر في الأمر أدركت أن المشروع الأكبر ينطوي على عنصرين مميزين لهما أهمية أكبر من أهمية بقية العناصر، وبمجرد إنجازهما سيقلّ الضغط الذي أشعر به بدرجة كبيرة وسنتمكن من تخصيص وقت أكبر للعناصر الأخرى.
وبتوضيح أهم احتياجاتي شعرت براحة أكبر وتمكنت من التحدث إلى الموظف عن أهم ما أحتاج إليه بصورة عاجلة حتى وإن لم يتمكن من إنهاء المشروع بأكمله.
خذ الوقت للتفكير فيما يسبب لك مشكلة في عدم قدرة موظفك على إدارة وقته: ألا تملك ما تحتاج إليه من أجل اجتماعات عرض المستجدات أو العروض التقديمية المهمة؟ هل تشعر بالضغط بسبب طلب الموظف منك إجراء مراجعة العمل في اللحظة الأخيرة؟ هل تكلفك الإجراءات التي يقوم بها الكثير من الوقت أو المال؟ هل تشعر بالقلق عندما لا يكون تواصلكما كافياً حول حالة العمل؟ ما إن تتمكن من تحديد هذه الأمور ستساعدك في التركيز على مناقشات التقييم.
تحدث عما تحتاج إليه
ما إن تعلم على وجه التحديد ما يزعجك، تحدث إلى الموظف بهدوء عما تحتاج إليه وموعده وسببه، ويمكنك سؤاله عما يحتاج إليه منك كي تساعده في تحقيق النجاح.
كما قد تشعر برغبة في صبّ غضبك على مرؤوسك المباشر نتيجة للضغط الذي تسبب لك به والمشكلة التي واجهها، لكن القسوة تعود بآثار عكسية عادة؛ إذ سيغلب غضبك عليه ويدفعه للانغلاق على نفسه أو اتخاذ موقف دفاعي ومنعك من الكلام. لذلك تنفس بعمق وحاول أن تذكر نفسك بأن نيته حسنه ولكنه يواجه صعوبة في مجاله فحسب.
ساعد منذ البداية
في بعض الحالات يكون تقديم التقييمات ببساطة حول ما تحتاج إليه أو ترغب فيه قادراً على تحسين الوضع، لكن في حالات أخرى ستحتاج إلى فعل أكثر من ذلك للمساعدة في إحراز تقدم.
كي يتمكن مرؤوسك المباشر من البدء، فكر في اتباع الإجراءات التالية معه:
- اعمل معه لتحديد الأولويات في العمل
- اعمل معه على توليد الأفكار حول الاتجاه الذي سيسير فيه
- تحدث إليه عن أدق التفاصيل
- حدد الإنجازات البارزة المتوسطة
- اعقد معه اجتماعاً وساهم معه في إنجاز جزء من العمل
- اجمعه في عمل تعاوني مع زملائه
- التمس التحديثات اليومية حول ما خطط لفعله وما أنجزه بالفعل
إن حرصت على تنظيم الأمور كي يتمكن الموظف من بناء الزخم والحفاظ عليه فستحقق أثراً إيجابياً كبيراً.
احتفل بالتقدم المحرز
عندما تلاحظ تحرك الموظف في الاتجاه الصحيح أبد له تقديرك لكل خطوة تقدم يحققها. قد تشعر بالقلق من أن المسارعة في تقديم التقييمات الإيجابية قبل أن ينجز كل ما يجب إنجازه ستؤدي إلى تراخيه عن العمل، لكن العكس هو الصحيح عادة؛ تساعد التقييمات الإيجابية في بناء ثقته بنفسه وتعزيز عقليته الإيجابية ودافعيته وتحفزه على تحقيق نتائج أفضل.
يعلم مرؤوسك المباشر غالباً أنه يعاني من الصعوبة في إدارة الوقت وبالتالي هو غير قادر على إدارة وقته على نحو جيد وقد يكون استياؤه من ذلك أكبر من استيائك أنت، وبالتالي سيكون توجيه نقد لاذع له مدمراً؛ فالمشاعر السلبية المتزايدة تجاه عمله تسبب عادة زيادة التأخير لا نقصانه. تذكر أنكما تنتميان إلى الفريق ذاته، وبدلاً من تدميره اعمل على بنائه في كل خطوة تخطيانها.
التمس الدعم الخارجي
في بعض الأحيان وبسبب شدة قربك من الموقف لن تتمكن من تقديم تقييمات موضوعية هادئة مهما حاولت، أو قد لا يتمكن مرؤوسك المباشر من مصارحتك حول ما يجري فعلاً، لربما كان يضيع ساعات من وقته كل يوم على الهاتف الذكي أو يواجه مشكلة في المنزل تشتت تفكيره.
في هذه الحالات قد يكون من المفيد أن تعمل على وصل الموظف مع موارد خارجية مثل برامج التدريب على إدارة الوقت أو مدرب مهني داخلي أو خارجي يستطيع مساعدته في تطوير هذه المهارات. فالشخص الذي يتمتع بخبرة في توجيه الموظفين للتغلب على هذه الصعوبات والبعيد عاطفياً عن الموقف يستطيع عادة تقديم مساعدة فعالة أكثر مقارنة بمن تسبب له هذا الموقف بالاستياء من قبل.
لا يمكنك بوصفك مديراً إرغام أي موظف على تحسين مهاراته في إدارة الوقت، لكن أسلوبك في التواصل وسلوكك سيوقعان أثراً كبيراً في قدرة مرؤوسك المباشر على تجاوز الصعوبات التي يواجهها وزيادة إنتاجيته.