كيف تحثّ موظفيك على التعبير عن آرائهم في الاجتماعات الافتراضية؟

ملخص: كيف تطلب الأفكار والآراء من المشاركين في اجتماع افتراضي بطريقة تدفعهم جميعهم (وليس المنفتحين اجتماعياً فقط) لتقديم أجوبة ذات قيمة؟ لحسن الحظ، تمنحك الاجتماعات الافتراضية المزيد من الأدوات التي تساعدك في التغلب على هذه العقبة بميزات مثل غرف المحادثة النصية والأسئلة والأجوبة وغرف الاجتماعات الجانبية المستقلة ورموز التفاعل والسبورة البيضاء الافتراضية ومجموعة تطبيقات ذكية جعلت طرح الأسئلة وطلب الأفكار من المشاركين في الاجتماع أسهل من أي وقت مضى. يناقش هذا المقال 8 أساليب تساعد على حث موظفيك على التعبير عن الآراء في الاجتماعات الافتراضية والحصول على أجوبة من المشاركين في الاجتماع وحتى أكثرهم ميلاً إلى التزام الصمت.

لا شك في أن الاجتماعات الافتراضية جعلت التواصل في مكان العمل أسهل من ذي قبل، فتنظيمها وحضورها أسهل من الاجتماعات الشخصية (قارن عدد الاجتماعات الافتراضية التي تحضرها اليوم بعدد الاجتماعات الشخصية التي كنت تحضرها في السابق)، كما أن الميزات المتاحة كغرف المحادثة النصية والأسئلة والأجوبة وغرف الاجتماعات الجانبية المستقلة ورموز التفاعل والسبورة البيضاء الافتراضية ومجموعة التطبيقات الذكية جعلت طرح الأسئلة وطلب الأفكار من المشاركين في الاجتماع أسهل من أي وقت مضى.

بيد أن طرح الأسئلة والحصول على أجوبة مفيدة أمران مختلفان للغاية، وذلك يثير سؤالاً قديماً جداً بنكهة عصرية: كيف تطلب الأفكار والآراء من المشاركين في اجتماع افتراضي بطريقة تدفعهم جميعهم (وليس المنفتحين اجتماعياً فقط) لتقديم أجوبة ذات قيمة؟

بناء على خبرتي في قيادة الاجتماعات والعمل مع قادتها واستكشاف طرق تحسين فعالية الاجتماعات الافتراضية، أقترح 8 أساليب تساعد في الحصول على الأجوبة من المشاركين في الاجتماع وحتى أكثرهم ميلاً إلى التزام الصمت.

1. شارك سؤالك بصورة مسبقة

إذا كنت ستطلب من المشاركين الإدلاء بآرائهم، فمن المنصف أن تمنحهم أكبر قدر ممكن من الوقت للتفكير في المسألة المعنية؛ ما إن تحدد المشاركين في الاجتماع أرسل إليهم رسالة إلكترونية تحتوي على الأسئلة التي ستطرحها عليهم، واحرص على إدراج هذه الأسئلة ضمن جدول أعمال الاجتماع وبند الاجتماع في التقويم كي يعلم جميع المشاركين ما ستتم مناقشته ويستعدوا له.

2. ضع قوانين تشجع المشاركة

من السهل أن تنحرف جلسة استنباط الأفكار عن مسارها عندما يبدأ المشاركون بالخلط بين تطوير الأفكار ومناقشتها، وسيتردد الكثيرون في طلب الإذن للتحدث إذا ظنوا أن أفكارهم ستلقى الرفض. لذلك احرص على توضيح الغاية من الجلسة من خلال عبارة مثل "تتمثل الغاية من هذا الاجتماع في جمع الأفكار والاعتماد عليها إن أمكن، وسنحظى في الاجتماع التالي بفرصة لتقييم هذه الأفكار واختيار ما نفضله منها".

من أجل المساعدة في الحفاظ على توازن وقت التحدث، وضح مقاييس مثل "ليس لدينا سوى ساعة واحدة لذلك نرجو منكم الحرص على اختصار مشاركاتكم كي يحظى الجميع بوقت كافٍ للتحدث". وأيضاً، احرص على استمرار العمل عن طريق اقتراح مواصلة الاجتماعات الطويلة في وضع "عدم الاتصال بالإنترنت".

وأخيراً، اطلب من المشاركين تشغيل الكاميرا إذا كان ذلك لا يزعجهم، يجب أن يكون عدم تشغيل الكاميرا في الاجتماعات الافتراضية نادراً، لأن إمكانية رؤية المشاركين تزيد احتمالات المشاركة (هذا ليس طلباً صعباً، ففي الاجتماعات التي تتم في مقر العمل لا يجلس أي المشاركين تحت الطاولة).

3. اطرح أسئلة بسيطة في غرفة المحادثة النصية

في كثير من الأحيان يتعامل المشاركون في الاجتماعات مع المحادثة النصية في الاجتماع الافتراضي على أنها وسيلة للتعليق المباشر (ميكروفون مفتوح) لتسجيل أي هتاف أو فكرة عشوائية وإلقاء الدعابات وعرض القصص الشخصية أو طرح الأفكار المفاجئة التي قد تتبادر إلى أذهانهم في أي لحظة. ولكن إذا استخدمت المحادثة النصية على نحو استراتيجي مع إدراك أن الكثير من الأشخاص يشعرون براحة في الكتابة أكثر من التحدث، فستتمكن من استخراج أفكار قد يكون من الصعب الحصول عليها بطرق أخرى.

تتضمن الأساليب العملية والسهلة لاستخدام المحادثة النصية التصويت البسيط (اكتب رقم 1 للخيار الأول والرقم 2 للخيار الثاني)، والحثّ على المشاركة (اكتب أفضل وصف للمنتج بكلمة واحدة)، أو الملاحظات البسيطة (اكتب أمراً واحداً تعلمته من الحدث الذي أقيم الأسبوع الماضي).

يكمن السرّ في البساطة؛ أي طلب مساهمة واحدة محددة وموجزة بدلاً من طلب عام مثل "ما رأيكم؟" أو "ما هي أسئلتكم؟" أو "أخبرني عن نفسك". مجدداً، قد تحصل على أجوبة عن الأسئلة العامة من الأفراد المعتادين على المشاركة، لكن من المفترض أن يكون جميع الحاضرين مؤهلين للمشاركة، لذلك يجب أن تحصل على أجوبة من أكبر عدد ممكن منهم.

ما إن تحصل على هذه المشاركات الموجزة عبر ميزة المحادثة النصية ننتقل إلى الخطوة التالية.

4. متابعة الأسئلة المطروحة

الآن كُسِر الجمود بين الحاضرين، وبما أن الطلب الأول كان سهلاً سيشعر الكثير من الحاضرين بالراحة لمشاركة أفكارهم، وبمساعدتك سيتمكنون من التوسع في هذه الأفكار. مثلاً:

"مصطفى، هل يمكنك إيقاف وضع كتم الصوت وإخبارنا عن سبب اختيارك الخيار الثاني؟"

"كوثر، وصفتِ المنتج بأنه مبتكر، هل بإمكانك إيقاف وضع كتم الصوت وإخبارنا عن السبب؟"

"جمال، عظيم أن فريقك ازدادت كفاءته، هل بإمكانك إيقاف وضع كتم الصوت وإخبارنا عن بعض الأمثلة؟"

وبالنسبة لمن تقلّ احتمالات أن يطلبوا الإذن للتحدث في الاجتماع تكون المشاركة الكتابية في المحادثة النصية ثم مناقشتها كلامياً أسهل من المشاركة الكلامية منذ البداية.

تتمثل إحدى الطرق الفعالة لتحفيز نقاش أوسع حول الموضوع المطروح في السؤال عن الموافقة عليه، مثلاً: "اكتب حرف (أ) في المحادثة إذا كنت تتفق مع كوثر أو ترغب في اقتراح كلمة أخرى لوصف المنتج".

ولفعل ذلك نادِ على المشاركين بأسمائهم واقرأ مشاركاتهم بصوت عالٍ، فذلك سيثبت أنك تثمن أفراد الفريق وأفكارهم عالياً، وبالتالي سيزداد شعورهم بالراحة للمشاركة.

5. وضح ما تطلبه

عندما أرغب في تحفيز المشاركين على تقديم الأجوبة من دون الضغط عليهم مباشرة، أقول عادة: "أنا أبحث عن 3 أفكار فقط"، فذلك يخفف شيئاً من شعورهم بالقلق إذ وضحت أني لا أريد من الجميع التحدث، لكنه كذلك يزيد المخاطر لأننا لن ننتقل إلى النقطة التالية قبل أن أحصل على الأفكار الثلاثة.

ما لاحظته هو أن تطوع المشاركين في الاجتماع للمساهمة يزداد عندما تكون توقعاتي منهم واضحة؛ إذا طلبت منهم "أفكاراً" فلن أحصل على أي فكرة غالباً، أما إذا طلبت 3 أفكار فسأحصل عليها، وفي أغلب الأحيان تكون المشاركة الثالثة هي الأسرع لأنها تبدو استكمالاً للمهمة وليست مجرد جزء من تمرين ليس له نهاية واضحة.

6. لا تخزِ الحاضرين

إحدى الطرق المؤكدة لزيادة تردد الحاضرين في المشاركة هي أن تعرضهم للخزي. لا أحد يتعمد أن يخزي فريقه بالطبع، لكن في بعض الاجتماعات يولد بعض القادة هذا الأثر من دون قصد عندما يشتكون من نقص التفاعل؛ "أليس لدى أحد منكم أي سؤال؟ حقاً؟ لا أحد؟ هيا، إنّ هذا الأمر مهم جداً. لا أصدق أنه ليس لديكم أي سؤال".

النتيجة المباشرة لذلك هي أن يشعر أفراد الفريق بالذنب والإحراج، كما أنه من المرجح أن تسمع مشاركات بلا فائدة من أفراد يرغبون في إنهاء الموقف المحرج فحسب.

قد يحدث أحد أشكال الخزي الأخرى في نهاية الاجتماع عندما يوجه القائد انتقاداً للأفراد الذين لم يشاركوا في الحديث بعد (ويزعجهم فعلاً). تذكّر أنه في أثناء الاجتماع يكون التزام الصمت حقاً مشروعاً قد يعكس إما أسلوباً فعالاً للتواصل في العمل وإما انزعاجاً حقيقياً، وهدفك هو أن تجعل فرصة المشاركة مريحة لا قسرية.

7. احتسب وقت الصمت

عندما لا يتكلم أحد من الحاضرين للإجابة عن سؤالك يحين وقت الانتقال إلى سؤال جديد أو مراجعة السؤال الأول لجعل الإجابة عنه أسهل، لكن ما هي مدة الانتظار؟ توصي إليس كيث مؤسِسة شركة "لوسيد ميتنغز" (Lucid Meetings) ورئيستها التنفيذية باتباع قاعدة "الخمس ثوان"؛ انتظر بصمت لمدة 5 ثوان أن يجيب أحد المشاركين عن السؤال قبل الانتقال إلى سؤال آخر. بنيت هذه القاعدة على فكرة أن الانتظار لمدة 4 ثوان فقط قد يقطع الطريق على من قد يرغب بالمشاركة، والانتظار لمدة 6 ثوان سيدخلك إلى صمت مؤلم.

أنا أفضّل الانتظار لمدة 7 ثوان (وكذلك يفضل البعض أيضاً)، لكن يمكن تحديد المدة حسب الرغبة. سواء كانت هذه القاعدة علمية أو سحرية فهي تشكل أداة بيد قائد الاجتماع ليتمكن من دعم الشمول ومنع الإحراج، والتخلص من التخمين بالتأكيد.

في مؤسستي، أصبح هذا الأسلوب معروفاً جداً بين القادة لدرجة أنهم يقولون بامتعاض أحياناً: "حسن، لقد مضت 7 ثوان، لذلك أعتقد أن الوقت قد حان للانتقال إلى النقطة التالية".

8. تذكر أنك تجري حواراً لا مقابلة شخصية

قد تكون لديك قائمة أسئلة تود طرحها، لذا احرص على وضع كل منها ضمن سياق خاص به كي تتفادى الظهور وكأنك مكلف بإجراء تعداد سكاني. بدلاً من أن تقول: "سؤالي الأول هو...سؤالي الثاني هو...سؤالي الرابع هو..." قل شيئاً مثل: "يتعلق السؤال التالي بما قاله جواد قبل قليل..." أو "السؤال التالي يدخلنا إلى مسألة يستمر النقاش فيها منذ الاجتماع العام الذي عُقد الشهر الماضي..."

يكمن السرّ في أن تكون مشاركاً في الحوار وليس مسؤولاً عن تدوين الملاحظات فحسب، إذا رأى الحاضرون في الاجتماع أنك تبدي الاهتمام الكافي وتشارك في الحوار فسيشعرون براحة أكبر للتحدث إليك عن آرائهم.

قد يصعب دفع معظم المشاركين في الاجتماع للإجابة عن الأسئلة المطروحة فيه، ولكن الاجتماعات الافتراضية تمنحك مزيداً من الأدوات للتغلب على هذه العقبة والمساعدة في "التعبير عن الآراء". وإذا فشلت جميع الأساليب الأخرى، فستكون الفرصة التالية على بُعد 5-7 ثوان فقط.