شارك
الرئيسية
3 دقائق 
ملخص: بعض قرارات العام الجديد قابلة للتنفيذ أكثر من غيرها. وحتى في الوقت الذي تكون فيه الكثير من الأمور خارج نطاق سيطرتنا، فإننا نظل متحكمين في أنماط كلامنا وتعبيراتنا. لذا، مع استمرار القادة والموظفين في إعادة النظر في الشكل الذي يجب أن يبدو عليه مكان العمل الحديث، بما في ذلك كيفية الاجتماع معاً، ربما تكون هذه فرصة مناسبة لحذف بعض العبارات من "قائمة المفردات المستخدمة في الاجتماعات". لمعرفة العبارات التي سيكون الآخرون سعداء لعدم سماعها مرة أخرى في الاجتماعات، قامت المؤلفة ببعض أنشطة التعهيد الجماعي والاستعانة بالجماهير بغية الحصول على المعلومات. وهي تقدم في هذه المقالة بعض العبارات التي ذُكرت كثيراً.
لقد مرّت 50 دقيقة من اجتماع مدته ساعة. ونوقش البند الأخير من جدول الأعمال، ومن الواضح أننا سننهي الاجتماع مبكراً. قد يسعد الآخرون بهذا التحول في الأحداث، لكنني أشعر بالضيق بسبب الجملة التي أعلم أنها ستُقال الآن: "سأوفر عليكم 10 دقائق من وقتكم!".
يبدو أن نسخة من هذا الإعلان المبهج تُقال في كل اجتماع ينتهي قبل موعده ببضع دقائق. يُصاغ هذا الإعلان كخبر سار وهدية غير متوقعة. لكن اللغة زاخرة بالكلمات والعبارات، والطريقة التي نتحدث بها عن اجتماعاتنا تحدد ما يحدث في تلك الاجتماعات. ومن خلال وصف بضع دقائق إضافية على أنها فرصة لتوفير وقت الحاضرين، كما لو كان الوقت قد سُرق منهم بشكل غير مشروع، فإننا نقوض تعاوننا معاً. فنحن نرسل دون قصد رسالة قوية مفادها أن اجتماعات مؤسستنا تسلب أعضاء الفريق وقتهم، بدلاً من أن تسهم في الإنجازات الجماعية لفريقنا.
حتى في الوقت الذي تكون فيه الكثير من الأمور خارج نطاق سيطرتنا، فإننا نظل متحكمين في أنماط كلامنا وتعبيراتنا. لذا، مع استمرار القادة والموظفين في إعادة النظر في الشكل الذي يجب أن يبدو عليه مكان العمل الحديث، بما في ذلك كيفية الاجتماع معاً، ربما تكون هذه فرصة مناسبة لحذف بعض العبارات من "قائمة المفردات المستخدمة في الاجتماعات". لمعرفة العبارات التي سيكون الآخرون سعداء لعدم سماعها مرة أخرى في الاجتماعات ، قمت ببعض أنشطة التعهيد الجماعي والاستعانة بالجماهير بغية الحصول على المعلومات من خلال وسائل التواصل الاجتماعي والزملاء. وفيما يلي بعض العبارات التي ذُكرت كثيراً.
سننتظر 5 دقائق حتى ينضم الجميع
غالباً ما تكون من بين الكلمات الأولى التي ينطق بها مضيف الاجتماع الافتراضي، وهذه الممارسة لا تحترم وقت هؤلاء الذين انضموا إلى الاجتماع في الوقت المحدد ولا تسهم في غرس ثقافة الالتزام بالمواعيد في الاجتماعات. وفي الوقت نفسه، قد تكون هناك أسباب منطقية وراء تأخر الفرد على اجتماع افتراضي (أو اجتماع وجهاً لوجه). لتحقيق أقصى استفادة من تلك الدقائق القليلة التي لا مفر منها في انتظار المتأخرين، يمكن القيام بأي شيء بسيط يمهد السبيل لبدء الاجتماع. غالباً ما أطلب من الجميع إزالة أي مصدر إلهاء. قد يعني ذلك نقل شيء ما من على مكتبهم أو فتح نافذة في غرفتهم أو إغلاق نافذة على جهاز الكمبيوتر الخاص بهم. وهناك تمرين آخر أحب ممارسته يتمثل في مطالبة الجميع بكتابة مقصدهم أو هدفهم من الاجتماع. وهذا ليس شيئاً ستتم مشاركته علناً، ولكن تفكير الفرد في أهدافه قبل بدء الاجتماع يمكن أن يساعد على الاستعداد له.
الصوت لديك مكتوم
تشير هذه الكلمات بالتأكيد إلى أن المتحدث يحتاج إلى النقر على زر إلغاء كتم الصوت. لكن هذه العبارة، التي غالباً ما ينطقها عدة أشخاص في وقت واحد، أصبحت مزعجة للغاية. كما أنها تجعل الشخص الذي تُقال له يبدو غبياً، كما لو أنه (بعد عامين من العمل عن بُعد) لا يزال لا يعرف أن عليه النقر على رمز الميكروفون لإلغاء كتم الصوت. يقترح أحد زملائي استخدام عبارة ألطف وأكثر تقبلاً: "إذا كنت تتحدث، فلا يمكنني سماعك". بدلاً من جعل المتحدث الذي لا يُسمع صوته يبدو غبياً، فإن إعادة الصياغة هذه تُظهر له أنك تريد حقاً سماع ما سيقوله.
لا داعي للانتظار حتى يصبح كل شيء على ما يرام
قال صديق يعمل في مجال الاستجابة للكوارث الإنسانية (وبالتالي فهو يعرف جيداً ما قد يحدث إذا قمت بذلك بالفعل) هذه العبارة المزعجة. وأضاف: "نعرف أن الكمال لا يمكن الوصول إليه". سمع الكثيرون منا هذه العبارة في عدد كبير من الاجتماعات، لكن ما الذي يرغب المتحدث في أن يقوله فعلياً؟ وهل هناك أحد لا يعرف أن الكمال صعب المنال؟ وهل هذا الأسلوب في التعبير يبرر التنفيذ العشوائي؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فربما يجب أن نتوقف عن تكرار مثل هذه العبارة لأنها من المعلوم بالضرورة.
لنتحدث عن هذا الموضوع لاحقاً عندما نتقابل
دون ذكر واضح وسريع لكيف ومتى ستُجرى هذه المحادثة "لاحقاً"، فهذه طريقة متحذلقة لرفض فكرة شخص ما وتأجيلها إلى أجل غير مسمى. ونظراً إلى أن أي متابعة مجدية ستتم على الأرجح عن بُعد، فإن هذه العبارة لم تعد أيضاً منطقية. يمكنك أن تقول شيئاً مثل: "هذا موضوع مهم ولكنه خارج نطاق هذا الاجتماع. سأرسل لك رسالة عبر البريد الإلكتروني بشأنه بعد أن ننهي الاجتماع".
سأوفر عليكم 10 دقائق من وقتكم
سأختتم بالعودة إلى هذه العبارة لأنها ستظل أكثر عبارة سيسعدني عدم سماعها مرة أخرى. هذا لا يعني أنني معارضة للاجتماعات التي تنتهي في وقت مبكر، ولكن إذا نُظمت وأُديرت بشكل جيد وكانت مفيدة للغاية، فيجب أن نحتفي بثمار تعاوننا ونتلهف إلى اجتماعنا القادم.
في المرة القادمة التي تجد فيها أنك ترغب في أن تعيد لزملائك في الفريق بضع دقائق ثمينة من وقتهم، فكّر في قول: "لأن الجميع كانوا فعالين للغاية، انتهينا قبل الوقت بعشر دقائق. شكراً جزيلاً على حضوركم ومشاركتكم. أتمنى لكن يوماً سعيداً". يمكن أن تؤدي إعادة الصياغة البسيطة لقائمة المفردات المستخدمة في الاجتماعات إلى النظر إلى عملك بطريقة مختلفة.